Практический опыт подачи электронной отчетности в Украине

Вводная

Современный мир уже нельзя представить без электронного документооборота – будь то обмен информации внутри организации, обмен документами между организациями или подача отчетности и разных заявок в государственные органы.

Имею небольшой опыт подачи отчетности в налоговую инспекцию и пенсионный фонд Украины и уже не могу удержать в себе стремление поделиться этим опытом с вами – возможно, кому-то пригодится.

Исходные данные

Имеем небольшую фирму или оформились частным предпринимателем – добро пожаловать в налоговую, пенсионный, статистику и другие службы по роду деятельности. Опишу процедуру подачи отчетности от и до на примере юридического лица.

Сплошная практика

Итак, первое, что необходимо для осуществления подачи отчетности в электронном виде – это электронная цифровая подпись (ЭЦП). В Украине к этому вопросу подошли основательно и подготовили несколько нормативных документов для реализации возможности использования ЭЦП (Нормативная база). Я сильно их не изучал, так как главное – результат. Для создания именно ЭЦП существуют несколько аккредитированных центров сертификации ключей (АЦСК). Для пенсионного фонда список таких центров можно посмотреть здесь. В принципе, для налоговой аналогично. Также, есть заявление правительства, что налоговая создаст в мае 2012 года свой собственный аккредитированный центр и будет выдавать сертификаты для субъектов предпринимательской деятельности бесплатно, но это пока только обещания.

Далее нужно выбрать аккредитированный центр и оплатить его услуги (у каждого на сайте есть соответствующие формы). При выборе необходимого количества сертификатов нужно учесть, что если согласно устава должность бухгалтера на предприятии не предусмотрена, тогда для него сертификат, соответственно, не нужен. Для своей фирмы был выбран аккредитированный центр Украинский сертификационный центр – не столько по стоимости услуг, сколько по местоположению представительств – в ближайшем областном центре их было два.

Итак, после оплаты необходимо собрать пакет документов. Список есть на сайте соответствующего центра. ЭЦП необходимо формировать в расчете по одному на каждое ответственное лицо (директор, бухгалтер) плюс одна для предприятия (сертификат печати предприятия). Для нас необходимы были такие документы:

• заполненный и подписанный Договор о предоставлении услуг ЭЦП — в двух экземплярах или Карточка присоединения к договору о предоставлении услуг ЭЦП — в одном экземпляре – есть на сайте центра;
• оригинал учредительного документа юридического лица или его нотариально заверенная копия (только для ознакомления);
• нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации или копия выписки с ЕГРПОУ, либо копия одного из этих документом, заверенная государственным регистратором, или копия заверенная подписью руководителя и печатью юридического лица — заявителя, или его оригинал и обычная копия;
• копии документов о назначениях на должности каждого из подписчиков — представителей заявителя (руководителя — протокол собрания о назначении, если другое не предусмотрено учредительными документами, и приказ о вступлении в должность, главного бухгалтера — приказ о принятии на работу), заверенные подписью руководителя и печатью юридического лица — заявителя;
• копии паспортов (1-6 стр. — страница с фото и следующая после неё) или других документов, которые их заменяют, каждого из подписчиков — представителей заявителя (руководителя, главного бухгалтера) заверенные подписями их владельцев и печатью юридического лица — заявителя либо только подписями их владельцев;
• копии справок о присвоении идентификационных номеров каждому из подписчиков- представителей заявителя (руководителя, главного бухгалтера), заверенные подписями их владельцев и печатью юридического лица — заявителя либо только подписями их владельцев;
• Акт предоставленых услуг подписанный руководителем и заверенный печатью заявителя — юридического лица;
• копия свидельства плательщика НДС (если заявитель является плательщиком НДС).

В списке также присутствует следующий документ, который нужно создавать в специализированном ПО, но реально они были сделаны представителем центра на месте:

• заявки на формирование усиленых сертификатов ЭЦП каждого из подписчиков, сгенерированные по Инструкции в системе «M.E.Doc» в электронном (.PCK) и бумажном виде (заполненные, проверенные, подписанные соответствующими подписчиками: печать заявителя и подпись руководителя — руководителем; подпись главного бухгалтера — главным бухгалтером).

