Последние 10 лет я занимаюсь проектным менеджментом, развитием проектного управления, помогаю управлять и сам управляю проектами и программами проектов, неоднократно сталкивался с этим статусом и прекрасно знаю, о чем идет речь.
Сегодня мы поговорим о том, что такое «красный» проект, что приводит к такому статусу, как стабилизировать ситуацию и «озеленить» проект. Сразу скажу, что "красный" статус — совсем не повод для паники. Я не знаю ни одного опытного руководителя проектов, который бы не сталкивался с ним. Ниже мой личный опыт и мысли, которые не являются «индивидуальной проектной рекомендацией».

Что такое «красный» проект?
Обычно проект становится «красным», если его параметры перестают соответствовать изначально утвержденным критериям. Например:
-
Нарушен график: контрольные точки не выполнены в срок или пропущены.
-
Превышен бюджет проекта или сроки его освоения.
-
Существенное отклонение по качественным и количественным промежуточным результатам проекта.
-
Другие причины, в зависимости от утвержденной в организации методологии для статусов проектов.
Предшествующий ему статус — "желтый". Он говорит о том, что в существуют незначительные отклонения в ранее утвержденных параметрах проекта, и существует риск перехода проекта в "красную" зону. Лучше разобраться во всем именно на данном этапе и не доводить проект до "красноты".
Что такое проект«арбуз»?
Это когда ИТ-проект по всем формальным критериям находится в «зеленой» зоне, но имеет критические проблемы в своей реализации. Зеленый снаружи — красный внутри. По моим оценкам “арбузы” могут составлять до 20% от всех проектов в статусе “зеленый”. С такими проектами нужно работать наравне с проектами «красной» зоны, так как их переход в красную зону это только вопрос времени. Вскрыть «арбуз» достаточно сложно, иногда команда и руководитель проекта сами не осознают реальное положение дел и требуется взгляд со стороны.
Вот несколько триггеров для выявления «арбуза»:
-
Ключевые результаты проекта сдвинуты на дату завершения. Календарный план последнего месяца проекта перегружен контрольными точками, отсутствуют существенные промежуточные (недельные, квартальные) результаты для отслеживания прогресса.
-
КПЭ распределены неравномерно. Экспоненциальный рост КПЭ в конце срока реализации или сразу после завершения проекта. Например, DAU в 1 квартале после запуска продукта – 100 пользователей, во втором квартале – 90 000 пользователей.
-
Ресурсы проекта распределены неравномерно. Потребности проекта в быстром наборе или быстром сокращении команды. Например, в первом квартале над проектом работают 10 разработчиков, а во втором их должно быть уже 50. Рынок может не обеспечить такой быстрый найм.
-
Уже был «красным». Проект уже ранее попадал в «желтую» или «красную» зону.
-
Связанные или похожие проект попали в «красную» зону. Если есть другие «красные» проекты, реализация которых необходима для завершения вашего проекта или если эти проекты стали «красными» из‑за инструментов, ресурсов или материалов, которые вы с ними делите.
-
Прошлые проекты команды не были успешными. Ранее реализованные командой проекты попадали в «красную» зону или после завершения не оправдали ожиданий.

По каким причинам проект становится «красным»?
Причин может быть огромное количество, в том числе совершенно неожиданных и непредсказуемых. Большинство из них при правильном планировании будут перечислены в карте рисков реализации проекта. Но предусмотреть все, конечно, невозможно.
Из моего личного опыта самые частые причины:
-
Амбициозные сроки реализации этапов. Изначально под давлением заказчика были поставлены нереальные сроки.
-
Неверная оценка бюджета, ресурсов и их доступности. Когда неправильно оценили трудозатраты, забыли про часть закупок или не учли скорость найма участников проекта.
-
Слабый анализ периметра проекта и окружения. Когда не учли архитектуру, системы и процессы, которые будут прямо или косвенно затронуты в процессе реализации.
Самые неожиданные и непредсказуемые причины:
-
Пандемия, санкции, межгосударственные разногласия. Нарушаются цепочки поставок, рабочие процессы, изменяются цены на материалы и работы, требуется пересмотр бизнес-моделей и сроков окупаемости проекта.
-
Смена, арест, миграция владельцев или ТОП руководителей. Когда изменения сопровождаются заморозкой финансирования, паузой в принятии решений о дальнейшей реализации проекта.
-
Уничтожение или утеря промежуточных результатов проекта. Когда серверы, склады, прототипы и их резервные копии безвозвратно уничтожены или пропали.
