Управление проектом в любой сфере предполагает наличие дедлайнов. Есть главный, венчающий собой всю работу и говорящий о его завершенности/незавершенности. Как правило, планы включают в себя и другие дедлайны для этапов поменьше.
Проекты подразумевают совместную работу. Это значит, что задачи и сроки их завершения у одного члена команды могут значительно влиять на время выполнения у других коллег. Это как эффект домино, где негативные последствия приведут к неконтролируемому расширению масштаба проекта.
Однако вся суть в том, что сроки выполнения соблюдаются редко независимо от того, связано это с работой или повседневной жизнью. По своей природе люди склоны несерьезно относиться ко всему далекому, предполагая, что времени еще достаточно. Как правило, они ошибаются.
Какой здесь психологический подтекст?
Как было сказано выше, такое поведение характерно многим людям в силу своей природы. Психологи выделяют много причин. Приведу некоторые из них.
Мотивация
Доводилось ли вам сдавать экзамен, подготавливаясь к нему всего за ночь? Если да, то вы должны помнить свое волнение. Чем ближе дата важного события, дедлайна проекта или задачи, чем ближе вы к ней приближаетесь, тем больше волнения и нервозности вы ощущаете. В английском языке есть даже специальный термин — Goal Looms Larger Effect.
И вот как психологи описывают его суть: мотивация завершить задачу увеличивается, когда уменьшается количество времени до нее. Чем ближе вы приближаетесь к успеху, тем больше усилия вы вкладываете в его достижение. Другими словами, как только вы приближаетесь к цели (задаче, дедлайну), тем больше вы думаете об этом. И вот это повышенное внимание помогает извлекать выгоду.
Давление
С точки зрения психологии можно объяснить и другие моменты. К примеру, есть категория людей, полагающих, что под давлением они лучше работают. Однако это бессмысленно, поскольку тяжело прилагать максимум усилий в условиях ограниченного количества времени. Отсюда следует, что эти люди совсем не работают без дедлайнов. А если же они поставлены, они все равно стараются растянуть сроки.
Ошибки планирования
А ведь есть еще такое понятие, как ошибка планирования – тенденция неправильно определять время на выполнения любой задачи. На это есть несколько причин.
Мы не учитываем опыт предыдущего планирования. Большинство студентов, будь они даже на последнем курсе, с затруднением оценят период времени на написание курсовой. И это несмотря на то, что до этого как минимум раз в год они ее писали.
Мы не допускаем варианты, что что-то может пойти не так. Планы в нашем представлении всегда идут по наилучшему сценарию. Мы отводим на завершение задачи столько времени, сколько нужно согласно такому ходу событий. Но редко случается, чтобы все шло, как запланировано.
И наконец, мы не учитываем все этапы выполнения задачи и время на выполнение каждого из них. Если студенту необходимо написать курсовую, как правило, он не учитывает время, которое стоит провести в библиотеке или в общении с преподавателем для получения информации. Ему кажется, что все время будет потрачено исключительно на написание. Все остальное он не учитывает.
Но не буду углубляться в дальнейшие нюансы психологии человека, а расскажу, как побудить сотрудников и членов команды уважительно относиться и, главное, соблюдать сроки выполнения задач и проекта в целом.
1. Ставьте только реальные дедлайны
Как часто вы сталкивались с ситуацией, когда на одну и ту же задачу вам ставят несколько финальных сроков? Когда приближается первый дедлайн, становится понятно, что он ненастоящий. Руководитель или менеджер проекта использовал его для манипулирования командой с примерно такими мыслями: если не соблюдаются сроки первого (ненастоящего) дедлайна, то следующий (настоящий) точно будет соблюден. Не самый удачный пример управления, даже если вы гуру и знаете стили руководства в менеджменте.
Как подсознательно повлиять на команду?
Разбейте большие задачи на задачи поменьше с меньшим временным отрезком. Создавайте и назначайте задачи, которые требуют день или два. Члены команды поймут, что они идут непрерывным потоком, и четко обозначенные дедлайны не сложно соблюдать.
2. Позволяйте команде ставить дедлайны
Участники проекта (спонсоры, клиенты, т.д.) зачастую не имеют даже малейшего представления о том, как в нем протекают все процессы. Они не знают, как все работает и как все организованно. Такие лица назначают финальные даты, но исполнители сразу понимают, что их сложно соблюсти.
Как подсознательно повлиять на команду?
Включите в эти процессы команду. Позвольте им оценивать реальные сроки на выполнение задач. Такой шаг охарактеризует вас как находчивого менеджера.
