GTD за 15 минут: прагматическое руководство

Intro

Этот материал — экспериментальное отступление от наших обычных статей про машинное обучение, плюсы, питон и алгоритмы, и у этого отступления есть контекст.

Наша команда состоит по большей части из бывших олимпиадников, больших любителей глубоко поразбираться в данных, поискать, как бы ускорить торговую систему ещё посильнее и всякое такое. В высокочастотном трейдинге нет ни клиентов, ни продаж, а команды обычно довольно маленькие. Сидишь, пишешь код, обучаешь модели, зарабатываешь деньги, it’s a peaceful life.

С ростом числа людей, задач, и бирж, на которых мы торгуем, мы стали сталкиваться с проблемами, с которыми знакомы всем, наверное — когда всё горит и ты горишь, и ты в аду, и тикеты висят и сообщений в слаке больше, чем ты хотел бы иметь в своей жизни вообще.

Тогда мы подумали, что наши проблемы не новы, и человечеству уже известны ответы на вопросы организации работы себя и команды. Чтобы эти ответы узнать, несколько лет назад мы сделали в фонде Книжный Клуб Юных бизнесменов — читаем по очереди нон-фикшн книжки про то, как работать и жить лучше, и рассказываем друг другу о прочитанном, потом обсуждаем. Может показаться занудным, но когда участники похожи и на одной волне, то получается и полезно, и интересно.

Статья, перевод которой вы сейчас прочитаете — это один из рассказов из Клуба. И тема, и подход не новы, и вы могли читать всё это много раз и много где, но конкретно эта статья оказалась для нескольких из нас довольно полезной и помогла внедрить это самое ГТД, а не просто прочитать про него и подумать “нет, спасибо”)). 

Возможно, для кого-то она тоже окажется полезной. Кроме того, будем рады услышать ваши книжные рекомендации. Какие книги реально поменяли ваше поведение/взгляд на мир?

GTD (Getting Things Done, Доведение дел до завершения) — это методика организации и отслеживания задач и проектов. Но эта методика, правда, ориентирована на нечто большее, чем только на «доведение дел до завершения». (Ей стоило бы называться «Доведение дел до завершения гораздо лучшим способом, чем просто позволяя чему-то идти своим чередом, что часто получается не так, чтобы очень уж хорошо»). Цель GTD — сделать так, чтобы человек полностью доверял бы системе сбора задач, идей и проектов. Это относится и к туманным задачам, вроде «сделать самое великое изобретение», и к конкретным делам, вроде «позвонить Аде 25 августа чтобы обсудить программу конференции». Речь идёт абсолютно обо всём!

Думаете, что это похоже на все остальные заурядные системы планирования времени со списками дел? Ну, во многом, так оно и есть, но списки дел — это далеко не вся методика GTD. Она, к тому же, очень просто устроена. Обещаю! Поэтому, пожалуйста, читайте дальше.

Одна из основных предпосылок GTD заключается в следующем: когда речь идёт о размышлениях о том, что нужно сделать, человек — это довольно-таки примитивная сущность, хотя это, скорее, относится к его подсознанию. Например, некто знает, что ему надо починить наручные часы. А подсознание, вместо того, чтобы напомнить человеку об этом в тот момент, когда он проезжает мимо часовой мастерской, вызывает в его голове постоянно повторяющуюся мысль: «Мне надо вспомнить …о чём-то важном».

Это идеально описала Джессика Керр: «Представьте, что ваш мозг — это маркерная доска. Она покрыта списками дел и надписями “НЕ СТИРАТЬ”? Есть ли на ней место для записи и комбинирования идей?».

Важный фактор эффективности GTD заключается в том, чтобы преобразовывать и чёткие задачи, и туманные фантазии в физическую, видимую форму конкретных действий. Скоро вы сами это увидите.

