Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей

в 11:53, , рубрики: автоматизация, документация, ИИ, техническая документация, технологии, унификация

Давайте обсудим, почему унификация терминологии — это не просто формальность, а важнейший инструмент для улучшения восприятия контента. Мы рассмотрим, как единообразие терминов влияет на восприятие и понимание информации, а также какие современные инструменты и практики помогают создать четкую и согласованную понятийную систему.

источник: https://rusneb.ru/catalog/000199_000009_009238665/

Сегодня с вами снова команда Документерры. Мы разрабатываем инструмент для создания баз знаний и сайтов документации, а также делимся всем, что нам кажется интересным в мире IT. В этот раз мы затронем важную тему: унифицированная терминология в технической документации и её влияние на восприятие контента пользователями.

Унифицированная терминология – это один из ключевых признаков качественной технической документации. В сущности, если в вашем контенте не соблюдается этот принцип, называть его техническим документом будет проблематично. И именно благодаря единообразию терминов обеспечивается четкое взаимодействие между разработчиками и пользователями документации. Когда схожие по значению термины используются как синонимы, возникает двусмысленность, которая нарушает восприятие информации и увеличивает шанс на ошибки.

В этой статье мы обсудим, какой термин является более корректным: «клапан» или «задвижка», «ползунок» или «линейка прокрутки». Мы также рассмотрим, как терминология влияет на восприятие текста, и как современные инструменты могут помочь улучшить документацию.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 2

Зачем нужно единообразие терминологии

Влияние на восприятие информации пользователями

Единообразие в терминологии играет ключевую роль в восприятии информации. Когда термины используются последовательно и без отклонений, пользователи могут сосредоточиться на сути, а не тратить время на разгадывание значений слов. Это особенно важно в технической документации, где четкость и точность имеют первостепенное значение. Правильное и единообразное употребление терминов снижает нагрузку на пользователя и позволяет быстрее понять принцип работы продукта.

Вспомним пример с терминологической синонимией, которая на практике встречается гораздо чаще, чем принято считать. Под синонимией понимаются термины, которые, несмотря на различия в формулировках, обозначают одно и то же. Примером может служить набор терминов для устройства, предназначенного для сброса давления: «устройство сброса давления», «предохранительный клапан», «сбросной клапан» и «клапан сброса давления». Хотя все эти выражения обозначают один и тот же объект – трубопроводную арматуру для защиты системы от избыточного давления – важно придерживаться единого термина в одном контексте, чтобы не создавать путаницу.

Употребление того или иного термина в документации зависит от стиля текста. Для менее формальных материалов можно использовать выражение «сбросной клапан», а для официальных документов (например, стандартов) более уместно выбрать «устройство сброса давления». Всё это допустимо, однако важно избегать смешения стилей и терминов, что может сбить с толку читателя.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 3

Уменьшение путаницы и ошибок: «все значит все!»

Несогласованность в терминологии может привести к значительным проблемам. Если один и тот же элемент описан разными терминами в разных частях документации, пользователи могут не понять, о чем идет речь. Это приведет к недовольству, а в худшем случае – к неправильному использованию продукта и снижению репутации компании.

При разработке интерфейсов для веб-приложений или мобильных приложений часто используются такие термины, как «кнопка», «кнопка действия», «переключатель», «ссылка», «триггер» и т.д. Все эти термины могут иметь схожие значения, но важно придерживаться одного подхода для ясности и точности.

Допустим, в одной части документации термин «кнопка» используется для описания элемента интерфейса, который выполняет конкретное действие при нажатии (например, кнопка «Отправить»), а в другой части документации тот же элемент называется «переключатель» или «триггер». Это может вызвать путаницу у пользователей или разработчиков, которые читают документацию и пытаются понять, о каком именно элементе интерфейса идет речь.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 4

Единообразное использование термина «кнопка» во всех случаях для обозначения такого элемента интерфейса, как элемент, который выполняет действие при нажатии, улучшит восприятие документации и исключит недоразумения. Это позволит пользователям и разработчикам четко понять, что подразумевается под термином в разных контекстах, независимо от того, идет ли речь о функциональной кнопке, кнопке действия или кнопке подтверждения.

