Бывает, что проведёшь день на работе, вроде ничего не сделал, а все равно устал. Виной этому, как правило, рутина. Куча мелких срочных, иногда не очень срочных, но все равно важных, поручений и повседневных обязанностей. Из-за этих дел не успеваешь делать какие-то другие, более важные вещи. Знакомая ситуация?
Я тоже столкнулся с этой проблемой, но все попытки тайм менджмента практически не увенчались успехом. Не приживается у меня тайм менеджмент, но я все-таки нашел альтернативный выход.
Как обычно решают эту проблему
1. Никак. Человек привыкает крутиться как белка в колесе, выполняя бесчисленное количество поручений и потом не редко задерживается, чтобы доделать ту работу, которую не успел
2. Тайм-менеджмент. Подходит далеко не каждому. Многие психологически не готовы себя загонять в какие-то рамки, контролировать время. Они живут по своим ощущениям, в своём собственном ритме.
Патрик ничего не запланировал на летние каникулы и всё успел
3. Оптимизация рабочего процесса. Это не тайм-менеджмент, но попытки расставить приоритеты, разделить задачи на важные и не очень. Обычно это происходит, когда сотрудник «научился работать» и стал прокрастинировать. На самом деле, как вы, наверное, уже поняли, это не решает проблему. Такой подход устраняет некоторые симптомы и снижает общую напряженность, но не устраняет проблему.
Каждый из этих способов для кого-то может быть сверх эффективным, а кому-то не принесет никакой пользы. Всё зависит от характера человека.
Здесь встаёт закономерный вопрос. Что же делать, если я понимаю, что что-то идёт не так, но я ленивая задница и меня не мотивирует даже ставшее крылатым выражение Артемия Лебедева?
Стоить планы на ближайшие год, 3 года, 5 лет? Поставить цель, а потом к ней идти? Такая мотивация требует большой и великой цели, грандиозных далеко идущих планов. Конечно, это самый классный вариант, а сейчас думаю над этим.
Давайте будем честны друг с другом. Да, у нас могут быть планы о будущих покупках, о том, как хотели бы провести отпуск и т.д. Но сколько людей ставит планы по развитию своей жизни?
Спросите у своих друзей и коллег, кем они себя видят через 5 лет. Где они живут, где и кем работают, как проводят свободное время. Пускай они опишут свой типовой будний день через 5 лет. Многих этот вопрос вгоняет в ступор, они об этом даже не задумываются.
По одной из психологических теорий у нас есть несколько слоёв контроля над своей жизнью.
Первый слой — «бытовой» — это все наши повседневные задачи, которые мы выполняем каждый день. Утром встаём на работу, завтракаем, в полдень идем на обед, потом идем домой, по дороге заходя в магазин. Короче, это наш с вами «день сурка», то что повторяется из дня в день. Здесь также все важное и срочное. Это достаточный минимум, чтобы наш день прошел нормально.
Второй слой – «организационный». Он подразумевает планирование дел на день, неделю, месяц, год, а также анализ эффективности выполнения планов в конце каждого срока. Например, вечером проводить анализ, на сколько успешно прошел день, что было из запланированного выполнено, что нет и почему.
Третий слой – «развитие». Это ваша программа по самосовершенствованию. Например, изучение иностранных языков и профессиональной литературы, посещение различных тренингов, занятие спортом. В прочем, занятие спортом является развитием до тех пор, пока это прочно не войдет в вашу жизнь и не станет рутиной. Тогда это переходит в бытовой слой, где находятся ежедневно повторяемые задачи, которые вы повторяете без напоминания.
Четвёртый слой – «жизнь». Как бы хорошо вы не планировали первые три слоя, различные события в жизни накладывают свой отпечаток и вносит свои коррективы.
Так вот, у большинства людей отсутствуют или находятся в зачаточном состоянии 2-й и 3-й слои. Например, одно из проявлений отсутствия организационного слоя состоит в том, что такие люди никогда или крайне редко возвращают книги и другие одолженные вещи. Их полностью поглотил «бытовой слой», они не думают ни о личном развитии, ни о планировании жизни.
