GTD / [Перевод] GCTD – Как привести творческие дела в порядок: как уместить тяжелый умственный труд в плотное расписание

CGTD — Getting Creative Things Done.

Началось это несколько недель назад. Мне нужно было написать исследовательский отчет, предстояла важная, неоднозначная, трудная задача. В первую неделю я повторял себе, что на данный момент это моя наиважнейшая задача и обращался к ней при первой же возможности. Я постоянно чувствовал вину за то, что недостаточно времени уделяю написанию отчета. В одну из ночей в конце недели я заперся в офисе до 9 утра, уже совсем отчаявшись привести дела в порядок. Результат работы оказался практически бесполезным. У меня получилось 15 страниц беспорядочного текста (исследовательский отчет должен быть максимум 3-5 страниц), и охватить предстояло еще многое. Работа была запутанная и «тонула» в прилагательных.

Такая ситуация довольно типична для творческих людей со списком «что надо сделать (to-do)» — работников, вынужденных совмещать творческую работу, как то написание работ или продумывание стратегии, с рутинной, такой как ответы на электронные письма и встречи. Я являюсь как раз таким работником. Будучи теоретиком в области вычислительной техники, я вынужден переключаться между нахождением математических доказательств — одним из самых творческих процессов, и рутиной рецензирования статей и встречами с людьми, занимающимися выделением грантов. Чтобы не потерять интереса к работе, я также иногда пишу.

Итак, проблема: «творческие люди со списками to-do» преуспевают в своей карьере в зависимости от качества своего творческого результата. Наши рутинные обязанности, при этом препятствуют достижению этой цели. Большинство таких людей не могут забросить все и проводить дни в сосредоточении отшельника. Вместо этого, в результате сжатой творческой работы под давлением сроков, выходит посредственность. Первый черновик моего исследовательского отчета является ярким тому примером.

Тем не менее, к счастью, надежда есть…

Под давлением требований академии, согласно которым необходимо регулярно публиковать результаты высококачественной творческой работы, чтобы сохранить должность, я разработал систему. Отдавая дань Девиду Аллену, я назвал ее «Как привести творческие дела в порядок» (Getting Creative Things Done или GCTD). Эта система позволила мне публиковать академические статьи гораздо чаще, при этом писать три книги и вести популярный блог. И все это при выполнении никогда не кончающейся рутинной работы, которого требует моя должность.

Большинство создателей списков to-do не могут забросить все и проводить дни в сосредоточении отшельника.

К примеру взвинченный от возможной необходимости поиска новой работы на факультете, я не пользовался своей системой, когда первый раз погрузился в исследовательский отчет. После неудачи той первой недели я остановился, глубоко вдохнул и позволил магии системы GCTD совершиться. Три дня спустя у меня был прекрасный законченный черновик.

В настоящей статье я хочу объяснить, как работает эта система. Я начну с описания того, что требуется для производства высококачественной творческой работы, затем опишу, как система GCTD интегрирует такие требования в обычное расписание.

Что необходимо для хорошей творческой работы?

В своей часто цитируемой статье «Расписание творца, расписание менеджера», Пол Грехем подчеркивает уникальные требования творческой работы (работы, делаемой «творцом», согласно терминологии Грехема).

Он поясняет, что расписание творца отличается длинными отрезками непрерывной работы. Для творца «одна встреча может испортить весь вечер». Грехем описывает собственное расписание тех времен, когда он работал на программном старт-апе, как стартующее после обеда и длящееся до трех часов ночи. Он объясняет это просто: «ночью никто не мог мне помешать».

В конструкции Грехама я выделил два обоснования важности длинных промежутков непрерывной работы:
1. Переключение между интеллектуальными режимами: Когда сознание знает, что впереди не маячат прерывания, оно может переключиться в состояние «потока», необходимое для производства высококачественного результата.
2. Обеспечение свободы исследования: Настоящая творческая работа не линейна и часто требует долгих, непредвиденных блужданий в поисках очертаний проблемы. Длинные промежутки времени обеспечивают свободу, необходимую для того, чтобы почувствовать себя комфортно и получать удовольствие от таких блужданий.

Итак, проблема, стоящая на пути творческих людей с to-do-списками заключается в том, что у нас нет достаточно времени для включения Грехемских длинных промежутков в расписание (даже если мы и хотим посвятить весь день одному проекту, наши боссы могут думать иначе). Опираясь на это, система GCTD пытается перенести два упомянутых преимущества непрерывной работы на более реальную структуру рабочего дня с учетом рутинных дел.

GCTD. Описание системы.

Система GCTD работает следующим образом:

1. В начале каждой недели выделяется один (максимум два) больших творческих проекта, которым будет уделено ваше внимание в течение следующих пяти дней. Нельзя поддаваться соблазну продвигать понемногу большой объем проектов. Творческая работа — тяжелая работа. Если вам нужен высококачественный результат, то нужно сфокусировать свои силы.
2. Выделяйте время для проектов в своем календаре. Промежутки этого времени должны быть длиной как минимум в час, а лучше от двух до трех. Выделяйте эти часы с учетом вашего расписания на неделю. Тем не менее, дальше важно рассматривать эти промежутки времени так же, как другие важные мероприятия. Это время неприкосновенно. Вы должны выполнять другую работу вне этих отрезков времени, а также учитывать их при назначении встреч и других дел.
3. Установите правила для своих «творческих блоков» времени. Правила должны описывать что НЕ позволяется делать во время выполнения творческой работы. К примеру, у меня есть жесткий запрет на электронную почту во время «творческих промежутков».
4. Фокусируйтесь на процессе, а не целях. Последняя часть, вероятно, самая важная. Не ставьте целей для своих «творческих отрезков». Творческая работа — не задание чтобы пометить его галочкой как выполненное в списке дел. Если вы к примеру решите что вам нужно завершить данный конкретный проект к концу отрезка, то скорее всего будете разочарованы недостатком продвижения, либо в спешке получите какую-нибудь посредственность. Вместо этого, сосредоточьтесь на процессе. Определитесь как именно вы собираетесь делать свою работу. Это сконцентрирует вашу энергию. Результаты высокого качества будут естественно следовать из этой сосредоточенной работы.

