Пост о том, как используя «большой» и «сложный» инструмент в большинстве своем ориентированный на компании, нежели на одного-двух людей, может решать повседневныt задачи таких пользователей, как фрилансеров.
Дабы не обращать пост в фикцию и рекламу, я сознательно в заголовке не стал писать о том, что в своей работе использую вполне конкретную систему, а именно Мегаплан. Но с другой стороны и не упомянуть о ней в тексте я не могу, так как факты и конкретику я буду приводить связанные именно с ним, так как с весны 2012 года начал использовать его в своей работе.
Если абстрагироваться от того, что я являюсь директором по качеству в Мегаплане и подойти к вопросу выбора системы с сугубо практической точки зрения, то отмечу лишь пару моментов, которые позволили мне остановиться именно на нем:
1. Практически мгновенная регистрациия аккаунта- никаких там шаманств с разворачиванием на собственном серваке дистрибутивов и т.п. вещей, хотя помимо SaaS-решения, Мегаплан предоставляет и коробочную версию продукта. Т.е. сразу после принятия решения о внедрении я смог начать осуществлять задуманное.
2. Интуитивное понимание функционала- семи пядей во лбу не нужно, чтобы разобраться в работе сервиса, а тратить время на изучение продукта мне ой как не хотелось.
3. Гибкость- большинство систем, которые, напомню, чаще рассчитаны на компании от средних и выше, предлагают невероятное количество функционала, который мне и даром не нужен, а ведь за него еще и приплачивать просят, а облегченные версии либо отсутствуют напрочь, либо представляются невразумительными огрызками, которые только и нужны для того, чтобы купить «большую дорогую и блестящую» версию продукта. В Мегаплане все проще, продукта «Совместная работа FREE» за глаза хватит для решения бОльшей части насущных задач и это будет абсолютно бесплатно.
4. Цена- для фрилансера с головой будет достаточно бесплатной версии на 3 лицензии (одновременный онлайн людей в системе), а при необходимости расширения дополнительные возможности в масштабе фрилансера или небольшой компании будут стоить копейки.
И еще о роде деятельности. Я занимаюсь аутсорсингом тестирования, задачи довольно специфические безусловно, но в контексте решаемых при помощи ERP-системы проблем, их содержание и выполнение не имеет никакого значения, так как перечисленные ниже способы организации рабочего процесса никак не связаны с направлением моей работы.
Это все лирическое вступление, без которого пост не имел бы логической структуры, собственно теперь ближе к сути, которую описывать буду в формате «было — стало». Под катом много букв, надеюсь заинтересованные читатели осилят прочтение.
Основные задачи, которые я хотел решить, внедрив ERP-систему в свою работу:
1. Организация рабочих проектов
Было:
С переменным успехом в качестве фрилансера я вел порядка 3-4 заказчиков параллельно, с кем-то работал «под ключ», а кому-то помогал на постоянной основе по мелочевке. Ни о какой организации речи тогда и не шло, переписка, договоренности и прочие умозаключения велись где только можно- переписка на биржах удаленной работы, почта, скайп, джабберы и т.п. «стикеры на мониторе», как результат, иногда даже забывал вовремя стрясти с заказчика положенную оплату. А уж про сложности с подыманием из глубин сознания или history переписок нужных мне данных и речь не завожу, мрак несусветный, который сводил на нет все мои порывы о расширении масштабов работы, собственно именно эта задача и подтолкнула меня на обращение своего взора в сторону полноценной системы планирования собственных ресурсов.
Стало:
Завел себе в системе сущность «Проекты», куда проектами создавал всех заказчиков, а к этим проектам создавал конкретные задачи вроде таких, как «Переговоры», «Работа» и т.д. Любой из проектов я всегда могу завершить (скрыть до поры до времени), а по открытым проектам всегда вижу в какой стадии идет работы и идет ли вообще.
2. Организация коммуникаций (как внешних, так и внутренних)
Было:
Опять же из-за разрозненных источников общения с клиентами и субподрядчиками всегда возникали сложности коммуникаций, а когда пошли заказчики и соисполнители из различных часовых поясов, то и вовсе ад несусветный начался. Пообщался с клиентом из Новосибирска в скайпе, получил ТЗ по почте, сформировал тест-план в трекере, передал его коллеге по цеху из Доминиканы ссылкой в джаббер, после приехал к родителям в гости, решил сам поработать и проверить статус задачи у коллеги, для этого вспоминал пароль от почты, дожидался синхронизации скайпа, чтобы подтянуть переписку с клиентом, искал в трекере урл на задачу с тест-планом… А это пример только одного проекта и одной задачи, а проектов, как уже говорил вел по 3-4 в месяц, суммарно набегало не меньше 20-30 задач и даже работая за одним ПК постоянно приходилось создавать гуглодоки, куда скидывал важные моменты, которые тут же терялись в потоке, а через месяц-два и вовсе превращались в нечитаемое месиво информации.