Типы людей и тайм менеджмент
Давайте вспомним о классификации офицеров генералом Манштейном, о которой шла речь в предыдущей статье. Если коротко, то люди делятся на умных и трудолюбивых, умных и ленивых, глупых и трудолюбивых, глупых и ленивых.
Давайте рассмотрим их с точки зрения применения к ним тайм-менеджмента.
Умные и трудолюбивые
Это очень хорошие исполнители, для них тайм менеджмент просто находка. Они, как правило дисциплинированы и готовы тщательно планировать свое время. По тайм менеджменту огромное количество литературы, тренингов и методик. На них подробно останавливаться не будем.
Глупые и ленивые
Вот им как раз им тайм менеджмент не нужен. Они не хотят работать и развиваться.
Умные и ленивые
Дайте им волю, и они поразят Вас своими креативными решениями, быстро придумают как решить поставленную задачу с минимальными затратами сил и времени. Вот они как раз понимают, что им нужно как-то оптимизировать свою деятельность, но лень не позволяет жить по строгим правилам тайм менеджмента. Особенно тяжело приходится творческим людям. Их не загнать в график планирования, они привыкли жить в свободном потоке, без которого невозможно творчество. Да, они могут поставить долгосрочные цели и им следовать, но ежедневно планировать — нет.
Глупые и трудолюбивые
Наверное, они не задумываются от том, что можно внедрить тайм менеджмент и как-то оптимизировать свою деятельность. Они просто пашут. Говоря об офицерах, Манштейн таких предлагал расстреливать на месте, так как они загружают себя и других огромным количеством не нужной работы.
О том, как я повышал продуктивность
Вот мы и дошли до последнего раздела, где поговорим о методах повышения продуктивности для умных и ленивых.
Метод 1. Три задачи, которые мне принесут наибольший эффект завтра
Понятно, что дел может быть очень много. Нужно выбрать три самых главных, которые принесут наибольший эффект/результат, записать их (это важно), а на следующий день выполнять их в первую очередь. Это такой тайм менеджмент в легкой форме, лайт версия.
Метод 2. Рутина, развитие, ДПД
Об этом методе мне рассказал талантливый бизнес-тренер, специалист по личной эффективности и тайм-менеджменту Станислав Скворцов. Суть метода такая. Все задачи, которые мы выполняем в течение дня можно разделить на три категории:
Деятельность приносящая доход — ДПД. В каждом бизнесе, в каждой работе, есть одно ключевое действие, за которое Вы получаете деньги, остальные являются вспомогательными. Например, для менеджера по продажам ключевое действие — это звонить по телефону. Чем больше звонков, тем больше клиентов. Больше клиентов — больше продаж. Но ДПД это не только деньги, это могут быть эмоции, впечатления и т.д. Например, у парня свидание с девушкой — это тоже ДПД, так как приносит положительные эмоции и не только.
Если встреча с девушкой не приносит таких ощущений и эти отношения уже в тягость, то это уже рутина. Встреча с друзьями, родителями, детьми, внуками – это тоже, как правило, ДПД.
Развитие. Это планирование, получение новых знаний и навыков.
Рутина представляет собой череду однотипных, повторяющихся задач, которые нужно выполнять в течение дня. Отвечать на звонки и письма, вытачивать одинаковые болванки на станке, писать код, работа на сборочном конвейере и другое, у каждого своя рутина.
Как здесь поступить?
Нужно добиться, чтобы в соотношении ДПД / развитие / рутина было как можно ДПД и как можно меньше рутины. Оптимальное соотношение 80/10/10.
Очевидным напрашивается решение, что нужно что-то делать с рутиной, так как именно она является «корнем зла».
Что можно с ней сделать:
• отложить (может само рассосется, станет не актуальным)
• делегировать (поручить кому-то другому)
• во время рутины делать что-то еще (например, послушать развивающую аудио книгу при выполнении какой-то монотонной работы)
• перевести рутину в развитие (добавить креатива).
Одна из рутинных задач, которая была у меня – это организация обучающих семинаров по бизнесу для портфельных проектов компании. Вначале я работал со сторонней организацией, но результат меня не удовлетворил, потом сам несколько семинаров провел. В итоге решил прочитать курс Customer development, что было для меня в новинку. Начал его активно изучать и затем проводить семинары. Тем самым я приобрел очень ценные знаний, опыт и решил рутинную задачу.
