Если попытаться составить список всего, о чем можно сказать «лучше меньше, да лучше», то вряд ли в него войдет рабочее общение вживую: во многих компаниях оно считается ключевым компонентом в организации обмена идеями, решения проблем и группового анализа.
Но что, если правильно примененное удаленное общение делает обмен идеями, решение проблем и групповой анализ более плодотворными?
В отчете Buffer за 2019 г. 99% из почти 2500 респондентов ответили, что хотели бы иметь возможность работать удаленно хотя бы время от времени, а ведь это уже не синоним работы в одиночку — благодаря быстрому распространению цифровых инструментов совместной работы.
Научившись пользоваться такими инструментами, можно фактически устранить некоторые препятствия в коммуникации (и, следовательно, в продуктивности), с которыми приходится сталкиваться в привычном офисном окружении.
Переведено в Alconost
Как удаленное общение помогает совместной работе
Снижается стимул сплетничать и объединяться в «банды»
Замкнутые социальные группы в офисе — назовем их «бандами» — часто повторяют нездоровую социальную структуру, знакомую многим по школьной жизни. В опросе CareerBuilder 43% респондентов указали, что у них в офисе или на рабочем месте полно таких замкнутых противостоящих групп.
Некоторые отмечали, что из-за такой офисной социальной динамики они испытывают чувство страха; многие признали, что приспосабливаются к несвойственному себе поведению, чтобы соответствовать ожиданиям «банды». И ведь дело не только в том, чтобы притворяться, что любишь гольф или реалити-шоу: 19% сказали, что они высмеивали других или делали вид, что им кто-то не нравится — чтобы лучше вписаться.
Такие группы не способствуют включенности и просоциальному поведению. Наоборот: они заставляют чувствовать себя не на своем месте, а часто даже вызывают паранойю. «Банды» разжигают обиды, их участники не задумываются, что личная неприязнь никоим образом не помогает на собраниях, в оценке коллег, рабочих процессах, командной работе и общей продуктивности.
При работе удаленно вы не видите, кто с кем ходит на обед, а кто собирается вместе поехать куда-нибудь пообщаться неформально. Кроме того, у вас нет и повода задуматься, почему Володя и Катя проводят так много времени наедине или почему у Даши на предплечье похожий на иглу прокол, — а значит, нет и возможности поделиться своими ложными выводами с другими и наблюдать, как разлетаются слухи.
Да, технически в условиях удаленной работы можно и в «банды» сбиваться, и сплетничать, но основные элементы, мотивирующие такое поведение, по факту отсутствуют. А без враждебности, к которой приводят сплетни и разделение на группы, можно больше сосредоточиться на важной совместной работе.
Проще расставлять приоритеты в общении
Платформа Udemy опубликовала в 2018 г. отчет об отвлекающих факторах на рабочем месте, в котором было показано, что «болтливые коллеги» — самое большое препятствие в повышении продуктивности на работе. И это неудивительно — учитывая, что 70% офисов используют открытую планировку без отдельных кабинетов. Более того, исследователи показали, что нет никаких эмпирических данных о том, что модели взаимодействия между людьми могут измениться в результате изменения архитектуры офиса. Начальник приходит и говорит: «Вот это модно — будем делать так», — но, к сожалению, такие необоснованные авторитарные решения не только приводят к внушительным расходам — из-за отсутствия конфиденциальности и личных границ расплачиваться приходится и сотрудникам.
Допустим, у нас нет болтунов. Но при этом даже разговоры по работе могут стать менее эффективны, если у сотрудников не будет ресурсов для установления личных границ. Когда другие постоянно прерывают наши высокоприоритетные задачи и разговоры, это позволяет менее приоритетным задачам вмешиваться в рабочий процесс. Ведь часто именно коллега, нечаянным образом ощутивший нашу благосклонность, приходит без предупреждения и ожидает, что ему немедленно окажут безраздельное внимание.
В итоге более важные и срочные обсуждения, которые необходимо провести, откладываются или вообще отменяются.
