-.png "Почему Excel опасен как инструмент для бизнес анализа (business intelligence)?")
Уверен, что с заголовком многие не согласятся, но все же оставлю как есть, потому что абсолютно в этом уверен:
Совершенно ясно, что самой популярной базой данных является Excel, он же является самым популярным инструментом Business Intelligence (инструмент для бизнес-аналитики и отчетности). Но это еще не означает, что это правильно. Я думаю, что очень важно учитывать ограничения и расходы, вызванные использованием Excel при составлении отчетности, особенно для тех компаний, которые уже понимают, что они не могут продолжать ручной сбор данных, использовать Excel как базу данных и составлять отчеты «руками».
С момента выхода в 1985 г. Excel стал стандартом для представления и анализа данных. Он находиться практически в каждом компьютере, интуитивно понятный и позволяет пользователям вводить данные и создавать отчеты — в виде таблицы или графиков. Благодаря макросам и другим сложным функциям на Excel можно создавать довольно сложный материал, но нельзя забывать — Excel это таблицы, а не БД или платформа для создания отчетов! Ограничения Excel и его неправильное использование могут стоить компаниям потраченного времени, труда и денег.
Ограничения
Я уже упоминал, что Excel являются таблицами, а не полноценным решением по созданию отчетов. Вторая проблема более серьезная и не касается непосредственно Excel как инструмента, а больше связана с бизнес-процессами. Поскольку Excel настолько распространен и в нем есть зачатки решения для бизнес-анализа, его часто используют в неструктурированных и неэффективных процессах. Более того, Excel, находясь на Вашем компьютере, доступен только Вам. Он не многопользовательский инструмент для совместной работы. Это не БД, как SQL Server, MySQL или Oracle..Конечно, никто не сомневается, что в нем можно хранить огромное количество информации, но как только возникает необходимость поделиться этой информацией с другими, возникают большие проблемы. Во-первых, часто определенные сотрудники не должны иметь доступ ко всем данным — проблема пользовательских прав, которые нет в Excel. Единственное решение — дать таким пользователям часть таблицы, тем самым теряя время на редактирование. Затем эти «базы» вы шлете по электронной почте, через FTP и т.п. Любые изменения данных, которые они произвели, необходимо синхронизировать с вашей таблицей. В итоге процесс требует больше времени и усилий (проблемы с версиями и управлением изменений).
Скрытые расходы
Создание отчетов «руками» с помощью Excel на первый взгляд кажется очень простым, но только на первый взгляд. Здесь скрыто много расходов, и эти расходы играют важную роль во всей деятельности предприятия:
— Сколько раз вы несколько часов работали на создании отчета в Excel, пока не поняли, что работаете с непроверенными данными или с ошибкой в формуле? Такая ситуация происходит очень часто и является примером скрытых расходов при работе с Excel. Вы вынуждены вручную собирать данные, проверять их, делать формулы, таблицы, графики и вручную отправлять коллегам.
— Случалось ли с вами ситуация, когда вы несколько часов работаете над созданием отчета в Excel (например, анализ продаж за последний месяц), взяли необходимые данные, создали все таблицы и графики… и вдруг начальник (или коллега) переслал вам новые данные? Поскольку вы делали отчет в Excel вручную, без автоматизированных процессов (и без БД), ваш отчет тут же стал неточным и устаревшим.
— Каждая крупная компания, которая работает так, как я описал выше, обязательно имеет «супер Excel». Это файл, который содержит несколько десятков связанных таблиц и листов, которые служат заменой полноценной БД. Все остальные отчеты, сделанные в Excel, черпают сведения из этой «супер таблицы». Ее обычно поддерживает один человек, который, скорее всего, на эту поддержку и обновление тратит безумное количество времени (необоснованные расходы). Это, если не считать проблемы, которые возникают, когда этот человек болен или временно недоступен.
— Случалась ли с вами ситуация, когда определенный отчет нужен вам сейчас (или кто-то потребовал от вас такой срочный отчет), но для его создания необходимо несколько дней? Риски и расходы компании, которая не имеет своевременной информации, очевидны.
Выводы. Как избежать вышеперечисленных проблем?
В конечном счете, не хочу сказать ничего плохого про Excel (эта действительно хорошая программа и по простоте использования, интуитивно понятного принципа работы, для получения простой информации лучше нее нет). Но когда возникает необходимость в разделении информации, общего доступа, единых стандартов при расчетах Excel бесполезен. И что тогда?
На первый взгляд вышеприведенный список выглядит удручающе. Если посчитать все расходы всех сотрудников, которые ежедневно, еженедельно и ежемесячно тратят время только на процесс получения данных и их обработки, то станет понятно, что Excel далеко не самый лучший инструмент для таких дел и это как нельзя лучше может мотивировать вас изменить существующее положение вещей.
А если бы у вас была возможность вложить столько, сколько тратиться одним сотрудником на работу с Excel в течение 2-6 месяцев и решить все проблемы, вы бы согласились узнать про это больше?
Да? Тогда разрешите представить веб-приложение для бизнес-анализа и визуализации данных BusinessQ. Это решение разрабатывалось с учетом всех плюсов и минусов работы с Excel и, благодаря этому, является идеальным решением для малого и среднего бизнеса.
Определите, какие отчеты вам нужны (отчет о состоянии на складе, финансовый отчет, отчет по продажам или закупкам). Подумайте, сколько времени и сил ваши сотрудники потратят, чтобы сделать такие отчеты привычным для них способом?
За двух-трехмесячную зарплату сотрудника (стоимость лицензии на пять пользователей) решение BusinessQ позволит создать единую БД, и использовать ее для любых отчетов и для любой визуализации, тратя на это всего несколько минут.
Или вы считаете, что Excel все же идеальная платформа для бизнес-анализа для малых и средних предприятий?
Автор: mohnatii
