Как я полюбила подготовку типовых документов

Большая часть договоров, с которыми я сталкивалась в жизни, —– распечатанные типовые шаблоны сомнительного качества со строчками для заполнения персональных данных, сроков и сумм, которые мои преподаватели на юрфаке не стали бы приводить в качестве примера достижений юридической мысли.

Почему квалифицированные специалисты до сих пор занимаются рутиной, а бизнес всё это оплачивает?  Какие технологии помогут экономить время и деньги? На этот вопрос я как заместитель руководителя отдела внедрения департамента систем управления документами ЛАНИТ постоянно ищу ответ. К поиску решения я привлекла одного из основателей профессиональной платформы подготовки документов Doczilla Pro Кирилла Бурякова. Постараюсь изложить наши выводы в этой статье. 

Традиционный подход к работе с типовыми документами выглядит примерно так: юрист готовит десятки вордовских документов с текстами на каждый случай, а затем рассылает их коллегам по запросу или сохраняет в папках на общем диске. Когда меняется законодательство, юрист обновляет шаблоны и просит коллег пользоваться новыми версиями документов. В результате юрист фактически превращается в секретаря, задача которого — проследить, чтобы сотрудники вовремя получали актуальные шаблоны.

А многие документы даже не имеют шаблонов, шаблоны появляются тогда, когда находится энтузиаст, который хочет оптимизировать свою работу и работу своих коллег.

Работодателю такой подход обходится сравнительно дорого, поэтому компании пытаются решить проблему с помощью автоматизации. Первые решения, которые появились на рынке, требовали долгой интеграции с инфраструктурой компании, а для любых изменений в документах приходилось приглашать IT-специалиста или внешнего подрядчика, так что выгода и удобство были сомнительными.

Но примерно пять лет назад появились сервисы, помогающие сотрудникам самостоятельно составлять любые типовые договоры за несколько минут без каких-либо познаний в области юриспруденции или навыков программирования.

Сейчас, конечно, тоже некоторые готовят типовые договоры без познаний в области юриспруденции, и, как правило, такие договоры при прочтении вызывают у меня моральные страдания. Моя маленькая мечта, чтобы типовые документы были хорошего качества и не требовали при этом непрерывного внимания высококвалифицированных специалистов.

С современным уровнем развития технологий это возможно. Как работают подобные сервисы, как они вписываются в общий ландшафт систем электронного документооборота и как компании уже автоматизировали работу с документами, расскажу на примере платформ LanDocs и Doczilla Pro.

«Казнить нельзя помиловать», или Почему готовить документы вручную — прошлый век

Наши заказчики, которые обращаются за автоматизацией работы с документами, чаще всего сталкиваются с четырьмя проблемами.

Потеря времени. Чем больше типовых документов используется в компании, тем чаще квалифицированным сотрудникам приходится отвлекаться от важного. В результате рутина забирает время, которое можно было бы потратить на сложные интеллектуальные задачи.

Как часто в своей работе вы отвечаете на вопросы: Правильный ли отступ я поставил в документе? Тот ли выбран шрифт? Кого указывать в подписантах? И как часто вы видите, что сотрудник взял старую форму, просто потому что он решил работать не в стандартной типовой форме, а в документе, который готовил раньше для другого контрагента?

Ошибки в документах. При большом потоке задач люди чаще допускают ошибки, а неточная формулировка в некоторых случаях может стоить бизнесу миллионы рублей. Для рядовых сотрудников это дополнительный стресс и снижение мотивации, поскольку приходится выполнять одну и ту же работу. Глаз замыливается, время поджимает, и на выходе получаем опечатки, не заполненные положения, не вычищенные комментарии...

Затянутые сроки согласования. К работе над документом подключаются сотрудники разных отделов и контрагентов, и каждый хочет убедиться, что всё в порядке. Поэтому даже шаблонные документы могут согласовываться неделями, ближе к концу года и месяцами.

