Привет! Меня зовут Александр Попов, я PR-директор МойОфис. Еженедельно в моем рабочем графике бывает до 30 совещаний. Проведение встреч, а также подготовка к ним, забирают много сил и времени. С целью научиться эффективнее расходовать свои ресурсы, я решил исследовать глобальный опыт: во многих крупных компаниях сегодня принят нестандартный формат совещаний.
Одними из первых, еще в начале нулевых годов, культуру собраний пересмотрели в Amazon. Тогда в компании отказались от презентаций, вместо них на встречах стали активно использовать текстовые документы. С тех пор за их внимательным чтением сотрудники обсуждают актуальные проблемы, гипотезы, цифры, графики и факты, а затем принимают решения.
Под катом я предлагаю вам перевод статьи одного из специалистов Amazon — Джастина Гаррисона*, Sr. Developer Advocate из AWS Container Services. Автор рассказывает о конкретной пользе для рабочего процесса, которую обеспечивают «документоцентричные» совещания. А еще объясняет, на что именно следует обратить внимание, если вы планируете внедрить подобную практику в своей компании.
*Позиция автора не всегда может совпадать с мнением МойОфис.
Работая в Amazon я понял, что подход к собраниям, который мы практикуем в компании, — невероятно уникальный. Я давно собирался написать в блог этот пост, и недавний твит коллеги окончательно вдохновил меня поделиться мыслями.
Сразу подчеркну: я занимаю должность Sr. Developer Advocate в AWS Container Services, и мой опыт может отличаться от опыта коллег из других подразделений Amazon. Но конкретно в моем случае большинство встреч начинается с чтения документа ее участниками. Как правило, если нет документа, нет и совещания.
Чтение документов настолько укоренилось в корпоративной культуре и процессах компании, что в наших инструментах планирования есть флажок для автоматического создания документов. Если мне нужны подробности о новой услуге или функции, я найду соответствующий документ, а не отправлю емейл или позвоню менеджеру по продукту.
В зависимости от встречи документ может быть шестистраничным, одностраничным с описанием некой общей идеи; также это может быть PR/FAQ, текст, описывающий решение какой-либо проблемы, или даже обзор услуг с множеством диаграмм, графиков и маркеров. Документ адаптируется под аудиторию и цель встречи.
Однако самое интересное для меня — это не формат документа, а то, как он используется. Совещания начинаются с чтения - в зависимости от объема документа этот процесс занимает от десяти минут до получаса. Даже если текст большой (максимум — шестистраничный) и участников много, на собрание отводится время, достаточное для полноценного чтения и обсуждения.
На предыдущих местах работы я также пытался задокументировать все для встречи заранее. Писал хорошо продуманные электронные письма, делился с коллегами ссылками на документы и составлял подробные вики-страницы. При этом на всех моих совещаниях за пределами Amazon я получал один из трех результатов:
-
Емейл или документ никто не читал и мне приходилось все объяснять на встрече;
-
Некоторые все же изучали документ, но к моменту встречи забывали его содержание, поскольку читали его за несколько дней или часов до этого;
-
Как минимум у одного человека был вопрос, ответ на который он мог узнать из моего письма.
Еще до прихода в Amazon я предполагал, какие преимущества может иметь чтение документа на собраниях:
-
В документе содержится вся информация о встрече;
-
Сотрудникам не нужно предварительно находить время на чтение документа;
-
Содержание документа свежо у всех в памяти.
Вот некоторые другие преимущества, которые я обнаружил, уже применяя подход на практике:
-
Спикеры меньше волнуются во время своих выступлений перед людьми;
-
Документ помогает нивелировать многие предубеждения (за или против) в отношении человека, который его составил;
-
Поскольку вы читаете документ сами, барьеры голосового общения, такие как акценты, вокальные тики, дефекты речи и слуха (например, заикание или слабый слух), не могут помешать вам усваивать информацию;
-
Никаких «видишь мой экран?», фонового шума, неполадок со звуком во время разговора и прочих препятствий для понимания основного содержания встречи;
-
В компании содержится множество актуальных и прошлых документов. Вы сотрудник и хотите узнать, как выглядели PR/FAQ для Amazon EKS или AWS Lambda? Можете посмотреть их в архиве.
