Поразительный факт. Руководитель бизнеса максимально придирчиво выбирает офис, с любовью и особым вниманием покупает автомобиль, лютует на собеседованиях и ищет второго Джобса по цене Васи Иванова с 4 курса политеха, закупает мощное оборудование — то есть продуманно обеспечивает себя средствами производства. Но как дело касается автоматизации бизнеса, начинается какое-то раздолбайство: «а, вот эта CRM известная, купим её», «о, смотри, а тут всё бесплатно», «хм, а зачем нам, всё в Excel сделаем» и т.д. При том, что хорошо проведённое внедрение CRM/ERP увеличивает и эффективность труда, и размер капитала. Причина такого поведения — загадка. Одна из возможных отгадок — страх перед программным обеспечением и непониманием, что оно должно стоить денег, особенно если речь идёт об уровне ERP. Ведь обесценивание программного обеспечения дрейфует от того, что компьютер нельзя скопировать на ксероксе, а ПО — пожалуйста, хакнул рег.ключ и готово. Мы сегодня — охотники за страхами и подготовили небольшой, но ценный (вроде бы) ликбез.
Лучше один раз прочитать, чтобы потом за один день долететь (не за один конечно, но полететь ровнее)
Мы уже не раз говорили о внедрении CRM-систем, и знаем, что статьи принесли практическую пользу. Кажется, что шаблон применим и к ERP. Однако это не так. В ходе многочисленных внедрений нашей «почти ERP», точнее, гипер CRM RegionSoft CRM Enterprise Plus мы накопили список особых моментов (добавочных к особенностям внедрения CRM), которые нужно учесть, чтобы проект внедрения не стал факапом внедрения — цена ошибки в случае ERP слишком велика. Сохраняйте в закладки — список получился минималистичным и весьма полезным для того, чтобы всё встало по полочкам.
Потратьте время на то, чтобы определиться, что же именно нужно вашему бизнесу
Прежде всего, у вас должно быть чёткое представление о том, что вы ищете, какие задачи должно помочь решить новое ПО и каковы цели его внедрения. Это точно не тот случай, когда сойдёт аргументация «все побежали и я побежал». ERP-система (для простоты будем так называть и те самые гипер CRM, то есть класс серьёзных функционально навороченных систем для бизнеса) — это союзница стратегии компании. Соответственно, если есть вопросы к стратегии, к ERP их будет ещё больше.
Правильно сформируйте и ранжируйте список требований. В отличие от ситуации с CRM-системой, требования для ERP вас заставит составить ваша же ИТ-служба — они точно знают, что бывает, если требований нет. Однако список нужно разделить на две части: большая (чаще всего вообще подавляющая) часть списка — это тот набор, который поставляется вендором в системе изначально. Вы можете ориентироваться на эту часть при выборе поставщика. А вот меньшая часть — самая ценная, это те требования, которые выделяют ваш бизнес из массы компаний и по которым может потребоваться доработка. Тщательно продумайте, что вам необходимо для полной и грамотной автоматизации (например, кому-то необходима интеграция с биллингом, кто-то хочет прикрутить специфические функции и отчёты для работы с персоналом, проектами или бизнес-процессами).
ERP не должна определять бизнес, бизнес должен выбирать и использовать ERP как инструмент
Не судите о ERP по демо-версии, но и не отказывайтесь от любого демо
Мы уже говорили, что о CRM лучше судить по её демо-версии, но верить до конца своим глазам не стоит. С ERP дела обстоят опять же строже: демку качать обязательно, тестировать в компании (а не одному руководителю!) строго обязательно, а вот верить показателям стоит не всегда. И вот почему.
- Первая причина — это ограничения демо-версии на объём пользователей (операций, записей и т.д.). Проще говоря, вы гоняете ПО на демо-базе — либо пустой, либо не самой большой. Естественно, софт справляется с такой нагрузкой. В реальных условиях вы можете получить неожиданные подтормаживания и зависания, а ещё лучше — «честные» глаза разработчика, заявляющего, что для вашего количества записей нужно купить СУБД Oracle или Microsoft SQL Server (вот поэтому для своей «почти ERP» RegionSoft CRM 7.0 Enterprise Plus мы выбрали СУБД Firebird — мощную, бесплатную, не раздувающую стоимость лицензии). Следует отметить, что если ERP, которую вы решили протестировать, тормозит и подвисает даже на небольших тестовых данных, бросайте ее и бегите от нее быстрее, поскольку при работе на реальных данных эта система практически гарантированно начнет выносить вам .