В стремлении быть вежливыми и отзывчивыми мы предпочитаем оказать внимание человеку, который требует его здесь и сейчас, а не той задаче, которой следовало бы заняться.
Удаленная работа дает возможность расставлять приоритеты и разделять срочные и несрочные, важные и неважные обсуждения. Какое-то письмо может пару часов подождать. Не нужно отвечать на каждый звонок — можно написать в ответ: «Не могу говорить сейчас. Давай созвонимся в два часа?» Даже групповые чаты, такие как Slack и MS Teams, дают возможность оценить приоритет различных групповых обсуждений и соответствующим образом участвовать в них. Кроме того, если вы обсуждаете тему с высоким приоритетом, и это требует сосредоточенности, можно поставить себе статус «занят» или «на собрании».
Меньше интриг на рабочем месте
Часто вам встречались люди, которым прямо не терпелось засучив рукава и закатав брюки лезть в болото офисных интриг? Вряд ли. Большинство изо всех сил старается устраниться от этой возни, хотя часто она кажется неизбежной.
Созданию напряженной атмосферы в офисе способствуют такие факторы, как борьба за уважение и власть, необходимость заискивать, чтобы получить повышение или прибавку, кража идей, предательство коллег, поведение по принципу «услуга за услугу» и «око за око».
Как правило, ключевой стимул офисных интриг — конкуренция. Как писала профессор Кэтлин Рирдон в журнале Harvard Business Review, «там, где есть конкуренция, особенно за ограниченные ресурсы, обязательно возникают интриги».
Удаленная работа ни в коем случае не обходится без конкуренции, но в таких условиях вредное поведение и интриги не могут стимулироваться так, как это происходит в офисной среде.
Например, работа с цифровым материалом по своей природе хорошо документируется и прослеживается до конкретного человека — чего не скажешь, например, о работе, частью которой будет личное взаимодействие. Это позволяет легче определить собственный вклад в проект и подтвердить свое авторство в случаях, когда коллеги могут преувеличивать свое участие или напрямую отбирать у вас заслуженное признание.
В условиях удаленной работы не получится с легкостью делать вид, будто вы «усердно работаете и приносите бесконечные жертвы на благо команды» — такой финт намного проще провернуть, когда есть зрители. А вот если вы сидите у себя в комнате сами, то ваши усилия и вклад естественным образом больше привязываются к заслугам, чем к умению выставить себя в лучшем свете.
Общение становится более целенаправленным
Утром в понедельник обычное дело — спрашивать всех, кто встречается в офисе, как прошли выходные. У некоторых находится, что рассказать, — и они по полчаса изливают откровения на каждого спросившего. При удаленной работе тот же вопрос можно задать по телефону или через Skype, но в этом случае вам скорее всего ответят намного более сжато.
Я не хочу преуменьшить необходимость духа товарищества, понимания тонкостей общения или сказать, что не нужно вникать в жизнь людей, с которыми вы тесно работаете каждый день, — я считаю, что чем лучше мы узнаём своих коллег, тем больше между нами участия и доверия.
Однако мне хочется подчеркнуть важность правильного выбора времени и места. Мы пытаемся сосредоточиться и провести утро с пользой, но каждый раз по дороге в туалет, за кофе, просто случайно встретив любителя поболтать, мы оказываемся втянуты в разговор «за жизнь», и мы совершенно не в состоянии определить, какого рода общение лучше всего служит нашей текущей цели.
Если цель — узнать друг друга получше, то всё отлично. Но часто настоящая цель — еще раз взглянуть на дизайн, проверить кое-какие цифры, подготовиться к собранию или что-нибудь в таком духе.
Становится проще держать себя в руках
Общение посредством, например, электронной почты, позволяет сделать паузу и подумать, и лишь после этого отвечать. Бывает, конечно, мы и жмем кнопку «отправить», не успев остыть и перечитать написанное в ярости, — а потом сожалеем об этом. Но когда эмоции получают возможность реализоваться мгновенно, у нас остается меньше шансов подумать и успокоиться.
