По многочисленным просьбам трудящихся вебмастеров и владельцев сайтов мы опубликовали бесплатный образец Политики конфиденциальности для сайтов с формой обратной связи, подписки или заказа звонка.
Решились на такой шаг, потому что данная форма Политики не предусматривает обработку персональных данных, и в результате не предполагает большой вариативности решения. Важно помнить, что она не подходит для сайтов, на которых обрабатываются ПДн. Например, интернет-магазины и прочие сервисы, на которых помимо номера телефона или email пользователем дополнительно предоставляются иные сведения о себе, требуют большего внимания к вопросам обработки персональных данных.
Поэтому мы подумали над вариантами составления «народной» Политики конфиденциальности с обработкой ПДн. Простым шаблоном здесь не обойдешься. Взяли за основу вышедшие в 2017 году Рекомендации Роскомнадзора (далее – «Рекомендации») по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных (далее – «Политика). Дополнили ее живыми примерами.
Смотрим, что получилось.
Пролистываем первые 2 раздела Рекомендаций в связи с их бессодержательностью
В разделе 1 Роскомнадзора заявляет, что Рекомендации разработаны в целях выработки унифицированных подходов к структуре и форме Политики. Охотно верим и следуем пожеланиям ведомства для облегчения дальнейшей работы с ревизорами.
В разделе 2 процитированы основные понятия из ФЗ «О персональных данных». Пропускаем за ненадобностью. При желании в Политику лучше ввести собственные термины, уточняющие легальные.
В разделе 3 наконец пошли долгожданные советы по структуре и наполнению Политики. Остановимся на них подробно.
1. Общие положения Политики
В указанном разделе рекомендуется описать назначение Политики, а также включить основные понятия, используемые в ней (обработка персональных данных, оператор, субъект персональных данных, конфиденциальность персональных данных и т.д.), перечислить основные права и обязанности оператора и субъекта (ов) персональных данных.
По задумке авторов Рекомендаций Политика, как любой серьезный документ, должна иметь внушительные размеры, чтоб все прониклись уважением и трепетали от одного ее упоминания.
Итак, начнем с определений. Чтоб не повторять ФЗ 152, предлагаем делать отсылки к конкретным пунктам и разделам Политики, которые конкретизируют используемые понятия. Ниже приведен пример с терминами и определениями Политики конфиденциальности для интернет-магазина.
1.1. В настоящем документе и вытекающих или связанных с ним отношениях Сторон применяются следующие термины и определения:
Персональные данные – предоставляемые субъектом персональных данных или его представителем данные, объем и состав которых указаны в п.Х.Х. Политики.
Администрация – ООО «Ромашка», ИНН ХХХ, ОГРН ХХХ, Адрес: ХХХХХ, в законном владении и/или управлении которого находится Сайт. В предусмотренных настоящей Политикой случаях Администрация выступает в качестве оператора персональных данных.
Пользователь – лицо, использующее Сайт в целях заключения и/или исполнения Договоров.
Договор – пользовательское соглашение использование Сайта, договор купли-продажи, договор поставки, договор перевозки и/или иное соглашение, предлагаемое к заключению и/или заключенное Пользователем на основании любой оферты, размещенной на Сайте.
Обработка персональных данных – действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, перечисленные в п.Х.Х. Политики.
Сайт – автоматизированная информационная система, доступная в сети Интернет по сетевому адресу: /URL/.
1.2. В настоящей Политике используются термины и определения, предусмотренные Соглашением, а также иными заключаемыми с Пользователем Договорами, если иное не предусмотрено настоящей Политикой или не вытекает из ее существа. В иных случаях толкование применяемого в Политике термина производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, или обычаями делового оборота.
2. Цели сбора персональных данных
Согласно Рекомендациям, обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Если нет желания вставать на учет в Роскомнадзоре и проходить последующие обязательные проверки, мы предлагаем связать все цели обработки ПДн с заключением и исполнением договоров.
Роль такого договора может выполнять Пользовательское соглашение, принимаемое всяким пользователем в начале использования Сайта, либо иное соглашение, предлагаемое владельцем Сайта.
В результате мы получаем достаточно стандартный набор целей:
- Заключение с пользователем договоров на использование или с использованием Сайта.
- Идентификация пользователя в рамках исполнения обязательств по заключенным с ним договорам.
- Исполнение обязательств по заключенным договорам, включая предоставление пользователю доступа к Сайту и технической поддержки, использование пользователем функциональных возможностей Сайта.
- Выставление счетов и возврат остатка денежных средств в случае расторжения заключенных с пользователем возмездных договоров.
- Нотификация в рамках информационного обслуживания, рассылок и улучшения качества обслуживания по заключенным Договорам, в том числе с привлечением третьих лиц.
3. Правовые основания обработки персональных данных
Согласно разъяснению Роскомнадзора, правовым основанием обработки персональных данных является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми оператор осуществляет обработку персональных данных.
При наличии указанной выше связки в качестве правового основания обработки персональных данных могут быть указаны договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных.
Если ПДн обрабатываются в иных целях, в качестве основания необходимо указывать отдельное согласие на обработку персональных данных.
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
Роскомнадзор предупреждает, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
С учетом данных рекомендаций Роскомнадзора указываем в Политике те сведения, персонального характера, которые вы собираете с использованием Сайта.
В первую очередь приводим данные из полей онлайн-форм обратной связи, заказа, подписки и регистрации. Затем обращаем пристальное внимание на состав информации, вносимой пользователем при заполнении профиля в личном кабинете.