Во-первых, создается атмосфера командной работы. Чем больше вовлеченность в командную работу, тем ответственнее работает участник проекта.
Во-вторых, члены команды устанавливают дедлайны, основанные на реальном понимании предстоящей работы и необходимого для ее выполнения количества времени. Более того, если команды сама устанавливает сроки, им не на что будет жаловаться. Ведь именно они все оценили и просчитали.
3. Объясняйте
Объяснять крайне важно. Недостаточно сказать, когда дедлайн. Обязательно еще уточните, почему это важно. По крайней мере, вы вызовите ответную реакцию.
Будьте точным настолько, насколько этого требует ситуация. Не нужно говорить следующее.
— Все ошибки в проекте должны быть исправлены к следующему понедельнику к 18:00.
Гораздо лучше объяснить важность.
— Все ошибки в проекте должны быть исправлены к следующему понедельнику к 18:00. Это важно, потому что во вторник у нас новый спринт, основанный на всех исправлениях.
Как подсознательно повлиять на команду?
Следуйте такой модели всегда. Ведь именно она дает полное представление о дедлайнах. Понимание – это ключ, помогающий с большей ответственностью и серьезностью относиться к срокам.
4. Делайте акцент на негативных последствиях несоблюденных сроков
Вопрос психологии. Если сроки не соблюдаются, придайте значение негативным последствиям, которые повлияют на весь проект и команду. Страх и все, что с ним связанно, в большей степени влияют на людей, чем что-то положительное и приятное. А еще страх хорошо мотивирует.
Вернемся к примеру выше. Чтобы придать значение негативным результатам, добавим еще одно предложение.
— Все ошибки в проекте должны быть исправлены к следующему понедельнику к 18:00. Это важно, потому что во вторник у нас новый спринт, основанный на всех исправлениях. Если мы не начнем его, спонсоры сократят расходы, и это напрямую повлияет на нашу заработную плату.
Как подсознательно повлиять на команду?
Применяйте эту тактику, но будьте осторожны: слишком частые угрозы могут подорвать моральное состояние. Делайте акцент на негативных последствиях, но не угрожайте вашей команде.
5. Используйте систему напоминаний
Конечно, не стоит ежедневно напоминать о дедлайнах, говоря о них, как попугай, при каждом случае. Но и не следует занимать противоположную позицию, сказав о них раз и забыв.
Попробуйте изобрести свою систему напоминаний или же использовать уже зарекомендовавшую себя. Главное, чтобы она работала.
Как подсознательно повлиять на команду?
Есть очень эффективное решение. Вместо постоянных напоминаний о том, когда задача должна быть выполнена, попробуйте вовлечь членов команды в дискуссию, спросив, когда же дедлайн к той или иной задаче. Если коллега сам ответит на ваш вопрос, значит, он не забудет о сроках.
6. Используйте эффективное ПО
Даже очень опытные менеджеры не всегда вовремя завершают проекты. Хорошим решением будет начать использовать эффективный и надежный инструмент. Конечно, чтобы найти подходящий, может потребоваться много времени. Но это того стоит.
На самом деле, рынок предлагает множество всевозможных инструментов, отличающихся функционалом, рабочими принципами, интерфейсом и т.д. Поэтому в них легко можно затеряться.
Как улучшить командную работу и соблюдать дедлайны?
Выберете инструмент, который уже зарекомендовал себя. К примеру, он может быть основан на методе Канбан. Это наглядная система в виде карточек, показывающая, у кого какие задачи, когда их необходимо завершить и т.д.
Вот как это выглядит на примере популярного сервиса Trello.
В IT-сфере часто используют спринты. Здесь хорошо зарекомендовал себя инструмент JIRA. Менеджер легко создает задачи, назначает ответственных и для каждого спринта ставит дедлайн.
А вот как выглядит проект на примере онлайн диаграммы Ганта GanttPRO. Все задачи здесь визуализированы, видны сроки их выполнения и прогресс.
Впрочем, здесь можно найти подходящий для вас сервис для управления проектами.
Суммируем
В любом проекте важно соблюдать сроки. Но сделать это не всегда легко, особенно если в проекте много задач и участников. Для повышения эффективности попробуйте подсознательно влиять на команду:
- Ставьте только реальные дедлайны;
- Позволяйте команде ставить сроки;
- Объясняйте;
- Делайте акцент на негативных последствиях;
- Используйте систему напоминаний;
- Используйте эффективное ПО.
Автор: stannislav
