[Это вторая часть статьи о том, как тренды BYOD и BYOC меняют жизнь простых обывателей, работодателей и сотрудников, причем как в лучшую, так и в худшую сторону. Первую часть статьи читайте тут – прим. перев.]
Пенелопа говорит, что члены ее рабочей группы начали использовать облачные сервисы самостоятельно, просто привлекая их к работе по мере роста популярности использования таких сервисов для частных нужд. «Большинство из нас уже использовали Docs, Dropbox и iCloud», – добавляет она. В случае ее организации BYOC-решение пришло «снизу», это была практика, привнесенная сотрудниками, практика, которую Пенелопа и ее коллеги интегрировали в свой рабочий процесс.
Но и руководство компаний порой обращается к облаку, ища в нем выгоды для бизнеса. Их привлекает обещание снижения затрат на фоне того, что перегруженным работой ИТ-отделам не нужно будет беспокоиться о построении собственной инфраструктуры серверов и веб-интерфейсов – они смогут просто использовать уже существующие решения, часто в рамках корпоративного контракта. Сами сотрудники, вероятно, уже используют подобные сервисы, а это значит, что их не нужно обучать деталям работы с такими решениями. Облачные сервисы также обещают нам повышение производительности, упрощая обмен информацией на всех организационных уровнях.
Облегчает задачу и то, что зарекомендовавшие себя гиганты ИТ-индустрии также приходят на облачный рынок, развязывая ценовые войны за право удешевить процесс использования сервисов группами любого размера. Google, конечно, был одним из пионеров облачных вычислений, предложив пользователям набор приложений, таких как Drive и Docs. Гигант из сферы e-Commerce, Amazon тоже занял лидирующую позицию, основав подразделение Web Services, деятельность которого позволяет компаниям хранить изображения, файлы и другие «весомые» с точки зрения пропускной способности сети активы на серверах Amazon, а также получать доступ к продвинутым бизнес-сервисам, включая сервисы планирования и электронной коммерции.
Microsoft не так давно тоже добрался до облака. Он не только выпустил версию приложений Office для планшетов – компания связала мобильные приложения Office с облачным сервисом хранения файлов Office 365 в надежде на заметный рост своего бизнеса в этом направлении. Согласно данным Information Week, компания обещает, что ее корпоративные облачные решения будут стоить не дороже услуг конкурентов, надеясь привлечь бизнесы и корпоративных клиентов, благодаря которым платформа Windows и продукты Office когда-то стали такими прибыльными и приобрели ведущие позиции на рынке.
Однако практика перемещения управления бизнесом в облако оказывается болезненной и, снова, поверхностная простота и удобство облачных решений скрывают от пользователей реальный уровень затрат. Многие популярные облачные сервисы не были изначально спроектированы для использования на корпоративном уровне, а затраты на перемещение сотен или тысяч сотрудников на них с учетом заключения корпоративных контрактов могут быть очень высоки.
Разнородное полотно облачных сервисов, отлично подходящее частным пользователям, оказывается сложным в управлении и на уровне групп, если одна часть сотрудников использует одно решение, а другая – второе, и их действия невозможно скоординировать. «Бывали случаи, когда мы случайно стирали изменения в чьем-то файле, потому что кто-то работал с ним в тот момент или пытался обновить устаревшую версию», – замечает Пенелопа. «Иногда из-за того, что все используют разные инструменты, рабочий процесс становится чересчур сложным. Кто-то работал в Word, кто-то использовал Open Office, и было ужасно тяжело постоянно преобразовывать один формат в другой. В тоге пришлось договориться, что над рядом документов все будут работать в Google Drive, но этот процесс пришлось координировать и обсуждать».
Эксперты называют ситуацию, с которой столкнулась Пенелопа, «разрастанием облака», отмечая, что оно может привести к неэффективности, с которой работа в облаке и должна была бороться в первую очередь. В не можете просто «добавить облако и взболтать, но не смешивать», когда речь идет о бизнесе и работе – сотрудники, пытающиеся найти способы интеграции облака в свои рабочие процессы, должны координировать свои действия с коллегами и требованиями существующих систем.
Большинство облачных сервисов предлагают внешние компании и организации, таким образом, облачные инструменты часто грешат недостатком контроля и кастомизации, когда дело доходит до использования их для командной работы. Это может привести к запутанным случаям – дело может дойти до «аварийных» ситуаций, к примеру. «Однажды мы потеряли файл и пытались дозвониться в ИТ-отдел, чтобы нам помогли его найти», – вспоминает Пенелопа. «И парень из ИТ-отдела ответил что-то вроде: «Извините, но мы ничем не можем помочь, потому что у нас нет возможности обыскать весь бэкенд – этот сервис нам не принадлежит».