Что GTD даёт тому, кто пользуется этой методикой, при условии её правильного понимания и применения? Она даёт систему, защищённую от неумелых действий, позволяющую отслеживать дела, которые необходимо сделать, которые стоит сделать, и такие, о выполнении которых можно подумать. Когда у человека будет такая система, при условии, что он ей доверяет, его подсознание прекратит следить за всем тем, что ему нужно сделать, и перестанет постоянно об этом напоминать. Это снижает уровень стресса и освобождает драгоценное время мозга, что открывает дорогу к более продуктивному мышлению. Возможно, это даже позволяет человеку экономить реальное время. А значит — у него будет больше свободного времени, которое он сможет потратить на что угодно — на уроки балета, на занятия по рисованию, на то, чтобы покататься на роликах.

Замечательно! Как же работает GTD? А работает эта методика благодаря особым техникам йоги и через ежедневные умственные упражнения. Нет, конечно. Я просто шучу. Она, на самом деле, основана на ведении списков. С этим справится и ребёнок, вооружённый бумагой и карандашом. А в наши дни даже компьютеры способны работать со списками.

Применение GTD предусматривает ведение следующих списков:

1. Входящие.

2. Следующие действия (возможно — несколько таких списков, но об этом поговорим позже).

3. Ожидающие.

4. Проекты.

5. Когда-нибудь / может быть.

Эти списки регулярно просматривают. Они формируют каркас GTD. То, как они устроены, мы обсудим ниже. В дополнение к спискам нужен ещё Календарь, который предназначен для записи задач и событий, чётко привязанных ко времени.

Список Входящие

В список Входящие записывают идеи и задачи по мере их появления. Источником записи в этом списке может быть руководительница, которая просит испечь ей морковный торт, или мимоходом замеченная афиша циркового представления, которое вы хотите посетить. Чем меньше препятствий встречают записи, которые попадают в этот список — тем лучше. Просто записывайте всё подряд в блокнот или в телефон. Я говорю о «Входящих» в единственном числе, но, на самом деле, это могут быть несколько списков. Может, когда вы работаете за компьютером — это будет какая-то программа, а когда гуляете на вольном воздухе — это будет обычный блокнот. Самое важное тут то, чтобы вы могли бы записать то, что можно счесть задачей или идеей. Не забывайте о том, что наша цель — разгрузить мозг.

В самом начале применения GTD стоит выделить час-другой на то, чтобы записать всё то, что вы хотите или должны сделать. Всё это — так называемые разомкнутые циклы (open loops), которые включают в себя все задачи, которые находятся не в том состоянии, в котором они должны быть, не в том месте, где они должны оказаться, и так далее. Надо заменить зубную щётку? Надо вернуть чайную чашку, позаимствованную у тёти? Надо перекрасить кровать в другой цвет? Всё это должно попасть в список Входящие.

Обработка списка Входящие

Если вы только начали пользоваться GTD и, в ходе первоначальной процедуры «освобождения мозга», внесли в список Входящие целую кучу записей, обработка этого списка может занять немало времени. После этого данный список нужно будет обрабатывать регулярно.

Элементы в списке Входящие надо обрабатывать по одному, в том порядке, в котором они в него попали. При обработке элемента списка первый вопрос, который надо себе задать, звучит так: «Можно ли это сделать?». Другими словами — нужно ли вам, в связи с конкретной записью, что-то сделать. Если нет — то запись либо вычёркивают, если она больше не нужна, либо сохраняют в виде справочного материала («Может, эта статья мне когда-нибудь пригодится…»), либо добавляют в список Когда-нибудь / может быть (для чего-то вроде «Выучить индонезийский язык), либо инкубируют. Так, а это ещё что? Высиживать, что ли, эту запись, как курица яйца? Ну, в каком-то смысле — да. Предположим, речь идёт о чём-то таком, о чём вы хотите напомнить себе позднее («Совершенно не понял эту статью. Стоит взглянуть на неё снова через пару недель»). Если так — запись об этом должна быть внесена в календарь или в календарную картотеку с напоминаниями. В GTD это называется «Tickler File». Ниже мы раскроем смысл этого понятия (и даже его странного названия, учитывая то, что «tickle» переводится с английского как «щекотка»).

