Что делать, если статус вашего ИТ-проекта стал «красным» и что такое проекты «арбузы»?

в 19:04, , рубрики: проект, проектное управление, проекты, руководитель проекта, руководитель разработки

Последние 10 лет я занимаюсь проектным менеджментом, развитием проектного управления, помогаю управлять и сам управляю проектами и программами проектов, неоднократно сталкивался с этим статусом и прекрасно знаю, о чем идет речь.

Сегодня мы поговорим о том, что такое «красный» проект, что приводит к такому статусу, как стабилизировать ситуацию и «озеленить» проект. Сразу скажу, что "красный" статус — совсем не повод для паники. Я не знаю ни одного опытного руководителя проектов, который бы не сталкивался с ним. Ниже мой личный опыт и мысли, которые не являются «индивидуальной проектной рекомендацией».

© DALL-E
© DALL-E

Что такое «красный» проект?

Обычно проект становится «красным», если его параметры перестают соответствовать изначально утвержденным критериям. Например:

  • Нарушен график: контрольные точки не выполнены в срок или пропущены.

  • Превышен бюджет проекта или сроки его освоения.

  • Существенное отклонение по качественным и количественным промежуточным результатам проекта.

  • Другие причины, в зависимости от утвержденной в организации методологии для статусов проектов.

Предшествующий ему статус — "желтый". Он говорит о том, что в существуют незначительные отклонения в ранее утвержденных параметрах проекта, и существует риск перехода проекта в "красную" зону. Лучше разобраться во всем именно на данном этапе и не доводить проект до "красноты".

Что такое проект«арбуз»?

Это когда ИТ-проект по всем формальным критериям находится в «зеленой» зоне, но имеет критические проблемы в своей реализации. Зеленый снаружи — красный внутри. По моим оценкам “арбузы” могут составлять до 20% от всех проектов в статусе “зеленый”. С такими проектами нужно работать наравне с проектами «красной» зоны, так как их переход в красную зону это только вопрос времени. Вскрыть «арбуз» достаточно сложно, иногда команда и руководитель проекта сами не осознают реальное положение дел и требуется взгляд со стороны.

Вот несколько триггеров для выявления «арбуза»:

  1. Ключевые результаты проекта сдвинуты на дату завершения. Календарный план последнего месяца проекта перегружен контрольными точками, отсутствуют существенные промежуточные (недельные, квартальные) результаты для отслеживания прогресса.

  2. КПЭ распределены неравномерно. Экспоненциальный рост КПЭ в конце срока реализации или сразу после завершения проекта. Например, DAU в 1 квартале после запуска продукта – 100 пользователей, во втором квартале – 90 000 пользователей.

  3. Ресурсы проекта распределены неравномерно. Потребности проекта в быстром наборе или быстром сокращении команды. Например, в первом  квартале над проектом работают 10 разработчиков, а во втором их должно быть уже 50. Рынок может не обеспечить такой быстрый найм. 

  4. Уже был «красным». Проект уже ранее попадал в «желтую» или «красную» зону.

  5. Связанные или похожие проект попали в «красную» зону. Если есть другие «красные» проекты, реализация которых необходима для завершения вашего проекта или если эти проекты стали «красными» из‑за инструментов, ресурсов или материалов, которые вы с ними делите.

  6. Прошлые проекты команды не были успешными. Ранее реализованные командой проекты попадали в «красную» зону или после завершения не оправдали ожиданий.

© DALL-E

© DALL-E

По каким причинам проект становится «красным»?

Причин может быть огромное количество, в том числе совершенно неожиданных и непредсказуемых. Большинство из них при правильном планировании будут перечислены в карте рисков реализации проекта. Но предусмотреть все, конечно, невозможно. 

Из моего личного опыта самые частые причины:

  1. Амбициозные сроки реализации этапов. Изначально под давлением заказчика были поставлены нереальные сроки.

  2. Неверная оценка бюджета, ресурсов и их доступности. Когда неправильно оценили трудозатраты, забыли про часть закупок или не учли скорость найма участников проекта.

  3. Слабый анализ периметра проекта и окружения. Когда не учли архитектуру, системы и процессы, которые будут прямо или косвенно затронуты в процессе реализации.

Самые неожиданные и непредсказуемые причины:

  1. Пандемия, санкции, межгосударственные разногласия. Нарушаются цепочки поставок, рабочие процессы, изменяются цены на материалы и работы, требуется пересмотр бизнес-моделей и сроков окупаемости проекта.

  2. Смена, арест, миграция владельцев или ТОП руководителей. Когда изменения сопровождаются заморозкой финансирования, паузой в принятии решений о дальнейшей реализации проекта.