- Вторая причина в большей степени относится к облачным провайдерам — они демонстрируют демо-версию на собственной конфигурации железа, и впечатляющий результат превратится в тыкву в каком-нибудь публичном облаке, а исходная конфигурация окажется дорогой и, например, предназначенной для крупного бизнеса (уточняйте это у вендоров).
При этом обязательно потратьте время на все формы демонстрации, которые вам предлагает вендор.
Определитесь с типом необходимой ERP-системы
На сегодняшний день ERP можно разделить на группы по нескольким признакам, но нам и вам важна только одна группировка: проектно-ориентированные ERP и производственные ERP. Это не значит, что в первых нет функциональности производства, а вторая обходит вниманием проектный подход. Однако проектно-ориентированная ERP более универсальна и подойдёт компаниям, которые не имеют сложного производства. Зато гораздо больше внимания будет уделено планированию, организации работ, управлению задачами и проектами, финансам, отчётности и контролю показателей.
Тестируйте выбранные решения по сценариям их будущего использования
Мы уже говорили про демо-версию, которую вы у себя устанавливаете, чтобы выбрать наилучший вариант. Обычно тестирование демо-версии ограничивается тем, что часть сотрудников считают задачу необязательной и отписываются «всё ок, мне понравилось», а часть нажимают основные кнопки, смотрят меню и опять же отписываются «всё ок, мне понравилось» (максимум — 2-3 примечания). Так вот, тестировать выбранные решения нужно исходя из выполняемых каждым задач — это не значит, что нужно сразу работать работу прямо в системе, но посмотреть путь основных задач и процессов обязательно.
Как это сделать, если у вас не было автоматизации? Описать порядок действий по основным процессам, на каждом этапе прописать, что особенно нужно, какие ресурсы необходимы — исходя из этого проверьте, есть ли это в ERP-системе. Это может выглядеть даже так:
Обратите внимание на аппаратное обеспечение, необходимое для развертывания ERP-системы
Средний и крупный бизнес недолюбливает облачные CRM-системы из-за проблем с безопасностью и негибкого функционала (как правило, SaaS-системы в облаке поставляются с самыми минимальными возможностями доработки), и вряд ли захочет иметь облачную ERP и передавать на сторону не только клиентскую базу, но и все показатели компании. Соответственно, нужно обговорить с вендором системные требования ERP — те конфигурации сервера, которые необходимы для стабильной работы на вашем объёме данных.
Не зацикливайтесь на ценнике ERP-системы
Выбирая ERP-систему, невозможно не зациклиться на бюджете внедрения. Это самая распространённая причина неудачи — выбирать систему исключительно по ценовому фактору опрометчиво (ну это равносильно тому, как выбирать машину исключительно по цене, хотя, еще вопрос, сколько будет стоить этот Трабант с автографом Путина, и если его цена будет космической, то явно не из-за тех.характеристик Трабанта). Совет простой: запланируйте бюджет и приступайте к изучению функциональности выбранных вами решений, при переборе которых нужно также оценить все возможные преимущества для бизнеса.
Выводите из эксплуатации программное обеспечение, на смену которому пришла ERP (гипер CRM)
Вроде очевидный совет, но в компаниях как-то по инерции формируется зоопарк «полузаброшенного» программного обеспечения. Есть две важных причины отказаться от существующего дублирующего софта:
- Человек по природе своей трудно воспринимает новое и при первой возможности использует привычную вещь. Так и с программным обеспечением: сотрудники будут вести дела в тех программах, в которых они привыкли это делать. В результате «переезд» на новую ERP будет долгим и срок окупаемости вложений в неё резко возрастёт.
- Главный аргумент — а зачем платить за одинаковые программы? Давайте на конкретном примере. Допустим, у вас в компании стоит SaaS-программа для управления складом, на 20 сотрудников оплата составляет 142 800 в год (реальная цена). Но у вас же есть ещё и CRM, правильно? Она обходится вам в 239 760 в год (взяли скромную версию). Пусть их интеграция вам обходится в 0 рублей. Итого в год вы платите абонентскую плату 382 560р. И вот вы прочитали Хабр, познакомились с разработчиками и решили внедрить RegionSoft CRM Enterprise Plus, за лицензии которой вы платите ровно один раз в жизни — 353 250 р. на 20 пользователей. В ней есть и мощная CRM, и склад, и производство. Так зачем вам первые две? Чуете выгоду? (Да-да, врать не будем, внедрение тоже может требовать денег, мы сами писали, сколько это стоит, но в итоге это реально выгоднее, чем держать парк ПО «на абонентке»).
