Когда в компании больше 10 сотрудников и сотни задач, руководитель теряет контроль: не видит, кто чем занят, как продвигаются проекты и где возникают задержки. Системы Work Management решают эту проблему. Они автоматизируют рутину, упрощают коммуникацию, систематизируют передачу знаний и обеспечивают прозрачность процессов.
Недавно наша компания прошла через выбор базы знаний с функциональностью Work management. Подготовку шорт-листа поручили мне, а я решил сделать из этого статью.
Материал не претендует на объективность и содержит много впечатлений в стиле нравится/не нравится. Но, как показывает мой более чем 30-летний опыт, то, что не нравится, внедрить гораздо сложнее чем то, что нравится.
Зачем IT-компании база знаний? Вопрос риторический. Знания в головах экспертов — опытных сотрудников и руководителей подразделений — это такой же нематериальный актив компании, как и, например, используемое ПО. А значит, должны:
-
хранится так, чтобы быть доступными тому, кому они нужны по работе;
-
применяться так, чтобы новички при онбординге сначала получили бы общее представление о своих задачах, а потом и освоили их выполнение с минимальным участием непосредственных руководителей и наставников.
Чем Work Management отличается от Project Management. Лирическое отступление
Несмотря на предполагаемую схожесть, управление работой компании в целом и управление проектами — это про разное.
Вот ключевые отличия:
-
Масштаб: Project Management фокусируется на отдельных проектах с чёткими сроками, а Work Management охватывает все рабочие процессы компании, включая рутину.
-
Гибкость: В Work Management процессы могут быть непрерывными и адаптивными, а в Project Management — строго по этапам.
-
Цели: Project Management нацелен на результат проекта, Work Management — на оптимизацию всей деятельности компании.
В общем, Work Management — это про организацию бизнес-процессов, а Project Management — управление проектами. При этом второе может являться частью первого, но не наоборот.
Пример: В маркетинговом агентстве Project Management используется для запуска рекламной кампании, а Work Management — для автоматизации согласования контента, обучения новых копирайтеров и анализа эффективности всех процессов.
Work Management превращает хаотичные задачи в структурированные процессы, связывая выполнение задач с долгосрочными целями компании. Это не просто софт, а система, объединяющая людей, данные и инструменты в единый ансамбль.
Must have для систем Work Management
Перед тем, как искать подходящую систему, собрал требования заинтересованных лиц и проранжировал их по частотности упоминания. Выкинул все, которые упоминались только по одному разу и сформировал список того, что очень желательно было бы видеть в системе в порядке убывания значимости, а также список ограничений.
Важный для командной работы функционал платформ:
-
База знаний с разделением доступа и интеграцией в статьи видео, диаграмм и других популярных объектов.
-
Возможность создания учебных курсов с контролем путем переиспользования статей из БЗ.
-
Совместная работа над статьями: чат внутри статьи, комментарии, постановка задач.
-
Таск-трекеры с разными представлениями (канбан, Гант) и автоматизацией.
-
AI для поиска и помощи в генерации контента БЗ — опционально, но желательно.
Ограничения платформ
-
Платформа должна входить в реестр отечественного ПО.
-
Обязательно наличие облачной версии.
-
Обязательно наличие ролевой модели доступа.
Поиск систем Work management
Поиск происходил в несколько этапов. Сначала лидеры выдачи по ключам «база знаний» и «work management». Потом изучение обзоров и рейтингов — на самом деле можно было сразу с этого и начинать.
В итоге за основу списка взял Рейтинг Ruward за 2023 год — самый свежий на момент начала работ. Сам список, но не места в нем, потому что методика оценки Рувард не годилась для поставленной задачи и не соответствовала требованиям заинтересованных лиц.
Первым делом список покинули импортные решения. И остался вот такой список, на основе которого предстоит сформировать шорт-лист:
TEAMLY
L2U InKnowledge
Minerva
EvaWiki
Platrum
YoNote
WEEEK
Я.Wiki
Что-то удалось посмотреть и попробовать «живьем», кто-то не дает доступ к демоверсиям «первому встречному», а я не стремился получить его всеми возможными средствами.
