Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.
При этом в исследованиях никто не учитывал время, которое тратят сотрудники на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема актуальна даже если в документообороте задействован всего один человек. При коллективном использовании документов она усугубляется в разы и, наконец, становится практически нерешаемой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Между тем, по расчетам AIIM (Association for Information & Image Management), предприятие, которое производит в среднем по 100 папок с документами в неделю, тратит $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов. Также по статистике AIIM, среднестатистический исполнитель тратит по 2,5 часа в неделю на поиск необходимых документов, а у делопроизводителей на это уходит 20-30% рабочего времени.
Не стоит забывать, что правительство России с каждым годом вводит всё больше усовершенствований в свою работу, законодательно закрепляя нормы передачи отчётности в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи. Например, приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ была введена новая обязательная форма отчетности для организаций и индивидуальных предпринимателей — 6-НДФЛ. Причём предоставлять в бумажном виде 6-НДФЛ могут исключительно те организации и индивидуальные предприниматели, которые выплатили доходы не более чем 25 сотрудникам. Остальным исключительно в электронной форме. Это означает, что электронные цифровые подписи (ЭЦП) сейчас есть практически во всех серьёзных организациях. Мы сделали опрос в нашей предыдущей статье (Что есть подпись. От капли крови до ЭЦП) и больше половины наших читателей уже работали с цифровой подписью.
На этом фоне исключительно актуальны становятся сервисы сдачи электронной отчётности и системы электронного документооборота (СЭД). Рост IT-технологий и повсеместная компьютеризация позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. В некоторых странах внедрение СЭД стало задачей государственного масштаба. Так в правительстве Эстонии программа электронного правительства была запущена уже в 2002 году, когда доступ в Интернет в целом по Эстонии не превышал 30% населения. К настоящему времени 98% граждан Эстонии используют ЭДО при общении с госорганами. Даже голосовать на выборах в парламент и в президенты можно с использованием цифровой электронной подписи. Также можно получить «электронное резидентство» и, например, если вы являетесь соучредителем российско-эстонской компании, то можете удаленно получить ЭЦП и юридически-значимо подписывать документы все документы. Это не только удобство и экономия времени людей, но и значительное сокращение издержек для правительства. По средним подсчётам экономия же от внедрения СЭД в более-менее крупной организации может достигать 95-97%. Например, отправка документа по ЭДО стоит всего несколько рублей.
Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД по мнению аналитиков, составляют не менее 30%. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения электронного документооборота. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают приобретение СЭД критически важным для успешного ведения бизнеса.
В России уже давно существуют системы СЭД, но это в основном масштабные операторы, типа ЗАО ПФ СКБ Контур, которые поддерживают работу федеральных структур и крупных предприятий и с которыми сложно работать малому и среднему бизнесу. Учитывая современные реалии, компания «МегаФон» разработала свой сервис Электронного документооборота (ЭДО) для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и иными документами внутри компании и между юридическими лицами. С помощью ЭДО вы можете упростить работу документооборота на предприятии и повысить эффективность работы отделов.
Услугу «Электронный документооборот» (ЭДО) ПАО «МегаФон» запустили в 2015 году для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора, а дальнейшем ей смог воспользоваться любой клиент компании. Сегодня с облачным сервисом может работать любое юридическое лицо, чем и воспользовались более 500 организаций. Раньше из-за стоимости и технических требований электронные подписи и юридически значимый документооборот были доступны лишь крупным компаниям. С помощью ЭДО можно формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры согласно требованиям и рекомендациям ФНС, а так же подписывать их ЭЦП и обмениваться с другими компаниями-пользователями.
В России имеются стандарты на все необходимые операции для использования ЭДО: шифрование, хэширование, электронная подпись.
1. Электронная подпись и хэширование используются для обеспечения юридической значимости электронных документов посредством использования электронной подписи (ЭП):
- ГОСТ Р 34.10-2012: Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
- ГОСТ Р 34.11-2012: Функция хэширования
Криптостойкость алгоритма шифрования основывается на проблеме дискретного логарифмирования в группе точек эллиптической кривой. На данный момент нет метода решения данной проблемы хотя бы с субэкспоненциальной сложностью. Для нас важно, что государство признает его достаточно криптостойким.
