Выставить счет иностранному клиенту — непростая задача для молодого бизнеса. Ошибки, неточности и “неуверенный” английский — все это вызовет недоверие. Ошибаться нельзя.
Чтобы вам было с чего начать, мы сделали перевод статьи о том, каким должен быть правильный счет. В конце вы найдете ссылку на скачивание 10 шаблонов инвойсов на английском языке.
Мы будем рады, если это поможет вашему бизнесу стать глобальнее.
Переведено в Alconost Translations.
Поздравляем! Вы получили проект, усердно потрудились, произвели замечательный продукт, клиент в восторге. Теперь неплохо было бы получить оплату!
Хотя выставление счетов может и не показаться самой увлекательной темой, это, несомненно, один из наиболее важных вопросов в любом бизнесе. Ваш счёт отражает ваш фирменный стиль, подкрепляет ваш профессионализм, является дополнительной точкой продаж, позволяющей получить больше заказов, а главное — приносит вам деньги. Стоит вам начать делать это неверно, и вы недолго продержитесь в бизнесе.
Многие фрилансеры и владельцы малого бизнеса испытывают трудности с подготовкой счетов — особенно те, кто делает всё для своего бизнеса самостоятельно.
В этой заметке я попробую, избегая профессиональной бухгалтерской лексики, внести ясность в этот процесс, в его практические аспекты и некоторые термины. Кроме того, я предоставлю вам 10 прекрасных шаблонов счетов, которые вы сможете подогнать под себя и сразу пустить в дело. Также я покажу вам несколько отличных методов, которые упростят вам жизнь и помогут профессионально выставлять счета.
Счёт: что это такое?
Счёт, или фактура, это коммерческий документ, выдаваемый покупателю продавцом и содержащий такие сведения, как цена и количество товаров, способы оплаты и максимальный период, в течение которого покупатель должен сделать платёж.
Продавец — это поставщик или исполнитель услуг; а покупатель — заказчик или клиент.
Этот документ важен для обеих сторон, поскольку продавцу необходимо иметь его копию для ведения учета, а клиенту — для регистрации покупки.
Если вы выставляете счёт — значит, вам кто-то должен. Если вы получаете счёт — значит, вы кому-то должны.
Как должен выглядеть счёт?
Вид и язык счетов должен соответствовать вашему фирменному стилю и тому сообщению, которое вы хотели бы донести. Счёт должен соответствовать дизайну вашей визитки, фирменному бланку, рекламному слогану и даже цветам вашего сайта.
Даже при том, что структура счёта зависит от отрасли, есть некоторые общие элементы и правила, которые должны быть соблюдены.
Чтобы проще запомнить эти правила, можно разделить счёт на 6 частей.
Часть 1: ваши данные
Здесь содержатся сведения о вашей компании (или, если вы фрилансер, ваше полное имя), логотип, контактные данные, платёжная информация и т.д.
Если ваша компания имеет определённую организационно-правовую форму — например, корпорация в США или акционерная компания в Великобритании, — то вам нужно включить информацию, обусловленную местом ведения бизнеса. Обычно это юридический адрес и регистрационный номер, но правила разнятся, так что выясните это в вашей местной налоговой службе.
В Европе, если вы являетесь зарегистрированным в качестве налогоплательщика НДС, вы должны также добавить регистрационный номер плательщика НДС.
Часть 2: правила игры
Здесь вы можете обозначить такие характеристики счёта, как дата выписки, ФИО, дата, не позднее которой должен быть сделан платёж, валюта и номер заказа.
Термин «net 30» используется в бизнесе для обозначения платежа в пределах 30 дней, но довольно часто встречается обозначение «10/15, net 30»: иначе говоря, это означает скидку 10% при платеже в течение 15 дней и срок оплаты в пределах 30 дней.
Однако люди, менее сведущие в деловой терминологии, могут не знать, что это значит. Поэтому, в зависимости от того, кто именно ваш покупатель, вместо этого лучше использовать повседневный язык: «Пожалуйста, обратите внимание, что платёж должен быть совершён не позднее 07/09/2013».
Также имейте в виду, что форматы дат в разных странах разные. Фраза «Срок совершения платежа — 07/09/2013», в зависимости от местоположения клиента, может означать платёж или в июле, или в сентябре. Чтобы избежать двусмысленности, попробуйте использовать однозначное выражение — такое, как «9 июля 2013».
Ещё один термин, способный смутить, — «После получения» (upon receipt). Компания Freshbooks (разработчик облачного бухгалтерского сервиса — прим. перев.) провела интересное исследование, в результате которого выяснилось: многие люди будто бы понимают этот термин как «когда вам будет удобно».
