Интеграция компьютерной информационной системы в работу бизнеса

Вступительное слово

Сегодня очень модно стало автоматизировать бизнес. Повальная информатизация — модное явление. Чаще всего руководители самих компаний, которым продали данные услуги, просто не понимают, что именно они покупают. В их голове любая CRM-система становится некоей волшебной кнопкой, которая решает их организационные проблемы. Что это значит?

Есть предприятие, которое мы назовем «Рога и Копыта», руководитель которой услышал от своих коллег-предпринимателей о том, как стало лучше работать, когда в компании стала использоваться новая CRM-программа. Интеграторы взяли не так дорого, проект обошелся дешевле, чем SAP или «1С: УПП». Что делает человек под давлением общественного мнения? Повторяет!

Если у вас появилась мысль «а не запустить ли на моем предприятии проект для того, чтобы автоматизировать бизнес?» — данная публикация для вас.

Немного об автоматизации бизнес-процессов

Для начало расскажу о правильном подходе к самой автоматизации бизнес-процессов. Надо понимать, что любой системный интегратор понимает под бизнес-процессом некую строгую последовательность действий, которая является достаточно предсказуемой. Иными словами, все условия и варианты развития событий в этой последовательности известны. Если же нет — данный бизнес-процесс не поддается автоматизации. Сразу пример:

А (автоматизируемый бизнес-процесс): в нашей фирме «Рога и Копыта» секретарь Марья Ивановна любой договор отправляет только после личного утверждения (визирования) финансового директора Полиграфа Полиграфовича и директора Владимира Ильича.

С (не автоматизируемый бизнес-процесс): в нашей фирме «Рога и Копыта» секретарь Марья Ивановна смотрит, как ведет себя Полиграф Полиграфович. Если устроил разнос директор — ему лучше принести после планерки коньяку, а если он улыбается — кофе. Тогда же можно поговорить и о повышении заработной платы или отпроситься на денек без отгула.

Да, примеры утрированные. Но в моей практике такое было не раз. И руководство почему-то хочет видеть автоматизацию именно процессов класса «С». Они считают, что именно такие процессы нуждаются в переносе в формат программы, что является по сути не правильным.

Можно выделить еще частично-автоматизируемые (класс В) бизнес-процессы, которые хоть и позволяют перенести себя в «формат программы», но лишь отчасти. Ярким примером является контроль за грузоперевозками (был у нас один такой клиент). Есть несколько машин, которые выполняют один заказ. Требуется — фиксация: какая именно машина и сколько выполнила работы по факту (к примеру, одна — 5 часов, другая — 3 часа), так как от этого зависит, какой % от общей доли выплаты получит конкретный водитель. Такие данные могут быть внесены только человеком (в случае нашего клиента — самим водителем). Заказчик просил нас сделать «волшебную кнопку, которая сама будет делать это за них. И чтобы она вводила все достоверно и не требовалось ее перепроверять». Такое возможно (выстроив систему из связки IP-телефонии и CRM-программы, дописал несколько серьезных модулей), но очень финансовоемко. Клиент отказался от своей идеи и стал вести ввод данных вручную (правда, используя программу для формирования в ней единой отчетности).
Далее — требуется разбить все бизнес-процессы на категории, коих бывает несколько видов, а именно:

• глобальные бизнес-процессы (класс В): они охватывают от 40% сотрудников предприятия и связаны с большим количеством более мелких. К примеру — автоматизация отдела продаж бетона (стояла передо мной такая задача в период занятости на проекта внедрения «1с: Управление строительной организацией»; хочется отметить, что даже при грамотном подходе и лучших в Области специалистах по «1с» — любимая многими программа не справилась), которая затрагивает отделы продаж, рекламы, маркетинга, бухгалтерию, руководство, производство и т. п. Автоматизации такие процессы поддаются, но только после разложения их на множество соподчиненных мелких бизнес-процессов. Фактически они являются целью проекта автоматизации, а не конечной задачей. Из-за непонимания этого — многие проекты просто проваливаются.
• рутинные бизнес-процессы (класс А): то, что составляет до 80% работы офисного планктона — визирование документов, выставление счетов, прием и архивация документов, выставление договоров. Именно этим пренебрегают собственники бизнеса, которым кажется, что это все и так умеет программа (как вариант — не так важно). Им кажется, что глобальные бизнес-процессы важнее, чем рутинная работа. Предприниматели составляя требования к продукту впадают в некий раж, стараясь объять необъятное, акцентируя внимания на своих мечтах и задачах, но забывая о проблемах и повседневных задачах подчиненных. Чаще всего заказчик пытается сделать из программы универсальный инструмент на все случае жизни. Итог — высокая стоимость, сложность реализации, неудовлетворенность клиента.
• творческие бизнес-процессы (класс С): такие бизнес-процессы относятся к не автоматизируемым. Сложно разложить на формулы или последовательности действий работу художника или писателя, в них слишком много переменных факторов. Такие процессы невозможно разложить на ступени (как предсказать этапы появления вдохновения?). Как такие процессы появляются в фирме? Скажем, требуется разработать идею по созданию вирусной рекламы отделом маркетинга. Или дифференцировать деятельности группы компаний и выстроить с нуля новый бизнес. Конечно, можно выделить абстрактные этапы — но их наличие не является чем-то полезным в системе. Обычно такие бизнес-процессы требуют исключительно ведения учета затраченных финансов, которые показывают сколько стоит достижение цели. Для этого лучше всего подходит модуль «Проекты», который есть практически в каждой системе автоматизации бизнеса.

Мало того, требуется так же разделить бизнес-процессы предприятия на степень необходимой полноты информации. Так бывают:

• бизнес-процессы с высокой степенью вносимых данных (А): данные бизнес-процессы дают очень много информации для управленческого учета, их ведение позволяет получать до 50% данных для принятия решений. Именно ведение таких процессов в информационной системе представляет наибольший интерес для руководителей.
• бизнес-процессы со средней степенью вносимых данных (В): данные процессы являются важными для управленцев и малозначительными для сотрудников. Примером такого служит составление отчета по прибылям и убыткам предприятия.
• бизнес-процессы с низкой степенью вносимых данных (С): данные процессы маловажны для управленцев и важны для сотрудников. Пример — количество времени, которое сотрудник тратит на обеденный перерыв. Для сотрудника — это очень важно, время обеда — возможность отдохнуть, даже если есть работа которая нуждается в срочном исполнении. Для управленца — малозначительна. Ему все равно сколько обедает сотрудник, если задачи выполняются точно в срок.

Анализируя бизнес-процессы, стоит помнить, что насколько бы не была хорошая программа — она все равно требует ввода данных. Единственное, что она снимает с человека в этом случае — необходимость повторного ввода и анализа данных. Но если вам надо ввести сумму ста поступивших на склад новых товарных групп — за вас это никто не сделает.

Разбили? Получаем классификацию бизнес-процессов, которые обозначаются тремя буквами (А, В или С). Важнее всего и проще автоматизировать процессы с маркировкой ААА, невозможно — ССС. План автоматизации правильно строить следующим образом: сначала автоматизируем бизнес-процессы с маркировкой ААА, после — вводим в маркировку В и начинаем с ААВ, сдвигая буку на один разряд влево. Таким образом доходим до ввода второй буквы В, затем переходим к АВВ и т. п. до появления первой буквы С в маркировке. Все бизнес-процессы с присутствием С в маркировке автоматизируются только после обсуждения процесса автоматизации собственников фирмы и системных интеграторов, т. к. они являются наиболее объемными и затратными.

О классах внедряемых программ

Сегодня существует множество программ, которые автоматизируют какую-либо часть бизнеса, либо берут за основу задачу автоматизации всего бизнеса в целом. Отсюда многочисленные типы программного обеспечения данного назначения, как: CRM, DMS, ECM, ERP, BPM и т. д. На самом деле наиболее общих типов не так много. За весь период работы системным интегратором я выделил для себя несколько простых типов программ автоматизации (которые будут наиболее понятны клиенту):

• программы для ведения бухгалтерского учета: всем понятная «1с», какие-либо комментарии излишни;
• программы для ведения управленческого учета: это программное обеспечение позволяет видеть собственнику не только то, что положено налоговой инспекции, т. е. видеть реальную картину работы предприятия;
• программы для организации документооборота: если ваша фирма является документосоздающей организацией (к примеру, вы оценщик недвижимости) и ваш конечный продукт — документ, поддающийся шаблонизации, то эта программа для вас, т. к. весь бизнес построен на движении документов.