2. Шифрование. Обеспечение конфиденциальности и контроля целостности информации посредством ее шифрования:
- ГОСТ 28147-89: Алгоритм криптографического преобразования
Это блочный шифр с простой структурой Файстеля, с размером блока 64 бита, 256-битным ключом и 32 раундами, разработанный ещё в Советском Союзе. Алгоритм был широко исследован ведущими экспертами в области криптографии, и все исследователи высказывались, что всё выглядит так, что он может быть или должен быть безопасным. Есть ряд замечаний к его работоспособности, Николя Куртуа даже сообщал об успешных атаках на этот алгоритм, но эксперты из КриптоПро реабилитировали его в глазах общественности.
3. Защита каналов передачи данных в сети Интернет. Для этой задачи используется TLS – протокол безопасности транспортного уровня, в котором могут применяться описанные выше ГОСТовые алгоритмы шифрования ГОСТ 28147-89, и хеширование по ГОСТ 34.11-2012. Такая комбинация позволяет сертифицировать его в ФСБ и ФСТЕК, что было сделано компаниями КриптоПро, Криптоком, и VipNet в своих СКЗИ.
Мы активно развиваем Электронный документооборот только в WEB-интерфейсе, потому что веб защищён сертификатами безопасности и обмен файлами через эти протоколы (относительно) безопасен. Требования, предъявляемые к операторам электронного документооборота, очень высоки и каждая компания обязана иметь соответствующую лицензию Федеральной службы безопасности, дающую право разрабатывать информационные системы и оказывать услуги по шифрованию данных. Отдельная лицензия выдается на оказание услуг связи и передачи данных. Наш базовый оператор – Калуга Астрал, он используется для обеспечения юридически значимого ЭДО. Все данные хранятся внутри сети МегаФон (не в Интернете), на всем сайте используется шифрование, что гарантирует безопасность ваших персональных данных. Наши технологии безопасности соответствуют всем требованиям, все данные резервируются и мы гарантируем бесперебойную работу сервиса в режиме 24/7. Максимальная недоступность сервиса при очень серьезных авариях не превышает 15 минут.
ЭЦП
Для использования ЭДО вам необходимо завести квалифицированную электронную подпись и настроить свой компьютер для работы с ним. Электронная подпись является юридическим аналогом собственноручной подписи, регулируется законом N63-ФЗ и предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ. Получить сертификат ЭЦП в России можно в любом из Удостоверяющих центров. Они есть в каждом городе. Актуальный список УЦ можно найти на сайте Минкомсвязи России.
После получения ЭЦП вам необходимо приобрести и установить программное обеспечение, которое реализует описанные выше алгоритмы защиты информации. Мы рекомендуем «Крипто-Про». Это средства криптографической защиты, с помощью которого осуществляется подписание документов на компьютерах.
КриптоПро – лидер по распространению средств криптографической защиты информации и электронной подписи в России. Основные продукты компании – средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КриптоПро CSP и удостоверяющий центр КриптоПро УЦ. За счет поддержки большинства мобильных платформ и носителей ЭП, СКЗИ встроен большинство мобильных решений на базе iOS, Android, и Windows8, использующих криптографию.
Цены на лицензию вы можете найти на официальном сайте. Установить и настроить КриптоПро, а так же зарегистрировать в ней вашу ЭЦП не сложно. Об этом уже написано очень много инструкций. Кстати, компания МегаФон продолжает модифицировать свои SIM-карты путем оснащения их электронной цифровой подписью, которые позволят быстро подписывать документы любого рода.
В нашем интерфейсе принимаются любые квалифицированные сертификаты, не зависимо от того, каким удостоверяющим центром они выпущены.
Проблемы использования ЭЦП
Мошенничество при работе с ЭЦП связано в основном с кражей или физическим использованием сертификата другими лицами. Это чаще всего происходит из-за неправильного хранения токена с сертификатом и пароля от него. Также злоумышленники часто используют внедрение вирусов на ПК пользователей ЭДО, например, подменяют на экране текст документа, который пользователь хочет подписать.
