Владельцы бизнеса и руководители компании всегда думают о том, что и как можно улучшить, чтобы повысить эффективность работы сотрудников. Для этого используются различные технологии, начиная от цифровых, вроде виртуальных общих рабочих столов и корпоративных соцсетей заканчивая целыми комплексами систем контроля за сотрудниками, рабочим временем, приходами и уходами людей. Оптимизируются и рабочие пространства — здесь стоит вспомнить распространение опенспейсов.
Однако одним из самых простых и недорогих для внедрения способов оптимизации рабочего процесса на протяжение десятков лет являются чек-листы.
Как выглядит чек-лист
Говоря простым языком, это такой список дел на день. Когда сотрудник выполняет очередную задачу из этого списка, она зачёркивается (или отмечается). Есть мнение, что чек-листы пришли к нам из авиации, где перед полётом первый пилот проверяет всё по специальному документу, а второй пилот проверяет то, как проверил первый. Позже создание чек-листов перешло и в корпоративную культуру.
Пример чек-листа для пилота
В некоторых компаниях чек-лист пишется каждое утро на доске во время планёрки (такое часто практикуется, например, в СМИ). Зачастую чек-листы создаются в персональных блокнотах или ежедневниках. В некоторых компаниях используют вариант с разлинованным ватманом и стикерами.
Для чего это нужно
Невозможно держать в голове всё, особенно, если план действий составлен не на ближайший час, а, например, на ближайшую неделю. Чек-лист также необходим для того, чтобы не пропустить важных шагов в определённых технологиях. Например, чек-лист с фразами для диалога оператора в колл-центре или чек-лист для настройки сложного оборудования.
Когда перед глазами есть план действий, работа идёт эффективнее, тем более, если порядок задач может быть случайным, их в чек-листе можно расположить по важности, таким образом можно быть уверенным, что не будет упущена какая-нибудь мелочь.Исключается возможность ошибок по невнимательности.
Благодаря чек-листам отпадает необходимость в долгом обучении сотрудников. Вместо того, чтобы несколько раз объяснять ему порядок действий, можно расписать его по пунктам в чек-листе.
Чек-листы и технологии
В эпоху гаджетов чек-листы весьма успешно переходят и в электронный вид. К примеру, их использование помогает значительно повысить эффективность труда выездных работников — от монтажников интернет-оборудования и строителей до уборщиков и курьеров.
Проконтролировать качество выполненных работ руководству компании довольно сложно – на каждый объект выезжать невозможно, а обратная связь от клиента далеко не всегда является объективной оценкой.
Также у большинства компаний сектора выездных услуг не существует прописанных стандартов решения задач, мобильный сотрудник просто выполняется набор действий, который, как ему кажется, позволит быстрее и лучше добиться результата.
Это рождает целый ряд проблем – невозможно гарантировать качество, важные этапы работы могут быть пропущены, оборудование установлено «на глаз» и т.д. Причём, качество работ не гарантирует и стаж работы сотрудников – ошибки допускают как новички, так и опытные мастера.
Использование «обычных» чек-листов на бумаге здесь вряд ли поможет, поскольку при удалённой работе очень сложно проконтролировать выполнение каждого пункта – ничего не мешает сотруднику отметить выполнение задачи, но не выполнить её.
Не помогает и внедрение практики составления фотоотчетов по завершению заказа. На фото далеко не всегда видно качество работы, есть сложности с передачей файлов в офис, многие «забывают» сделать фото и т.д.
Совсем другое дело, когда функция составления чек-листа автоматизирована и вынесена в специальное приложение, как это сделано в сервисе Planado. В нем чек-лист активируется при старте заказа — работник должен выполнять действия последовательно, проставляя «галочки» в приложении. Перескакивать через пункты нельзя — система не даст завершить наряд. По завершению работы с помощью того же приложения в офис отправляется фотоотчёт.
Это позволяет гарантировать соблюдение технологии — даже стремящиеся к оптимизации своего труда сотрудники не смогут «перегнуть палку» и пропустить важный шаг в ходе выполнения задачи. А новичкам наличие чек-листов, в которых четко прописана последовательность всех действий, помогает избежать ошибок
На чек-лист надейся
Внедрение в работу чек-листов и программных инструментов контроля, конечно, увеличивает эффективность работы и позволяет избежать многих ошибок, однако не решит сразу всех проблем. Очень важную роль играет грамотное руководство бизнесом: внедрение других технологий оптимизации работы, таких, например, как отслеживание местоположения сотрудника на карте, контроль его перемещений и времени, проведённом на рабочем месте.
Важно, чтобы сотрудники понимали, что подобные меры внедряются не для ущемления их свобод и прав, а для оптимизации и повышения эффективности рабочего процесса. И что помимо кнута есть и пряник — премии при достижении оговоренных результатов и т.п. Если руководители смогут донести до сотрудников причины внедрения дополнительных инструментов контроля и те преимущества, что это даст бизнесу и им лично, это станет большим подспорьем.
Конечно, всегда найдутся те, кто будут противиться применению технологичных средств и станут искать способы их обмануть — с такими людьми ничего сделать нельзя, ведь они думают не о хорошей работе, а о том, как лишний раз не напрячься и обмануть «начальство». Что делать с такими сотрудниками – каждый руководитель решает сам, но, в любом случае, их попытки «мухлевать» не останутся незамеченными.
Для тех же, кто может и хочет работать честно, чек-листы станут хорошим и удобным инструментом, который позволяет добиваться высоких результатов, и получать соответствующее вознаграждение.
Другие интересные статьи о повышении продуктивности работников от команды «Латеры-Планадо»:
- Выход «в поле»: Как мы делали мобильное приложение для повышения эффективности выездных работников
- Field Management: Как создать «Uber для монтажников» с помощью специального софта
- Как контролировать сотрудников удаленно
- Как с помощью технологий решать распространенные офисные проблемы
- 10 полезных сервисов для контроля сотрудников
Автор: Латера-Планадо