При решении рутинных задач таким образом не стоит забывать, что развитие постепенно переходит опять в рутину. Как только Вы освоили новое занятие на столько хорошо, что делаете его машинально и результаты ваш больше не радуют, как прежде, а само занятие не приносит столько удовольствия, это уже не развитие. Это рутина.
Метод 3. Оптимизация рутинных задач
Максимально сократили рутину, перевели ее в развитие, а ее все равно много? Рутина это обычно однотипная, повторяющаяся задача, а значит ее можно формализовать и стандартизировать.
Например, если Вы менеджер по продажам и много звоните по телефону — составьте скрипт звонка и по нему работайте. Периодически можно в него вносить усовершенствования, но это уже относится к развитию.
Важный инструмент в этой задаче чек-листы. Никто из нас не застрахован от человеческого фактора и порой мы случайно совершаем глупые и странные ошибки. Чек-листы позволяют убедиться в том, что мы никаких мелочей не забыли и позволяет уверенно действовать даже в стрессовой ситуации.
Нас всегда восхищает мастерство пилотов, врачей, строителей и других специалистов, которые изо дня день принимают десятки решений, от которых может зависеть жизнь человека, но благодаря чему это достигается? В большинстве случаев это чек-листы.
Я подобным образом стандартизировал написание статей на корпоративный сайт.
У меня есть список — набор данных которые нужно собрать для написания статьи о мероприятии. Кто из компании принимал участие и что они там делали, дата проведения мероприятия, название, организаторы, место проведения, ключевые участники и т.д.
Затем я использую шаблон (список), в котором указано в каком порядке должны идти эти текстовые блоки. Что должно быть вначале новости, в середине и чем новость должна завершаться. Данный подход позволил снизить время на написание статьи в 2-3 раза. Таким же образом оптимизируются другие задачи.
При публикации есть список параметров, которые я должен проверить перед публикацией на сайте (картинка анонса загружена, какая выбрана категория, дата публикации и.д.). Это позволяет всегда выдавать интеллектуальный продукт стабильно высокого качества, в короткие сроки и без сбоев.
А вот задача по сложнее. Подобный подход я использовал при экспертной оценки проектов на одном из федеральных конкурсов. За месяц я в свободное от работы время просмотрел и оценил более 200 стартапов, по каждому из них дал развернутое обоснование оценки и комментарии для автора проекта.
Передо мной типовая форма заявки и критерии оценки, просмотрев первые 15-20 заявок, я выработал правила, которые мне позволили быстро принимать решение о том, какую оценку поставить, а также был по мере накопления оцененных проектов сформировался список типовых ответов и рекомендаций на однотипные ошибки, которые я вижу в каждой второй заявке.
Далее тоже своего рода чек-лист. Оценивается наличие и степень проработки таких разделов как описание команды, анализ рынка, сравнительный анализ конкурентов и другие. Если какого-то из разделов не хватает или он недостаточно хорошо проработан, то проект получает штрафные баллы и соответствующие комментарии.
Если проект чем-то выделяется или предоставляет дополнительные материалы, которых нет у большинства других, например, попытки рассчитать юнит-экономику, то ему идут премиальные баллы.
Также оценивается оригинальность и инновационность идеи. Если идея проекта стара как мир, а сравнения с конкурентами нет, то проект получает соответствующее замечание. Если это что-то уникальное, то получает дополнительные баллы. Получается быстро, качественно и без больших затрат времени. В конечно итоге это выливается в оценку от 0 до 10 баллов и развернутое обоснование оценки.
Давайте подведем основные итоги.
Для какого типа людей что больше подходит, классический тайм менеджмент или его облегченные формы, описанные в данной статье.
++ наибольший эффект, + положительный эффект, — не применимо
Удачи Вам и повышения эффективности. Спасибо, что дочитали до конца.
Напишите в комментариях, с какими ситуациями вы сталкиваетесь и как повышаете свою эффективность.
Автор: DmitryBigbrain
