«Эффективность» — порой это слово заставляет нервно сжиматься в комочек на совещаниях, перелопачивать тонны тематической литературы и даже лайкать посты ВК типа «Топ-10 советов как улучшить свои результаты». Лично мне это слово уже набило оскомину. И когда я увидела книгу «Пирамида эффективности», то мысленно закатила глаза, вопрошая: «Неужели еще можно что-то новое написать по этой теме?». Как оказалось, вполне!
Тамара Майлс, сертифицированный тренер по продуктивности, собрала все необходимые знания и методы в одну книгу, назвав свою идею просто и понятно. Ну а чего мудрить?
Уровни пирамиды эффективности
1. Организация рабочего пространства.
2. Организация электронных документов и ресурсов.
3. Навыки тайм-менеджмента.
4. Проверка соответствия целей и действий.
5. Возможности как открытость новым победам и целям.
Первый уровень: организация рабочего пространства
Письма, отчеты и прочие документы зачастую составляют основную часть работы. Чтобы легко было в них разобраться, разделите бумаги на 3 части: те, которые нужно выкинуть, сохранить или сразу отреагировать (оплатить, ответить, делегировать)
Ключевые слова в выборе способа хранения бумаг – удобство и скорость доступа. Распределите их по разным категориям: «Отчеты по месяцам», «Технические задания» и так далее. Ну и давайте работу шредеру – вовремя избавляйтесь от ненужных документов!
Фишки для четкой организации пространства:
• Сразу разбирайте поступающие бумаги по 3 направлениям (выкинуть, отреагировать, сохранить).
• Для систематизации используйте цветную кодировку, наклеивая на края папок скотч соответствующего цвета (красный – отчеты, зеленый – методические и учебные материалы, синий – брифы и т.д.)
• Складируйте документы в навесные полки, шкафы, стеллажи, коробки, используя удобный тип систематизации (хронологический, алфавитный, по категориям, по номерам).
Личный опыт: я использовала папки нескольких типов. В обычных уголках храню срочные, временные бумаги по каждому проекту – количество публикаций по проекту в день или месяц, пожелания заказчиков, пометки к неопубликованным пока статьям, идеи. В папках на кнопках или резинках у меня заботливо уложены логины, пароли, технические задания. В пластиковых портфелях – архив.
Второй уровень: организация электронных документов и ресурсов
Принцип «выбросить/выполнить/заархивировать» работает и на этом уровне пирамиды эффективности. Недрогнувшей рукой отправляйте ненужные документы в корзину, а нужные сохраняйте в определенных папках. Как систематизировать? Как вам удобно. Определите принципы названия папок и документов (категории заданий, фамилии, ключевые слова проекта) и придерживайтесь этих принципов.
Фишки для работы с электронными документами:
• Вовремя отписывайтесь от ненужных рассылок и удаляйте спам. А автоматическое раскладывание по папкам в почтовом браузере существенно облегчит работу.
• Используйте системы резервного копирования данных или дублируйте важную информацию на жесткие диски.
• Для хранения и быстрого доступа из любой точки земли можно использовать «облака», например, Яндекс. Диск, Google Drive, DropBox, SugarSync.
Личный опыт: оооо, на втором уровне я застряла надолго, имея привычку создавать документы с названиями типа «Вася контакт». Признаюсь честно, без сторонней помощи не обошлась. Вместе со мной разработали целую схему папок, ярлыков пометок и обозначений. Мои главные инструменты – это Яндекс. Диск и Evernote. В первом я создаю все документы, во-втором веду таблицы, учеты, строю планы.
Третий уровень: навыки тайм-менеджмента
Техник и методов тайм-менеджмента огромное количество: «Съешь лягушку», To-do List, Матрица Эйзенхауэра, «Метод Pomodoro», ментальные карты, «Разрежь слона на бифштексы», Альпы. Вы даже можете купить ежедневник Глеба Арханнгельского или симпатичный планинг в кожаной обложке. Главное, чтобы ваше время было четко спланировано.
Фишки для грамотного распределения времени:
• Избавляйтесь от многозадачности. работает гораздо эффективнее, если ему нужно решить всего одну задачу.
• Не делите календарь на личный и рабочий – ведь жизнь у вас всего одна. Вносите в планинг все походы к врачам, семейные мероприятия и рабочие презентации – так вы сможете наглядно увидеть всю картину вашей жизни.