-
Вам не нужно хранить у себя информацию из документа за пределами собрания. Обратная связь и обсуждения происходят во время встречи. На комментарии можно отвечать асинхронно. Если потребуется дополнительное обсуждение, документ будет пересмотрен, и будет назначено новое собрание для его чтения и обсуждения;
-
Если документ предоставляется заблаговременно, а я не успеваю к началу встречи, то могу заранее изучить его содержание и присоединиться к собранию с опозданием на 10-20 минут, ничего не пропустив;
-
Чтение документов из дома — отличная возможность уделить 10-20 минут тренировке.
С какими сложностями можно столкнуться
Для некоторых сотрудников «документоцентричность» задает свои ограничения. Первое, что я заметил: если вы не слишком хороший писатель, то можете испытывать сложности при передаче идей в письменной форме. В Amazon есть множество внутренних программ обучения, которые помогают развить навык написания хороших документов, но и обучение не отменяет необходимости иметь некоторую писательскую подготовку. Я крайне благодарен многолетней практике создания текстов для How-To Geek и Cloud Native Infrastructure. Хотя и с этим бэкграундом мой первый одностраничный обзор в Amazon вышел пугающим.
Несмотря на то, что работа с документами ставит участников совещаний в более равные условия, в чем-то она усложняет процесс. Даже небольшие идеи, функции и итерации потребуют от вас в первую очередь создания отдельного документа. Опять же, здесь моя точка зрения может быть специфической и отражать мою конкретную роль в процессах компании. В Amazon я не пишу код сервисов, при этом влияю на их функции, дизайн и позиционирование. Я всегда готов поделиться обратной связью и располагаю массой идей, но не занимаюсь их непосредственной реализацией. У меня есть возможность постоянно взаимодействовать с командами разработки, предоставлять им обратную связь о новых функциях и сервисах.
Многие команды в Amazon не имеют прямого доступа к продукту, тем не менее, они также должны писать документы, чтобы сообщать о планах своим коллегам. Не все из этих документов увлекательны (хотя большинство тех, что я читал, были крайне интересны), — но все они имеют ключевое значение в процессе принятия решений.
Встречается и другая проблема. Архив документов внутри компании может быть крайне полезным для изучения, но в то же время иногда сбивает с толку: бывает нелегко проследить историю того или иного сервиса в обилии накопленных документов и комментариев. Я не раз ловил себя на том, что читаю документ, который на первый взгляд вроде бы соответствует одному из существующих сервисов, только чтобы спустя двадцать минут осознать, что он действительно предназначен для этого сервиса. При этом изначально я не посмотрел на дату документа либо не знал кодовое название продукта.
Я неоднократно говорил, что в Amazon заложен прекрасный фундамент для удаленной работы. Постоянное использование документов предоставляет сотрудникам в разных часовых поясах одинаковый контекст. Обсуждения на собраниях обеспечивают более быстрые циклы обратной связи, но недостатком является то, что они могут ограничивать возможность асинхронных взаимодействий, — если заметки и вопросы не отражены в документе.
У меня никогда не было возможности лично присутствовать на собраниях Amazon. Но я слышал, что те совещания, которые изначально были ориентированы на работу с документами, в итоге были наиболее успешно адаптированы к удаленному формату. Но содержание — не единственное, что имеет значение.
Amazon, как и многие другие крупные компании, использует массу средств для общения. Часто бывает трудно найти документы, разбросанные по стольким инструментам, без возможности перекрестного поиска или их централизованной организации. Я убедился в эффективности такого ПО, как Command E. Но и здесь могут возникать дополнительные сложности — из-за множества открытых исходных кодов и социальных платформ, с которыми я взаимодействую еженедельно. В настоящее время у меня есть пользователи в 53 рабочих пространствах Slack.
При этом даже с учетом некоторых сложностей, с которыми сопряжена «документоцентричность», польза от подобного формата совещаний безусловна. Уверен, что постоянная практика поможет мне писать документы еще лучше, в более «амазонском» стиле.
Мне нравится отсутствие необходимости готовиться к встречам, поскольку документ обеспечит мне весь необходимый контекст. Я знаю, что организатор собрания потратил свое время, чтобы не тратить мое. Я стараюсь отвечать тем же, когда сам организую встречи и подготавливаю материалы.
***
Поделиться мыслями о практике совещаний в Amazon вы можете в комментариях, либо выбрав подходящий вариант в опросе ниже. Наверняка многим будет интересно узнать и о вашем личном опыте участия в корпоративных собраниях. Может быть, в вашей компании также исповедуют неординарный подход к их организации и проведению?
Автор:
Alexandropop
