Если в течение дня вам приходится распылять свое внимание, приведенные советы по повышению производительности позволят вам сохранить контроль над своим рабочим временем.
1. Начните рабочий день, задав себе вопрос: «Какое ОДНО дело я мог бы сделать сегодня в течение не более 30 минут, которое окажет наибольшее влияние на мой бизнес?» Затем сделайте это одно дело, прежде чем приступать к остальным.
Предостерегаю вас: будьте крайне реалистичны в отношении того, что вы можете сделать за 30 минут. Из более крупного проекта выделите одну вещь, с которой вы сможете справиться в отведенные 30 минут.
2. Каждую неделю выделяйте целый 4-часовой отрезок времени (полдня) для важных дел. Чтобы заниматься вопросами, повышающими ценность бизнеса, нам нужны большие отрезки времени, в то время как у предпринимателей время постоянно распыляется на мелкие части.
Выберите один день в неделю, когда вы сможете выделить непрерывные 4 часа, чтобы сделать самую ценную работу. На это время отключите электронную почту, замкните дверь и, возможно, даже совсем покиньте офис, чтобы поработать в удаленном месте, где никто не будет отвлекать.
3. Сделайте «самое страшное» дело первым. Вместо того, чтобы растрачивать свою эмоциональную энергию, не решаясь приступить к этому пункту плана, спрашивайте себя каждое утро: «Какое дело из сегодняшнего списка пугает меня больше всего?». И просто сделайте его – сразу же, не сходя с места. Это высвободит огромное количество энергии, которую вы сможете применить к другим занятиям.
4. Сфокусируйтесь на нескольких вещах, которые действительно имеют значение. Большинство успешных бизнесменов разделяют лозунг: «Лучше меньше, да лучше».
Помните, ваше внимание не безгранично, поэтому распределяйте его разумно. Сконцентрируйтесь на том, чтобы как можно лучше выполнить 1-2 дела, вместо того, чтобы поверхностно заниматься десятью.
Сделать наполовину зачастую обходится дороже, чем не делать вообще. Если это важная задача, доведите ее до конца, прежде чем перейти к следующей.
5. Наймите личного помощника. Большинство людей боятся, что не смогут обеспечить достаточную загрузку личному помощнику. По опыту работы с тысячами владельцев бизнеса, могу сказать, что почти всегда ситуация оказывается противоположной: у вашего помощника будет не недостаток, а избыток работы.
Вы можете ему поручить:
- организовать вашу поездку;
- найти или упорядочить ваши файлы;
- обновлять ваш блог;
- вести расписание встреч;
- просматривать входящую почту;
- выставлять счета;
- устранять компьютерные неполадки, когда вас нет в офисе;
- записывать важные даты и напоминать вам о них;
- поддерживать связь с вашей командой по ключевым вопросам, рассмотренным на совещании;
- и т.д.
6. Нанимайте помощь со стороны для каждой работы, которая стоит менее 25$/час, чтобы не отвлекаться от главного. Например, наймите дополнительный офисный персонал; тех, кто будет переносить и перемещать вещи; тех, кто будет выполнять ваши мелкие поручения. Важно, что сэкономленное время вы сможете реинвестировать в более ценную для развития вашей компании деятельность или в повышение качества своей личной жизни.
7. Чтобы уменьшить переписку по электронной почте, не спешите отвечать. Помните, чем быстрее вы ответите, тем больше они будут вам писать снова.
8. Не используйте почтовую папку «Входящие» в качестве списка задач. Электронная почта — прекрасное средство поделиться информацией или сделать быстрые заметки, но она не пригодна в качестве менеджера задач. Для управления своими планами используйте список или специальное приложение-менеджер задач, а не почту.
9. Если каждый месяц вы назначаете много встреч, рассмотрите возможность использования специального приложения, позволяющего делать это более эффективно. Одно лишь такое приложение сейчас экономит мне 5 часов в неделю за счет уменьшения работы по планированию. (Рекомендуем прочитать полезную статью о 5 новых мобильных приложений, увеличивающих вашу работоспособность)
10. Для экономии времени, используйте несколько типовых подписей в электронных письмах. Их можно применять для создания бланков писем и шаблонов для повторяющихся писем, которые вы или ваши сотрудники рассылаете.
11. Погасите «повторяющиеся пожары» навсегда. Найдите системное и постоянное решение для трех повторяющихся проблем, с которыми вам приходится регулярно сталкиваться. Это можно сделать, устранив причину или поручив заниматься этими вопросами кому-то из сотрудников, предварительно обучив его. Помните, предотвратить почти всегда лучше, чем лечить.
12. Повысьте свою терпимость к невыполнению малозначительных задач. Некоторые вещи просто не важны. Чего стоит вам ваше желание поставить галочку напротив очередного пункта в списке задач? Зачастую, наилучший способ выполнить запланированное – это отказаться от выполнения нескольких задач.
P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме – Пять заблуждений о продуктивности, которые мы себе внушаем.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult
Автор: InfoAd