  3. Уничтожение или утеря промежуточных результатов проекта. Когда серверы, склады, прототипы и их резервные копии безвозвратно уничтожены или пропали.

  4. Изменение законодательства. Принятие нового законопроекта в срочном порядке (рекорд в РФ - 21 день), который может запретить или ограничить использование ожидаемых результатов проекта.

  5. Неразрешимый личный конфликт возникший между ключевыми участниками проекта. Когда эффективная работа проектной команды приостановлена из-за невозможности продолжения работы в прежнем составе, требуется новая сборка.

Что вас ждет, если проект оказался в «красной зоне»?

Обычно "красные" проекты привлекают огромное внимание со стороны старшего руководства и проектного офиса. В зависимости от утвержденного в компании процесса, действия могут незначительно отличаться, но с 100% вероятностью вам потребуется подготовить отчет о статусе проекта. В отчете необходимо будет отразить ключевые параметры проекта, а также существующие отклонения и причины их возникновения. В идеале отчет должен содержать план возврата к «зеленому» статусу и перечень изменений в проекте, которые потребуются для его реализации.

После предоставления отчета заинтересованные стороны должны будут принять решение и утвердить предлагаемые изменения, скорректировать предложенный план или даже принять решение о досрочном завершении проекта. Не следует отчаиваться: посмотрите на эту ситуацию как на возможность. С помощью дополнительного внимания можно устранить возникшие в процессе реализации препятствия или получить дополнительное финансирование.

Перейдем к «озеленению»

  1. Избавиться от эффекта неприятного сюрприза

    Пожалуй, это самое важное и первое что необходимо сделать. Убедитесь, что все заинтересованные стороны знают, что статус проекта изменился. Руководство и заказчик проекта будут крайне удивлены, если узнают о "красном" статусе из еженедельного отчета, а не от вас. Еще хуже, если они получат вопросы о сложившейся ситуации, но у них не будет возможности на них ответить. Поэтому в первую очередь обсудите ситуацию со всеми стейкхолдерами, чтобы "красный" статус не стал для них полной неожиданностью. Дополнительно, при необходимости, синхронизируйте понимание статуса и уточните, что на данном этапе проект действительно «соответствует конкретным критериям красного», причины понятны, и уже есть четкий план дальнейших действий. Следует дать понять, что проект управляется корректно, и ситуация контролируема.

  2. Подготовить отчет и запрос на изменение

    После анализа текущего статуса, предоставления отчета и плана реанимации проекта вам потребуется запросить у лиц, принимающих решения, конкретные изменения, которые помогут стабилизировать ситуацию.

    • Запросите дополнительное время. Если есть возможность доделать все запланированные задачи, но просто требуется чуть больше времени, предоставьте новый график и запросите изменения в календарный план проекта.

    • Запросите дополнительные человеческие ресурсы. Иногда добиться выделения дополнительных ресурсов проще всего. В случае успеха обратите внимание на качество этих ресурсов: они должны быть сфокусированы на «красном» проекте и не делить время между несколькими проектами. Это ускорит стабилизацию ситуации.

    • Запросите дополнительное финансирование. Если вы незначительно ошиблись в оценках стоимости работ и вам требуется больший бюджет для оплаты работ и материалов, предоставьте обновленный бюджет проекта и обновите расчеты и прогнозы его экономической эффективности.

  3. Утвердить изменения и обновите документацию

    После получения одобрения потребуется утвердить изменения и обновить проектную документацию. Просто следуйте правилам и принятому в компании процессу. На выходе вы должны получить обновленные и утвержденные документы и артефакты проекта, которые будут учитывать все запрошенные и согласованные изменения.

  4. Контролируйте утвержденный план действий

    На данном этапе ключевая задача — регулярно следить за всеми параметрами проекта и не допустить повторного возврата в «красную» зону. Помните, что лучший способ избежать «красной» зоны — это активное управление проектом, его рисками, своевременное информирование всех участников о проблемах и внесение необходимых изменений в параметры проекта.

Заключение

Не следует бояться «красного» статуса проекта. Это отличная возможность для руководителя и команды мобилизоваться, привлечь внимание вышестоящего руководства к проблеме и устранить препятствия для реализации. Помните, что абсолютно все руководители проектов сталкиваются с этим статусом. Следите за параметрами проекта, окружением, ситуацией в других проектах и своевременно вносите изменения в свой проект, это поможет избежать сюрпризов и дополнительных трудозатрат на отчеты и «озеленение». Ну а если вы столкнулись с ситуацией — будьте открыты с заказчиком и руководством спонсором, действуйте быстро и решительно.

Автор: sn1kv

Источник

* - обязательные к заполнению поля


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js