Как выбрать софт для автоматизации KPI?

Я отношусь к этому вопросу утилитарно. Софт должен быть полезен, удобен, в каком-то смысле незаметен и доступен. Он не должен быть фетишем и не ценен сам по себе. Софт нужен для решения задач, которые без него решаются плохо или не решаются вовсе.

Я – консультант по управлению и системам мотивации. Со специализированным ПО для автоматизации KPI я знаком не по сайтам производителей, рекламным презентациям и прочей лапше на уши, а по реальным внедрениям соответствующих продуктов. Три из описанных в настоящем обзоре программы я внедрял сам у своих заказчиков, внедрение четвертой наблюдал очень плотно, занимаясь параллельно доводкой системы оплаты, для которой покупался этот софт. Остальные изучал внимательно по демо-версиям, знаю многих из разработчиков.

В настоящем обзоре рассматриваю только специализированные программные продукты, которые позиционируются их производителями как средства для автоматизации KPI. Комплексные ERP и прочие системы, предназначенные для автоматизации всего, я здесь не рассматриваю. Также ограничиваю свое внимание продуктами, получившими реальное распространение на рынке России и ближнего зарубежья. В поле моего внимания попали следующие программные продукты:

• KPI-Drive (автоматизация оплаты по KPI)
• KPI.bz (автоматизации оплаты по KPI и некоторых других процессов HR-менеджмента)
• High Performance — HighPer (автоматизация оплаты по KPI)
• ELMA KPI (управление бизнес-процессами и документообротом с модулем KPI)
• KPI Suite / KPI.EXE (программная платформа для создания управленческих информационных систем с модулем KPI)
• KPI Monitor (автоматизация KPI, бюджетирования + отраслевые решения)
• Управление по целям — УПЦ (автоматизация оплаты по KPI)

Есть и другие программные продукты, но они, на мой взгляд, принципиально ничем не лучше перечисленных выше, а значит, можно ограничиться и этим перечнем, чтобы не перегружать текст.

Сравнение продуктов проведено по следующим ключевым параметрам:

• Разработчик
• Наличие критически важных функций
• Интерфейс
• Технологическая платформа
• Стоимость
• Демо-версия

Текст построен по критериям сравнения, а не по программным продуктам. Сводная таблица, которая увязывает продукты с параметрами сравнения, приведена в конце данного поста. Если лень читать детали, переходите сразу туда.

Немного истории вопроса

Чтобы понять, почему имеющийся на российском рынке софт для автоматизации KPI такой, какой он есть, и чем он отличается от иностранных аналогов (а он действительно отличается), важно понимать, откуда «ноги растут». Кто бы что не придумывал по этому поводу, а главным пионером и идеологом автоматизации KPI в России является Александр Литягин. Из кучи ранее известных, но мало кем используемых средств мотивации он собрал свой авторский подход, который и положил в основу своей программы (когда-то AC Goal, а ныне KPI-Drive). Основным вкладом А.Литягина можно считать доведение методологии использования BARS-шкал (придуманных, конечно, не им) до промышленной точности и объединение в комплекс трех видов показателей оценки – объективных KPI, субъективных оценок и задачных показателей. Схема эта оказалась крайне удачной, особенно для среднего и малого бизнеса, и начала распространяться. Иностранные программные продукты этим путем не пошли, т.к. Литягина там не читают, поэтому, на мой взгляд, они несколько отстают от отечественных разработок.

Все без исключения отечественные разработчики сегодня в том или ином виде копируют методологию А.Литягина. Некоторые делают это совершенно непрофессионально и бездумно, не понимая, как в реальности должны работать те или иные технологии. Некоторые добавляют к базовой схеме что-то свое. Это важно, чтобы понимать, что является оригиналом, и зачем создана та или иная репродукция. Также важно понимать историю становления этого рынка, чтобы критически оценивать различного рода аналитику. На мой взгляд, обзоры ПО для автоматизации KPI, составленные без участия KPI-Drive от Литягина, априори не могут претендовать на комплексность и объективность.