• Найдите похитителей времени (проверка почты, социальные сети) и уничтожьте их.
Личный опыт: у меня в течение дня 2-3 периода работы. В первый, пик трудоспособности с 9 до 11 утра я сворачиваю горы и беру самые трудные дела. Затем второй период с 14 до 16 часов. Тут я дочищаю хвосты, занимаюсь работой, не требующей сосредоточения. Если разбиваю большой проект на «бифштексы», то могу отвести для него второй период. Чтобы контролировать себя, использую CrocoTime, метод Помидора, работаю только с одной вкладкой браузера по возможности или вообще закрываю все, кроме Word.
Четвертый уровень: соответствие цели и действий
Нет ничего страшного в том, чтобы периодически возвращаться на предыдущие уровни. Вы получили повышение? Прекрасно! Тогда вам вновь предстоит организовывать физическое пространство, встраивая в него новые документы, изменять записи в календаре и пересматривать существующие цели.
«Иметь цель — значит проживать каждый день, думая о его желаемом результате, делать то, что поможет отстраниться от суеты повседневной жизни и увидеть картину в перспективе» — говорит Тамара Майлс.
Фишки, помогающие достигать поставленных целей:
• Принятие обязательств, наглядная демонстрация готовности достигать целей. Одни просят репосты в соцсетях, чтобы люди знали — «Сергей планирует привлечь в компанию 150 новых клиентов», вторые дисциплинируют себя с помощью таких сервисов как SmartProgress, привлекая подписчиков, вовремя напоминающих о выбранном курсе.
• Понимание важность цели. Насколько изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута? Какие чувства вы испытаете и насколько лучше станете чувствовать себя?
• Формулировка цели и раскладывание ее не мелкие задачи. Ведите календари, в которых отмечаются локальные достижения. Например, отметка «Освоила грамматику!» в феврале наглядно продемонстрирует что цель – выучить язык вполне достижима.
• Использование инфографики. Рисуйте схемы, кривые, таблицы, чтобы видеть промежуточные результаты и ставить локальные, небольшие задачи.
Личный опыт: когда я большую, глобальную цель разбиваю на небольшие этапы, становится легче ее достигать. Как инструмент для меня здесь удобен SmartProgress. В личном кабинете я могу правильно сформулировать свою цель, подглядеть, как это делается у других, составить четкий план действий и разбить всю дорогу к цели на небольшие отрезки. А дальше, как известно – дорогу осилит идущий: я начинаю идти или иногда даже ползти к цели.
Пятый уровень: возможности как открытость новым победам и целям
«Порядок на столе – порядок в мыслях – четкость цели» — так можно кратко сформулировать суть Пирамиды эффективности. На этом уровне видимые возможности помогают максимально раскрыть свой потенциал, не отвлекаясь на поиск нужных бумаг или маловажные встречи.
Фишки для поиска возможностей:
• Будьте активными. Изучайте новые веяния, читайте книги, занимайтесь спортом, в общем, постоянно поддерживайте в тонусе ум и тело.
• Получайте удовольствие. Психологами доказано, что в благоприятном расположении духа человек больше обращает внимание на окружающий мир. А значит, вы сможете заметить новые возможности и воспользоваться ими.
• Экспериментируйте. Новизна заставляет наш работать по-другому, смотреть на вещи с необычной точки зрения.
Личный опыт: если у меня завал с проектами, я не вижу новых возможностей, просто не успеваю на них среагировать. Поэтому я даю себе право отдыхать и слежу за дедлайнами, разбивая проект на несколько частей. Нервотрепка на тему «ААА, завтра мне сдавать саммари, а я еще не читала книгу» в таком случае исключена. Я сдаю задание в срок и у меня есть свободное время, чтобы оглянуться по сторонам, увидеть новые интересные направления работы, да и просто порадоваться жизни.
Забравшись на верхушку пирамиды, вы можете быть поражен открывшимися перспективами. Подумайте: чего вы хотите? Что владеет вашими мыслями? Как вы можете достичь желаемого? Вот это и есть пятый уровень пирамиды эффективности. Вы готовы пользоваться открывшимися возможностями. Так идите и делайте!
Автор: SmartProgress