Если текущий элемент списка представляет собой нечто такое, что можно сделать (другими словами — в отношении этого элемента следует что-то предпринять), нужно задать себе такой вопрос: «Каково следующее действие?». Следующее действие должно быть физическим и видимым. Другими словами, не «спланировать розыгрыш тортов», а «написать электронное письмо Артуру и Камилле и напомнить им напечь тортов».

Именно то, что следующее действие должно быть физическим, видимым действием, приближающим проект к его цели — вероятно, является самым важным «правилом» GTD. Используя несколько дополнительных секунд на то, чтобы придумать то, что надо сделать именно физически, вы обеспечиваете попадание в список Следующие действия только того, что можно решить сделать в любой момент. Так как этап «предварительной обработки» уже завершён (правда, сами «действия» вполне могут быть и задачами планирования чего-либо), это значительно снижает сопротивление, которое приходится преодолевать для того чтобы что-то сделать.

Когда вы определитесь со следующим действием, нужно подумать о том, занимает ли его выполнение менее двух минут. Если так оно и есть, это действие нужно тут же выполнить. Сразу взять и сделать. (Например — «Отправить бабушке по электронной почте смешное видео с котом».) Причина поступать именно так проста: если дело можно сделать за две минуты или быстрее — дополнительная нагрузка, связанная с тем, чтобы его отслеживать, будет достаточно большой в сравнении с тем, чтобы просто его сделать. Если же на то, чтобы что-то сделать, надо больше двух минут, его надо делегировать (внеся в список Ожидающие), или внести в свой собственный список Следующие действия, содержащий записи о задачах, которые вы собираетесь решить как только у вас будут на это время и силы. Вероятно, большинство записей о делах попадут в список Следующие действия, ну, если только делегирование задач не является вашей секретной сверхспособностью. Если для того чтобы замкнуть разомкнутый цикл нужно выполнить более одного действия, нужно, кроме того, внести запись о его конечной цели в список Проекты, о котором мы совсем скоро поговорим.

В результате можно сказать, что при обработке списка (или списков) Входящие нужно следовать процедуре, показанной на следующей схеме.

Последовательность действий, выполняемых при реализации методики GTD: разомкнутые циклы собирают в списке Входящие и обрабатывают. Если пункт этого списка представляет собой действие — его немедленно выполняют, откладывают или делегируют. Если для решения текущей задачи нужно выполнить более одного действия — запись о ней, кроме того, делают в списке Проекты.

Список Следующие действия

Что собой представляет список Следующие действия? Ну… понятно, что это — список следующих действий. Ещё одно название таких действий звучит как «действия, которые нужно выполнить как только представится возможность». В общем — это просто список, из которого можно выбрать себе дело в тот момент, когда вы не смотрите видео с котами на YouTube и не играете в Candy Crush Saga.

Список Ожидающие

Когда вы делегируете задачи другим людям, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете получить ответ (или в ответе на которое нуждаетесь), что-то заказываете, или решаете задачу, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждёте, пока кто-то что-то сделает, сведения об этом надо внести в список Ожидающие. Подобные записи всегда надо снабжать текущей датой. Это позволит вам, например, написать своему сослуживцу Марвину такое электронное письмо: «Я всё ещё жду такой-то отчёт, который ты обещал доделать за месяц. Это было 32 дня назад!».

Проекты

Если вы ещё со мной, то вас, возможно, беспокоит тот факт, что действие «изучить работы по искусственному интеллекту», которое попало в список Следующие действия — это всё, что вы записали о своём плане захватить мир. Ведь легко может случиться так, что этот план потеряется из виду после того, как записанное действие будет выполнено и убрано из списка? В общем-то — так всё может и случиться. Именно в подобных ситуациях нам на помощь приходит список Проекты.

