Рубрика «документооборот» - 2

Southbridge: мы развиваем полезное и убираем ненужное - 1

Клиентов и потенциальных сотрудников удивляет устройство нашей компании. Клиентов интересует, почему наши услуги стоят так дешево/дорого, почему у нас адрес в Воронежской области, как при такой организации защищены их интересы? Админы хотят знать, куда их приглашают, почему все вакансии удаленные, почему список требований такой большой, а выполненное тестовое задание не означает автоматического найма.

В нескольких публикациях мы разберем, как устроена компания Southbridge. Пусть эта информация поможет вам определиться с поставщиком или с выбором места работы.

Первая статья будет об отношении к клиентам. Если вас интересует только работа админов, дождитесь второй.

Читать полностью »

Почему понадобилось разработать «русский дропбокс» - 1

В какой-то момент российские организации остро ощутили, что отправлять файлы через иностранные сервера — не самая хорошая идея. Дальше три варианта: либо решать административно и «бить ногами» тех, кто отправляет не на флешке фельдъегерской почтой, либо делать глобальное хранилище данных (например, на базе ECM Documentum, OpenText или Alfresco), либо же сразу разворачивать облачный аналог Дропбокса у себя на серверах в РФ.

Первые два пути работают, но самый простой и эффективный — третий. Поэтому нам пришлось сделать свой сервис обмена файлами для крупного бизнеса. Из приятных примочек — аутентификация через LDAP, шифрование, саморазрушающиеся ссылки и прочие прелести паранойи. Самое смешное — получилось вполне сопоставимо по конечным ценам с бизнес-лицензией на Дропбокс. Да, мы делаем дешевле Dropbox Business для средних и больших компаний. Читать полностью »

Принтер — находка для шпиона. Как сделать печать в компании безопасным и экономичным процессом - 1

Казалось бы, что такого сложного в организации коллективной печати в офисе? Подключил принтеры к локальной сети, предоставил всем, кому требуется, доступ к ним — и дело сделано! Но при таком упрощённом подходе, когда все пользователи печатают, когда им надо и что им хочется, обязательно возникают издержки из-за нерационального использования расходных материалов и ресурса устройств, но иногда к этому добавляются и более серьёзные проблемы, связанные с безопасностью информации на уровне отдела или даже компании в целом. И тогда последствия для бизнеса могут оказаться гораздо более плачевными. Ниже мы расскажем, какие проблемы с обеспечением конфиденциальности могут возникнуть в офисном документообороте и какие средства защиты информации может предложить рынок.
Читать полностью »

Я работаю в крупной национальной компании и занимаюсь вопросами выбора и внедрения информационных систем. Передо мной стояла задача выбора системы электронного документооборота для нашей компании и в результате этой работы хочу поделиться полученным опытом. Какую из систем этого обзора мы выбрали раскрывать не буду, тем более, что у каждой компании свои предпочтения и принятое решение для нашей компании может быть не лучшим применением в другой компании.

Классический документооборот в средних и крупных предприятиях не является ключевым процессом производственной деятельности. При этом отсутствие автоматизации документооборота или неэффективная автоматизация съедает много времени у сотрудников на согласование и подписание документов. А вы представьте идеальную картину: сотрудник отправляет документ на согласование, и его руководитель за ноутбуком согласовывает документ находясь на совещании, директор департамента согласовывает на телефоне, находясь на деловой встрече, а директор подписывает документ на планшете в такси по дороге в аэропорт. А теперь задумайтесь, что это уже работает во многих компаниях и как это ускорило их деятельность!

В Казахстане рынок СЭД представлен следующими продуктами (формулировка и пунктуация взята с официальных сайтов продуктов и сохранена):

  • 1С: Документооборот (Россия)
  • Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)
  • Е1 Евфрат (Россия)
  • Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)
  • Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)
  • Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)
  • Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)
  • CЭД Docsvision (Россия)
  • Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)
  • DIRECTUM (Россия)

Читать полностью »

Один из мировых автопроизводителей посчитал, что печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. В центрально офисе оператора мобильной связи из большой четвёрки провели исследования и оказалось, что они используют в месяц примерно 420 пачек бумаги. В то же время даже самый обычный интернет-стартап тратит за месяц около 11 пачек. Не сложно посчитать, что расходы на документооборот для любой компании это значительная сумма, которую любой руководитель с радостью бы сократил.