Разработчик: кубок конструкторов

Это ключевой вопрос, из ответа на который, на самом деле, вытекают все остальные свойства софта. В моем понимании, все разработчики в данном обзоре делятся на две большие и абсолютно однородные внутри себя группы:

1. Консультанты по системам мотивации на основе KPI. Сюда относятся программные продукты KPI-Drive от А.Литягина, KPI.bz, сделанный при мощном идеологическом участии FTG, и HighPer от компании «Проект «Дельфы».
2. Компании, специализирующиеся на разработке софта, а не на KPI или мотивации. К этой группе относятся KPI-Monitor от компании ПрофИтПроект, KPI SUITE от KPI Lab, ELMA KPI от EleWise и Управление по целям от Волгасофт.

Под разработчиком я понимаю того, кто формирует заказ на систему и готовит техническое задание (ТЗ) на разработку. Специалисты по KPI не понаслышке понимают, как должна работать система оценки и мотивации персонала, и закладывают в ТЗ некоторый набор содержательных идей, наработанных в собственных проектах. IT-разработчики, в свою очередь, имеют теоретико-абстрактное представление о том, как работает система мотивации по KPI. Как следствие, они воспроизводят некоторый отраслевой стандарт (мы теперь знаем, какой), совершенствуя его с технологической точки зрения, но в большинстве случаев не понимая, как и зачем он работает. Такой подход негативно сказывается на функционале системы.

Как специалист в области оплаты по KPI, я однозначно предпочитаю продукты, разработанные профессионалами по KPI, а не по IT. Опыт внедрения двух продуктов от IT-разработчиков однозначно показал, что их системы при всей своей визуальной привлекательности на поверку оказываются непригодными для профессионального управления KPI. Там просто не предусмотрены некоторые критически важные функции, необходимость которых очевидна для консультантов по оплате, но не понятна профессионалам по IT.

Наличие критически важных функций

Все перечисленные программные продукты реализуют стандартный набор функций: сбор данных из других учетных средств, их обработку, сбор вводимых вручную данных, контроль исполнения задач, расчет выполнения KPI, расчет заработной платы. Разница в тонкостях и деталях:

1. Расчет степени выполнения KPI — это главная часть системы. От него зависит мотивация сотрудников, фонд оплаты труда и его связь с результатами работы компании. Представьте себе ситуацию: план продаж выполнен на 50%. Компания терпит убытки, сотрудников надо сокращать, а по линейной формуле факт/план начальнику отдела продаж надо еще и 50% премии с убытка заплатить. Чтобы избежать такой ситуации, нужна специально настраиваемая функция степени выполнения KPI, учитывающая не только плановое, но и критическое значение показателя. Консультанты по мотивации это понимают. Поэтому в системах KPI-Drive и HighPer такие механизмы встроены. KPI.bz не видел, но предполагаю, что столь важную вещь забыть там тоже не могли. Удивительно, что ни один из IT-разработчиков этот нюанс не учел. KPI Suite, KPI Monitor, ELMA и УПЦ считают степень выполнения линейно — факт/план. Платите премии всем и всегда, в том числе и с убытков. Игнорирование критических значений KPI приводит и к ряду менее очевидных следствий. В системе становится практически невозможной эффективная работа с KPI обратного или коридорного типа (например, снизить уровень брака, освоить бюджет на 100% и т.д.).
2. Оценка сотрудников очень важна, если компания преследует цель довести оплату по результату до всех работников. Поставить балл по школьной системе или провести оценку методом 360 градусов можно в любой из рассматриваемых программ. Проблема в том, что, во-первых, для этого не нужен дорогой специально настраиваемый софт. Такую оценку проще и дешевле провести в Excel. Во-вторых, такая оценка обычно превращается в формальность или профанацию. Единственная достаточно объективная и обоснованная методика субъективной оценки — это сложные в шкалировании, организации и документировании BARS-шкалы. И только для их использования действительно нужны специальные средства автоматизации. KPI-Drive, HighPer и KPI.bz от консультантов по мотивации эту методику поддерживают. А вот продукты от IT-разработчиков — нет. Я был поражен, когда после покупки одной из рассматриваемых в данном обзоре программ для нашего клиента обнаружил, что шкалы для субъективной оценки не поддерживают расширенных описаний, а веса экспертов в системе не настраиваются. Коробку со скандалом пришлось сдать поставщику. Формально в программе механизм субъективной оценки был, а на практике он оказался неработоспособным.
3. Расчет заработной платы. Очевидно, что сотрудника в конечном итоге интересует его зарплата, а не KPI. Причем именно зарплата (вся), а не только премия. В зарплату могут входить разного рода надбавки, доплаты, компенсации, оклад может меняться в зависимости от количества отработанных дней. Соответственно, программа для автоматизации KPI должна показывать сотруднику в явном и прозрачном виде все его начисления, включая интересующую нас премию по KPI. И опять же KPI-Drive, HighPer, KPI.bz, а также УПЦ соответствующие данные сотруднику предоставляют. Напротив, в ELMA KPI, KPI Suite и KPI Monitor информация о зарплате либо отсутствует, либо представлена в таком виде, что работать с ней крайне не удобно. В целом надо отметить, что ELMA и KPI Suite — это более комплексные решения, направленные на автоматизацию бизнес-процессов, бюджетирования, документооборота и т.д. Функция оплаты по KPI там реализована по остаточному принципу.

