Как в Группе «МВидео-Эльдорадо» был внедрен электронный документооборот? Сколько человеко-часов было затрачено и какое количество седых волос потеряла внутренняя команда программистов, все эти «ужасающие» подробности под катом.
Когда мы хотим показать размеры бизнеса Группы «М.Видео-Эльдорадо», то часто называем число магазинов, городов присутствия или товарных позиций в магазине. Но мало кто обращает внимание, что помимо этих красивых цифр есть еще и другая. У нас – более двух сотен поставщиков. С каждым из них нам приходится вести непрерывный обмен документами. Они сопровождают каждую поставку в адрес каждого склада на всей территории России. Поток этих документов – огромен. В нем способна захлебнуться любая компания, и нам тоже приходится непросто.
Как «М.Видео» и «Эльдорадо» чуть не утонули в бумажном океане
Сначала вместе с товарами в нашей экосистеме «передвигались» и бумажные документы. С ними работала центральная бухгалтерия, обработкой бумаг занимались и бухгалтеры, которые работают в каждом региональном распределительном центре.
Со временем налоговые органы стали доверять скан-копиям. Это заметно облегчило нашу работу: теперь документами можно было обмениваться в электронном виде — выросла скорость документооборота. Но проблема осталась нерешенной. Вал товарных накладных, спецификаций, счетов-фактур и договоров оставался по-прежнему огромным, и одно только занесение данных в учетную систему занимало уйму времени. О том, как рутинная нагрузка отражается на состоянии персонала, можно и не говорить.
Нельзя сказать, что в тогда еще самостоятельных компаниях не думали о том, чтобы перейти на электронный документооборот. В «Эльдорадо» его начинали осваивать, в «М.Видео» ЭДО была охвачена только служба логистики. Ситуация была явно не из лучших.
На каждом из складов постоянно присутствовали сотрудники бухгалтерии, чтобы на месте проводить фактурирование, даже обмен скан-копиями напоминал броуновское движение. А в учетной системе периодически появлялись ошибки, – «человеческий фактор», ничего не поделаешь… А объем документов при этом еще и постоянно увеличивался – на 10 % в год.
Совсем непросто обстояли дела и с архивом. Хранение документов мы доверяли аутсорсинговым компаниям, которые работают далеко не во всех регионах присутствия «М.Видео-Эльдорадо». Поэтому документы часто приходилось перевозить в составе грузов или отправлять по почте из региона в регион. Мало того, что этот процесс недешев, так еще и документы периодически терялись, и сотрудникам приходилось заниматься их восстановлением.
А когда произошло объединение «МВидео» и «Эльдорадо» в единую Группу компаний, стало окончательно понятно: без электронного документооборота обходиться невозможно.
Какие задачи предстояло решить
Первая задача, – решение проблемы с архивом бумажных документов, – оказалась самой простой. Мы просчитали, что, если полностью откажемся от них, то срок хранения самого последнего документа истечёт через пять лет. Таким образом, необходимость в организации такого архива отомрет сама собой. А для вновь созданных цифровых документов обширного физического хранилища и не требуется – будет достаточно простой централизованной СХД. А вот две другие задачи были гораздо сложнее.
Первая из двух главных задач – минимизация бумажного документооборота. Этого необходимо было добиться для того, чтобы и сэкономить средства на их создание, и чтобы перераспределить нагрузку на сотрудников.
Одновременно предстояло решить еще одну задачу – интеграцию системы ЭДО с учетной системой Группы компаний. При получении электронного документа ERP должна была в автоматическом режиме проводить необходимые проверки и отражать его в учёте. Оставалось найти поставщика и выбрать решение.
Почему мы выбрали TerraLink xDE
Для выбора решения был объявлен тендер. Он получился весьма представителен, заявки подали все основные игроки рынка услуг в сфере ЭДО. Техническое задание составляла рабочая группа из полутора десятков специалистов. В нее вошли бизнес-заказчики, специалисты в области инфраструктуры, информационной безопасности.
Ключевыми требованиями к системе были успешных опыт в крупном ритейле, открытый API, простота интеграции с учетными системами и мультиоператорность.
По сумме качеств была выбрана TerraLink xDE, – единая корпоративная платформа для организации внешнего и внутреннего электронного документооборота.
Она «из коробки» интегрируется с SAP ERP, используемой в Группе «МВидео-Эльдорадо», и позволяет без организации роуминга вести обмен документами с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО.
Мы настроили «коннекторы» к операторам «большой четверки» (Такском, Диадок, Тензор и СФЕРА Курьер), чтобы обеспечить обработку практически 90% документов посредством ЭДО. Подрядчики из TerraLink даже взяли на себя заботу об обеспечении всех сотрудников группы компаний, работающих с системой, ключами электронной цифровой подписи.
Человеческий фактор
Хорошо известно, что любое внедрение информационной системы принимается персоналом неоднозначно. В штыки поначалу был принят переход на ЭДО и у нас в холдинге. Многие работники бухгалтерии посчитали, что автоматизация рутинных операций, которые они выполняли раньше, лишит их работы.
Мы не случайно стремились интегрировать систему ЭДО с SAP ERP. Помимо автоматизации проверки данных и проводки документов нам было важно сделать возможной работу с электронными документами и бухгалтерскими операциями в едином интерфейсе. И эта функциональность стала одним из самых главных аргументов в пользу TerraLink xDE.
Пришлось постараться, поговорить с каждым сотрудником: рассказать о том, зачем и почему внедряется ЭДО, какие действительные цели стоят перед проектом, как именно мы будем перераспределять рабочую нагрузку на персонал, каков будет новый круг обязанностей. Мы даже подготовили специальный видеокурс, который объяснял роль ЭДО и обучал работе в системе.