Однако, все эти факторы зависят от защищенности интерфейса, в котором пользователь работает, и от того, соблюдает ли сам пользователь элементарные меры безопасности при работе с ЭЦП.
Работа с ЭДО
Регистрация
Для регистрации в ЭДО (doc.megafon.ru) вам необходимо заполнить анкету и получить подтверждение на указанный вами адрес электронной почты. Это занимает пять минут.
Вы можете воспользоваться тестовым периодом и за 14 дней попробовать сервис.
После установки ЭЦП вам необходимо её зарегистрировать. Для этого зайдите в «Документы» и нажмите «Получить и отправить» или в «Настройки» и «Управление услугами».
Выберите вашу электронную подпись:
И заполните реквизиты вашей компании:
Добавление пользователей и распределение ролей
После регистрации сертификата ЭЦП завести в сервис всех сотрудников организации через меню «Моя Компания», а так же там можно добавить уже известных контрагентов, которые работают в электронном документообороте.
В ЭДО есть три роли пользователей: Администратор, Оператор и Подписант. Вы можете сделать так, чтобы часть сотрудников могла только создавать необходимые документы, а подписывать их и отправлять контрагентам доверить только уполномоченным лицам. Например, главному бухгалтеру или коммерческому директору.
Администратор заполняет и редактирует реквизиты Компании на Портале, распределяет роли и формирует приглашения между сотрудниками и контрагентами, управляет сертификатами электронной подписи в компании, а также тарифами и набором услуг.
Оператор формирует и подписывает извещения и уведомления о получении документов.
Подписант подписывает документы для отправки или отклоняет их. Так же подписант может удалять ошибочно подписанные документы.
Администратор может пригласить пользователя.
Или найти его среди уже добавленных в систему ЭДО.
Создание документов
Рассмотрим процесс создание обмена документов, ради которого, собственно, вы и заводите себе систему ЭДО. Есть два варианта отправки документов контрагенту: либо загружать их, либо самому создать в интерфейсе. Система сама подскажет вам, если вы что-то сделаете неправильно.
Попробуем создать счёт-фактуру, товарную накладную или акт в интерфейсе. Из меню «Загрузить» можно так же прикрепить договор и любой другой сопроводительный документ для отправки его контрагенту.
Если в системе ещё нет вашего контрагента, то вы можете его добавить из соответствующего меню.
После подготовки документа он выглядит так. Если всё правильно, то можно отправлять через оператора ЭДО. Для запуска процесса подписания компании необходимо подключить услугу спецоператора ЭДО.
Кроме того можно посмотреть и распечатать бумажную версию документа, а также видна вся его история. Полезная опция для руководителя.
Если вы в организации работаете с системой 1С, то можно использовать специальный модуль автоматизации процесса обработки формализованных документов (ТОРГ-12, актов выполненных работ и счетов-фактур), полученных или выставленных в электронном виде.
Контакты
В меню Контакты собираются все ваши контрагенты, сотрудники и просто контакты людей, которые работают в системе ЭДО и с которыми вы обмениваетесь документами.
Итог:
Мы постарались сделать систему «Электронный документооборот» ПАО «МегаФон» максимально простой и понятной для пользователей. Вам будет достаточно лишь осуществить первоначальную настройку и начать с ней работать. Конечно, все ваши контрагенты также должны подключиться к ЭДО.
К плюсам использования ЭДО можно отнести:
- отказ от бумажных носителей и связанную с этим экономию времени и средств на расходные материалы и содержание оргтехники;
- безопасный способ обмена и хранения информацией, а так же организацию многоуровневого доступа любого из сотрудников компании;
- оперативный способ поиска нужных данных, что особенно важно для организаций, работающих с большими объемами документации.
Что же тормозит развитие электронного документооборота в организации:
- устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
- закрытие документов задним числом
- необходимость обучить персонал электронной работе.
- неготовность других контрагентов
Операторы ЭДО стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом. МегаФон не отстаёт и у нас продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост, но мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем свои исследования, стремясь сделать свой продукт максимально простым и удобным.
Автор: «МегаФон»