Стало:
Используя все ту же структуру проектов в Мегаплане, я запросто создаю необходимые задачи (в моем случае, наиболее эффективным решением стали знаковые и ежемесячные подзадачи в проекте).
В этиз задачах я благополучно складирую все поставленные задачи, документы, ссылки, фрагменты переписки и прочие необходимые для работы вещи. При необходимости, я просто подключаю к задаче требуемых исполнителей, которые имеют возможность не только получить доступ к требуемой информации, но и прокомментировать ход выполнения работы, задать уточнящий вопрос. Более того, со временем особо важных заказчиков на постоянной форме сотрудничества я стал пускать в свой Мегаплан, где они могут отписаться о проблеме, уточнить ТЗ и т.д.
А при условии, что бесплатная версия Мегаплана выдается как SaaS-решение, то мой инструмент доступен из любой точки мира на любом устройстве в браузере (и в качестве отдельного клиента на iOS, был бы Android и там бы не остался без внимания со стороны компании-разработчика инструмента). Таким образом, сейчас я без проблем в любой точке планеты имею доступ к необходимой информации, равно как и мои заказчики и коллеги.
Приятным бонусом к организации коммуникаций является и тот факт, что всех зарегистрированных в системе людей я попросил заполнить личные карточки, на которых в любой момент, если это потребуется, каждый заинтересованный может найти мобильный телефон, почту, скайп или джаббер человека для оперативной связи с ним. А при разности в часовых поясах с Москва, в этой карточке прошу также указывать режим работы по московскому времени, чтобы понимать когда человек сможет ответить.
3. Организация тактических задач
Было:
Под тактическими задачами я подразумеваю решение злободневной и рутинной текучки. Ранее пользовался стикерами и блокнотами-ежедневниками, где записывал самое острое и необходимое, рисовал квадраты Эйзенхаура и пользовался прочими приемами эффективного тайм-менеджмента, несомненно и до сих пор, бывает, пользуюсь этими способами. Но бумажный подход со временем приводил к излишней захламленности рабочего пространства- листочки, наклейки, пара блокнотов, отсутствие копипаста проваленных в прошлом задач и как следствие рутинное их переписывание изо дня в день. Опять же мешала зависимость и привязка к аналоговым носителям, недоступным вне рабочего места, требующая таскания с собой папок с бумажками и еженедельников при перемещении в пространстве. Безусловно, я не из каменного века и со временем стал пользоваться различными онлайн-инструментами для подобных вещей, но отсутствие в них интеграции с проектами и коммуникациями делали их не слишком удобным, когда задачи начали представляться в виде <Название задачи> + <Нужные ссылки> + <Список контактных лиц>.
Стало:
Чтобы не утонуть в рутине и не опускались руки перед титаническими трудами я дроблю их на мелкие, вполне осязаемые и довольно легко решаемые подзадачи. Для этого в системе завожу подзадачи к проектам или использую чек-листы в задачах, для конкретизации более мелких целей.
А также использую модуль «Дела», где отмечаю задуманное на день/неделю и отмечаю выполненные задачи или передвигаю их по календарю простым drug'n'drop'ом. Чуть возвращаясь к организации коммуникаций, при необходимости, я могу на совещание по скайпу, например, добавить сразу несколько своих коллег и заказчика, система сама уведомит о назначенном совещании, а если надо и напомнит по почте/джабберу/телефону,
4. Организация стратегических задач
Было:
Работая на фрилансе более 6 лет, я относительно недавно озадачился тем, что помимо решения насущных задач, нужно ставить себе и какие-то более глобальные цели, например, по изучению языка программирования, редизайну сайта, созданию вебинаров по тестированию или планомерному обновлению портфолио. Записывать себе подобные задачки в еженедельник или на стикеры- бессмысленно, они теряются раньше, чем приступаешь к достижению цели. К тому же такие задачи было сложно декомпозировать без инструмента, который помогал бы не только ставить цель, но и отслеживать прогресс по мере выполнения промежуточных чекпоинтов, тем самым мотивируя к продолжению активности.
Стало:
Для стратегических целей и задач я создал в Мегаплане отдельные проекты, куда по аналогии с проектами заказчиков ставил себе декомпозированные задачи, писал чек-листы и тем самым не только создал инфраструктуру для ведения подобных целей, но теперь и с легкостью отслеживаю прогресс по ним, вижу что уже сделано и что еще предстоит сделать. Незакрытые проекты и задачи всегда на виду и напоминают о том, что их нужно решать, несомненно, часть из них я по-прежнему откладываю до лучших времен, но, например, вебинары по тестирования я удосужился сделать именно благодаря тому, что поставил себе стратегические цели в Мегаплане, по аналогии решилась наконец-таки и эпическая задача с оформлением ИП, а часть задач все еще ждет своего часа. В любом случае, теперь такие вещи из моего поля зрения не пропадут.