Невозможность делегировать работу. Из-за риска ошибки юрист не может передать работу над документом сотруднику другого бизнес-подразделения. Сотрудникам приходится ждать, пока юрист (зачастую загруженный другой работой) проверит документ и разрешит его использовать.

Эти проблемы решаются с помощью технологий автоматизации, которыми уже пользуются компании из разных сфер: Сбер, МТС, Почта России, РосАтом, Альфа-Банк, X5, СОГАЗ, «Сахалин Энерджи».

Опыт компаний, которые автоматизировали работу с документами

На конференции, организованной ЛАНИТ и Doczilla (полная запись конференции есть на YouTube), представители МТС, Абсолют Банк и НПО “Энергомаш” рассказали, как автоматизация улучшила работу в их компаниях. 

MTC

В МТС была проблема: сотрудники ошибались при работе с документами, потому что работали с какими-то непонятными для них формами. Компания тратила деньги и время на постоянное обучение персонала. Решили установить платформу автоматизации на сервера МТС, создали несколько баз данных и около 50 интерактивных шаблонов.

Теперь 65 сотрудников МТС постоянно работают с документами на платформе Doczilla, составляют на этой платформе примерно 50% договоров (цель на конец 2021 года — 60%). Скорость подготовки договоров увеличилась в 3 раза, а срок внутреннего согласования сократился на 50%.

Абсолют Банк

В Абсолют Банке кредитно-обеспечительная документация готовилась и согласовывалась слишком долго, данные приходилось вбивать вручную из внутренней системы банка, а во время финальной проверки документов нужно было вручную убирать сноски и комментарии, оставленные на этапе согласования.

Подключили платформу в закрытый контур банка, провели интеграцию с CRM на Oracle, а также с реестрами ЕГРЮЛ, ЕГРИП и ЕХД. Перевели закладные и соглашения в интерактивный формат. Срок подготовки закладных снизился с 40 до 10 минут. Среднее время, которое клиент тратил на ожидание документации, сократилось с 15 до 7 дней. Новые сотрудники быстрее проходят обучение, а в документах больше нет ошибок и опечаток.

НПО “Энергомаш”

В НПО «Энергомаш» были затянутые сроки исполнения заявок и планов закупок. Документооборот автоматизировали: внедрили автоматическое согласование закупочной документации и стали отслеживать каждый этап согласования.

В результате стали быстрее готовить документы, сократили трудозатраты, убрали человеческий фактор.

Вместо заключения 

Что же поменялось в моей жизни после появления в ней инструментов по автоматизации подготовки документов? 

• Файлы перестали теряться, и всегда можно найти актуальную и нужную типовую форму. Раньше нужные формы могли храниться где угодно: на рабочем столе, в папках, базах, CRM, ERP-системах и переписках. С платформой автоматизации всё хранится в единой базе, а поиск нужного документа занимает две-три секунды.

• Исчезли ошибки! Ведь никто не работает с текстом напрямую — пользователи просто отвечают на вопросы анкеты. Платформа сама генерирует документ на основе ответов, реквизиты контрагента заполняются автоматически (после введения ИНН все данные из публичных реестров подтягиваются из баз сами). Теперь не нужно беспокоиться, что в документе будет ошибка по невнимательности и его придется переделывать. 

• Сверх-скорость внесения изменений: если документов много, как в моем случае, а в компании меняется бизнес-процесс или принимается новый закон, приходится переделывать все файлы. С платформой автоматизации достаточно внести изменения в главный документ, который называется интерактивным шаблоном, и все новые типовые документы полностью будут соответствовать законодательству.

Кстати, вы сами можете посмотреть, как это работает. На момент написания статьи действовал демо-показ системы. Надеюсь, и дальше можно его будет посмотреть. 

Статья написана в соавторстве с Кириллом Буряковым, Doczilla @Kirill_Buryakov_Doczilla