В GTD понятие «проекты» имеет весьма широкое определение. Проект — это любая цель, для достижения которой нужно выполнить более одного действия. Записи о проектах надо делать в списке Проекты. Этот список представляет собой перечень названий проектов. Кроме того, если хотите, можете включить в него описания проектов и их желаемые результаты. При просмотре списка Проекты нужно проверять, чтобы в списке Следующие действия присутствовало хотя бы одно действие для каждого из проектов. То есть — следить за тем, чтобы проекты продвигались бы, за тем, что вы о них не забыли.

Контексты действий

Контексты действий — это «теги», которыми снабжают элементы в списках Следующие действия. Они представляют собой сведения о том, где может быть выполнено то или иное действие, или о том, что именно нужно для его выполнения. Снабдить действие «тегом» с информацией о контексте можно разными способами. Видимо, легче всего это сделать, выделив по одному списку Следующие действия для каждого контекста. Если вы используете новомодную электронную систему управления списками — это значит, что в вашем распоряжении, скорее всего, будут «умные» списки для каждого тега. Подобный механизм позволит вам достичь того же результата. (А с использованием так называемых «смартфонов», наверное, можно использовать их GPS-возможности, чтобы выводить сведения о действиях, контекст которых соответствует географическому местоположению устройства. Если так — замечательно! Мы живём в будущем!)

К названиям контекстов задач часто добавляют префикс @, что имеет смысл, когда контекст представлен каким-либо местоположением. В других случаях этот префикс следует воспринимать как условный знак. Вот как это может выглядеть: @ дом, @ компьютер, @ офис.

В следующей таблице приведено несколько примеров действий и их контекстов.

То, сколько контекстов вам нужно, зависит от размеров вашего списка Следующие действия, и от того, как обычно выглядит ваш рабочий день. Самое важное — это чтобы у вас была возможность быстро оценить то, имеются ли в списке действия, зависящие от вашего текущего местоположения или от чего-либо, что есть у вас под рукой. Ещё — хорошо использовать контекст @ везде для тех действий, которые можно выполнить вне зависимости от того, где вы находитесь («Позвонить маме чтобы обсудить путешествие в Исландию»).

Контекст @ обсудить на встрече

Если вы регулярно проводите встречи с кем-либо, полезными могут оказаться контексты, указывающие на подобные события, по одному на каждого человека. Соответствующими тегами можно помечать записи о том, что вы хотите обсудить с тем или иным человеком. Например, если вы еженедельно устраиваете встречу с Фубертом — возможно, вам есть смысл подумать о контексте @ обсудить на встрече с Фубертом. Конечно, такие контексты будут меняться по мере того, как меняется состав членов вашей команды, менеджеров, контролёров и так далее.

Список Когда-нибудь / может быть

Вас вряд ли устроит перспектива потерять идею на миллион долларов, которая заключается в том, чтобы создать коврик «поспешные выводы». Но, так как это — проект, который вы хотите воплотить в жизнь тогда, когда у вас будет больше времени, вам не хотелось бы, чтобы он «замусорил» ваш список Следующие действия или список Проекты. (Не забывайте о том, что в списке Следующие действия содержатся только записи о делах, которые нужно сделать как можно скорее, и о том, что список Проекты нужно регулярно просматривать, проверяя, чтобы в списке Следующие действия содержалось хотя бы одно действие, связанное с каждым из проектов).

Тут в дело вступает список Когда-нибудь / может быть. В нём просто содержатся идеи и проекты, которые вы, возможно, решите осуществить когда-нибудь в будущем. В этот список попадёт и дело «заменить ужасную картину в спальне», и идея «организовать культ». (Конечно, это — исходя из предположения о том, что вы не хотите заняться одной из этих задач прямо сейчас). Этот список надо просматривать еженедельно, вместе с другими материалами, входящими в состав GTD. Подробнее об этом мы поговорим в разделе «Еженедельный обзор материалов».

