Как известно, GTD – методика, при которой в голове не должны держаться задачи, которые можно перенести на внешний носитель. Роль такого носителя вполне может выполнять ваш почтовый ящик. В большинстве случаев во «входящих» у пользователей творится хаос и вакханалия, однако в этой статье мы поделимся с вами сегодня опытом превращения в почтового ящика в мощный GTD-инструмент.
Различных техник и методик посвященных тому, как из 24 часов сделать 36 и при этом выспаться есть достаточно много. Некоторые из них достаточно разумные. Перечислим хотя бы простейшие правила:
1. «Всем давать – кровать развалится»: говорите «нет» ненужному, отклоняйте задания, которые не двигают вас к цели.
2. «Не быть семируким восьмихреном»: избегайте многозадачности, т.е. не делайте несколько дел одновременно. Если вы выполняете задания поочередно, концентрация внимания повышается, и вы сделаете больше дел за меньшее время.
3. «Помодоро» — техника с таким забавным названием предлагает вам ставить таймер на 25 минут на одно дело и стремиться укладываться в отведённое время.
По данным различных исследований, почтовый ящик — один из самых жестоких и безжалостных «хронофагов» после соцсетей и игр: разбираться в почте можно действительно до бесконечности и в итоге всё равно непонятно – что конкретно надо сейчас делать.
Пустая папка «Входящие»
Чтобы поменять эту ситуацию в вашу пользу, усвойте простое правило: всегда держите ваш почтовый ящик пустым. Звучит просто, на самом деле действительно экономит время и позволяет сохранить концентрацию на важных задачах. Оставляйте во «входящих» только те письма, которые подталкивают вас к действию. После того, как действие выполнено, удаляйте письмо. Для того, чтобы быстро сортировать письма по этому принципу, установим определенный порядок сортировки задач, подобно тому, как GTD сортирует задания.
Откладывайте отдельно маловажные письма
У вас будет много писем, которые не подразумевают конкретной задачи, которую надо выполнить, чтобы потом можно было удалить письмо. Такие письма делятся на две группы: те, которые можно сразу удалить, за 1-2 секунды: как правило, это различные рассылки-магазины-интернет-издания, на которые вы подписаны. Если времени сегодня читать всё это нет, но вам хотелось бы ознакомиться с ними позднее, переместите все эти письма в папку «Почитать на выходных». И читайте в своё удовольствие в расслабленном режиме, а затем очистите папку.
Футбольте почту
Вторая группа писем, не создающих строчки в списке задач, это письма, которые нужно вернуть обратно. Например, вы договариваетесь о покупке и вам пока не ясно, будете вы покупать или нет – «отфутбольте» это письмо адресату с каким-то вопросом. Таким образом, вы дадите адресату понять, что вы не пропали, вы сохраняете с ним контакт, в то же время, письмо вернётся к вам через день-два, а значит, человек и связанное с ним дело автоматически напомнят о себе. Правда, это правило верно в отношении работы и тогда, когда люди заинтересованы в вас не меньше, чем вы в них. Такой вариант не подходит для личной переписки – многие друзья и знакомые мне на почту могут вообще ничего не ответить, и только потом при встрече вспомнить, что письмо они получали.
Отвечайте за 5 минут
Продолжая тему «футбола» — старайтесь отвечать на все письма в течение 5 минут. Это трудновыполнимая по началу, но результативная техника, направленная на то, чтобы в вашем ящике не скапливалось слишком много писем.
И помните, что вы пишете не ответ ради ответа, а для того, чтобы в результате переписки во входящих оказалось письмо, подталкивающее вас к действию. После того, как письмо отвечено – удалите его из папки «Входящие».
Письмо = строка в списке задач
Что такое письмо, «подталкивающее к действию»? Например, друг прислал вам свою ссылку на фейсбук – это письмо-действие: вы добавляете друга и удаляете письмо. Например, финальное письмо в переговорах о покупке какого-то ресурса: все детали подтверждены, вы формируете пакет по сделке и оформляете необходимые документы. Письмо, подтверждающее встречу лучше сразу отправить в календарь аутлука, если этого не сделал сам отправитель. И т.д.
Разрабатывайте свои тактики сортировки писем по этим трём руслам: удалить – вернуть – выполнить и удалить.
Архивируй это!
Возможно, вместо того, чтобы удалять письма из корзины (оттуда они периодически вычищаются), вы захотите нажимать на кнопку «архивировать», доступную, например, в Gmail. Т.о. письмо сохраняется удалено, но в то же время оно в архиве и не мозолит вам глаза. Если же нужно будет найти детали давнишней переписки – вы сможете воспользоваться поиском по почтовому ящику.
Контролируйте эффективность
Если у вас во входящих одновременно висит только 3-4 письма, по которым вы сейчас осуществляете какую-то деятельность, и если к концу дня вы их «закрыли», а всю остальную текущую переписку также удачно отработалиудалили – вы значительно сэкономили время. Письма-призывы к действию позволяют вам сосредоточить ваши усилия на одной задаче и перейти к следующей после её выполнения и удаления письма. Вы избегаете многозадачности, сохраняете концентрацию и повышаете производительность. Лишняя почта не висит во «входящих», и значит, вам не нужно её каждый раз перебирать, раздумывая, чем же сейчас заняться и «зачем вообще это письмо». Сделав быструю сортировку входящих, вы сразу видите, что нужно делать и таким образом получаете себе готовый список задач.
Техники управления временем подчеркивают, что время — ваш невосполнимый и самый ценный ресурс. Используя простые приёмы вроде перечисленных выше, вы можете действительно эффективнее распределять время, чтобы не только всё успеть, но и чтобы оно обязательно оставалось и на отдых.
Советы написаны специально для хабраблога компании UniSender.
P.S. Делитесь вашим опытом использования почты для упорядочивания задач в комментариях.
P.P.S. Больше интересных постов и полезных ссылок — на нашей facebook-странице каждый день. Like?
Автор: andorro
