Эта публикация представляет собой синтез более чем пятилетнего опыта работы консультанта в области корпоративного документооборота в среде SAP. Мой опыт ограничивается только одним вендором — OpenText, но в последние годы эта технология становится все более и более популярной, в связи с чем и появилось желание опубликовать эту статью.
В публикации описана технология работы с неструктурированными документами (сканы документов, электронные оригиналы в формате MS Office и т.д.) в среде структурированных электронных документов — транзакций SAP. Описаны как технический аспект, так и основные бизнес-сценарии работы с документами. Публикация будет полезна всем начинающим (и не очень) консультантам по документообороту, работающим на проектах SAP.
Описание типовых бизнес-сценариев
Система ЭА на базе стандартной технологии Archivelink охватывает собой все типы бумажных документов, подлежащих учету в связи с проведением по ним хозяйственных операций. По направлению движения все документы можно разделить на два типа:
- Входящие документы (из внешних организаций, других информационных систем);
- Исходящие (источником происхождения является SAP ERP).
Входящие документы, в свою очередь, подразделяются на три типовых сценария:
- Входящие с предварительной регистрацией (документ входит в систему ЭА в момент совершения транзакции, электронный документ SAP уже существует; впоследствии может быть ассоциирован с другими существующими транзакциями).
- Входящие без предварительной регистрации (документ помещается в ЭА до совершения транзакции, он является основанием для создания одного или нескольких электронных документов SAP).
- Входящие документы без привязки к объектам SAP (категория документов, для которых сложно установить связь с транзакциями по причине их большого количества или полного отсутствия).
Для реализации возможности обрабатывать поток документов на практике применяют маркирование документов штрихкодами. В цепочке движения документа штрихкод служит для идентификации самого скана и того места в учётной системе (транзакции в SAP), к которой он должен быть прикреплён.
Кроме того, наличие на первой странице каждого документа ШК позволяет автоматически разобрать поток отсканированных страниц по единицам документов.
Для тех, кто любит смотреть скринкамы, есть ссылочка на ЮТуб, описывающая один из типовых проектов по внедрению электронного архива для пользователей SAP:
В этом ролике можно посмотреть, на каком примерно оборудовании можно сделать подобный проект. Дальнейшие, более конкретные вопросы, можно в личку.
Способы маркирования документов
На исходящих документах (формируемых SAP) изображение штрихкода печатается одновременно с печатью документа на лазерном принтере.
На входящие документы, независимо от сценария, штрихкод помещается при помощи наклейки, например такой:
Входящие документы с предварительной регистрацией в SAP
Для реализации возможности регистрации штрихкодов (документов) применяются незначительные доработки пользовательского интерфейса SAP.
Пример для входящих документов с предварительной регистрацией (документы, попадающие в систему ЭА в момент, когда электронный документ SAP уже существует). Формирование идентификационной наклейки с ШК происходит из соответствующей бизнес-транзакции. Для работы с такими документами в каждую транзакцию может быть, например, внедрена новая функциональность: кнопка «Регистрация приложений».
Сценарий работы при этом можно описать схемой:
Входящие документы без предварительной регистрации
Для входящих документов без предварительной регистрацией (документы, помещаемые в ЭА до совершения транзакции). Изначально ШК этих документов несет в себе информацию о типе документа и маршруте его движения. Печать наклейки со ШК производится из разработанной транзакции Z*. При выборе из справочника значения полей «Обрабатывающее подразделение» и «Тип документа» зависят друг от друга, т.е. из списка можно выбрать только те документы, с которыми работают конкретные подразделения.
Сценарий работы при этом можно описать схемой:
Входящие документы без привязки к стандартным объектам SAP – это особый подвид документов, которым нельзя поставить в соответствие стандартный бизнес-объект (например, справки), либо которым соответствует массив проводок (например, отчеты). Вследствие чего для данного подвида документов можно создать искусственный Z-объект, не содержащий проводок. На этот бизнес-объект можно просто вешать ссылки на массив заархивированных документов с атрибутами.
Исходящие документы
Исходящие документ – это документы, формируемые системой SAP. Сценарий работы с исходящими документами предназначен для архивирования подписанных экземпляров исходящих документов.
