Помните, как рынок погрузился в «состояние шока», когда в 2016 году оптовиков и розничных продавцов обязали подключиться к ЕГАИС? Первые справились с заданием на отлично, а вот с магазинами все оказалось сложнее. Сейчас ситуация хоть и изменилась, но некоторые торговые точки по-прежнему не подключились к «Единой системе», рискуя отдать до 150–200 тыс. руб. кровно заработанных на уплату штрафа.
Загвоздка у многих не в желании обойти закон или сэкономить. Некоторых продавцов и руководителей отпугивает необходимость осваивать что-то новое, в корне менять распорядок действий при приемке, инвентаризации, продаже, списании алкогольной продукции. Некоторые торговцы вообще не представляют, как автоматизировать этот процесс, особенно если знакомы с профильным ПО только понаслышке. На практике сделать это несложно, тем более уже есть адаптированные программные инструменты. Мы расскажем о самом востребованном из них.
Что мы знаем о ЕГАИС
С января 2016 года о ЕГАИС не слышал разве что глухой владелец розничных точек по продаже алкогольной продукции. Единая государственная автоматизированная информационная система держит под контролем оборот всей спиртосодержащей продукции – от приемки до списания. Разумеется, только в тех торговых точках, которые подключились к «Единой системе» и выполнили все требования.
В теории все просто: приобрел оборудование, подключился, работаешь по закону. Но от теории до реализации – не один шаг: нужно найти деньги на оборудование, обучение сотрудников, выделить время, чтобы перестроить систему товаропотока. Не все готовы к таким изменениям: привычка, как известно, вторая натура. Отказаться и попытаться обойти процедуру? Размеры штрафов за это достаточно внушительные даже для розничных магазинов с большим оборотом, не говоря уже о мелких участниках рынка.
Приемка алкогольной продукции: «три счастливых дня»
Именно столько времени есть у владельцев торговых точек, чтобы провести помарочно весь объем поступившей алкогольной продукции. В течение этих трех дней ответственность за поступившую к вам алкогольную продукцию несет оптовик, после — торговец. Много это или мало, чтобы отсканировать и проверить на легальность происхождение акцизной марки каждой единицы? (Представьте поставку в несколько тысяч единиц продукции в сутки) Достаточно, если есть желание, обученные и мотивированные сотрудники, а главное – правильное программное обеспечение.
С программным обеспечением все понятно: купил DataMobile ЕГАИС и работай. А вот влияние человеческого фактора на рабочий процесс непредсказуемое. Если вы по вине нерасторопных сотрудников не уложились в трехдневный срок по сканированию всей поступившей от оптовика продукции, она все равно автоматически поступит на баланс магазина. Что будет дальше?
Смоделируем ситуацию. Очередной покупатель приобретает у вас бутылку алкоголя, но акцизная марка не проходит проверку в ЕГАИС, о чем вам просигнализирует кассовое ПО, где при продаже сканируется каждая проданная марка. И это бутылка как раз из той партии, которую не успели просканировать в трехдневный срок или еще хуже, марка окажется нелегальной. Обмануть систему не получится, хотя бы потому, что сейчас существует много приложений на смартфонах, где обычный покупатель может проверить легальность продажи, считав QR-код из выданного ему чека, там же есть функция «Пожаловаться» в Федеральную Службу РосАлкогольРегулирование.
Вы чувствуете себе без вины виноватым, потому что отвечать за нелегальный алкоголь перед контролирующими органами придется вам, а не поставщику или производителю.
Инвентаризация алкоголя
Лиха беда начало. Правильно принять товар – еще не все. ЕГАИС отслеживает, чтобы количество остатков на складе и в зале совпадало с данными в системе. Малейшее расхождение по факту значит, что товар в свое время неправильно оприходовали или списали. Не стоит недооценивать подобные недочеты, даже если речь идет о минимальных различиях. Если вам кажется, что несоответствие в несколько бутылок пустяковое, то в ЕГАИС считают иначе: в перспективе вас ожидает штраф – от 150 тыс. руб. для юридического лица. Почему бы не подстраховаться и не воспользоваться современными инструментами?
Что может модуль DataMobile ЕГАИС
Специализированное ПО, в нашем случае модуль DataMobile ЕГАИС легко установить на любое мобильное устройство: смартфон, планшет или терминал сбора данных. С ним вы решите проблему приемки, учета и инвентаризации алкогольной продукции. На устройство приходит ТТН в виде задания понятного для пользователя.
Мобильное устройство (ТСД) с такой начинкой может:
• принять алкоголь на баланс, поставить на учет – все согласно требованиям закона 182-ФЗ;
• проконтролировать перемещение товара по складу или торговому залу;
• списать продукцию, сразу сформировать акт списания и внести изменения в систему;
• сформировать при отгрузке товара ЕГАИС ТТН;
• проверить валидность акцизных марок на сервере ФС РАР;
• выполнить помарочную инвентаризацию.
При приемке алкогольной продукции большими партиями, возможен режим сканирования каждой акцизной марки со сверкой задания из ТТН, но без проверки в ФС РАР (проверка каждой марки на серверах РАР может занимать от 3 секунд до часа – как повезет). Данные всех марок поступят в товароучетную систему торгового предприятия, далее в фоновом режиме произойдет проверка марок на серверах ФС РАР, по итогу которой, товаровед примет решение о принятии полностью или частично данной ТТН. Это уникальная функция ПО DataMobile ЕГАИС.
Часто бывает, что поставщик доставляет свой товар по нескольким накладным, но физически товар лежит в одной машине, приемщику будет трудно понять, какой товар относится к какой накладной. Для этого реализован механизм совмещения всех ТТН от одного поставщика, в одну приемную накладную на ТСД и после проверки по заданию и выгрузки из ТСД обратно в учетную систему, товары автоматически распределяются по исходным документам.
DataMobile ЕГАИС с открытой системой обмена данными интегрируется практически в любую товароучетную систему. Программное обеспечение простое в установке, обеспечивает бесперебойную передачу данных в режиме онлайн. Приемка, проверка подлинности акцизных марок и другие обязательные процедуры под контролем такого ПО и избавляют владельцев магазинов по продаже алкоголя от ошибок и больших штрафов.
Автор: Scanport