Почему это важно:

  1. Упрощение понимания: Когда все элементы интерфейса, выполняющие одно и то же действие, называются одинаково, пользователям легче понять, что они должны делать.

  2. Снижение ошибок: Если разработчик, работая с документацией, видит два разных термина для одного и того же элемента интерфейса, он может принять неверное решение и начать использовать неправильный тип компонента, что приведет к ошибкам в коде.

  3. Единый стиль документации: Устранение синонимии в документации помогает создать единый стиль, что делает документацию более профессиональной и менее подверженной интерпретациям.

Таким образом, единообразие терминологии в ИТ-документации и разработке интерфейсов — это ключ к снижению путаницы и повышению эффективности работы как пользователей, так и разработчиков.

Как адаптировать терминологию под аудиторию: учет специфики пользователей

При создании документации для IT-продуктов важно учитывать не только содержание, но и аудиторию, для которой она предназначена. Разные группы пользователей — от новичков до опытных специалистов, и тем более международная аудитория — могут иметь разные уровни понимания терминов. Адаптация языка и терминологии под нужды конкретной аудитории — залог успешной коммуникации и высокой эффективности документации.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 5

Возьмем, к примеру, документацию для пользователей программного обеспечения или технических продуктов. Для новичков важна ясность и доступность терминов, в то время как для профессионалов, имеющих опыт работы с продуктом, можно использовать более сложные и специфичные термины.

Например, при разработке документации для веб-разработчиков, нужно учитывать, что для новичков термины вроде "API", "JSON", "HTTP-запрос" могут быть не совсем понятны без пояснений. Тогда как опытный разработчик сразу поймет, о чем идет речь, и ему не нужны дополнительные объяснения.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 6

Если же в документе будет использоваться выражение "AJAX запрос", важно будет объяснить, что это не отдельная технология, а подход, использующий асинхронные запросы, чтобы избежать путаницы.

В этом контексте создание документации для разработчиков разных уровней — это не только вопрос того, какие термины выбрать, но и того, как их объяснить или, наоборот, опустить дополнительные пояснения для более опытной аудитории.

Проблемы специфических терминов

Далеко не всегда термины в IT могут быть понятны всем пользователям. Например, в области UI/UX-дизайна часто используются такие термины, как "viewport", "z-index", "grid system". Для новичков они могут быть совершенно незнакомыми, и без дополнительного контекста будут восприниматься как абстрактные и трудные для понимания.

С другой стороны, в документации для профессионалов важно не перегружать текст лишними разъяснениями, которые затягивают восприятие и могут быть излишними для опытных пользователей.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 7

В ИТ есть немало терминов и аббревиатур, которые имеют синонимы и могут быть не всегда понятны без контекста. Рассмотрим термин "API" (интерфейс программирования приложений). В документации для специалистов в этой области это слово часто используется без объяснений. Но если документация предназначена для широкой аудитории, то важно будет добавить пояснение, что это набор правил и протоколов для взаимодействия разных приложений. Без этого пояснения пользователи могут не понять суть.

С другой стороны, когда в документации для опытных разработчиков используются сложные термины типа "OAuth", "RESTful", "CRUD", они будут восприниматься нормально, но важно использовать их последовательно и всегда соблюдать единообразие.

Как достичь единообразия: создание стиля и глоссариев

Чтобы избежать путаницы и повысить эффективность документации, необходимо создать глоссарий — перечень терминов, аббревиатур и сокращений, которые используются в рамках проекта. Глоссарий помогает устранить неопределенности, особенно когда проект использует нестандартные или малоизвестные термины.