Календарь

В Календарь попадают записи о делах, которые нужно сделать в определённую дату или в определённое время — и больше ничего!

То есть, например, не надо вносить в Календарь, на следующую среду, запись «установить Bonzibudddy», делая это только из-за того, что вы думаете, что вам хочется это сделать именно в среду.

Но почему?

Дело в том, что если в Календаре будут только записи, которые по-настоящему зависят от времени, это приведёт к тому, что Календарь принесёт наибольшую пользу. Дело в том, что при таком подходе из Календаря вы сможете узнать о делах, которые вам необходимо сделать в определённый день. Эти дела не будут «разбавлены» чем-то другим. Задача, которую вам хочется решить, но такая, решать которую в строго определённое время необходимости нет, всё равно попадёт в список Следующие действия. Поэтому вы увидите напоминание о ней и у вас будет шанс с ней разобраться.

Еженедельный обзор материалов

В книге Дэвида Аллена по GTD еженедельный обзор материалов назван «важнейшим фактором успеха». Дэвид Аллен, говоря так, не шутил. Если вы начали использовать методику GTD, и вы — человек, а не робот, то постепенно система начнёт «расползаться». Например, вы завершите очередное действие проекта из списка Следующие действия и забудете добавить в этот список следующее действие этого проекта. Или вы забудете убрать из списка действие, которое вы, если как следует о нём подумаете, не собираетесь выполнять в ближайшем будущем. Перечень подобных ошибок можно продолжать.

Еженедельный обзор материалов нужно выполнять, как несложно догадаться, раз в неделю. Это займёт некоторое время, поэтому нужно заранее выделить это время (возможно, как минимум — 30 минут). Например — это может быть вторая половина дня пятницы или воскресенья. Занимаясь еженедельным обзором нужно, по меньшей мере, сделать следующее:

• Проверить, чтобы с каждым проектом было бы связано хотя бы одно действие.

• Проверить, чтобы каждое действие из списка Следующие действия действительно было бы чем-то таким, что вам хочется или нужно сделать на следующей неделе в том случае, если у вас будет на это время. Если это не так — действие надо переместить (и/или проект, к которому оно относится) в список Когда-нибудь / может быть. А если вы полагаете, что никогда не соберётесь это действие выполнить — уберите его из всех списков. (Будьте честны сами с собой.)

• Просмотреть список Когда-нибудь / может быть и подумать, нужно ли перенести какие-то проекты или действия из этого списка в список Проекты или Следующие действия. (Если вы добавляете новый проект в список Проекты — не забудьте подобрать для него следующее физическое, видимое действие и поместить его в список Следующие действия.)

Списки триггеров

При выполнении еженедельного обзора материалов может оказаться полезным применение «списков триггеров». Это — просто список ключевых слов, «наводящих» мозг на воспоминания о разомкнутых циклах, ещё не отражённых в системе. Список триггеров может выглядеть так:

• Начальник.

• Сослуживцы.

• Начатые, но не завершённые проекты.

• Проекты, которые нужно начать.

• Люди, с которыми надо связаться.

Просматривая список триггеров, поместите всё, что вспомните, в список Входящие для последующей обработки.

Пример списка триггеров для студентов можно найти здесь. Вам, вероятно, захочется подстроить собственный список триггеров под себя по мере того, как вы наберёте больше опыта, и поймёте, что лучше всего подходит именно вам.

Как заставить GTD заработать

Для того чтобы заставить вашу личную систему GTD заработать, рекомендовано придерживаться кое-каких важных «лучших практик». По мере того, как вы освоитесь в деле применения GTD, вы сможете проявить некоторую гибкость в реализации этих рекомендаций, меняя что-то в том случае, если почувствуете, что отступление от рекомендаций пойдёт вам на пользу.