Я хочу представить несколько примеров GCTD в действии. Вы видите снимок моего календаря за последнюю неделю:

Дела, выделенные красным и есть мои GCTD-блоки. Обратите внимание, это довольно загруженная неделя. У меня много встреч, внесенных в календарь, многие из которых намечались в течение недели. Система GCTD хранит мои «творческие блоки» в неприкосновенности, заставляя меня планировать другие договоренности вокруг этой назначенной работы.

Мои задачи поменьше, напротив, выполнялись в свободные места, оставшиеся в календаре. Преимущество медота GCTD заключается в назначении «творческого времени» заранее. Я могу выполнять маленькие задания, не чувствуя вины за то, что не занимаюсь чем-то более важным.

При выполнении дел моя стратегия зависит от характера работы. Для выполнения исследовательского отчета, к примеру, такое устройство процесса позволило мне закончить и «отполировать» каждую маленькую часть, прежде, чем переходить к следующей. Это значит тщательно продумать, что я хочу сказать, понятно это написать, затем добавлять ссылки и редактировать, прежде чем продолжать дальше. Я обнаружил, что при таком стиле написания, моя умственная энергия используется лучше, чем когда быстро бежишь вперед, чтобы возвратиться к этому же месту когда-нибудь вновь, и тогда уже все доправить.
При работе над доказательствами я использую другой подход. Я выделяю последние 30 минут «креативного блока» на то, чтобы тщательно подвести итог моим размышлениям над проблемой с помощью лабораторного ноутбука, который я купил специально для этого. Цена ноутбука напоминает мне о важности информации записанной на нем. Тщательное подведение итогов моим мыслям заставляет меня упорядочить размышление. Также это помогает мне оставаться сосредоточенным во время начальной части «блока», переключаясь между интеллектуальными кусками, формирующими доказательство, и не поддаваться побуждениям к заблуждению.

Почему это работает

Вот как GCTD обеспечивает преимущества Грехемовских длинных непрерывных промежутков времени перед меньшими свободными участками в расписании:

Во-первых, неприкасаемая природа запланированных «творческих блоков», совмещенная со строгими правилами для избегания прерываний во время этих «блоков», обеспечивает быстрое «переключение интеллектуального режима». Защита этих запланированных заранее промежутков времени от остальных встреч и дел помогает вам относиться к ним серьезно. Вы быстро привыкаете к системе. Когда приходит время «творческого блока», ваш разум знает, что надо делать.
Во-вторых, фокусирование на процессе, а не на цели способствует уходу от «прямой дороги», в хорошем смысле. Когда вы встречаете блок времени выделенный на то, чтобы закончить дело, ваш разум избегает отклонений от прямого пути, так как это мешает продвижению вперед. Когда же вы вместо этого сосредотачиваетесь на процессе, ваш разум может свободно следовать по «творческой кривой», которая в конечном счете приведет к высококачественному результату.

Фокусирование на процессе, а не на цели способствует отклонению от быстрейшего пути, в хорошем смысле.

К примеру, при работе над доказательством для меня нет ничего необычного в том, чтобы выделить 10-15 часов творческого времени, чтобы повозиться с полностью заброшенной стратегией. Это объяснение может стать ключевым для получения интуитивного понимания проблемы. Мой процесс, который фокусируется на ясности в мыслях позволяет идти таким на первый взгляд кривым путем. Если я вместо этого потребую измеримого продвижения (типа «Даешь 5 лемм в день!»), то могу в скором времени просто застрять.

Вдобавок GCTD устойчива, благодаря своей гибкости. Она эффективно использует систему назначенных дел и календаря, которая итак является ожидаемой частью рабочего процесса большинства работающих в интеллектуальной сфере. Нет необходимости вынуждать начальника или работников сотрудничать с вашей системой (это довольно сомнительное предприятие), потому что они и так поймут, что значит ваше: «я занят с 2-х до 4-х вечера, можем ли мы попробовать позже?»

Заключение

На первый взгляд, GCTD кажется банальной. Вы можете подумать: «Ха! Зарезервируй время на календаре для больших проектов! — Я это уже пробовал!»
Тем не менее, творческий работник — явление труднообъяснимое. Если ваш разум не находится точно в правильном состоянии, то очень трудно получить высококачественный результат. Поэтому здесь очень важны детали. Вот что важно, касательно GCTD. Не основная идея резервировать время, а бережно отработанные детали системы, помогающие в этом: «блоки», рассматриваются как «настоящие» дела и выделены только под один (максимум два) проекта в неделю; не допускается ни одно прерывание в течение «блоков». И обязательно фокусируйтесь на процессе, а не на целях.
Эти маленькие элементы составляют систему, последовательно производящую амбициозные результаты, как говорит о них Грехем, на «пределах вашей способностей».

Кол Ньюпорт пишет как устроить выдающуюся жизнь на Study Hacks. Его последняя книга “How to be a High School Superstar” объясняет как успешно справляться с учебным процессом и при этом не ненавидеть колледж.

P. S.: Этот перевод был сделан после того, как я нашел на хабре ссылку habrahabr.ru/links/108601/, опубликованную FlamingDeth. Ему отдельное спасибо за раскопку этой вещи.

Автор: n0r1i7