Дополнительно указываем данные, которые запрашиваются поддержкой или отделом продаж при оформлении или обработке заявок по телефону или в местах обслуживания.
5. Порядок и условия обработки персональных данных
В данном разделе Роскомнадзор рекомендует указывать перечень действий, совершаемых оператором с персональными данными субъектов, а также используемые оператором способы обработки персональных данных и сроки обработки персональных данных.
Выбираем. ФЗ 152 предусмотрен следующий перечень операций с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Способы обработки могут включать:
а) автоматизированную обработку персональных данных
б) обработку персональных данных без использования средств автоматизации.
Согласно определению, данному в ФЗ 152, автоматизированная обработка персональных данных представляет собой обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Казалось бы, что сюда попадают любые действия с ПДн, выполняемые с использованием вычислительной техники. Но не все так просто. Смотрим Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утверждено постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687.
В п.1 указано, что обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы (далее — персональные данные), считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.
Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее (п.2).
Иными словами, если ПДн не используется, не уточняются, не распространяются и не уничтожаются в ИПДН вашего сайта в автоматическом режиме без участия человека, можно смело выбирать второй способ обработки — обработку персональных данных без использования средств автоматизации.
Результатом этого простого действия будет легальный отказ от применения драконовских требований ФЗ 152 по обработке автоматизированной обработке ПНн в информационной системе.
В отношении сроков обработки ПДн предлагаем указывать как минимум срок действия договора, во исполнение которого запрашивались ПДн. Можно добавить к сроку действия договора 3 года исковой давности на защиту прав в связи с его исполнением.
Роскомнадзор напоминает, что при осуществлении хранения персональных данных оператор персональных данных обязан использовать базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Федерального закона «О персональных данных». Отражать данный пункт в Политике не обязательно, поскольку он связан с фактическими обстоятельствами. Хотя для проформы можно включить в Политику декларативную статью об обработке ПДн на территории России.
Далее Роскомнадзор рекомендует указывать условия передачи персональных данных в адрес третьих лиц. Важный момент. Обычно данный перечень сводится к следующим основаниям передачи ПДн:
- Пользователь выразил свое согласие на такие действия;
- Передача требуется для заключения и исполнения договоров на или с использованием Сайта;
- По запросу суда или иного уполномоченного государственного органа в рамках установленной законодательством процедуры
- Для защиты прав и законных интересов в связи с нарушением заключенных с пользователем договоров.
В определенных пределах данный перечень можно расширить на случаи продажи Сайта или передачи ПДн в обезличенном виде.
Помимо этого Роскомнадзор рекомендует указывать в данном разделе Политики сведения о соблюдении требований конфиденциальности персональных данных, установленных ст. 7 Федерального закона «О персональных данных», а также информацию о принятии оператором мер, предусмотренных ч. 2 ст. 18.1, ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О персональных данных».
На практике данные сведения сводятся к заявлению, что администрация Сайта осуществляет хранение Персональных данных и обеспечивает ее охрану от несанкционированного доступа и распространения в соответствии с внутренними правилами и регламентами.
6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
Роскомнадзор рекомендует включить в Политику регламент(ы) реагирования на запросы/обращения субъектов персональных данных и их представителей, уполномоченных органов по поводу неточности персональных данных, неправомерности их обработки, отзыва согласия и доступа субъекта персональных данных к своим данным, а также соответствующие формы запросов/обращений.
В таких случаях обычно указывают, что пользователь вправе в любой момент самостоятельно отредактировать в своем личном кабинете предоставленную им информацию. В случае прекращения заключенного договора, пользователь вправе удалить собственный личный кабинет самостоятельно либо обратившись в службу поддержки по адресу электронной почты ХХХ@ХХХ.ХХ.
При желании можно ужесточить условия регламента обработки запросов на изменение/удаление ПДн, требуя от пользователя высылать ценные письма на ваш адрес в Бобруйске.
Таковы основные Рекомендации в отношении формы и содержания Политики.
7. Обработка обезличенных данных
Заслуживает внимания тот факт, что Роскомнадзор, как всегда, обошел вопрос обработки не менее важных для пользователей данных, которые не считаются персональными. Речь идет об информации, собираемой на сайте в автоматическом режиме: cookie, IP, сведения об устройстве и месте его расположения, и т.п.
По всей видимости, Роскомнадзор упорно не хочет раскрывать состав ПДн даже методом исключения через сведения, не относящиеся к персональным. Однако на практике в Политику конфиденциальности принято включать уведомление и порядок обработки таких данных в целях наиболее полного информирования пользователя о последствиях использования сайта.
Ниже пример такого уведомления.
Вы осознаете и принимаете возможность использования на Сайте программного обеспечения третьих лиц, в результате чего такие лица могут получать и передавать данные в обезличенном виде.
К указанному программному обеспечению третьих лиц относятся системы сбора статистики посещений Google Analytics.
Состав и условия сбора обезличенных данных с использованием программного обеспечения третьих лиц определяются непосредственно их правообладателями и могут включать:
- данные браузера (тип, версия, cookie);
- данные устройства и место его положения;
- данные операционной системы (тип, версия, разрешение экрана);
- данные запроса (время, источник перехода, IP-адрес).
Полое описание условий обработки обезличенных данных можно посмотреть в образце Политики конфиденциальности, с которого мы начали свою статью.
Желаем вам успехов в разработке собственной Политики конфиденциальности в соответствии с рекомендациями Роскомнадзора и выработанными на практике подходами.
Автор: Виталий Селиванов
