Каждый день грузовики, нагруженные документами, заезжают в бывшую известняковую шахту возле городка Бойерс, штат Пенсильвания. Здесь, на глубине 70 метров под землёй, организован крупнейший центр по обработке пенсионных документов госслужащих США. Более 600 сотрудников вручную перебирают документы, вводят данные в компьютер и распечатывают, носят бумаги из одного хранилища в другое, сверяют цифры: процедура практически не изменилась с 1977 года.
Читать полностью »
Последнее время во всех коллективах где мне доводилось работать я так или иначе продвигал систему управления проектами, так как без нее начинался полный бардак, который мне терпеть ни будучи исполнителем, ни будучи руководителем мне не хотелось. Основным кандидатом для наведения порядка почти всегда становился Redmine, но чем дольше я им пользовался (как со стороны пользователя, так и со стороны администратора), тем больше хотелось перейти на что-то другое. Да, как багтрекер она работает замечательно, но как только хочешь получить что-то большее, например, хотя бы личные/общие календари — начинается возня. А если уж надо переехать на другой сервер… Даже и вспоминать не хочется — каждый раз какие-то «танцы».
В то же время я довольно плотно привязался к сервисам компании Google, таким как Docs, Calendar, Gmail… И если с последним более менее все понятно, то, например, аналог первого хотелось иметь локально: когда корпоративная почта не в Google Apps, который к тому же теперь всегда платный, пользоваться уже не так удобно, да и доступ к локальным ресурсам защищеннее и быстрее.
И тут после довольно активных поисков мне попадается Feng Office, который на хабре, к сожалению, почти обделен вниманием: упоминания встречаются лишь в нескольких вопросах и без особых подробностей. Подумалось — сделалось: под катом то что из этого получилось (включая пару десятков скриншотов, правда не очень тяжелых)
Читать полностью »
Японский дизайнер Муги Ямамото разработал концепцию сканера, который способен сканировать стопки листов A4. Встроенный механизм медленно протаскивает нижний лист через сканирующий барабан — и аккуратно переносит его наверх. Таким образом, под сканером стопка постепенно уменьшается, а сверху растёт.
Читать полностью »
В последнее время средства электронной подписи (ЭЦП) становятся все более популярными как в государственных компаниях, так и в частных организациях. Использование ЭЦП в системах документооборота позволяет осуществлять проверку авторства и гарантировать неизменность документа. В этой статье мы с рассмотрим настройку использования ЭЦП совместно с решением EOS for SharePoint.
В данной статье мы не будем рассматривать теоретические вопросы функционирования ЭЦП, а также правовые аспекты организации юридически значимого документооборота, а остановимся на практической реализации данной технологии в вышеописанном решении от ЭОС.
Читать полностью »
В этот раз обновления TeamLab Office можно объединить темой «трать меньше — зарабатывай больше». Сегодня мы расскажем вам, как можно вести работу с контрагентами в TeamLab Office без дополнительной платы за пользователей, а также о том, как можно заработать на рекомендации сервиса Интернет-аудитории.
Лайфхак №1 Как сэкономить на плате за временных пользователей?
Судя по собранным нами отзывам, пользователям TeamLab Office часто приходится сталкиваться с ситуацией предоставления временного доступа к своим проектам или документам, особенно в случае работы с заказчиками, субподрядчиками или аудиторами. Добавление подобной категории участников портала в качестве активных может привести к изменению тарифного плана, а постоянно активировать/деактивировать таких пользователей неудобно.
Решить данную проблему призван новый функционал — добавление гостей, то есть участников портала TeamLab, которые смогут только просматривать и комментировать разрешенный контент. Никакой дополнительной платы за них взиматься не будет, и стоимость портала, как и ранее, будет основана именно на количестве активных пользователей.
В начале этого года владельцы небольших компаний в Атланте и Виргинии начали получать письма странного содержания. В документе на пяти страницах — описание патентов на цифровой документооборот в локальной сети и предложение оформить бессрочную лицензию на использование патентов из расчёта 1000 долларов на каждого сотрудника.
В письме ясно объясняется, что если у вас есть сканер, который подключен к сети и отправляет PDF по электронной почте — вы нарушаете патенты США 6,185,590, 6,771,381, 7,477,410 и 7,986,426, первый из них датирован 1997 годом. Естественно, ценность этих патентов на общеупотребительные технологии и методы документооборота близка к нулю. Но это не играет особой роли, потому что в случае судебного иска расходы будут гораздо выше. Большинство юристов скажет вам, что в такой ситуации лучше не рисковать и вступить в переговоры с патентовладельцем, чтобы уменьшить сумму отчислений, а потом заплатить. Так и делают многие компании.
Некоторые эксперты сравнивают такой бизнес с организованной преступностью, рэкетом и вымогательством. Но за этим «вымогательством» стоят юристы, так что всё делается исключительно в рамках закона.
Читать полностью »
«Простой бизнес 2012. Управление отношениями с клиентами». Практическая конференция в формате «разработчик-клиент» состояласьЧитать полностью »
Иногда очень хочется быстро найти нужный файл. С учетом того, что файлов — сотни тысяч, а ты не знаешь ни его названия, ни содержания, ни типа — ничего. Зато приблизительно знаешь категории. И хочется его быстро вычислить и сразу же отредактировать и записать.
На сегодня удобных кросс-платформенных open-source файлопомоек с прямым доступом к файлам — НЕТ.
Далее речь пойдет не о медиабиблиотеке и не о semaweb — а о простой и удобной системе управления громадной файлопомойкой с прямым доступом к файлам.
Читать полностью »
По разным оценкам 95% компаний не знают, сколько средств тратится на документооборот в их офисах, все потому, что эти расходы отображаются как операционные. Исследования в этой сфере показывают, что от 3 до 5% чистой прибыли фирмы расходуется на поддержание инфраструктуры печати (начиная от расходных материалов для печатающих устройств и их сервисной поддержки, до закупки бумаги).
Читать полностью »
В 1991 году я проходил студенческую практику на одном из предприятий в области энергетики. Задача, которую мне предстояло решить – разработать программу для контроля поручений, выдаваемых руководителями. Программа называлась «КИП – контроль исполнения предписаний». Как мне тогда казалось, задачу я решил. Трудно было предположить, что к этой теме мне предстоит вернуться через 12 лет и превратить ее в основной предмет своей деятельности – разработку и внедрение систем электронного документооборота. 20 лет спустя оказалось, что тема эта столь же актуальна, а попытки ее решить, далеко не всегда приводят к ожидаемым результатам. Почему это происходит?
Причин, наверное, много. Ограничения по срокам и бюджету, квалификация и мотивация персонала, проектная методология, политическая конъюнктура – эти и другие факторы содержат предпосылки проектных неудач. Хочу предложить еще одно объяснение проблемам, возникающих в ходе внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота.
