Внедрение CRM-системы — это возможность автоматизировать процессы и сократить время на каждую операцию в бизнесе. Но если выбрать неподходящую программу, то сотрудники будут продолжать тратить время на рутину, вместо того чтобы сосредоточиться на приоритетных задачах. Например, будут срывать сроки или работать вручную, из-за того что в ней нельзя ставить дедлайны для промежуточных задач и интегрировать отчеты с гугл-таблицами.
В статье собрали семь самых распространенных причин, почему CRM может оказаться неэффективной. На их примере покажем, на что следует обратить внимание при поиске новой системы.
Как понять, что с вашей CRM-системой что-то не так
Прежде чем разбирать причины, стоит выяснить, подходит ли текущая система компании. Мы подготовили список признаков. Если вы найдете совпадение хотя бы с двумя из них, возможно, пришло время задуматься о замене CRM.
-
Нет возможности задавать сроки задач. Если система не уведомляет сотрудников о дедлайнах, увеличивается риск их пропуска. Придется постоянно контролировать процесс работы и тратить время на напоминания.
-
Не хватает аналитики. Отсутствие гибких отчетов, например по скорости обработки заявок или доле повторных продаж, затрудняет анализ работы компании и поиск точек роста.
-
Ограниченные возможности в карточках клиентов. Если в карточке невозможно добавлять дополнительные заметки, персонализировать общение с клиентами будет сложно. Важная информация может потеряться, если хранить ее в разных местах — в таблицах Excel или в блокноте.
-
Нет интеграции с другими сервисами. Если система не синхронизируется с почтовыми клиентами, телефонией или мессенджерами, сотрудникам приходится вносить данные вручную.
-
Несоответствие задачам бизнеса. Система либо слишком сложная, либо не охватывает важные функции. В обоих случаях сотрудники будут обходить CRM стороной, продолжая выполнять задачи вручную.
Если подобные проблемы имеют место, возможно, ваша CRM перестала быть эффективным инструментом.
Причина 1. В программе слишком много функций, которыми никто не пользуется
Часто компании выбирают популярные CRM-системы, ориентируясь на их широкие возможности, но не учитывая свои реальные потребности. Например, могут заплатить за систему с аналитическими функциями и инструментами для управления командой, в то время как им нужно было только автоматизировать процесс обработки заказов. В результате компания переплачивает за лишние опции.
Перед выбором CRM составьте список задач, которые система должна автоматизировать. Если требуется только фиксировать сделки и составлять отчеты, нет смысла платить за сложную аналитику или дополнительные модули. Выбирайте систему, которая подходит под ваши процессы и позволяет настроить функционал под себя.
Причина 2. Система не учитывает возможный рост компании
Многие CRM-системы рассчитаны на определенный объем данных и количество пользователей. Если не учесть возможность расширения штата или подключения новых бизнес-инструментов, то при расширении компании система может оказаться перегруженной и давать сбои.
Ориентируйтесь на CRM, которые легко масштабируются: поддерживают расширение хранилища данных, подключение новых пользователей и добавление модулей. Это избавит от необходимости полностью менять систему через год или два.
Причина 3. В CRM сложный интерфейс
Любая CRM окажется бесполезной, если сотрудники не смогут с ней работать. Избыточный функционал и сложная навигация могут отпугнуть пользователей, что приведет к возврату к ручным процессам.
Выбирайте CRM с интуитивно понятным интерфейсом, минимальным количеством лишних функций и возможностью настройки меню под ваши потребности. Это упростит адаптацию сотрудников и повысит продуктивность.
Причина 4. В программе нет автоматического обновления данных
CRM должна работать с актуальной информацией. Ошибки при загрузке данных или их несвоевременное обновление сводят на нет эффективность автоматизации. Если не обновлять данные, сотрудники будут путаться, отправлять письма на нерабочие адреса, а заявки клиентов могут остаться без внимания.
Убедитесь, что в системе можно настроить автоматическое обновление информации. CRM должна уметь отправлять уведомления о новых лидах, задачах и отчетах, чтобы сотрудники всегда работали с актуальной информацией.
Причина 5. Систему нельзя интегрировать с другими сервисами
Если CRM нельзя интегрировать с сайтом компании, телефонией и маркетинговыми сервисами, то она будет создавать дополнительные трудности. В итоге сотрудники вносят данные вручную, возникают ошибки, клиенты не дожидаются ответа, а сделки срываются.
Ищите системы, которые поддерживают интеграции с почтовыми клиентами, телефонией, мессенджерами и аналитическими платформами. Это обеспечит синхронизацию данных и автоматизирует большую часть задач.
Причина 6. Сотрудников не обучили пользоваться CRM
Если команда не понимает, как пользоваться новой CRM, внедрение системы теряет смысл. Неподготовленные сотрудники могут сопротивляться изменениям и саботировать использование CRM.
Не экономьте на подготовке сотрудников и организуйте обучение. Перед этим вовлеките их в процесс внедрения и объясните, как новая программа может облегчить работу. Это поможет им освоить все функции системы и оценить ее преимущества.
Причина 7. Нет установленных метрик эффективности
Без четко определенных ключевых показателей эффективности (KPI) сложно оценить, насколько хорошо работает CRM. Это может привести к тому, что компания не сможет увидеть, выросли ли продажи, сократилось ли время обработки заказов, и будет продолжать использовать систему, которая не приносит результата.
Определите KPI до внедрения системы: рост продаж, снижение времени обработки заказов, увеличение повторных сделок и т. д. Это поможет объективно оценить эффективность работы CRM.
Заключение: как выбрать CRM-систему, которая действительно работает
Чтобы избежать разочарований и потери ресурсов, важно заранее оценить, какие требования CRM-система должна удовлетворять. Для начала определите цели. Учитывайте потребности бизнеса: автоматизация продаж, контроль за выполнением задач или аналитика процессов. Понимание приоритетов позволит избежать переплаты за функции, которые никогда не будут использоваться.
Еще один важный фактор — гибкость. Со временем потребности компании меняются, и система должна адаптироваться к этим изменениям: добавлять новые функции, масштабироваться под рост команды или увеличивать хранилище данных.
Не забудьте определить ключевые показатели эффективности (KPI). Они помогут оценить, насколько CRM оправдывает ожидания. Например, следите за увеличением объема продаж, скоростью обработки заказов или количеством повторных сделок.
CRM-система должна быть инструментом, который упрощает рабочие процессы и способствует росту компании, а не создает дополнительные проблемы.
Автор: Artem_Kolisnichenko