Даже в личных и групповых чатах можно успеть обдумать и исправить написанное — и в итоге смягчить свое высказывание и проявить сочувствие. Кроме того, чаты дают возможность задуматься о причинах собственной реакции на какие-то высказывания или на кого-то из коллег.
Например, если кто-то делает комментарий, который кажется агрессивным, вам инстинктивно хочется перейти в оборону. Но по размышлении в вас может проснуться сочувствие, поскольку вы увидите, что эта агрессия — лишь проявление неуверенности коллеги в собственных силах.
Если все находятся в одной комнате и начинают выливать эмоции друг на друга, напряженность может нарастать очень быстро. А ведь скорее всего, всё это будет происходить за одним столом или возможности пересесть просто не будет. В такой ситуации будет выглядеть странно, если вы закроете глаза, чтобы восстановить самообладание, или сделаете пару отжиманий, чтобы выпустить пар, — и совершенно невозможно будет выйти на улицу подышать свежим воздухом и продолжить разговор, когда присоединятся все остальные. Однако все эти способы усмирения своих эмоций можно использовать, когда средство коммуникации — телефон.
Часто личные беседы (включая видеочат) могут быть наиболее эффективным способом разрешения сложных противоречий. Но удаленное общение дает уникальную возможность тщательно подбирать слова и обдуманно применять методы самоконтроля.
Когда удаленное общение вредит совместной работе
Удаленная работа — не панацея в проблемах общения. И если не подходить к ее организации вдумчиво и осознанно, всё станет лишь еще хуже.
Когда менеджеры нанимают удаленные команды или предоставляют возможность офисным сотрудникам работать из дома, ответственность ложится на всех членов команды: они должны стремиться организовать совместную работу и обойти известные подводные камни.
Частые болевые точки имеют отношение к конференц-связи, которая не может эффективно предотвратить желание заниматься параллельно чем-нибудь еще. Если во время разговора кто-то не сохраняет сосредоточенность, а вместо этого решает проверить электронную почту или подготовиться к следующей встрече, это приведет к путанице, недопониманию, затягиванию разговора и ощущению необязательности.
Для удаленной совместной работы важно иметь хорошие навыки письменного и устного общения. В офисе часто можно не стараться выразить себя в цифровом общении, потому что другие будут видеть и слышать вас непосредственно. Но если приходится говорить в чатах, по телефону и электронной почте, нужно уметь эффективно выражать по этим каналам свои эмоции и различные оттенки смысла. Если вы в этом не достигли мастерства, это нормально — но обязательно нужно развивать эти навыки и становиться лучше.
Кстати о каналах общения. Многие удаленные команды перебарщивают: если человека постоянно бомбардировать сообщениями в электронной почте, чатах и по другим средствам связи, то его рабочий день может превратиться в бесконечный поток непродуманных реакций, в котором не место вдумчивому общению.
Более того, при работе удаленно коллегам необходимо прикладывать дополнительные усилия, чтобы лучше узнать и понять друг друга. И если кому-то не хватает мотивации или умения для этого, коллектив не будет чувствовать себя сплоченным.
Вот несколько методов, которые помогут наладить совместную работу и избежать указанных выше ошибок:
- Установите базовые правила для конференц-вызовов (и придумайте меры для тех, кто не будет им следовать).
- Определите стратегию общения и выберите, какие инструменты для каких целей будут использоваться (например, электронная почта — для общения между командами, с клиентами и подрядчиками, Slack — для общения внутри команды и лично, телефон — для еженедельных созвонов и т. д.).
- Создайте канал Slack (или группу MS Teams, или что вы там используете), предназначенный исключительно для развлечения и общения на темы, не относящиеся к работе. И не забудьте для этих каналов выключить отвлекающие оповещения на мобильных телефонах и компьютерах.
- Регулярно проводите в команде конференц-вызовы по темам, которые помогут завязать разговор и узнать друг друга получше, но объявляйте ее заранее, чтобы никого не застать врасплох.
О переводчике
Перевод статьи выполнен в Alconost.
Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.
Автор: alconost
