Дверь конференц-зала №3 была плотно закрыта уже не первый час. Сотрудники, привыкшие к такому повороту событий, не обращали внимания на отсутствие руководящего состава, но начальникам отделов приходилось нелегко. Формальная часть, сопровождавшаяся разрозненными записями на валяющихся повсюду блокнотах, была давно закончена, и директор пытался замотивировать подчиненных выполнять свою работу еще лучше, качественнее и быстрее. В закрытом помещении с плохой вентиляцией, где одновременно находится 12 человек. Немудрено, что большая часть присутствующих давно утратила интерес к происходящему, уткнувшись в смартфоны и занимаясь в лучшем случае текущими делами. Замдиректора и вовсе уткнулся в потолок и задумчиво крутил ручку в пальцах, изредка поглядывая на бледное полотно от включенного проектора.
Конечно, все это может звучать наигранно, но такова суровая реальность — совещания, в которых участвует больше пяти человек, зачастую неэффективны по определению. Как же организовать командную работу в правильном русле, избежав проблем со связью в Skype, отрывистых записей и теряющихся заметок, написанных от руки? Инструментов немало, и некоторые из них предназначены специально для проведения митингов. Но отдельное решение еще нужно встроить в имеющуюся инфраструктуру. Другое дело, если вся необходимая функциональность уже присутствует на знакомом сотрудникам портале.
Как вы уже догадались, речь идет о Битрикс24. Если вы еще не знакомы с “социальным интранетом” — попробуйте, ведение деятельности коллектива, не превышающего 12 человек, доступно совершенно бесплатно! Более того, в любой момент можно воспользоваться триальной версией тарифного плана “Компания”, позволяющей открыть для себя полный спектр возможностей.
Подобные вещи вряд ли станут открытием, ведь аналогичные акции проводит любой мало-мальски уважающий себя провайдер облачных сервисов. Гораздо интереснее другое — на тарифе “Компания” у сотрудников и руководства, в принципе, отпадает нужда в каких бы то ни было дополнительных инструментах для ведения документооборота. Все данные о контрагентах и любой связанной с ними активности хранятся в одном надежном месте, причем это не только задачи, заметки и контактная информация, но и звонки, письма и расписание встреч.
Подождите, так в тарифах попроще все то же самое, мы разобрались с этим еще в прошлой статье, посвященной CRM-составляющей? Совершенно верно, но базой поставщиков документооборот уважающей себя фирмы не ограничивается. Несмотря на постепенно растущую тенденцию замены малопродуктивных совещаний короткими “летучками”, “планерками” и прочими оперативными собраниями, стремление собрать всех доступных сотрудников вместе для распространения ценнейших сведений о курсе компании в бушующем море бизнеса не сдает позиции во многих компаниях. Никаких проблем, организация совещаний с помощью Битрикс24 — самое простое дело, которое только можно себе представить!
Создаем событие, назначаем ответственных за ведение протокола и приглашаем участников. Доступность всех нужных людей легко проверяется по персональным календарям, а повестка встречи формируется и вовсе в два клика. Пожалуй, это наиболее интересная возможность во всем модуле собраний — в перечень вопросов для обсуждения можно не только вписать произвольный пункт, но и включить любую задачу, поставленную на участника мероприятия, а также перенести незакрытые темы из ранее сформированной повестки. Разумеется, все это легко и непринужденно конвертируется в протокол. Вопросы, по которым удалось найти консенсус, достаточно пометить как закрытые, а оставшиеся или включенные вне повестки — обработать отдельно. Комментарии приветствуются, а по результатам останется только назначить ответственных по задачам, и можно приступать!
Одним словом, никакой бумажной волокиты, никаких протоколов в формате DOCX, никакого копирования и вставки одних и тех же слов на бланки, черновики и прочие носители. Любители порядка и организации будут очень довольны, а уж руководящий состав — тем более.
Даже если генеральный директор — по совместительству главный по продажам и вообще мастер на все руки, он заинтересован в получении оперативной информации от подчиненных, сколько бы их не было. Конечно, можно прохаживаться по офису, время от времени заглядывать людям в мониторы и хлопать их по плечу, но подобные действия, как правило, только демотивируют. В идеале, контроль должен быть четким, прозрачным и регулярным, но написанию отчетов ни в коем случае не следует посвящать больше времени, чем выполнению своих непосредственных обязанностей.
Одним из преимуществ тарифа “Компания” как раз-таки является функция “Рабочие отчеты”, позволяющая свести неизбежное раздражение к минимуму. В конце концов, никто не любит писать отчеты, поэтому в Битрикс24 они формируются полуавтоматически на основе выполненных за день задач и прочей отслеживаемой активности. Почему только “полу-”? Человеческий фактор никто не отменял, и что-то можно не успеть, загрузив себя другими делами или очередным роликом с котятами, так что заполнить поле комментария собственным текстом не помешает.
По результатам предоставления отчетов руководители подразделений могут не только оперативно отслеживать прогресс выполнения поставленных задач по всем направлениям деятельности, но и не тратить ни минуты на написание сводной отчетности в какой бы то ни было форме. У генерального директора по умолчанию имеется доступ ко всей этой информации. Более того, по мере ознакомления с отчетами самый большой начальник может и должен предоставлять обратную связь подчиненным — ставить оценки, писать комментарии и поддерживать диалог. Без фидбека загибаются и умирают даже самые благие начинания, а уж отчеты по текущей деятельности — тем более.