TEAMLY
Решение от компании QSOFT. Позиционируется как «Платформа для совместной работы и управления знаниями».
Соответствие требованиям
База знаний — есть, и продвинутая, похожа на аналогичную от Notion. Агрегация статей, таблиц и прочих видов контента в рабочие пространства, перекрестные ссылки, богатая библиотека шаблонов, внедрение в текст различных объектов, включая видео, майнд-карты и диаграммы Draw.io.
Учебные курсы — создаются из статей базы знаний внедрением: если поменялась статья в БЗ, то она автоматом меняется и в курсе. Есть возможность создавать тесты, контролировать процесс освоения материала.
Совместная работа — присутствует, на продвинутом уровне. На платных тарифах прямо в статье БЗ можно организовать рабочий чат и даже ставить задачи, которые отмечаются как чек-лист, есть настраиваемая система уведомлений.
Таск-трекеры — реализуются через функционал «Умных таблиц» — аналог базы данных в Notion. Есть представления в виде канбана, диаграммы Ганта, календаря, визуальное редактирование связей между задачами, автоматизация с изменением задач и извещением ответственных.
AI — представлен в виде «Умного поиска» и как виртуальный помощник для генерации текстов при написании статьи. В первом случае работает только по БЗ, не уходя в интернет. Во втором — использует всю мощь LLM.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа + (и не только ролевая)
Что понравилось
Человеческий интерфейс, привычный пользователям подобных систем.
Возможность регистрации без менеджера.
Наличие бесплатной версии для 7 редакторов с некоторыми ограничениями по функциональности.
Адекватная поддержка в Telegram даже для «бесплатных» пользователей.
Что не понравилось
Меньший, по сравнению с Miro, функционал майнд-карт.
Выводы по Teamly
Система подходит под требования заинтересованных лиц и ограничения, отличается приятным понятным интерфейсом и продуманной системой доступа. Попадает в шорт-лист.
L2U InKnowledge
Решение от компании Listen to you. Позиционируется как «единственная в России полнофункциональная платформа для системного управления знаниями».
К сожалению, удовольствие потрогать систему руками недоступно для «человека с улицы». Что ж, составил мнение на материалах лендинга платформы.
Соответствие требованиям
База знаний — есть, причем L2U обещает всё сделать за заказчика: найти и систематизировать знания, обучить сотрудников «Независимо от вашего опыта и степени погруженности в проект».
Учебные курсы — на лендинге отсутствует информация о возможности создания собственных учебных курсов на платформе. Зато есть тесты и возможности для самообучения.
Совместная работа — заявлена.
Таск-трекеры — присутствуют, платформа дополнительно позиционируется как замена Confluence.
AI — нет информации на сайте.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа ?
Что понравилось
Систему не удалось посмотреть, поэтому без комментариев.
Что не понравилось
Недоделанный сайт. Многие ссылки «Подробнее» ведут на главную.
Выводы по L2U InKnowledge
По причине излишней закрытости и недостаточной для принятия решения информации на сайте система не попадает в шорт-лист.
Minerva
Позиционируется как «Решения по управлению знаниями и обучением».
Доступ к сервису получить можно, но очень непросто: чуть ли не единственный вид коммуникации — это телефонный звонок, а я не принимаю звонки с незнакомых номеров. Хорошо, что менеджер написал в WA.
Доступ выдается в ручном режиме после беседы с менеджером и демонстрации возможностей системы. Можно ли получить доступ небольшой компании или частному лицу — непонятно. В конце концов приходит доступ на созданное по шаблону рабочее пространство.
Соответствие требованиям
База знаний — есть, и продвинутая. Статьи можно разложить по папкам и подстатьям, давать ссылки, встраивать различные объекты — диаграммы, видео и т.д., классифицировать с помощью тегов (фильтры) и ключей поиска.
Учебные курсы — создаются из статей базы знаний внедрением, аналогично Teamly. Есть интерфейс создания тестовых заданий.
