Далеко не все организации ещё перешли на электронный документооборот, тем более государственные организации. В то же время хранение бумажных документов — это огромные затраты. Ходят шутки про программистов, которых заставляют раз в полгода распечатывать код программы на 70 тыс. строк и сдавать в архив на хранение. Но для некоторых компаний это не шутки.
Вице-президент Сбербанка Анна Попова на парламентских слушаниях в Госдуме рассказала, во сколько компании обходится бумажный документооборот. Тезисно со слайда презентации:
- Общая площадь хранилищ: 70 000 м²
- Количество документов: 12 миллиардов листов
- Стоимость хранения: 2,5 млрд рублей в год
«Раз уж зашла речь о хранении, 70 тысяч квадратных метров архивного хранилища, 12 млрд документов — это только цифры по Сбербанку, давайте умножим их на всю страну. Какой объём неэффективных затрат мы получим, и как от этого избавляться? Естественно, одномоментного перехода от бумаги на электронное полностью взаимодействие не произойдет. Мы ещё очень долгое время будем выводить бумагу», — прокомментировала Попова представленную презентацию.
Попова подчеркнула, что работа с бумажными документами связано с рисками в части сохранности и восстанавливаемости. Как ни странно, в цифровом виде информация сохраняется надёжнее, чем на бумажном носителе.
Она также добавила, что электронные документы проще хранить, проще восстанавливать и так далее.
Как избавиться от бумаги — одна из самых больших проблем в документообороте. С появлением компьютеров количество бумажных документов не сократилось, а многократно выросло, и продолжает расти по мере удешевления принтеров и одной печатной копии. Сейчас некоторые распечатывают документы, которые распечатывать совершенно не обязательно.
К статистике Сбербанка следует добавить, что специалист не упомянула ещё одну статью расходов — собственно, стоимость самой печати. Можно представить, во сколько обошлись компании десятки тысяч принтеров и тонны бумаги, необходимые для производства тех 12 миллиардов листов, которые она сейчас хранит. Есть ещё одна скрытая статья: проблемы, связанные с печатью, становятся причиной до 60% звонков сотрудников в корпоративную техподдержку. Чем больше компания – тем больше потери. Итого для большой компании это всё выливается в миллиарды и миллиарды рублей.
Интересно, что внедрение на фирмы электронного документооборота часто саботируется самими сотрудниками, которые открыто выступают против таких изменений.
Автор: alizar
