За последнее время мы реализовали ряд проектов для клиентов с похожими задачами. Это транспортные компании, оказывающие услуги по перевозке грузов своими или наемными автомобилями и водителями.
Основные потребности этих компаний:
- оценка рентабельности маршрутов;
- отслеживание взаимоотношений с водителями (инкассация, выплата зарплат,
ремонт, заправки и прочие операции); - оперативный мониторинг дебиторской и кредиторской задолженности.
Чем наших клиентов не устраивали существующие учетные системы, предназначенные непосредственно для транспортных компаний, и как мы им помогли?
Как оказалось, почти все они не покрывают целиком все описанные задачи. Например, в них могут быть зашиты определенные алгоритмы расчета зарплаты водителя и рентабельности рейсов, которые не подходят заказчику, либо может не хватать каких-то полей для аналитики поездок и маршрутов.
Безусловно, почти все системы можно доработать под нужные алгоритмы расчета, однако в результате они скорее всего не будут обладать достаточной гибкостью для изменения алгоритмов на лету и поиска лучших вариантов.
Ниже я постараюсь рассказать подробнее про решаемые задачи.
1. Оценка рентабельности рейса
Понятно, что для такой оценки нам потребуется информация о расходах и доходах с точностью до рейса, которую на самом деле не так просто получить.
Расход на рейс
Расход складывается из
- зарплаты водителя,
- оплаты бензина,
- расходов на ремонт автомобиля (если автомобиль свой) или стоимости аренды автомобиля (если автомобиль наемный),
и т.п.
Встречаются и более сложные варианты. Кроме того, зарплата водителя, например, может быть фиксированной в сутки или в месяц, а может быть сдельной за пробег или зависеть от стоимости груза. Бензин может оплачиваться компанией, а может водителем, по топливной карте или без, с фиксацией “было-стало” или без, и так далее. Причем в конкретной компании все организовано достаточно стройно, но между компаниями сильно отличается.
Тут проявляется заметный минус специализированных учетных систем – в погоне за “универсальностью”, количество галочек и настроек в такой системе превышает все мыслимые пределы, и пользователи возвращаются в старый добрый эксель, просто потому что не могут освоить мануалы по системе и не понимают, откуда получаются те или иные числа.
Доход на рейс
Доход тоже устроен достаточно интересно. Заказчики могут оплачивать предоставляемые услуги еженедельно (или ежемесячно, или одни так – другие эдак). Кроме того, иногда в одной машине находятся грузы от нескольких заказчиков. Соответственно, чтобы рассчитать доход с конкретной поездки — можно например, разделить общий месячный доход пропорционально расходу на поездку или весу груза или объему груза или еще каким-нибудь параметрам.
Реализация
В данном случае QuBeQu помогает автоматизировать расчет рентабельности рейса, и сделать это очень быстро. Мы задаем нужные формулы, создаем формы ввода для данных, и за несколько дней получаем полностью автоматизированный отчет о рентабельности каждого конкретного рейса, с полным прослеживанием всех вычислений и возможностью быстрого их изменения.
В некоторых случаях мы практически не влияем на работу учетных систем, автоматически подгружая информацию из них, в других – клиенты полностью отказываются от используемых систем (например, excel или google spreadsheets) в пользу QuBeQu.
2. Отслеживание взаимоотношений с водителями
В транспортных компаниях достаточно много операций завязано на конкретного водителя, поэтому важно уметь оперативно отслеживать текущий статус по каждому из них.
Водителям выдаются деньги:
- на ремонт автомобилей,
- на бензин,
- зарплата,
- да и просто в долг.
С них при этом надо не забывать получать:
- наличные от заказчиков,
- подтверждения произведенных ремонтов,
- вычитать штрафы ГИБДД,
- и т.п.
Весь этот поток часто проходит мимо учетных систем и ведется в excel, а иногда и вовсе в бумажных журналах.
Реализация
При внедрении QuBeQu для решения такой задачи мы разрабатываем специальные дашборды водителя, на которые выводится вся основная информация по операциям. Причем это может быть как информация из 1С по выданным зарплатам или из учетных систем по стоимости рейсов, так и «внебухгалтерские» долги, авансы и штрафы ГИБДД.
При этом для бухгалтеров и менеджеров предусматриваются свои интерфейсы для ввода и просмотра нужных данных.
Часто в процессе внедрения вид дашбордов меняется по несколько раз, да и через несколько месяцев использования пользователи продолжают добавлять и удалять некоторые блоки и параметры.
3. Дебиторка и кредиторка
После решения предыдущих двух задач в QuBeQu формирование отчетов по кредиторской и дебиторской задолженности получается практически автоматом. Причем это не периодические отчеты, а отчет на любой момент времени. В итоге руководители могут оперативно реагировать на глобальные изменения в их бизнесе, не дожидаясь «отчетного периода».
Резюме
Какие функции QuBeQu пригодились нам в решении вышеупомянутых задач:
1. Коннекторы к внешним источникам.
С их помощью мы оперативно переносим исторические данные из учетных систем, обеспечиваем автоматическое обновление данных, интегрируем данные из разных источников между собой (например, из 1С и GPS-трекеров).
2. Ввод данных.
Ведение учета в excel мы заменяем на ввод данных непосредственно в QuBeQu. Данные ложатся в единую структуру, благодаря этому не требуется копипастить данные между excel-файлами, готовить отчеты особого вида и тратить время на разбор, почему в ячейке то или иное число.
Благодаря вводу данных, в QuBeQu легко добавляются новые характеристики – например, для сегментации клиентов и прочего дополнительного анализа.
3. Формулы и вычисляемые показатели.
Эта функциональность позволяет нам:
- оперативно подстраивать расчеты под конкретного клиента
- тестировать те или иные алгоритмы — достаточно просто изменить формулу
- объединять данные с разных уровней детализации
- прослеживать вычисления и находить проблемные места
Итого
Проекты по первичной настройке занимали не больше двух недель, далее в течение полутора-двух месяцев осуществлялась активная поддержка пользователей и доработки системы.
В результате, заказчики получали полнофункциональную систему в которой могли не только в любое время посмотреть актуальный отчет по своим данным, но и построить новые, а также вести дополнительный учет.
После внедрения не только повысилась оперативность получения отчетов, но и освободилось большое количество времени, которое раньше тратилось на подготовку и сведение excel-файлов.
Автор: QuBeQu
