Ежедневные совещания как активное планирование
Ранее рассматривал ежедневные совещания только для скрам проектов. Но поиграв пару раз в скрам, дошел до мысли, что использование короткого ежедневного совещания это неотъемлемая часть командных коммуникаций.
Без совещаний узнаю о проблемах намного позднее и соответственно позднее реагирую, имею меньше времени на реакцию.
В этой статье хочу разобрать положительный эффект ежедневных совещаний и описать как это делаю, в чем польза. Не буду удивлен, если после написания этой статьи, меня будут пытаться переубедить и привести минусы данного подхода (в моем случае, это один из мотиваторов написание этой статьи).
Актуальный проектный план
Начать нужно с первого неотъемлемого элемента проекта – проектного плана, коим некоторые коллеги пренебрегают, либо не умеют пользоваться.
Главную ошибку которую допускает ПМ при работе с планом это отсутствие корректировок. Не раз видел, и сам таким был – когда план не корректируют до конца проекта. И до самого конца проекта вся команда активно пашет на идею нагнать план от которого отстала уже на месяц а то и больше.
Основная ошибка заключается в том, что план – обязан быть инструментом ведущим во тьме и предсказывающим будущее. А для этого, он должен регулярно корректироваться под изменяющиеся реалии.
Правильный инструмент для работы с планом
Чаще всего менеджеры отказываются вносить регулярные правки в план по нескольким причинам: Сложность, невозможность.
Невозможность вызвана тем, что план не является инструментом, а больше является картиной Мадонны, которую сделали один раз и выставили на показ. Данная проблема вызвана отсутствием инструмента/программного обеспечения которое позволит работать с планом наиболее гибко и удобно. Я видел множество менеджеров которые используют гугл календарь как план, или какие то дикие рублёвые диаграммы ганта разработанные в подсобке, или еще хуже таск трекинг систему с её множеством статистики и метрик, таких как burndown chart и похожее.
Сложность вызвана неправильным планированием и неумением работать с программным обеспечением в котором выполняется план.
Сам при работе с планом использую уже проверенную годами программу – Microsoft Project (изображение выше из него).
Обязательно планирую адаптивно, без задания жестких привязок и последовательностей по причине сложности поддержания плана в актуальном состоянии. При планировании опираюсь на задачи в автоматическом планировании и с настройкой выравнивания по идентификаторам и без прерываний. Это позволяет изменить текущую задачу и автоматически подстроить все последующие под изменения.
Теперь о пользе ежедневных митингов или как сам называю этот процесс – активное планирование.
Польза ежедневных совещаний
Ранее получал обратную связь от команды по результату работы над задачей, либо посредством личной проверки в разное время дня или недели. Практика показала, что такой подход съедает больше времени и привносит хаос в рабочий распорядок дня. Помимо личного хаоса, позже узнаю о сложностях или переносе сроков задач и сответственно реже вношу изменения в план, что являлось результатом каши и несоответствия плана реалиям.
Задействовав ежедневные совещания каждый день к назначенному времени отключаюсь от всего, включаю Microsoft Project и активно изменяю план по показаниям команды.
Диалог с командой строится на скрам основе – что я сделал за прошлый рабочий день, что я сделаю сегодня и какие у меня есть сложности.
Каждому участнику команды хватает от пары секунд до нескольки минут на дачу ответа. Мне достаточно задать пару уточняющих вопросов и в течении пары минут получить информацию по задаче над которой человек работает и внести изменения в план.
Имея каждый день актуальный план дает мне следующие полезные элементы:
1) Каждый день понятно, что делать дальше и эта информация актуальна
2) План демонстрирует, что будет дальше и как мы вписываемся в дедлайны и эта информация актуальна
Помимо актуального плана ежедневные совещания имеют положительное влияние и на коммуникации в команде и на мотивацию, командный дух.
Командный дух
На командный дух влияет ощущение себя частью команды. Все высказываются по очереди и в едином формате, это позволяет ощутить себя таким же как другие. Отчет дают все не зависимо от ранга — синьор разработчики, мидл, джуниор, тимлид, техлид, архитектор. Отчитываются все у кого есть задача в плане. Это дополнительно привносит ощущение обязанностей перед командой, которое влечет за собой увеличение мотивации.
Мотивация
Польза мотивация заключается в том, что человеку в первую очередь стыдно перед командой за регулярные срывы плана за которые он каждый день отчитывается и выглядит как белая ворона. Стал замечать, что многие задачи начали заканчиваться вечером в прошлый день, а не «до обеда» в текущий. Это очень важно, так как почти для каждой задачи набрасывает дополнительные 4ч когда разработчик не доработал к концу рабочего дня а проболванил, и решит доработать до обеда на следующий день (ведь по старому "анекдоту": «Сегодня» — завтра.)
Коммуникации
Польза коммуникаций заключается в том, что команда получает свежие новости и узнает о проблемах раньше чем они наступают. На регулярной основе после ежедневного митинга ребята в команде самоорганизовываются и помогают друг другу в течении 10-30 минут для решения проблем и сложностей, чего они никогда не делали без прямой просьбы или обращения когда ежедневные совещания не использовались.
Стрессоустойчивость
Помимо информации о проблемах, ежедневные совещания облегчают эмоциональную составляющую в обсуждении проблем. Когда ты обсуждаешь проблемы каждый день, тебе легче в них признаться, нежели когда ты это делаешь раз в неделю. Облегчение в выставлении на показ своих сложностей влечет за собой уменьшение стресса от работы и опять таки, увеличивает мотивацию не ленится и все таки сделать, что бы на следующий день не рассказывать о своих сложностях повторно.
Итог
Подведу итог. Что я получаю КАЖДЫЙ ДЕНЬ применив такой подход:
1) Актуальный план проекта
2) Перечень сложностей в команде
3) Увеличение мотивации на окончание работы в срок
4) Облегчение и уменьшение стресса в команде при обсуждении проблем
5) Более разгруженный и предсказуемый рабочий график менеджера
После применения подхода перестал промахиваться в сроки по причинам плохого планирования и добился более раннего окончания задач за счет более ранней активности и решению сложностей. Теперь не попадаем в сроки по причине недостатка ресурсов. Но согласитесь, это уже совсем другая история.
П.С. Активно веду 4 проекта и совещания у ведутся с 9:30 до 11:00. Инвестируя эту часть дня на совещания, получается иметь все что после 11:00 на решение проблем и другую проектную деятельность без отвлечений на «когда закончишь, что сделал».
Автор: uamarshall
