Одна из основных задач компании заключается и в создании эффективной интегрированной системы регулирования и контроля планирования товародвижения.
Хорошо поставленная система снабжения означает возможность (как финансовую, так и материальную) обеспечение доставки нужных товаров в нужные места в нужное время для обеспечения оптимального уровня клиентского обслуживания, сокращения издержек и повышение прибыльности компании.
Плохо поставленная система снабжения оставляет место для возникновения экстремальных ситуаций:
1. Товара на торговой точке меньше чем действительно нужно. Это ведет к тому, что могут быть клиенты, которых вы не смогли обслужить, а, следовательно, либо потеряли эту продажу, либо потеряли и продажу клиента
2. Товара на торговой точке больше чем реально нужно. Это ведет к перерасходу ресурсов компании: похороненные в товаре деньги, необходимость в больших оборотных средствах, неэффективное использование складских площадей и трудовых ресурсов.
Обе эти ситуации ведут к потерянным деньгам.
Чтобы этого не происходило, нужно чтобы управляющие менеджер отслеживал состояние товарных запасов и движения на каждой из торговых точек, для того чтобы предотвращать возможность возникновения этих экстремальных ситуаций.
И чтобы была возможность планировать финансовую и материальную нагрузку на компанию. Так как даже если мы узнали что «нам нужно заказать товар, иначе мы останемся без продаж», то это еще не значит, что у компании прямо сейчас есть на это деньги в нужном объеме. В этой ситуации, компании приходится привлекать дополнительные кредитные ресурсы, что означает дополнительные расходы на ежемесячные платежи.
Для целей предотвращения проблем служит инструмент планирования. Суть этого достаточно простая, в начале периода (года, помесячно):
Шаг 1. Вы составляете план продаж на каждой из торговых точек
Обычно, план продаж составляется помесячно. На основании либо, согласно экспертного мнения менеджера, ответственного за продажи, либо с помощью автоматических систем.
Автоматические системы (такие как наша — Mycroft Assistant) самостоятельно формируют план продаж. Для каждого товара учитывается история продаж на анализируемой торговой точке, сезонность, направление тренда продаж и прочие факторы. И относительно этого, автоматически строится прогноз потребления товара на будущие периоды.
Предположим, что мы рассматриваем компанию, которая занимается продажей бытовой химии на двух розничных точках (ТТ) в Москве. Мы составили вот такой план продаж:
Шаг 2. Согласно ожидаемому потреблению товаров составляете план пополнения каждой из торговых точек
Предположим, что:
«Шампунь» мы заказываем во Франции, срок доставки у нас на него – 2 месяца, и покупать мы можем не чаще чем раз в полгода (6 месяцев) – контейнер. Это означает, что нам его нужно купить за 2 месяца до наступления товарного голодания и на 6 месяцев вперед.
«Зубную пасту» мы заказываем в Китае – со сроком доставки в 3 месяца, не чаще чем раз в 3 месяца. Это означает, что нам его нужно купить за 3 месяца до наступления товарного голодания и на 3 месяцев вперед.
«Порошок» покупаем в Москве и срок поставки у нас 1 день и брать можем когда угодно. Это означает, что покупать его можно тогда, когда он нам потребуется.
Таким образом, мы можем рассчитать, когда какой товар нам нужно заказывать у поставщика, чтобы на каждой из торговых точек всегда было товара не меньше, чем стоит у нас по сформированному Плану продаж.
Для этого, достаточно провести моделирование ситуации на каждый учетный период (для указанного примера — это месяц) для каждого товара и на каждой торговой точке. Моделирование позволит узнать, с учетом будущих продаж – нужно ли будет заказывать какой-либо товар в данный конкретный месяц на данную торговую точку. И если необходимо, то в каком объеме это делать, с учетом заданных ограничений.
Вот таблица составленного плана закупа и товарных движений по торговым точкам:
Для простоты, чтобы не перегружать цифрами, предположим, что цена каждого из товаров равна 1 у.е., а остаток считаем в единицах.
Таким образом, имеем следующие гистограммы:
По планируемому закупу
Указано отдельно для ТТ №1, ТТ №2 и суммарно (по компании). Отсюда видим:
1) Согласно нашей модели, наибольший объем закупа на каждой из точек ожидается в Феврале и Июле, и, следовательно, к этим месяцам нужно заранее готовить финансовую подушку.
2) Готовить деньги можно в марте, мае, июне, августе, сентябре, ноябре и декабре – как месяцах с наименьшей финансовой нагрузкой на закуп товара.
Так же мы видим прогноз по остаткам на складе
Указано отдельно для ТТ №1, ТТ №2 и суммарно (по компании). Из чего мы можем сделать вывод:
1) что на ТТ №1 (синий график) нам не нужен склад больше чем на 1000 ед. и меньше чем на 200 ед.
1) что на ТТ №2 (красный график) нам не нужен склад больше чем на 1700 ед. и меньше чем на 400 ед.
3) если мы все делаем через распределительный склад, то для снабжения этих двух торговых точек, склад может быть не больше чем на 3000 ед., но и не меньше чем на 500 ед.
4) основная активность товарооборота планируются в марте, апреле, сентябре и октябре. Значит, как минимум, на эти месяцы не нужно планировать отпуска работников склада и не затевать ремонт
Шаг 3. В случае изменения характера продаж на торговых точках – корректируете план продаж и, соответственно, изменяется план пополнения.
Важно не только составить сам план, но и отслеживать факт его исполнения. А по результату периода – корректировать план. Это необходимое условие, для того чтобы избежать возникновения экстремальных ситуаций из-за несоответствия плану продаж и реальному объему продаж: как в сторону улучшения, так и в сторону ухудшения. Важно отследить эти моменты, и откорректировать работу согласно новым условиям.
Шаг 4. Планомерно исполняете поставленный план пополнения.
Необходимо не только составить сам план, но чтобы получить экономический эффект – необходимо четко следовать ему, это позволит избежать непредвиденных ситуаций и улучшит управляемость компании в целом.
Таким образом, постановка и исполнение плана пополнения служит следующим целям:
1. Оптимизация объема склада. Вы знаете, когда и сколько складских площадей вам потребуется чтобы обслужить ваш товарный поток. Вы можете получить информацию о том, сколько будет товара на каждой из торговых точек у вас в максимуме, и в среднем по периоду. Это позволит вам сэкономить на неиспользуемых площадях, или заранее спланировать расширение склада.
2. Оптимизация использования трудовых ресурсов. Вы знаете, когда и в каком объеме будет товарный поток на каждой из ваших торговых точек. Зная, с каким объемом сейчас справляются ваши работники, вы можете спрогнозировать для каждой из торговых точек: отпуска, необходимость сокращения или набора персонала.
3. Снижение кредитной нагрузки. Зная когда, и в каком объеме потребуется закуп товара, вы можете спрогнозировать нагрузку на бюджет. Заранее готовясь к тому, что у вас ожидается «разрыв по кассе». Это позволит вам сократить привлечение заемных средств, если вы будете заранее создавать финансовый буфер для исполнения плана.
4. Повышение уровня клиентского обслуживания. При отсутствии форс-мажора, и исполняя поставленный план, вы обеспечите ваших клиентов тем уровнем доступности товара, который вы сами зададите для себя, и который соответствует качеству клиентского обслуживания в вашей компании. То есть, клиент, придя в ваш магазин, с меньшей долей вероятности услышит что «еще не привезли товар» или «сейчас нет, но есть на складе – будет через 3 дня» — а значит, скорее всего, совершит покупку и уйдет довольный.
5. Улучшение управляемости компании. Предупреждение форс-мажорных ситуаций и понимание что, где и когда происходит и планируется произойти – это качественный шаг вперед для любой компании. А возможность произвести не только план, но и оценку исполнения поставленного плана – это шаг в сторону выявить проблемные места в управлении компании.
Автоматизация планирования поставок.
Все вышеперечисленное можно делать в экселе, что мы и показали выше. Но когда у вас растущая компания с активными товарными движениями, когда у вас несколько торговых точек и сотни товаров – проводить расчет и планирование в экселе невероятно трудоемко. Это потребует много трудовых ресурсов, которые лучше направить на решение других задач, и ведет к ошибкам, вызванным человеческим фактором. Мы предлагаем переложить эту работу целиком на машину.
В нашей экспертной автоматизированной системе управления запасами Mycroft Assistant, мы реализовали модуль планирования таким образом, чтобы с ним смог справится человек, который никогда не занимался составлением планов даже в экселе.
Mycroft Assistant — это экспертная по анализу и управлению запасами, который может помочь малому и среднему бизнесу избежать затоваривания и недостачи товара на складе, сократить издержки и увеличить прибыльность компании.
Анализируя историю продаж и текущие остатки, Mycroft Assistant формирует прогноз и делает рекомендации какие товары необходимо закупать, и на какой склад их везти. А так же формирует план продаж и закупок в будущих периодах. Система заменяет «ручную» работу и работу с excel-ем, и позволяет компании развиваться и эффективно работать без привлечения дополнительного персонала.
Система дает вам рекомендации о том, что вам нужно делать, чтобы избежать избытка или недостачи товаров на каждой из торговых точек – куда и сколько товара нужно везти, чтобы компания была готова предоставить должны уровень сервиса своим клиентам.
Для составления плана продаж и закупа, фактически, достаточно только нажать кнопку «Рассчитать планы» — система самостоятельно проанализирует историю продаж, текущие остатки, учтет факторы, влияющие на движения товаров. В результате расчета вы получите готовую раскладку по количественным и финансовым показателям.
Вот образец как мы отображаем помесячный план продаж и закупа:
Так же, система ежемесячно анализирует фактическое исполнение плана, относительно плана расчетного и показывает объем его выполнения. В том случае, если расчетный план сильно отличается от фактического – требуется принять меры или для корректировки плана, или для корректировки работы цепи снабжения.
Таким образом, грамотная автоматизация планирования в компании может привести к качественно новому уровню работы компании. Пара примеров «из жизни»: нашему клиенту, использующему наше решение, удалось добиться снижения «замороженных» в складе денег с 12 до 4,5 миллионов рублей без потери объема сбыта, а другому — уменьшить привлечение кредитных средств в обороте на порядок – до 10 миллионов рублей.
В любом случае, как ручное планирование работы, так и автоматизированное – является краеугольным камнем эффективной работы торговой компании, и конкретным конкурентным преимуществом.
Автор: trademet
