В этом посте я поведаю о том, как за короткий промежуток времени запланировать и организовать полноценный провинциальный хакатон с обедами и чекпойнтами. Как найти спонсоров, как организовать подготовку мероприятия и найти участников, а так же не забыть про всякие важные мелочи. Всем заинтересованным читателям — добро пожаловать под кат.
Началась вся эта история с того, что один из нас загорелся идеей проведения настоящего хакатона в нашем городе, просто так, ради фана. А закончилась история тем, что мы получили вполне себе неожиданные для нас положительные отзывы о качестве мероприятия и рекомендации продолжать всю эту движуху. Но обо всем по порядку.
Дело происходило в небольшом провинциальном городе Череповце, Вологодская область. И дело началось с идеи.
Идея
Как мы все знаем, подобные мероприятия сейчас очень популярны в мире. Волна этой популярности докатилась до нашей страны. После просмотра отчётов о всевозможных хакатонах и стартап-викендах очень захотелось самим принять участие в этом движении. Кто-то из нашего города даже ездил в большие города на такие мероприятия, но большинство были только наслышаны. Именно поэтому появилась идея вытащить IT-специалистов города Череповца из своих уютных тихих нор и организовать все это дело прямо у нас. К тому же, хотелось создать активное IT-сообщество, которое у нас в городе практически отстутствует. Это немного странно так как у нас достаточно IT-компаний и даже есть 2 вуза, которые готовят неплохие кадры.
Итак, примерно в январе 2013 в одном из нас поселилась безумная идея — провести хакатон своими силами прямо в Череповце. Для проверки важности и нужности этой затеи, он тут же закинул её на местный форум. На удивление, помимо скепсиса (“у вас не получится”, “спонсоров сложно найти”) оказалось довольно много воодушевленных людей, как будто они давно уже ждали такого мероприятия. И это вполне закономерно, ведь в городе действительно много айтишников, как работающих на местные компании, так и “фрилансящих” по всему свету.
Идея заключалась в том, чтобы провести мероприятие летом. На все-про-все получалось около полугода. На анализ и первоначальную подготовку (подробнее, ниже) незаметно потратился почти месяц. И, внезапно, подумав и пообщавшись с организатором подобных мероприятий из другого города, мы поняли, что лето — совсем неудачный выбор. Пришлось взять на себя некий риск и провести event в конце апреля, то есть у нас осталось всего 1,5 месяца на подготовку.
Команда
Всего основных организаторов получилось 4 человека:
Так же нам помогало множество других людей, который хотим сказать огромное спасибо.
Этап первый: Подготовка
HackPoint — это не просто емкое сочетание слов, но и классный свободный домен в зоне .RU hackpoint.ru, который мы оперативно заняли. Емкое название сразу вдохновило одного из нас на соответствующий тематике логотип.
Первым делом был создан простой сайт, который служил визиткой нашего мероприятия. Забегая немного вперед скажем, что по мере приближения к событию — сайт нарастал функционалом — и в итоге там появилась возможность зарегистрироваться в качестве участника, создать свой проект, оставить заявку на присоединение к какому-либо проекту, а также набрать команду в свой проект. Данный функционал помог организовать некоторые команды еще до мероприятия.
Первоначально мы нацелились собрать около 50 человек участников и порядка 10-12 проектов, что достаточно амбициозно, учитывая, что нас никто не знал, в регионе такого формата еще не было и некоторые люди были полны скепсиса о возможности организации провинциального хакатона.
В общем, мы составили план, оценили все возможности, и перешли ко второму этапу.
Этап второй: Продвижение
Мы создали группу ВКонтакте, которая стала центром медийной раскрутки проекта и средством общения для участников проекта.
Без конкретного места продвигать хакатон не имеет смысла. Поэтому мы взялись за поиск подходящего помещения. Площадку для проведения мероприятия удалось найти довольно быстро. Один из организаторов узнал о том, что у его знакомой появилось новое помещение, некое “креативное пространство” для организации ивентов. В нем планировалось проводить танцевальные уроки, делать фотосессии и т.п. Кроме того, помещение по ремонту и духу полностью соответствовало традициям минималистичных пространств по типу коворкинга, которые пользуются популярностью у организаторов хакатонов как у нас, так и за рубежом.
В общем, посмотрели поближе, узнали ценник, который нас вполне устраивал, забронировали себе дату под мероприятие, и довольные поставили галочку в общем плане. После этого нам несколько раз предлагали другие помещения, но это выигрывало почти по всем параметрам. Идеально, не правда ли?
Так удачно для нас сложилось, что как раз в период подготовки HackPoint в столице нашей области — городе Вологда — 5 и 6 апреля проходило знаменательное для IT-индустрии региона событие — “IT-форум. Современные информационные технологии.” И естественно, что мы собрались туда с целью показать наш проект целевой аудитории и, таким образом, захантить участников и столь необходимых нам спонсоров.