«Это как если бы они получили счёт со словами: «К оплате после получения» и сразу сбросили его в кучу «всё равно когда». Вместо этого, использование определённых сроков — таких, как «21 день» — сосредотачивает взгляд клиента на определённом промежутке времени и фактически позволит вам получить оплату быстрее, чем просьба заплатить немедленно». — Зак Мэтью (Zach Mathew).
Часть 3: ваш клиент
Эта часть содержит имя и адрес заказчика, которому вы выставляете счёт. Если вы обращаетесь к компании с множеством офисов, вам нужно указать правильного человека или отдел. Это может быть и не тот человек, с которым вы общались во время выполнения заказа. Поэтому, чтобы с вами рассчитались быстрее, обязательно спросите, кто будет заниматься расчётом с вами.
Часть 4: название и номер документа
Как правило, в название выносится слово «счёт», но в зависимости от типа, это может быть «фактура» (bill), «счёт-фактура» (tax invoice), «счёт-проформа» (pro-forma), «быстрый счёт» (quick invoice) и так далее. Если есть сомнения, придерживайтесь слова «счёт».
Номер счёта — это уникальный идентификатор, применяющийся для установления соответствия. Возьмите за правило никогда не использовать один и тот же номер для более чем одного документа.
В некоторых странах требуется, чтобы номера счетов обязательно возрастали в хронологическом порядке. Но они не обязательно должны идти подряд. Если вы не хотите, чтобы клиент знал, как много заказов проходит через вас, рассмотрите возможность увеличения номера счёта на случайное число каждый раз, когда выписываете новый счёт. Так, ваш первый счёт будет под номером «00007», следующий — под номером «00012», затем — «00014» и так далее.
А ещё можно внедрить в номер счёта коды, которые напомнят вам о том, подошло время платить налоги. Например, «2013-06-WDD-002» может быть расшифровано как: «Второй счёт для Webdesigner Depot в июне 2013». Это зависит от вас; проявите творческий подход и найдите такую схему нумерации, которая лучше всего вам подойдёт.
Часть 5: список товаров и/или услуг
Этот детализированный перечень должен ясно описывать, за что конкретно вы взимаете плату: наименование (описание) товара или услуги, количество, цена за единицу, скидка (обычно указывается в процентах), налоговый сбор и итоговая сумма к оплате.
Это описание должно соответствовать условиям, согласованным с клиентом, так что будьте настолько конкретны, насколько это возможно.
Всегда дважды проверяйте счёт на предмет опечаток, ошибок в грамматике и в вычислениях, так как они создают плохое впечатление и могут навредить вашей репутации. Собственно, трижды проверьте счёт, прежде чем его выслать.
Ещё одна вещь, на которую стоит обратить внимание, это записи о количестве и цене за единицу: сверьтесь с правилами. Например, если коммерческая компания в Великобритании зарегистрирована в качестве плательщика НДС, то регламент Налогово-таможенной службы её Величества по части счёт-фактур гласит, что в счёт должна включаться цена единицы товара.
Если вы взимаете почасовую плату, можно обозначить количество затраченных часов и ставку за час.
Промежуточные и итоговые суммы с учетом и расшифровкой всех налогов должны быть подсчитаны внизу таблицы.
Удостоверьтесь, что всё в счёте ясно как божий день. Потому что если клиент не сможет определить, за что же ему предлагается платить, то ваш счёт, скорее всего, окажется в куче «разобраться позже».
Часть 6: абракадабра
Это место для вашего персонализированного сообщения или примечания, которое описывает условия оплаты более тщательно. Например, если вы можете принимать платежи больше чем одним способом, здесь можно обозначить, какой именно способ для вас предпочтительнее (чек, банковский перевод, PayPal…).
Помимо всего, это прекрасное место для выражения благодарности. Помните, что вежливость имеет значение, и она действительно может помочь вам получить деньги быстрее. Некоторые исследования утверждают, что простое «спасибо» может более чем на 5% увеличить количество счетов, которые оплачиваются сразу.
Хотя комиссия за просрочку — не мой любимый способ просить о своевременном платеже, имейте в виду, что это можно специально упомянуть здесь. Например: «Впоследствии ежемесячно будет начисляться пеня в размере 5%».
Напоследок
Ваш счёт — это невидимый маркетинговый инструмент. Представьте, как здорово было бы, если бы вы могли сделать свой документ выгодно отличающимся от сотни других. Лично я больше заинтересован в работе с клиентами, которые высылают мне счета, сделанные творчески. Хорошо продуманный счёт может сделать платёж в ваш адрес удовольствием.
Чтобы вам было с чего начать, мы подготовили 10 бесплатных шаблонов для скачивания. Не забудьте вставить ваш фирменный стиль и персонализировать формулировки для эффективных счетов, которые действительно будут работать на вас!
Переведено в Alconost Translations — локализация ПО и сайтов, переводы текстов, копирайтинг от носителей языка.
Автор: alconost