Выделите менеджера проекта, проектную группу и вовлекайте сотрудников
Вообще, первая мысль, которую стоит транслировать персоналу — это то, что любая автоматизация вводится исключительно в их интересах, для облегчения рутины и продуктивного решения сложных задач. Корпоративный софт, насаженный сверху в директивной манере, обречён на бойкот. Поэтому важно вовлечь сотрудников в процесс внедрения ERP-системы:
- Выделите менеджера (менеджеров), ответственного за внедрение и координацию проекта в целом — это будет человек, работой которого на ближайшее время станет проект внедрения ERP: сбор требований, анализ, работа с вендорами, тестирование выбранного ПО, координация всех процессов, организация обучения, поддержка внутреннего эксперта и проч. Мы не случайно подчеркнули слово «работой» — сотрудник должен быть максимально свободен от своих привычных задач.
- Сформируйте рабочую группу и также позвольте её членам сократить время, затрачиваемое на должностные обязанности — их задача сделать внедрение предельно оперативным и комфортным.
- Привлекайте сотрудников к тестированию решений и формированию требований, они должны понимать, что отвечают за выбор инструмента, с которым им предстоит работать в ближайшие N лет.
Не отдавайте внедрение ERP на откуп технической службы
Вообще это очень удобно — перевесить внедрение на системного администратора (в маленькой компании) или техническую службу (в компании побольше). Однако здесь есть ряд минусов, которые сведут все старания на нет:
- техническая служба не владеет пониманием многих бизнес-процессов и не знает, что и в каком масштабе нужно для бизнеса (как, собственно, никакая другая служба по отдельности)
- у айтишников свой взгляд на выбор ПО и он может в корне отличаться от того, что нужно продажам, логисту, складу и, наконец, руководству
- для ИТ-службы ERP, как и большинство другого ПО, понятна с точки зрения интерфейса и функциональности. Им по определению проще разобраться с любым софтом, а вот пользователям необходимо оценить, устраивает ли их система, посмотреть, как работает логика, как выглядит функциональность
- вообще любой дополнительный софт ИТ-служба может воспринимать как доп. работу, которую нужно выполнять в виде поддержания этого софта в рабочем и актуальном состоянии. А как известно, зачем нужна лишняя работа, если ее можно избежать…
Есть ещё несколько причин, почему CIO/CTO — не лучший человек для выбора ERP-системы. Например, человек слаб и может сыграть в откатную схему, а соответственно будет экономически ангажирован и пристрастен. Впрочем, не будем обобщать и обсуждать эту тему — думается, читатели знают немало таких примеров. Ну а мы надеемся, что это несчастливые исключения.
Субъективно оцените вендора
Обратите внимание на качество работы сотрудников вендора, их внимательность и стремление / не-стремление побыстрее втюхать и отвязаться. Задавайте максимум вопросов и не стесняйтесь спрашивать даже то, что вам кажется глупым или нелепым — вы имеете полное право не разбираться в автоматизации бизнеса, а вот сотрудники вендора обязаны доходчиво и полно ответить на ваши вопросы.
Управляйте изменениями
Если вы пришли к внедрению ERP-системы, то скорее всего, в вашей компании уже начали происходить, происходят или будут происходить изменения. Они должны быть управляемыми — то есть происходить обоснованно, постепенно, опираясь на автоматизацию и лучшие практики. Не забывайте, что существует три уровня управления изменениями: индивидуальный, коллективный и организационный. Точно так же и ERP-система должна охватывать интересы всех трёх уровней.
ERP — несомненно, полезная программа, если в ней есть потребность. Откладывать внедрение не стоит: чем раньше вы начнёте, тем быстрее ощутите, что такое интенсивный рост и прогрессивные отличия от конкурентов. Идущий пешком человек никогда не обгонит человека, управляющего мощным и надёжным автомобилем. Даже на Трабанте получится быстрее :). Так зачем давать себя обгонять как стоячего?
→ Наша новая флагманская RegionSoft CRM 7.0
→ Потихоньку пишем видео с обзором функциональности
Автор: Axelus
