А если полдня просто сидел и плакал, то куда время списывать?
А ты из-за какого проекта плакал? Вот на него 4 часа и спиши.
Во многих организациях, в основном проектных, существует система списания рабочего времени. На основе этих списаний формируются бюджеты проектов, данные по загрузке сотрудников и прочее. Обычно сотрудник в конце недели самостоятельно списывает время в определенной системе (система управления заявками, система учета рабочего времении и пр.), а менеджер проекта подтверждает списание трудозатрат.