5. Организация знаний
Было:
Даже при поддержке 3-4 проектов в месяц у меня всегда существовала проблема с организацией знаний по ним, будь то упомянутые логи переписки с заказчиком и субподрядчиками или логины, пароли, ссылки на ресурсы заказчика, ТЗ и прочее. Хранилось это либо локально на машине, либо выносилось в гугл-доки, где со временем опять же превращалось в фарш из нагромождения информации, который еще и зонировать по правам доступа для субподрядчиков приходилось, а также постоянно актуализировать.
Стало:
Благодаря строгой структуре проектов и подзадач я всегда знаю где у меня лежат необходимые пароли и явки, обозначен круг коммуникаций (если представителя заказчика нет в системе) с контактами, а также ведется трекинг текущей активности по заказчику, будь то постановка задачи, процесс ее выполнения или сдачи. Все это хранится в Мегаплане и находится в шаговой доступности, достаточно сделать пару кликов для того, чтобы получить доступ к нужной информации.
В добавок к этому данный инструмент имеет также модуль «Документы», в котором можно удобно хранить сопутствующие файлы, легко их шарить при необходимости и иметь внутреннюю структуру.
Несомненно различного рода инструменты могут выполнять аналогичные функции, но преимущество ERP-системы в данном случае в том, что это не разрозненные программы и решения, а целый комплекс, который позволяет «не отходя от кассы» решать все насущные вопросы связанные с организацией знаний.
6. Организация отчетности
Было:
Отдельная головная боль- это отчетность перед заказчиком, так как работаю я по самым разным схемам, как то «под ключ», «почасовая оплата» или, например, фиксированная по времени удаленная работа, то и отчеты для заказчиков у меня всегда разные были. Одному файлик с тест-планом и списками найденных дефектов прислать нужно, второму список выполненных задач в трекере прислать, а третьему, так и вовсе нужно составить акт выполненных работ. Причем отчетность должна быть не однодневной, а с возможностью достать ее из анналов истории при необходимости. Раньше были проблемы даже с подсчетами отработанных часов, делал под каждый проект табличку в экселе, там список выполненных задач, время на каждую, сумма на итоге и т.д. приходилось поддерживать отдельные инструментальные решения, которые в процессе работы только мешали, а нужны были лишь в конце отчетного периода. Также бывали случаи, когда после отправки на почту терялись отчеты или, упаси Господи, после отправки через джаббер/скайп.
Стало:
В Мегаплане есть очень удобная функциональность, которая серьезно упростила ведение отчетности по времени, например, в поставленной задаче по ходу выполнения отписываю комментарии о решении тех или иных рабочих целей, тут же отмечаю сколько на это было потрачено времени, и так каждый раз, занимает не больше минуты, и убивает пачкой сразу нескольких зайцев, я сам вижу прогресс, а также мои коллеги, заказчик видит промежуточные этапы выполнения задачи (если подключен), да еще и в конце месяца система сама посчитает за меня потраченное на данную задачу время, а если нужно будет детализировать отчет, то тут меня выручает банальный копипаст комментариев к задаче, где как раз видно какие задачки и за какое время выполнялись.
Ну а отчеты файликами складируюстя все тут же, в ветке проекта в отдельной задаче или в финале выполненной задачи, и при необходимости есть возможность в пару кликов достать нужную информацию для себя или заказчика.
Собственно плюсов много, я лишь ограничился наиболее критичными моментами, постаравшись наиболее ярко их обрисовать.
Если абстрагироваться от решения казалось бы мелких и не шибко-то важных, задач, то вот вам сумммарный профит, который я заимел после внедрения ERP-системы, и Мегаплана в частности, в свою работу:
1. Получил один, в меру универсальный инструмент, в котором имею возможность решать 90% поставленных передо мною задач.
2. Благодаря оптимизации рабочего процесса, я стал меньше времени тратить на рутину и мелочевку, мешающую выполнение серьезных задач и целей.
3. За счет выигранного времени я смог увеличить количество ежемесячных проектов до 7-8.
4. Если раньше я решал задачи в одиночку или при помощи одной коллеги, то теперь я запросто координирую работу 3-5 удаленных сотрудников.
5. Суммарная выручка моего предприятия выросла в 4 раза, а личная прибыль в 3 раза.
6. Были сделаны 2 эпические задачи, до которых ранее не доходили руки или о которых и вовсе забывал.
7. Появились серьезные основания, возможности и предпосылки для дальнейшего развития бизнеса, его масштабирования и корректного управления при помощи Мегаплана.
Надеюсь, что статья окажется полезной и познавательной, поможет фрилансерам-одиночкам или небольшим организациям выйти на новый уровень своего бизнеса, благодаря оптимизации рабочего процесса с помощью ERP-системы.
Автор: pifagor_mc