Совместная работа — на первый взгляд обнаружить не удалось. Понятно, что статьи в БЗ может редактировать любой человек с соответствующими правами, но механизмов для комментирования или постановки задач не первый взгляд не видно.
Таск-трекеры — отсутствуют, такова политика компании со слов менеджера.
AI — менеджер на демонстрации заявляет возможность поиска с помощью ИИ, но в демо обнаружить что-то подобное не удалось.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа +- — роли нужно настраивать для каждого проекта, то есть для каждого отдела, нет возможности настроить доступ к проекту (аналог Пространства в Teamly) для всех сотрудников отдела по причине отсутствия сущности «Отдел» или «Подразделение» в системе настройки доступа.
Что понравилось
Нормальный интерфейс, привычный пользователям подобных систем. Хорошая демоверсия — два проекта с неплохим наполнением.
Что не понравилось
Отсутствие таск-трекера, таблиц — аналога базы данных в Notion.
Выводы по Minerva
Система подходит под требования заинтересованных лиц лишь частично, как по функциональности, так и по ограничениям. Система не попадает в шорт-лист.
EvaWiki
Решение от ГК EvaTeam. Часть экосистемы, в которую кроме базы знаний входят система управления задачами, сервисдеск, сервисы для разработки и тестирования, функциональность хранилища документов и совместной работы с ними — в общем, очень богатый набор. EvaWiki позиционируется как «Российская замена Confluence».
Соответствие требованиям
База знаний — есть, и продвинутая. Статьи объединяются в деревья в рамках проектов. Поддерживаются перекрестные ссылки, внедрение в текст различных объектов, включая видео, майнд-карты и диаграммы Draw.io.
Учебные курсы — на первый взгляд не обнаружены, что-то подобное в списке продуктов экосистемы отсутствует.
Совместная работа — присутствует, есть комментарии, согласования.
Таск-трекеры — продвинутый функционал, гораздо более продвинутый, чем во всех предыдущих сервисах. Есть реальный запуск проектов, встроенный механизм спринтов, отслеживание выполнения и аналитика.
AI — не обнаружен при беглом знакомстве с демо, в списке функциональности тоже отсутствует.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа +
Что понравилось
Предзаполненное демо
Возможность регистрации без менеджера.
Что не понравилось
Нет бесплатной версии, на минимальном тарифе недоступно слишком многое.
Выводы по EvaWiki
Система подходит под требования заинтересованных лиц частично, при этом отличается приятным понятным интерфейсом и продуманной системой доступа. Если бы не отсутствующий функционал обучения, попала бы в шорт-лист.
Platrum
Решение от компании Платрум. Позиционируется как «Сервис автоматизации менеджмента».
Соответствие требованиям
База знаний — есть, на страницу можно помещать различные объекты, включая видео, майнд-карты и диаграммы Draw.io.
Учебные курсы — создаются переиспользованием статей базы знаний. Есть проверка с помощью тестов.
Совместная работа — нет совместного редактирования статей в реальном времени, функционал комментариев не обнаружен. Есть вставка должности или конкретного пользователя через @.
Таск-трекеры — отдельный функциональный блок с постановкой и контролем выполнения задач. Автоматизация на первый взгляд не обнаружена, но, возможно, она просто не на поверхности.
AI — функциональность не заявлена.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа +, но, похоже, настраивается отдельно для каждого раздела.
Что понравилось
Возможность регистрации без менеджера.
Что не понравилось
Необходимость сохранять статьи при редактировании, отсутствие привычной автопубликации. Непривычный интерфейс.
Выводы по Platrum
Система подходит под требования заинтересованных лиц и ограничения. Несмотря на непривычный интерфейс, попадает в шорт-лист.
YoNote
Решение от компании «ВИЛИКС». Позиционируется как «Надежная российская альтернатива Notion - Trello - Asana - Coda - Confluence».
Соответствие требованиям
База знаний — есть, по функциональности и интерфейсу скопирована с Notion, включая возможности вкладывания статьей одна в другую и встраивания объектов.
Учебные курсы — функциональность не заявлена.
Совместная работа — функциональность не обнаружена. Есть возможность добавлять пользователей, редакторы могут редактировать всё, но нет комментариев, или задач.
Таск-трекеры — реализуются через функционал, аналогичный базам данных в Notion. Есть представления в виде канбана, календаря, нет диаграммы Ганта.
AI — присутствует на платных тарифах в том же объеме, что у Notion или Teamly.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа + (но нет отделов, неудобно), нет «расшаривания» коллекции — так в YoNote называется пространство.
Что понравилось
Человеческий интерфейс, привычный пользователям подобных систем.
Возможность регистрации без менеджера.
Наличие бесплатной версии для 5 пользователей с некоторыми ограничениями по функциональности.
Что не понравилось
Настройка доступа, отсутствие диаграммы Ганта, отсутствие функциональности учебных курсов.
Выводы по YoNote
Система подходит под требования заинтересованных лиц и ограничения лишь частично, располагает понятным интерфейсом. Отсутствие функционала создания и назначения курсов и удобной системы доступа не дают ей попасть в шорт-лист.
WEEEK
Решение от компании ВИИИК. Странно поразило отсутствие внятного позиционирования на сайте.
Соответствие требованиям
База знаний — есть, редактор похож на Notion, вот только вариантов встраивания значительно меньше.
Учебные курсы — на момент написания статьи функциональность отсутствует.
Совместная работа — функциональность не обнаружена. Скорее всего, редактировать статьи может любой пользователь с достаточными правами, но нет комментариев или чатов в статьях.
Таск-трекеры — продвинутый функционал. Судя по всему — главный и самый развитый раздел WEEEK. Есть постановка задач, их представление в различных видах, отслеживание выполнения.
AI — присутствует даже на бесплатном тарифе. Доступен поиск с помощью ChatGPT или генерация с помощью YandexGPT.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа + (но нет отделов, неудобно)
Что понравилось
Дружелюбный понятный интерфейс.
Возможность регистрации без менеджера.
Наличие бесплатной версии.
Что не понравилось
Необходимость переключаться между приложениями. Отсутствие обучения. Примитивная модель доступа, отсутствие средств для совместной работы.
Выводы по WEEEK
Система подходит под требования заинтересованных лиц и ограничения лишь частично, отсутствует важный функционал. Не проходит в шорт-лист.
Я.Wiki
Решение от Яндекса. Позиционируется как вики — база знаний с общим доступом.
Соответствие требованиям
База знаний — есть.
Учебные курсы — нет.
Совместная работа — вопрос.
Таск-трекеры — есть отдельный инструмент Task Tracker. Оба сервиса берут пользователей из настройки в Yandex Cloud Organization.
AI — должен быть, ничто не мешает Яндексу использовать YandexGPT в своей же экосистеме.
Соответствие ограничениям
Реестр отечественного ПО +
Облачная версия +
Ролевая модель доступа +
Что понравилось
Возможность регистрации без менеджера.
Наличие бесплатной версии для 4 пользователей.
Что не понравилось
Непонятный интерфейс, непонятная организация работы, отказы в работе системы.
Выводы по Я.Wiki
Система подходит под требования заинтересованных лиц и ограничения лишь частично, интерфейс неудобный, есть сбои в работе с самого начала. Я.Wiki не проходит в шорт-лист.
Итоги
Несмотря на обилие различных систем, шорт-лист оказался на удивление невелик. В финал вышли Teamly и Platrum.
Разумеется, опыт нашей компании не масштабируется один в один на все другие похожие. Задачи и требования заинтересованных лиц могут сильно отличаться, а значит, и круг подходящих систем будет шире. Или уже. Или вовсе сформирован другими сервисами.
Обзор не претендует на сколь-нибудь объективное или глубокое сравнение. Я человек простой — если не разобрался за 15 минут с основным функционалом, значит, система не стоит внимания, так что мог что-то упустить, что-то упростить, где-то построить выводы на предположениях, а не на фактах — прошу за это сильно не винить.
Главное — задача выполнена, шорт-лист составлен, есть из чего выбрать.
Автор: Urry73