Все копии должны быть заверены подписью руководителя и печатью с пометкой «Копія вірна». Также желательно иметь при себе печать фирмы на всякий случай и носитель («флешку») для записи сертификатов и секретных ключей. Формирование заявки при наличии всех документов занимает 10-15 минут.

После получения ЭЦП нужно скачать и установить себе две программы:

1. БЭСТ-ЗВИТ ПЛЮС для подачи отчетности в налоговую и пенсионный фонд (бесплатная версия позволяет отправлять импортированные документы, отчетность в пенсионный по единому соцвзносу). После установки необходимо заполнить карточку предприятия, а также указать количество подписей (в нашем случае подпись бухгалтера отсутствовала) и путь к папке c секретными ключами. Также необходимо установить сертификаты своего предприятия – все это описано в справке. Еще нужно создать (рекомендуется) отдельный почтовый ящик для отправки получения отчетов и настроить его параметры в программе. Я выбрал бесплатную почтовую систему meta.ua – в справке по настройке почтовых клиентов есть настройки именно для этой программы. Рекомендуется выбирать отечественного почтового провайдера. Вчера столкнулся с проблемой – у предыдущего провайдера почты что-то начала сбоить електропочта и не отправлялись отчеты, пришлось срочно регистрировать новую почту – с нее отправилось без проблем.
2. OPZ – для формирования отчетности для налоговой в формате xml, которая потом импортируется в первую программу, подписывается и отправляется адресату. После установки необходимо в первую очередь проверить обновления и настроить карточку предприятия.
   Также есть программа того же производителя, что и программа из п.1 – m.e.doc, которая также позволяет подписывать отчеты, но мной еще не опробована. Указанные программы необходимо постоянно обновлять, так как изменений в бланках в последнее время очень много – раз была ситуация, что форма бланка изменилась за день до последнего срока подачи отчета – пришлось переделывать.

После настройки всех программ можно приступать к подаче отчетности:

1. Проверяем обновления для всех программ.
2. В программе OPZ создаем и подготавливаем для отправки нужные документы.
3. В БЭСТ-ЗВИТЕ импортируем (Файл – Импорт – Документ в формате xml) из папки send программы OPZ. Для удобства я создал в папке send подпапки для каждого периода (201202 – год и месяц), куда перемещаю все документы периода.
4. Если импортируется реестр налоговых накладных – нужно выбрать тип реестра (Общий, Сокращенный, Специальный…).
5. Открываем реестр созданных документов (в программе также разделение реестра по периодах), выделяем необходимые для подачи и через контекстное меню оправляем их на подпись.
6. В открывшемся окне Документы на подпись также выделяем нужные и через контекстное меню подписываем. Подписи нужно ставить последовательно по количеству ответственных лиц – сначала бухгалтер (если есть), потом руководитель, а последней – печать предприятия – все, как в реальной жизни.
7. После подписывания – на нужных документах через контекстное меню – отправить по e-mail.
   Для подачи отчетности в пенсионный немного другая процедура подготовки документов для отправки: вместо импорта в самой программе выбираем режим Единый социальный взнос. Далее выбираем нужный период, запоняем и обязательно проверяем правильность заполнения с помощью средств программы нужные документы. В общем случае необходимо подготовить 3-4 таблицы. Далее нужно выделить первую строчку и из контекстного меню отправить почтой. Программа сама потребует ввести необходимые пароли на ЭЦП и отправит почту.

Все, отчеты поданы. Теперь нужно только через меню «Журнал передачи пакетов» контролировать получение трех сообщений (можно доверить это программе, а можно самому периодически проверять почту через панель инструментов этого окна):

1. О принятии отчетности почтой.
2. Квитанция №1.
3. Квитанция №2.

Иногда программа может запросить пароль на ЭЦП печати предприятия.

Из опыта могу сказать, что если отчет подавать не в предельный срок – с налоговой можно получить все квитанции за 2-10 минут, с пенсионного – за несколько часов или на следующий день, если подавать в крайние сроки – может затянутся и на сутки. Поэтому рекомендую не оттягивать на последний день – тогда и совесть чиста, и нервы не портятся.

Вот и все. Уточнения приветствуются. Если есть у кого из читателей опыт отправки через «медок» — прошу поделится.

Автор: sfghelios