-
Изменение законодательства. Принятие нового законопроекта в срочном порядке (рекорд в РФ - 21 день), который может запретить или ограничить использование ожидаемых результатов проекта.
-
Неразрешимый личный конфликт возникший между ключевыми участниками проекта. Когда эффективная работа проектной команды приостановлена из-за невозможности продолжения работы в прежнем составе, требуется новая сборка.
Что вас ждет, если проект оказался в «красной зоне»?
Обычно "красные" проекты привлекают огромное внимание со стороны старшего руководства и проектного офиса. В зависимости от утвержденного в компании процесса, действия могут незначительно отличаться, но с 100% вероятностью вам потребуется подготовить отчет о статусе проекта. В отчете необходимо будет отразить ключевые параметры проекта, а также существующие отклонения и причины их возникновения. В идеале отчет должен содержать план возврата к «зеленому» статусу и перечень изменений в проекте, которые потребуются для его реализации.
После предоставления отчета заинтересованные стороны должны будут принять решение и утвердить предлагаемые изменения, скорректировать предложенный план или даже принять решение о досрочном завершении проекта. Не следует отчаиваться: посмотрите на эту ситуацию как на возможность. С помощью дополнительного внимания можно устранить возникшие в процессе реализации препятствия или получить дополнительное финансирование.
Перейдем к «озеленению»
-
Избавиться от эффекта неприятного сюрприза
Пожалуй, это самое важное и первое что необходимо сделать. Убедитесь, что все заинтересованные стороны знают, что статус проекта изменился. Руководство и заказчик проекта будут крайне удивлены, если узнают о "красном" статусе из еженедельного отчета, а не от вас. Еще хуже, если они получат вопросы о сложившейся ситуации, но у них не будет возможности на них ответить. Поэтому в первую очередь обсудите ситуацию со всеми стейкхолдерами, чтобы "красный" статус не стал для них полной неожиданностью. Дополнительно, при необходимости, синхронизируйте понимание статуса и уточните, что на данном этапе проект действительно «соответствует конкретным критериям красного», причины понятны, и уже есть четкий план дальнейших действий. Следует дать понять, что проект управляется корректно, и ситуация контролируема.
-
Подготовить отчет и запрос на изменение
После анализа текущего статуса, предоставления отчета и плана реанимации проекта вам потребуется запросить у лиц, принимающих решения, конкретные изменения, которые помогут стабилизировать ситуацию.
-
Запросите дополнительное время. Если есть возможность доделать все запланированные задачи, но просто требуется чуть больше времени, предоставьте новый график и запросите изменения в календарный план проекта.
-
Запросите дополнительные человеческие ресурсы. Иногда добиться выделения дополнительных ресурсов проще всего. В случае успеха обратите внимание на качество этих ресурсов: они должны быть сфокусированы на «красном» проекте и не делить время между несколькими проектами. Это ускорит стабилизацию ситуации.
-
Запросите дополнительное финансирование. Если вы незначительно ошиблись в оценках стоимости работ и вам требуется больший бюджет для оплаты работ и материалов, предоставьте обновленный бюджет проекта и обновите расчеты и прогнозы его экономической эффективности.
-
-
Утвердить изменения и обновите документацию
После получения одобрения потребуется утвердить изменения и обновить проектную документацию. Просто следуйте правилам и принятому в компании процессу. На выходе вы должны получить обновленные и утвержденные документы и артефакты проекта, которые будут учитывать все запрошенные и согласованные изменения.
-
Контролируйте утвержденный план действий
На данном этапе ключевая задача — регулярно следить за всеми параметрами проекта и не допустить повторного возврата в «красную» зону. Помните, что лучший способ избежать «красной» зоны — это активное управление проектом, его рисками, своевременное информирование всех участников о проблемах и внесение необходимых изменений в параметры проекта.
Заключение
Не следует бояться «красного» статуса проекта. Это отличная возможность для руководителя и команды мобилизоваться, привлечь внимание вышестоящего руководства к проблеме и устранить препятствия для реализации. Помните, что абсолютно все руководители проектов сталкиваются с этим статусом. Следите за параметрами проекта, окружением, ситуацией в других проектах и своевременно вносите изменения в свой проект, это поможет избежать сюрпризов и дополнительных трудозатрат на отчеты и «озеленение». Ну а если вы столкнулись с ситуацией — будьте открыты с заказчиком и руководством спонсором, действуйте быстро и решительно.
Автор: sn1kv