Когда-то я начинал работать, и меня вполне устраивала моя производительность. Но после, когда начались проблемы, связанные с потерянными клиентами, сбежавшими партнёрами, играющими в молчанку поставщиками из-за забывчивости, необязательности, или несвоевременного выполнения дел, у меня возникло желание что-то поменять в своём отношении к работе.
Начал с малого: почитал статей, да подумал . И в конце концов выстроил для себя некую модель, которая позволила бы, может быть, работать чуть продуктивнее. В общем, не хотелось мне терять деньги, прагматично всё это.
Всё нижеприведённое справедливо для меня, директора небольшой минской аутсорсинговой компании, но и вполне может оказаться применимо для широкого круга лиц: менеджеров, админов, кодеров, верстальщиков, дизайнеров, да кого угодно.
- Никаких соцсетей, лент новостей (да-да, злосчастный Google Reader), ютубов и прочих развлекательных ресурсов с 9:00 до 18:00, например. К хабру это тоже отностится. Даже если очень хочется, даже если заняться нечем. Можно лишь в нерабочее время, или с мобильного устройства, когда едешь в маршрутке, или стоишь/сидишь в очереди. Нужно пересиливать себя. Открываешь свой TODO-list, и начинаешь делать дела по порядку. Для большей эффективности следует ограничить доступ к определённым сайтам технически: всяческие блокираторы есть как в виде расширения для браузера, так и в виде отдельных приложений. Также следовало бы избавить от других пожирателей времени, не приносящих профита: чтения башоргов, просмотра картинок с котятками, и для радикалов – общения с противоположным полом.
- Планирование завтрашнего дня. Под конец рабочего дня, уже изрядно подустав, или вообще замучившись, попытайтесь занести в свой список дел всё то, что желательно было бы выполнить завтра. И попробуйте проставить примерное время выполнения. Например: с 9 до 10 узнать, отправили ли клиенты подписанные акты, с 10 до 11 обзвонить всех клиентов, кто ещё не оплатил Вам что-либо.
- Любые мысли и идеи заносятся в TODO. Именно в список дел, а не в заметки. Нечто подобное на «нужно найти партнёра в области обслуживания 1С» обычно пишется именно в заметки, или в список идей. Если занести это в TODO, то рано или поздно настанет время для выполнения данного пунктика. В случае же списка с «просто идеями» никакое выполнение вообще не гарантируется. Тут нам поможет следующий пункт.
- Приоритезация задач. Грубо говоря – задачи следует разделять по приоритетам. Приоритетные задачи, логично, имеют большую важность, и должны выполняться быстрее. Встреча с директором фирмы, которая является потенциальным клиентов – приоритетная задача. Разбирательство с проспавшим админом – тоже важная вещь, но не настолько. Выставьте приоритеты от 1 до 5 всем своим задачам, где 5 – задача с максимальным приоритетом, требующая незамедлительного решения, а 1 – задача, решение которой может потерпеть. И, дабы не случалось такого, что неприоритетные задачи не выполняются вообще, следует выполнять задачи в следующим образом: на 5 закрытых задач с приоритетом 5 должно приходиться 4 задачи с приоритетом 4,…, 1 задача с приоритетом 1. Тут тоже надо себя контролировать (как и везде, впрочем).
- «Горячая картошка». В детстве мы любили играть в одну занимательную игру с мячом. Суть игры проста: детишки перекидывают друг другу мяч, представляя, будто бы он – горячий, и его, стало быть, надо побыстрее перекинуть другому. Так вот, при поступлении задачи, возникновении инцидента, или ещё какой-либо ситуации, требующей быстрого, или вообще немедленного решения, и связанной с взаимодействием с коллегами, партнёрами, клиентами, задачу следует закрыть как можно быстрее, перекинув «мячик» на другую сторону. Именно закрыть, то есть выполнить свою часть работы, и передать результат дальше, а самому встать в режим условного ожидания. Сколько раз раньше были ситуации типа: клиент ждёт образец договора для вычитки, а мы волыним с простым предоставлением документа до последнего, из-за чего теряем клиента. Вовремя передал образец договора = перекинул мяч на другую сторону. Можно ждать реакции клиента. Далее он соглашается (или не соглашается, но это уже совсем другая история) подписать договор, значит мяч снова у нас. Назначаем встречу, ещё раз оговариваем детали. И так далее. Стоит научить этому своих сотрудников, хуже не станет.
Этот пост я написал потому, что в моём списке дел всплыла задача месячной давности написать пост про мой опыт в GTD. Если бы я не руководствовался принципом обязательного исполнения низкоприоритетных задач, то пост мог бы и не родиться вовсе. Следование вышеперечисленным принципам помогло мне увеличить свою продуктивность в разы по сравнению с тем, как я работал «на старте», не обладая нужным опытом. И знаете, мне очень нравится быть производительным.
Автор: Kos13