Про функции также важно добавить, что все консультанты по KPI привнесли в свои системы какие-то дополнительные авторские подходы. О Литягине мы уже сказали — он в принципе задал отраслевой стандарт. При участии FTG в программе KPI.bz реализованы дополнительные роли, такие как «Комитет по KPI», «HR» и т.д., встроена возможность вести систему грейдов, проводить аттестацию и другие полезные функции. HighPer от «Проекта „Дельфы“ отличается тем, что там критические значения KPI уже встроены в оценочный лист и стандартные формулы расчета показателей, есть наиболее гибкий механизм настройки экспертных оценок, из Excel можно загружать все библиотеки, а не только планы и факты. В программных продуктах от IT-разработчиков ничего содержательно нового и полезного для управления по KPI я не обнаружил.

Интерфейс

Тут уж судите сами. Приведу скриншоты базовых экранов всех перечисленных систем.

KPI-Drive	KPI.bz
ELMA KPI	HighPer
KPI Monitor	Управление по целям

С точки зрения визуального оформления мне более всего симпатичен KPI Monitor. В целом стильно оформлены KPI Suite и ELMA, но содержательное наполнение этих дизайнерских решений, на мой взгляд, оставляет желать лучшего. HighPer и KPI.bz, на мой вкус, имеют в целом современный и очень функциональный интерфейс, но без графических излишеств. Явным аутсайдером в моем рейтинге является KPI-Drive. Это самая старая среди представленных программ и ее интерфейс уже не отчает современным требованиям к дизайну юзабилитили. Там нет даже стандартной навигационной панели с иконками. Особняком стоит УПЦ — это для любителей интерфейса 1С.

С точки зрения дизайна важно помнить следующее: он играет определенную роль при выборе софта для автоматизации KPI, но роль эта явно должна быть вспомогательной, а не решающей.

Технологическая платформа

Мы сами долгое время не придавали этому параметру особого значения, пока не потеряли несколько крупных заказов на автоматизацию KPI. Пришлось разбираться в технической стороне вопроса. Для не специалистов по IT (таких же, как я) поясняю. Существует три принципиально разных технологических платформы, на которых реализованы все описанные в данном обзоре программные продукты:

1. Apache + MySQL. На этой базе сделаны KPI-Drive и KPI.bz. Это бесплатная рабочая среда и бесплатный сервис управления базами данных. Их преимущества в бесплатности и совместимости с серверами любого типа (как Windows, так и Linux/Unix). На этой базе исторически развивался интернет. Однако в корпоративных сетях Apache, как правило, не любят, т.к. эта рабочая среда считается менее защищенной и не имеет на текущий момент активного развития. Сервис управления базами данных MySQL считается менее производительным и устойчивым. По нашим оценкам, на этой технологической платформе можно разворачивать только системы автоматизации KPI масштабом до 500 пользователей и до 50-80 параллельных подключений. На более крупном масштабе явно будет снижаться и устойчивость производительность системы. Из-за этих ограничений мы в свое время и лишились нескольких крупных заказов на автоматизацию с использованием KPI-Drive — их заблокировали корпоративные специалисты по информационным технологиям, которые не хотели связываться с Apache.
2. Microsoft .NET Framework + Microsoft SQL. На этой платформе сделано большинство из рассматриваемых приложений: HighPer, ELMA KPI, KPI Suite, KPI Monitor. Эта рабочая среда является предпочтительной для большинства корпоративных сетей, работающих на базе Microsoft Windows Server. Она является более надежной и защищенной, т.к. Microsoft регулярно выпускает обновления. Сервис управления базами данных Microsoft SQL более стабилен и производителен. Для компаний численностью до 500 человек существует бесплатная версия MS SQL Express. Для более крупных компаний рекомендуется приобретение более мощных, но уже платных версий сервера. Недостаток, по сути, только один — Microsoft .NET не совместим с Linux/Unix серверами.
3. 1С. На этой платформе работает УПЦ от Волгасофт. Вроде бы, те или иные 1С приложения стоят в каждой второй российской компании и данная технологическая платформа должна обеспечивать так называемую бесшовную интеграцию с корпоративными учетными средствами. На поверку все оказывается совсем не так. Во-первых, разные версии 1С плохо дружат между собой. Во-вторых, если вы интегрируете специальное ПО для автоматизации KPI в свою стандартную версию 1С, то она сразу становится нестандартной и слетает с гарантии. Если вы интегрируетесь „допиленной“ базой 1С, то это чревато непредсказуемыми изменениями в вашем учетном средстве. А обмен данными через транспортные файлы сводит на нет все потенциальные преимущества 1С-интеграции. К тому же, на момент нашей работы с Волгасофтом обмен данными через транспортные файлы у них вовсе не работал. Надеюсь, за несколько лет они его все-таки наладили. К тому же надо понимать, что при покупке софта на базе 1С компания неизбежно должна иметь дополнительные платные лицензии на 1С сервер и на рабочие места всех пользователей.

Общий вывод простой. Если в вашей корпоративной сети используются Linux/Unix сервера, тогда следует выбирать приложение на базе Apache и MySQL. Но, если в компании более 500 пользователей, соболезную. Если сервера в компании работают на базе Microsoft Windows Server, тогда лучше выбирать приложения на основе Microsoft .NET Framework.

Стоимость

На первый взгляд всё просто. Стоимость каждого продукта зависит от количества пользователей. Однако, как всегда, есть нюансы. Например, KPI-Drive предлагает формировать стоимость из так называемых активных и пассивных пользователей. Пассивный пользователь — это по сути запись в системе, сотрудник, на которого можно вести расчет KPI, но который не будет иметь полноценного доступа (личного кабинета). Волгасофт ограничивает количество параллельных подключений к системе в соотношении примерно 1:5 (из пяти пользователей одновременно к системе смоет подключиться только один). Стоимость технической поддержки у поставщиков различается. У некоторых программных продуктов есть вариант аренды, а у некоторых — нет. Аренда предполагает регулярные платежи поставщику ПО. В среднем стоимость покупки (без учета платежей за техническую поддержку) примерно эквивалентна стоимости аренды ПО за 30 месяцев. Аренда довольно удобна и выгодна, если вы все равно планируете оплачивать техническую поддержку и не хотите возиться с установкой и обслуживанием программы на своем сервере.

Большинство поставщиков публикует информацию о ценах в открытом доступе, поэтому ее довольно легко можно сравнить. В приведенной ниже таблице дано сравнение цен из расчета покупки 100 лицензий (все пользователи активные, могут подключаться параллельно). На момент подготовки этого обзора самым дорогим продуктом оказался KPI.exe на базе KPI Suite. Его стоимость принята за 100%. Остальные значения указаны в % от стоимости самого дорогого варианта. Дороже KPI.EXE оказалась только версия KPI Monitor Analyzer, но серверные возможности этого софта, похоже, значимо превосходят аналогичные продукты, поэтому его стоимость выведена „за скобки“.