И, конечно же, безопасность данных и личной информации также остаются непростыми вопросами, когда речь заходит о BYOC. Поскольку множество облачных сервисов управляются извне тех компаний, которые их используют, «чувствительные» данные часто становится сложнее защищать – они оказываются более уязвимыми для атак. Более половины компаний, опрошенных в исследовании SailPoint, сообщили, что у них возникали проблемы с уволенными сотрудниками, пытавшимися получить доступ к особо важной информации, в 45% компаний даже считают, что сотрудники будут готовы продать корпоративную информацию, если за это им предложат достойное вознаграждение. И тем не менее вся полнота ответственности за факт осуществления хакерской атаки или утечки данных остается на компании – а такие ситуации для бизнеса просто невозможны, особенно для компаний из области медицины и здравоохранения, где информация регулируется федеральными органами, отвечающими за безопасность персональных данных.
Эксперты индустрии отмечают, что BYOC может послужить созданию «теневых информационных технологий», набора вычислительных мощностей и систем данных, который, по мнению Information Week, накладывает дополнительное бремя ответственности на бизнес в связи с необходимостью мониторить и координировать работу с ним.
Некоторые компании, в попытке избежать появления теневых ИТ, переходят на сервисы в частном облаке, создавая свои версии Dropbox, Google Drive и Docs, которые можно полностью контролировать и кастомизировать. Это решение может выглядеть дорогостоящим и сложным в реализации, оно часто недоступно малому бизнесу, а также компаниям или группам сотрудников, которые не могут выделить достаточно ресурсов на использование таких решений. Да и сами сотрудники, конечно, могут быть против частного облака, поскольку они уже привыкли работать с публичными сервисами и не хотят, чтобы кто-то направлял и проверял их работу.
Мобильные технологии обещают сделать современное рабочее место проще, удобнее, а рабочие процессы – быстрее, и хотя BYOD и BYOC призваны выполнить эти обещания, они тянут за собой ящик Пандоры, полный вопросов и сложностей, которые при этом необходимо решать. По мнению Dimension Data, только треть организаций реально проводит аудит безопасности приложений, используемых на мобильных устройствах – при том, что 70% компаний называют безопасность данных самым важным вопросом, который необходимо решить в связи с использованием в работе мобильных устройств.
Помимо сложностей логистики, интеграция мобильных устройств в рабочее место изменила также и динамику взаимоотношений между сотрудниками и компанией, связанных с темпом принятия инноваций. Крупные организации, компании и университеты когда-то стимулировали процесс принятия новых технологий, поскольку имели средства для их приобретения и возможности к масштабированию – сотрудники таких организаций часто набирались опыта взаимодействия с технологическими новинками на работе и привносили этот опыт, вроде использования компьютера, Интернета, электронной почты, в свою частную жизнь.
Но сейчас мобильные инновации зарождаются на уровне пользователя, поскольку повсеместно разработчики приложений, создатели устройств и другие игроки рынка предлагают огромное количество недорогого ПО и решений для мобильных девайсов. Работники, естественно, начинают использовать такие устройства и ПО на рабочем месте, особенно если эти ИТ-отдел компании еще не имеет альтернативных решений. Поскольку мобильные устройства компактны и просты в использовании, пользовательские или мобильные решения, такие как облачные сервисы, потихоньку пробивают себе путь среди уже зарекомендовавших себя систем и инструментов. Результатом становится растущая неудовлетворенность групп, пытающихся угнаться за технологическими новинками, но недостаточно гибких для того, чтобы быстро эти новинки адаптировать к своей работе.
Рабочая группа Пенелопы – яркий тому пример. В попытке найти способ делиться файлами друг с другом она и ее коллеги выработали свою систему использования Dropbox и Google Drive. Они не избежали подводных камней, но внутри своей команды все-таки смогли перестроить рабочий процесс, чтобы ответить на вызовы, которые им бросили облачные технологии.
Однако, по словам Пенелопы, в дело вмешалось начальство со стороны ее школьного округа, обеспокоенное тем, что сторонние сервисы недостаточно безопасны. Начальство попросило Пенелопу воздержаться от использования облачных сервисов при работе с определенными типами документов и информации. «Я все понимаю», – признает Пенелопа. «Они хотят, чтобы все мы, а не только моя команда, использовали одинаковые подходы и системы. И тем не менее, им приходится тратить немало времени, чтобы подобрать по-настоящему работающий вариант – а в результате страдает наша продуктивность».
«Нам тяжело еще и потому, что темп работы не изменился», – продолжает Пенелопа. «Нас все еще просят работать быстрее и дольше, чем когда-либо, работать из дома, в дороге и по пути на работу. Но в нашем школьном округе технологии представлены далеко не так широко, чтобы эффективно соответствовать этим требованиям».
Поэтому Пенелопа и ее коллеги вернулись к устаревшим решениям. «Сейчас нам то и дело приходится писать друг другу письма», – вздыхает она. «Это, конечно, работает, но далеко не так эффективно. Это очень старомодно. Но что тут можно поделать?» Она собирает все свои ноутбуки, телефоны и планшеты в большую сумку и закидывает ее на плечо, готовая вернуться к работе, на которой ее уже поджидает гора писем.
Автор: NechaevD