Функциональность формирования ШК интегрирована в бизнес-транзакцию, из которой выполняется печать. Необходимость использовать наклейку со ШК отсутствует (ШК печатается одновременно с документом).
… впрочем, мы же хотели здесь говорить про сам Archivelink. Продолжим в технической плоскости.
Техническая схема взаимодействия компонент Archivelink
Описание схемы взаимодействия компонент решения SAP Document Access by OpenText на основе стандартной технологии Archivelink в сценарии массового сканирования документов со ШК:
- Пользователь SAP ERP через GUI регистрирует новую запись о документе. Документу присваивается уникальный идентификатор, печатается наклейка со ШК;
- Наклейка приклеивается на бумажный документ;
- Бумажный документ с наклейкой отправляется в потоке документов на сканер, локально подключенный к станции сканирования;
- Клиент сканирования получает со сканера документ и распознает номер ШК с наклейки;
- Пользователь инициирует сеанс отправки потока документов в электронный архив. Происходит вызов компонента конвейера документов Document Pipeline:
a. Метаданные отправляются по http по порту 8080.
b. Скан-образ отправляется в специальную папку DPDIR на сервере, в которой потом происходит действие над документом. - Конвейер документов инициирует отправку скана документа в указанный на стороне SAP логический архив (ARCHIV_ID);
- Administration Server отвечает конвейеру имя хоста для отправки скана (ALHOST);
- Происходит отправка файла скан-образа на архивный сервер;
- Архивный сервер подтверждает успешное размещение, возвращая новый DocID (ARC_DOC_ID);
- Конвейер документов передает серверу приложений SAP через вызов RFC параметры: BARCODE, DOCID;
- Дальнейшие взаимодействия происходят на уровне сервера приложений SAP.
По п. 6-9 взаимодействие осуществляется по защищенному каналу https. Защита основана на самоподписанном сертификате между сервером DP и Archive Server.
Вот как это себе представляет SAP с точки зрения организации бизнес-процесса:
На уровне линковочных таблиц SAP схема прикрепления документа Archivelink со ШК:
BDS_BAR_IN – стандартная таблица, в которой временно регистрируются записи об открытых ШК (т.е. в электронном документе был зарегистрирован новый ШК).
BDS_BAR_EX – стандартная таблица, в которую поступают на временное хранение записи о пришедших в ЭА документах с идентификационными ШК.
TOA01 – стандартная линковочная таблица, содержащая соединенные записи об электронных документах и добавленных в них ссылках на документы ЭА.
Функционал карточки документа реализуется при помощи стандартного сценария “R/3 Indexing”, позволяющего клиенту сканирования передать вместе со ШК также произвольное количество дополнительных атрибутов документа, которые будут переданы на хранение в таблицы Archivelink. Разумеется, такой подход предусматривает дополнение стандартных таблиц, например, новые таблицы Z_BDS_BAR_EX для атрибутов, поступающих со стороны системы сканирования и Z_TOA01 для их постоянного размещения.
В страндартной цепочке Archivelink после связывания значение ШК утрачивается, но для дальнейшего ведения ЭА (например, для реализации функции управления физическим хранением документов) имеет смысл в карточке документа продолжать хранить значение идентификационного ШК.
Синтаксис http-ссылки Archivelink
Ссылку Archivelink можно составить «вручную», зная параметры конкретного заархивированного документа (таблица TOA01 нам поможет). В ссылке используются несколько атрибутов, минимальным набором из которых являются:
hostname:port/script?get&pVersion=XXXX&contRep=YY&docId=ZZZZZZZZZZZZZZ
В приведенном примере:
- X – версия протокола Archivelink, обычно 0046;
- Y – имя логического архива (репозиторий из транзакции oac0);
- Z – уникальный ключ документа, назначенный либо самим SAP (состоит из 16 знаков в верхнем регистре — 005056B4DE071EE48790BFFD3EECF989), либо внешней отношению к SAP системой (тогда он будет записан маленькими символами aaaa1g5wyelfhthsb3bmjcqkqfidi).
В продуктивных системах в конце ссылки Archivelink добавляется ключ безопасности, формируемый с помощью самоподписанного сертификата безопасности, отправленного SAP на сторону системы архивирования.
Для тестовых целей проверку сертификата можно отключить, тогда становится возможным формирование ссылки в браузере, например:
