Бюджет хакатона. Опыт HackDay

Здравствуйте, дорогие читатели уютного блога. Сегодня мы поговорим о формировании бюджета хакатона: как быть, если он стремится к нулю, как работать со средним бюджетом и на что потратить деньги, если у вас их много.
Под катом — список затрат и их распределение в зависимости от бюджета.

Начинающему организатору хакатонов чаще всего приходится укладываться в рамки крошечного бюджета и мучительно выбирать между несколькими необходимыми статьями, выкинуть ни одну из которых нельзя. Бюджет нашего первого HackDay был 60 тысяч рублей, не считая стоимости подарков, которые спонсоры предоставили «натурой».
Ниже дано постатейное распределение затрат в зависимости от бюджета хакатона. Такое распределение – наиболее оптимально для поддержания качества и результатов, которых вы ожидаете от ивента.
Расходы в таблице ниже подразумеваются денежные. Конечно, вы можете взять многое из этого списка бартером – питание, призы и перепрыгнуть свой бюджетный порог. Все, что не отмечено галочкой в своем размере, лучше исключить или подыскать партнера. В первую очередь это относится к аренде площадки и призам.

Соблюсти баланс «бюджет-качество» очень важно. С одной стороны, вас заботит уровень мероприятия, с другой – выполнение своих задачи, не связанных с развитием экосистемы и других бла-бла-бла, включенных в пресс-релиз. Участники и партнеры будут ждать определенного уровня, который вы задаете качеством площадки, количеством спонсоров, силой рекламной кампании. Также держите в уме соотношение уровня мероприятия и размера спонсорского пакета.

На что не надо тратить деньги

• Крупные денежные призы. Команды нестабильны и неизвестно, пойдут ли в развитие эти деньги. Лучше посмотреть на них несколько месяцев после и додать по достижении видимых результатов. Этот пункт не относится к мелким денежным призам.
• Дорогостоящие гаджеты. Ужас, если гаджет стал целью участия в мероприятии. Но хакатон – это не конкурс и не олимпиада. Наша задача – дать пинка идеи в бизнес, а не дарить подарки талантливым программистам и презенторам – оставьте это другим форматам.
• Фуршеты и банкеты после демофеста. Вещь, очевидность которой, вроде бы, объяснять не нужно, но раз в полгода я вижу фотки с фуршета хакатона. Это как выпускной в детском саду на лимузинах. К тратам нужно подходить разумно, если денег переизбыток, купить что-то действительно полезное командам и экосистеме.

На что лучше потратить переизбыток денег

• Привоз экспертов из других городов и стран.
• Денежные призы в поддержку команды, уже работающей на рынке, чтобы избежать развала и нецелевого расходования.
• Имиджевые проплаченные статьи в СМИ – ваш задел на будущее.
• Призы стартапам:
  • дорогостоящее для стартапа бизнес-обучение .
  • бизнес-тур, например, в Сан-Франциско.
  • проплаченное участие и билеты на хорошую стартап-конференцию (Slush, TheNextWeb, StartupSummit и др.).

Все остальные траты «сверхбюджета» влияют на успех проектов и хакатона очень косвенно, а наша задача, как мы помним – развитие проектов и собственные цели.

Не вошедшее в другие разделы

Наша команда работает с бюджетом в обычной гуглодоковской Sheets, расшаренной на троих человек в компании, включая финансового директора. Вместо размера бюджета в таблице выше в нашей стоят соответственно «Планируемые траты» — заливаются до принятия решения о проведении хакатона, «Фактические траты», «Ответственный», «Статус оплаты». Расшарен документ только на тех людей, которые работают с ним непосредственно.

Спонсорам бюджет показывать не нужно. Они платят вам деньги и закрывают какую-то свою боль – поиск ли сотрудников, реклама своего сервиса или что-то еще. Сосредоточьтесь на выполнении их задач, а не на отчете.

В этой статье многие вопросы остались не затронуты, например, модель бюджета, когда спонсоры мероприятия закрывают статьи своей продукцией или услугами. Это вариант получить желаемое в обход прямых денег. В следующей статье я расскажу о взаимоотношениях со спонсорами и о «натурной» модели в частности.

Статьи об организации хакатона:
1. Обзорный опыт HackDay. Симбиоз хакатона и бизнеса. Формат и основные ошибки.
2. Работа с информационными партнерами хакатона.
3. Мотивация участников хакатона.
4. Образовательная программа хакатона.
5. Помещение для проведения хакатона.

Автор: Zhenulya

Источник