Время очень поджимало и мы быстренько, но более-менее цивилизованно, отрисовали дизайн баннера и буклетов, быстро заказали их печать в полиграфии и ровно за 1 день до мероприятия получили их на руки.
На самом форуме приходилось применять все свои менеджерские, организаторские, ораторские, не смотря на всю свою техническую природу и малопрокаченный скилл личного общения с различного рода директорами, менеджерами и другими представителями компаний. Однако, результат не заставил себя ждать. Уже в первый день форума, мы “окучили” все IT и около-IT компании, представленные на этом мероприятии, а на второй день довольно качественно поохотились за различного рода IT-специалистами с целью привлечения их в качестве участников. Благо на второй день это делать было гораздо проще, ведь организаторы форума предоставили нам целый стенд, на котором мы разместили наш баннер и стали гораздо заметнее для всех заинтересованных.
Этап третий: Спонсоры
Несмотря на успех нашего присутствия на форуме, поиск спонсоров проходил довольно напряжённо. К сожалению, крупные IT-компании практически сразу отказывали нам в ответ на спонсорское предложение по мероприятию. И дело вовсе не в его условиях… Как оказалось, у всех крупных компаний бюджет расписан вперёд на квартал или полгода. Нам так и говорили: “Будет следующее мероприятие — приходите обязательно, только заранее. Сейчас ничем помочь не можем.”
Трудности возникли, в том числе, и с более маленькими компаниями, особенно в нашем регионе. В результате нашей активной деятельности, по привлечению спонсоров — ни одна череповецкая или вологодская компания, за небольшим исключением, финансовой помощи нам так и не оказали.
Но с некоторыми компаниями мы смогли договориться на взаимовыгодную сделку на условиях “бартера”. Мы им предоставили возможность рекламы своей фирмы и хантинга, а они нам одолжили кое-какие необходимые для проведения мероприятия вещи. Таким образом, в нашем арсенале оказались: проектор, мебель, доступ в сеть, звуковая аппаратура (микрофон + звуковой пульт с колонками), фотографы и видеосъёмка, и даже настольные игры.
Главными спонсорами нашего хакатона в итоге стали: ярославская компания “Тензор”, компания “Трилан” из Москвы и череповецкое муниципальное учреждение “ЦМИРиТ”.
Этап четвертый: Проведение
До самого последнего момента мы не понимали, что у нас получится. Придут ли вообще участники на наш HackPoint. В последний день подготовки стал для нас настоящим испытанием на прочность. Пришлось решить море организационных моментов: привезти и расставить мебель, настроить интернет, который провели в помещение буквально в последний момент, собрать и зарегистрировать участников, и стартовать мероприятие таким образом, чтобы люди поняли что попали на серьёзный event — остались и приняли в нем активное участие.
Когда начали собираться первые участники — мы поняли, что есть шанс, что всё получится.
За неделю до, старта на сайте, подтвердили своё участие порядка 20 участников, но в результате на самом мероприятии собралось около 40 человек.
Итак, мероприятие началось. Мы по приветствовали всех, познакомились, рассказали о себе, представили наших спонсоров и предоставили им слово. А дальше… а дальше началось самое главное — презентация идей. Участникам было отведено по полторы минуты на то, чтобы представить идею своего проекта, заинтересовать свободных специалистов в том, чтобы принять участие в проекте, и ещё около минуты, чтобы ответить на самые важные вопросы из зала. Времени было мало, презентовать за это время было трудно, и тем не менее — все справились. А самый лучший докладчик своей идеи, по результатам общего голосования, даже получил специальный приз — “подушку-страус”.
После этого настало время нетворкинга — участники ушли пить чай и кофе, общаться и организовываться в команды. Через час ни одного свободного специалиста не осталось. Все участники организовались в команды, и закипела работа, застучали клавиши, загудели кулеры.
Хочется отметить, что нам, сами до сих пор не понимаем каким образом, удалось стартовать мероприятие в срок, и провести всё “от и до” строго по графику, за исключением некоторых небольших перестановок.
Также мы организовали для всех участников — абсолютно бесплатное питание (полноценные завтра, обед и ужин + печеньки с кофечаем). Мы провели интересную сессию с докладчиками из сферы IT-предпринимательства (из Череповца, Вологда, Москвы). И кроме того, у нас был замечательный час игр в настольные игры!
Хочется особо отметить, что Череповецкие организаторы хакатона HackPoint на столько суровы, что ночевали на площадке мероприятия вместе с участниками прямо в спальных мешках!
Фото и видео отчет
Чтобы не описывать в деталях все что происходило на HackPoint в течении двух дней, представляем вашему вниманию небольшой фотоотчет и итоговое видео мероприятия.
Наши планы
Можно сделать вывод, что наш HackPoint состоялся. Мы уже проанализировали все наши упущения и составили план идеального хакатона, который и будем воплощать в жизнь осенью 2013 года. Ждем всех в гости в качестве участников и спонсоров!
Автор: Suevalov