Пример: В проекте может возникнуть ситуация, когда принято использовать сокращения, которые не являются общепринятыми в отрасли. Например, Sp.Gr. может обозначать specific gravity (удельный вес), а Erec. Wt.erection weight (монтажный вес). Такие аббревиатуры могут быть понятны только тем, кто работает над проектом, но они абсолютно непонятны новым участникам команды. В таких случаях создание раздела с расшифровками сокращений значительно ускоряет понимание документации и повышает эффективность работы.

Список таких терминов должен быть представлен либо в начале документации, либо в виде ссылки на глоссарий, чтобы пользователи могли легко к нему обращаться, не теряя времени на разгадывание значений.

Технологические инструменты для работы с терминологией: AI на страже единообразия

Современные технологии открывают новые возможности для управления терминологией в технической документации и IT-проектах. Искусственный интеллект уже способен анализировать, нормализовать и даже предлагать оптимальные термины, помогая авторам избежать несогласованности и путаницы. Давайте разберемся, какие инструменты можно использовать для контроля терминологии и как AI может автоматизировать этот процесс.

AI-ассистент: умный помощник технического писателя

AI-инструменты сегодня активно применяются в техническом писательстве, локализации и разработке документации. Они могут:

  • Анализировать текстовые массивы и выявлять несоответствия в терминологии.

  • Подсказывать автору, какой термин лучше использовать в зависимости от контекста.

  • Обучаться на существующих стандартах, глоссариях и стилевых гайдах.

  • Проверять соответствие терминов требованиям индустриальных стандартов (например, ISO, IEEE, Microsoft Style Guide).

Пример: AI-ассистент в среде документации для разработчиков может заметить, что в разных местах документа используются "авторизация" и "аутентификация" как синонимы, и предложить их правильное разграничение (аутентификация – подтверждение личности, авторизация – выдача прав доступа).

Некоторые AI-инструменты, такие как Grammarly, LanguageTool и DeepL Write, уже позволяют автоматически корректировать текст с учетом контекста. Однако для глубокой проверки технических терминов требуются более специализированные решения.

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 8

AI-нормоконтролёр: автоматический редактор терминологии

Теперь представим AI-инструмент нового уровня — нормоконтролёр терминологии. Это виртуальный редактор, который проверяет документацию в реальном времени и гарантирует единообразие терминов.

Как он может работать?

  1. Сопоставление с глоссарием – AI сверяет термины с заранее заданными списками, подсказывая правильные варианты.

  2. Анализ контекста – учитывает, где и как используется термин (например, "лог" в смысле "журнал событий", а не "дерево, сброшенное в воду").

  3. Выявление синонимов и устаревших терминов – например, заменяет "скроллбар" на более привычное "полоса прокрутки", если того требует гайдлайн компании.

  4. Автоматическое исправление – предлагает замену терминов по принципу "правильное слово в правильном месте".

Применение такого инструмента было бы полезно не только в техническом писательстве, но и в сфере локализации, где важно сохранять единообразие терминов при переводе на разные языки.

Если такой инструмент уже есть – отлично, а если нет, то вот пища для размышлений разработчикам!

Унификация терминологии в документации: ключ к точности и удобству для пользователей - 9

***

Единообразие терминологии — не просто вопрос стиля, а ключевой фактор удобочитаемости, точности и эффективности документации. Чем меньше неоднозначностей, тем проще пользователям ориентироваться в продукте, а команде — поддерживать документацию в актуальном состоянии.

К счастью, современные технологии, включая AI-ассистентов, уже сейчас помогают минимизировать терминологическую путаницу. Автоматизированные проверки, глоссарии и четкие гайдлайны — всё это делает документацию понятнее и удобнее.

Итог прост: чем раньше команда начнёт системно подходить к терминологии, тем меньше времени уйдёт на исправление ошибок и недопонимание в будущем.

Автор: Documen-Terra

Источник

* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js