Любителям настраивать все “под себя” с радостью сообщаем — в соответствующем представлении Битрикс24 можно указать интервалы, время и дату запроса отчета от каждого сотрудника и подразделения. Таким образом, если вы понимаете, что творческим людям лучше не мешать в приступе вдохновения, а бухгалтерию — держать на контроле, никто лучше вас не справится с регулировкой периодов и прочими настройками данного модуля. Главное, чтобы все это работало на пользу дела и не мешало выполнению задач, поставленных перед компанией и сотрудниками, не так ли?
Теперь о сотрудниках. Все они люди, а эти существа известны не только тем, что совершают ошибки (на такой случай и предусмотрены отрицательные оценки в рабочих отчетах), но и наличием некоторых периодов отсутствия на рабочем месте. Причины могут быть разными, но результат один — сотрудника нет, и ожидать от него продуктивной работы можно только с очень большими оговорками.
Чтобы навести порядок в офисе и за его пределами, на портале имеется “График отсутствий”. Достаточно вооружиться необходимыми правами доступа, и вы сможете указывать плановые отсутствия по той или иной причине для любого зарегистрировавшегося сотрудника. Как известно, стол может пустовать как уважительному, так и совершенно недопустимому поводу, и в списке значатся представители обоих лагерей. Удобно, что в таблице распределения отсутствий во времени интервалы окрашиваются различными цветами. Кодировка, в принципе, тоже не вызывает вопросов — зеленый для отпуска, красный для прогулов, сиреневый для командировок и так далее.
Как и другие представления, отсутствия могут отображаться в разрезах одного рабочего дня, недели и месяца. В последнем случае все отлучки из офиса, продолжающиеся менее суток, деликатно скрываются. Самое главное, что добавленные в систему интервалы отображаются и в представлении “Рабочее время”, о котором мы расскажем отдельно.
Если офис вашей компании расположен в бизнес-центре, по приходу на место вы наверняка проходите через турникет или иным образом отмечаетесь, что пришли. Системы контроля доступа придуманы не вчера, но времена, когда все дружно сидели в одном большом помещении, давно прошли. Фрилансеры, соисполнители, командировочные и прочие категории трудящихся в принципе не могут отметиться где-то физически, но их трудозатраты хочется (а в случае почасовой оплаты — жизненно важно) представлять. Конечно, тут не обойтись без определенного доверия как к системе, так и к людям, которые ей пользуются, но для штатных сотрудников правило должно быть одно и максимально простое — включил компьютер, нажал на кнопку; ушел с работы — нажал на кнопку.
Информация для трудоголиков — при смене даты рабочий день автоматически считается завершенным, так что любителям засиживаться на работе допоздна нужно будет делать на один клик больше. Всем остальным, смеем надеяться, подобная система нисколько не усложнит жизнь, а вовсе даже наоборот. Судите сами — перед нами стопроцентное доказательство того, что человек был занят делом и, возможно, даже работал! А уж для руководителя и вовсе радость — все данные разложены по отделам, просроченные и неотмеченные дни наглядно промаркированы, а совокупное рабочее время за период рассчитывается автоматически.
По сути дела, с линейного персонала и начальников отделов снимается огромный груз ответственности по составлению ежемесячных отчетов, ведомостей и прочих пережитков прошлого. Вся информация доступна как на ладони, в случае возникновения любых вопросов — к вашим услугам внутренний чат, видеоконференции и другие способы донесения замечаний до адресата.
Как только ситуация прояснится, рабочий день можно с чистой совестью подтвердить, и восклицательный знак в представлении поменяется на позитивную “галочку”. Стоит навести курсор на соответствующую часть страницы, как скроллинг автоматически станет горизонтальным, так что форма вполне юзабельна даже на относительно небольших дисплеях.
Если же доводы в пользу SaaS все еще кажутся неубедительными, а служба безопасности продолжает твердить: “Данные компании могут переместиться на внешние сервера только через наши остывшие трупы!”, решение есть, и оно достаточно простое — обратить внимание на “коробочную” версию Битрикс24. Это такой же портал, но развернутый на вашем сервере. В дополнение к автономности хранения данных вы получаете расширенные возможности интеграции с 1C, Active Directory, MS Exchange Server, MS Sharepoint и другими службами. Кроме того, уже никто не запретит “поиграть со шрифтами” и доработать бизнес-логику в нужном ключе.
Таким образом, воспользоваться преимуществами тарифа “Компания” можно удобным для вас способом, а если решение о развертывании будет принято после опробования облачной версии приложения — никаких проблем, все данные перенесутся в целости и сохранности.
Оставайтесь с нами, впереди — работа с приложениями, построение бизнес-процессов и другие возможности Битрикс24! Их так много, что в настройках можно отключать целые модули. Впрочем, смеем надеяться, что это не те чек-боксы, которыми вы воспользуетесь. А если вы еще не завели портал хотя бы “на попробовать” — просто зайдите на bitrix24.ru и создайте его, на все про все уйдет меньше минуты!
Автор: 1cbitrix