• Важно, чтобы списки разделяли бы чёткие смысловые границы. Если вы часто ловите себя на размышлениях о том, к какому контексту принадлежит следующее действие, это значит, что вам, возможно, придётся пересмотреть используемые вами контексты задач.

• Ваши инструменты должны быть такими, чтобы ими было бы приятно, интересно и весело пользоваться. Но инструменты не должны быть слишком, так сказать, «весёлыми». Если у вас имеется неповоротливый и сложный инструмент для управления списками, то вы подсознательно будете противиться сбору маленьких задач. А если инструмент будет слишком «весёлым», то всё закончится тем, что вы будете пользоваться им неоправданно много, будете тратить время, играясь с его замечательными «рычажками». Найдите что-то такое, что подойдёт именно вам.

Инструменты

Папка К прочтению и Календарная картотека с напоминаниями — это инструменты, которые, хотя и не относятся напрямую к GTD, могут принести пользу при их использовании в рамках GTD.

Папка К прочтению

Возможно, у вас, в списке Следующие действия, имеется немало действий, описания которых выглядят как «прочесть [какой-то документ]». Папка К прочтению — это просто папка (физическая или цифровая), содержащая статьи, документы и любые другие тексты, которые вы хотите прочитать. Смысл существования подобной папки заключается в том, чтобы подобные материалы были бы под рукой в те моменты, когда вам понадобится убить немного времени. Стоите в очереди к стоматологу? Ожидаете заказа в кафе? И та и другая ситуации дают вам прекрасную возможность внимательно изучить статью по истории развития Periophthalmus modestus или сделать вид, что читаете служебное письмо от своего руководителя!

Тут тоже очень важны «чёткие границы». В эту папку нужно помещать только то, что вы по-настоящему, если будет время, хотите прочитать. Чтобы вы и правда открывали бы эту папку в течение тех коротких промежутков свободного времени, которые иногда у вас появляются.

Календарная картотека с напоминаниями

Календарная картотека с напоминаниями (Tickler File) — это всего лишь набор из 43 (физических) папок для бумаг. Почему 43? Дело в том, что в это число входит 31 папка на каждый из дней месяца, и ещё 12 — на каждый месяц в году. Если вы проверите сумму этих чисел на калькуляторе — то получится как раз 43.

Для чего используются эти папки? Смысл в том, что в них помещают физические объекты, которые вам понадобятся в определённый день (скажем — билеты на концерт), напоминания о том, что, вероятно, вам захочется сделать в определённый день (не забывайте, что календарь предназначен только для того, что обязательно должно быть сделано в указанное время), или конспекты лекции, которую вы не особенно хорошо поняли («Просмотрю их через неделю, после того, как подсознание немного переварит этот материал»).

Каждый день, просыпаясь, вы открываете папку с текущей датой. Затем кладёте в карман билеты на концерт, решаете, что и правда хотите сегодня отвести собаку к парикмахеру для домашних животных, а вот просмотр конспекта решаете отложить ещё на три дня, так как сейчас у вас нет на них времени. Опустошив сегодняшнюю папку, вы перекладываете её за все остальные папки, в результате завтрашняя папка оказывается самой первой. В конце каждого месяца вы открываете папку нового месяца и разбираетесь с её содержимым — раскладываете то, что в ней есть, в папки, соответствующие конкретным дням.

В результате Календарная картотека с напоминаниями — это инструмент для отправки напоминаний будущему себе, чтобы, в некотором роде, «пощекотать» свою память.

Об этом руководстве

Этот материал задуман как простое, прагматичное руководство по GTD. Методы GTD разобраны здесь кратко. Информация дана с точки зрения одного человека. Другие люди, возможно, иначе оценят важность тех или иных аспектов GTD. Если вы хотите углубиться в изучение GTD, вам стоит почитать книгу Дэвида Аллена («Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity», «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»), в которой даётся формальное изложение созданной им методики организации и отслеживания задач и проектов.