Документы в проводах: ЭДО от МегаФона - 1

Читать полностью »

В завершение описания своего опыта усовершенствования процесса управления перепиской, мне осталось рассказать только про выборки, с которым имеют дело все участники процесса. Наглядное представление информации – одно из важнейших составляющих успешного запуска, согласитесь!
Опыт автоматизации непростой переписки (Завершение. Выборки и экспорт) - 1
Напомню, что в предыдущих статьях было описано поведение входящих и исходящих писем. Кульминация под катом: много текста, кода и немного анимации.
Читать полностью »

Опыт автоматизации непростой переписки (Часть 1. Входящий)
Работаю руководителем отдела информационных технологий в проектной организации г. Тюмени. Чуть больше года назад мне была поставлена задача, усовершенствовать процесс управления официальной корреспонденцией, работающий в то время на elma.
Опыт автоматизации непростой переписки (Часть 1. Входящий) - 1
Взамен elma была выбрана система easla.com. Под катом много текста и кода.
Читать полностью »

Вступление

Эта статья ориентирована на тех, у кого есть SharePoint и кто не знает, что с ним делать. :)

Много везде говорят о бизнес-процессе, но мало кто подразумевает под этим действительно процессный подход, скорее представляют себе некоторый черный ящик, где, в лучшем случае, есть вход и выход, иногда даже структурированный – определено, что имеем на входе и на выходе. Фактически, если в ящике за процесс отвечают более двух человек — легкий хаос вам обеспечен, а с ростом количества вовлеченных обеспечен и экспоненциальный рост энтропии. :)

Процесс в управлении организацией — это совокупность действий, повторяемых во времени, с конкретным началом и концом, целью которых является создание ценности для внешних и внутренних клиентов. По сути – преобразование ресурсов на входе в продукт на выходе, продукт может быть любым – как материальным, так и неосязаемым знанием. Преобразование в ящике может быть предельно простым, не требующим декомпозиции, а может быть очень сложным, вовлекающим в работу много сотрудников и времени, имеющим множество условий и зависимостей. Вопрос уровня декомпозиции процесса лежит в плоскости рациональности, целесообразности и здравого смысла, мне нравится методологический принцип «Бритва Оккама», который гласит, что «Не следует привлекать новые сущности без крайней на то необходимости», там, где можно обойтись без формализации действия — формализовывать действие не стоит. :)
Читать полностью »

Введение

Изложенная ниже информация интересна в первую очередь тем, кто хочет ознакомиться с основами управления торговым предприятием, понять схему движения специфичных для торгового учета документов, и ознакомиться с решением от компании 1С, которая автоматизирует данные процессы в программе 1С Предприятие 8.x: Управление торговлей для Казахстана (УТ, Торговля и Склад, актуально и для российской конфигурации, ибо это основы).

Здесь представлена наиболее распространенная схема торговли, с одним оптовым, и одним розничным складами.

С оптового склада товар отпускается по оптовым ценам, с розничного по розничным. Есть одно важное условие, подразумевается, что оба склада, оборудованы компьютерами, и они используют одну, либо распределенную, либо работающую в режиме онлайн базу данных 1С Торговля и Склад .
Читать полностью »

Предпосылка

Что самое нужное в критический момент, например, когда ты собрался идти на тренировку, а у тебя спрашивают Word версию файла договора по проекту 2012 года с фирмой Васи Пупкина? Правильно – этот самый Word файл.

Мы разрослись — ну, не Мы конкретно, а фирма в головном офисе, где я работаю: личным помощником Шефа, IT менеджером, системным администратором (только, что на баяне не играю), тут вам и юридическая компания, и пара ресторанов, и строительная компания, и железнодорожные грузоперевозки.

Соответственно начались проблемы с обменом файлами между головным офисом и дочерними фирмами, и чтобы экономить время себе любимому (лень тот еще двигатель прогресса), я решил внедрить общий документооборот, и не просто документооборот, а что бы огого!

Поискав и почитав статьи "Большое файловое хранилище для маленькой такой компании" и "Идеальное хранилище документов", я понял, что простого решения нет…
Читать полностью »


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js