Данные приведены по состоянию на 25.10.14. По таблице видно, что самые низкие цены среди известных предоставляет HighPer. Это связано с тем, что программа новая и только выходит на рынок. Средний уровень цен на рынке задают KPI-Drive, KPI.bz, ELMA и KPI Monitor (в базовой версии). Цены на УПЦ на момент проведения обзора не доступны, но по опыту можно сказать, что этот софт обычно стоил чуть меньше среднерыночного уровня. В зависимости от количества лицензий соотношение цен разных поставщиков может меняться, но принципиальные соотношения сохраняются.

Демо-версия

Софт для автоматизации KPI категорически нельзя покупать по презентациям и рассказам продавцов. Его обязательно надо предварительно попробовать, причем желательно на реальных показателях и сотрудниках, чтобы убедиться, что он позволяет вам реализовать все ваши задумки в области KPI. Мы дважды обнаруживали, что фактический функционал программы не соответствует заявленному в рекламе и не позволяет воплотить в жизнь спроектированную систему KPI. Подстраивать мотивацию под возможности программы глупо, надо подстраивать программу под управленческие задачи. Поэтому мы сейчас всегда настаиваем на предварительном тестировании софта. Уровень тестового доступа бывает разный:

1. Полнофункциональный доступ, позволяющий не только посмотреть систему, как пользователь, но и поэкспериментировать с ее настройкой или даже создать модель KPI собственной компании. Такой тестовый доступ предоставляют только KPI-Drive и HighPer.
2. Пользовательский доступ, позволяющий увидеть только «фасад» системы. При таком доступе вы не сможете проверить, какие возможности настойки предоставляет соответствующее ПО. Это уже не очень хорошо, основных функций вы уже не увидите. Такой доступ предлагает большинство поставщиков: ELMA KPI, KPI Suite и KPI Monitor. Кстати, в демо-версии ELMA модуль KPI не обнаружен вовсе. Видимо, он затерялся за прочей автоматизацией бизнес-процессов и документооборота.
3. Удаленный доступ в терминальном режиме. Это когда вы ставите себе специальную программу, через которую получаете удаленный доступ к рабочему столу некоторого компьютера, на котором открыта программа. Это самый плохой вариант, т.к. обмануть клиента здесь еще проще. Вы не знаете, какие еще программы стоят на этом компьютере, какая у него мощность, к тому же терминал искажает масштабы. В результате вы не получите достоверного представления о том, как программа будет работать у вас. Такой доступ предоставляется к Управлению по целям. С 1С приложениями по-другому сложно (хотя облачные версии сейчас активно развиваются).
4. Совсем без демо-доступа. Так почему-то работает KPI.bz.

Итоги

Итоги сравнения представлены в таблице ниже.

Из таблицы наглядно видно, что консультанты по KPI лучше реализовали функционал систем, в связи с чем и предоставляют полнофункциональный демо-доступ. С другой стороны, 2 из 3 продуктов от консультантов по мотивации разработаны на технологически неудачной платформе. IT-разработчики в эту лужу, естественно, не сели, т.к. они прекрасно понимают, на каких серверах работают корпоративные сети. Также у IT-разработчиков более амбициозные дизайнерские решения, хотя удачно реализовать задуманное удалось далеко не всем. Однако за технологическими и дизайнерскими изысками скрывается откровенно слабый функционал в области собственно мотивации по KPI. На этом фоне наличие ключевых функций и технологически корректное решение удачно соединяет в себе только HighPer. С учетом самого низкого ценового предложения на момент проведения обзора, это явный лидер. Почетное второе место я бы все-таки присудил KPI-Drive от А.Литягина. Несмотря на морально устаревший интерфейс и ненавистный корпоративным сетевикам Apache, это все-таки выверенный за годы функционал, самый большой опыт внедрений в малом и среднем бизнесе и, как никак, отраслевой стандарт.

Удачи в выборе наиболее подходящего вам средства автоматизации KPI!

Автор: AVRebrov

Источник