Все, остальные классификации программного обеспечения — забота системного интегратора, который после анализа предприятия выбирает наиболее подходящий продукт.

Стоит отметить интересный факт — некоторые системные интеграторы из США склонны отказывать от термина ERP (все-в-одном), так как современные CRM системы стали мало отличаться от ERP-программ ввиду повышенных требований рынка к функциональным возможностям программы.

Основные ошибки при реализации проектов автоматизации бизнеса

Рассмотрим самые частые ошибки, руководителей при запуске проектов автоматизации их бизнеса:

• не оглашаются организационные проблемы или мотивируют нежелание исправления их фразами вроде: «Если мы так работаем, то значит это правильно!» (господа предприниматели, смиритесь с мыслью, что бизнес-консультанты лучше вас знают как правильно работать! Если вы не хотите ничего менять в своем бизнесе — зачем вы позвали их?);
• выбираются для автоматизации глобальные бизнес-процессы (не надо пытаться объять необъятное, системные интеграторы с радостью работают по принципу: «Любой каприз за ваши деньги». Но может лучше для начала снять с себя рутину, а потом планировать «полет к звездам»?);
• не выделяются точные критерии перехода бизнес-процесса от одного состояния к другому (любое состояние системы должно описываться формально, без эмоциональной окраски; в противном случае — компьютер просто не поймет, что вы хотите от него, он не может основывать свои действия на эмоциях или интуиции);
• стараются экономить на автоматизации (если вы хотите сэкономить на процессе построения экономии — то, что-то в вашей логике пошло не так);
• формулирование технического задания самостоятельно вместо постановки задач (ну не может человек, не реализовавший ни один проект системной интеграции грамотно написать то, что нужно сделать технарям, они его просто не поймут);
• внедрение программного обеспечения своими силами (самая ужасная ошибка, которая приведет проект к краху с вероятностью 99%, когда внедрение программы ставится как задача системному администратору, которому это не интересно — дополнительных денег он не увидит — и который не обладает для этого должной долей компетенции);
• именно программа А решит наши проблемы (любая платформа, т. е. программируемая программа, позволяет решить ваши проблемы если системный интегратор имеет компетенцию. Иными словами правильно выбирать интегратора, а не программы — от него зависит степень достижения поставленных целей).

План реализации проекта системной интеграции

Как тогда реализовать проект системной интеграции? Дам краткий план как нужно выстроить работу в этом направлении:

1. Поставить наиболее важные цели проекта (конкретные), выделить требования к системе;
2. Выслать требования и цели нескольким системным интеграторам из города (те, кто готовы к вам приехать из другого города или области — выставят очень большой ценник, им надо оплачивать командировку сотрудника);
3. Провести сравнительный анализ предложений, выбрать среднее по цене;
4. Потребовать написание технического задания (как правильно это делать — рассмотрим в другой статье), которое будет описывать не только процесс внедрения, но и оптимизировать карту бизнес-процессов;
5. Выделить одного ответственного за приемку работ и попросить выстроить процесс доработки и внедрения программы поэтапно. Если проект курирует несколько человек — каждый будет стараться впихнуть в него свое видение «хорошо», будет отлично если ответственный будет — заместителем руководителя или человеком, который успел поработать с большей частью отделов;
6. Согласиться на обучение работе в программе и техническую поддержку (любым инструментом надо уметь пользоваться, Вам нужен консультант, который будет доступен когда нужно вам, а не когда у него появится на это время).

Если вы будете придерживаться этого простого плана действий, то проект автоматизации бизнеса закончится для вашей компании хорошо. Надеюсь читателю было интересно то, что было сказано в этой небольшой статье.

Автор: Puzin_AV

Источник