На этом этапе всем сотрудникам было важно пояснить, что автоматизация процессов не заменит их, а упростит им привычные и зачастую рутинные обязанности. Например, проведение целого ряда автоматических операций в части коммерческих закупок позволит сократить время работы с документом с нескольких минут (а иногда и десятков) до 5-7 секунд:
- Проверки корректности данных в электронных документах позволят выявить арифметические ошибки и неверные форматы номеров таможенных деклараций.
- Связка электронных документов с заказом на поставку и проверка соответствия документа заказу по номенклатуре, количествам, единицам измерения позволит направлять в работу ответственным сотрудникам только документы, полностью соответствующие ожидаемым поставкам. Все документы, не прошедшие проверки, автоматически отклоняются Поставщиком с перечнем ошибок.
- Сверки цен и сумм в заказе на поставку и электронном документе и автоматическое отражение в бухгалтерском учете электронных документов, удовлетворяющих условиям сверок. Для документов, не прошедших финансовые проверки, будет предусмотрено предварительное заполнение бухгалтерских транзакций по отражению в учете данными электронных документов, что существенно снизит объем ручных операций.
Потом весной 2020 года случился локдаун. Он нам оказал неожиданную помощь. Мы, как и все компании в России, перешли на удаленку. Наша бухгалтерия до этого работала в таком режиме только частично, а тут вдруг весь персонал обнаружил, что полноценно работать с документами можно и из дома, продолжая получать полноценную зарплату и чувствуя уверенность в завтрашнем дне.
Почти год, как бухгалтерия работает удаленно. Ни один человек за это время не был уволен в связи с внедрением ЭДО, и ни у одного из бухгалтеров не сократились ни зарплата, ни круг обязанностей. Зато вместо рутинных операций они сегодня решают более высокоуровневые задачи.
Гораздо легче обстояли дела с контрагентами. За 2019-20 годы три четверти наших поставщиков перешли на обмен документами с нами в ЭДО. Дело в том, что крупнейшие из них уже использовали электронный документооборот, и перейти на него в работе с нами им было даже удобнее.
Коллеги даже приглашали сотрудников нашей проектной рабочей группы к себе, чтобы поделиться собственным опытом. Другие поставщики тоже отнеслись к идее благосклонно. Многие из этих компаний уже и сами задумывались о переходе на ЭДО, и наш проект стал для них поводом для начала этого процесса.
От большого – к малому
Первыми территориальными структурами, с которых мы начали внедрение ЭДО, стали центральные распределительные склады, расположенные в окрестностях Москвы.
Мы вместе с партнерами из TerraLink побывали на каждом из них, провели обучение персонала, провели тестовые сеансы использования системы. На этих объектах нам удалось определить самые сложные моменты внедрения и отработать несогласованность и нестыковки.
Когда мы перешли на региональные склады, благодаря опыту, полученному на распределительных хабах, работа над внедрением стала гораздо легче и быстрее. Если от момента выбора решения и до запуска ЭДО в центре прошло девять месяцев, то подключение к системе регионов заняло только пять. Всю эту работу мы сделали силами двух проектных команд – нашей и компании TerraLink. В составе каждой из них было по 10-15 разработчиков и аналитиков.
Сейчас система обеспечивает работу как с формализованными (УПД, УКД), так и неформализованными документами (Договора, счета на оплату, акты о расхождениях ТОРГ-2, акты сверок и другие).
Как мы исправили собственную ошибку
Начиная работу над проектом и наши специалисты, и представители заказчика стремились учесть предпочтения всех заинтересованных подразделений. Поэтому общение с их руководителями мы вели параллельно. Но это стало причиной серьезной ошибки, на преодоление которой потребовались силы и время.
Дело в том, что формировать целевой бизнес-процесс мы стали отдельно для каждого подразделения. В результате мы запутали работу над проектом, а решение, которое должно было быть единым для всей Группы компаний, стало распадаться на отдельные части, каждая из которых была ориентирована на задачи только одного подразделения.
Такой парад суверенитетов нужно было прекращать. В рабочую группу пригласили бизнес-заказчиков от каждого из департаментов, и все мы совместными усилиями нашли компромиссное решение, которое устроило всех.
Как мы исправили собственную ошибку
Сегодня 80 % коммерческих закупок Группы «М.Видео-Эльдорадо» переведены на электронный документооборот. Каждый месяц в ЭДО заводится 40 тысяч первичных бухгалтерских документов, и эта цифра впечатляет и наших бизнес-партнеров, и работников тех подразделений, которые к системе ЭДО еще не подключены.
Они увидели преимущества перехода на ЭДО, и их уже не надо убеждать в необходимости такого шага. Наоборот, уже сейчас они предлагаю идеи, связанные с внедрением электронного делопроизводства, и целый ряд из них мы явно будем использовать, когда будем переводить в электронную форму некоммерческий документооборот.
Нам очень помогло решение провести одновременно с развертыванием ЭДО автоматизацию проведения документов в учёте. Сегодня в коммерческой части 85 % первичных документов проводится в учёте без участия человека, что экономит время, деньги, помогает избежать ошибки и повышает скорость принятия решений.
В наших ближайшее в планах обеспечить цифровизацию некоммерческих закупок. Параллельно с внедрением ЭДО у нас запланированы оптимизация базы номенклатурно-справочной информации, запуск корпоративного удостоверяющего центра, интеграция с Source to Pay.
Все больше на рынке появляется экспериментов по маркировке различных групп товаров. Мы за этим следим и планируем активно работать с прослеживаемостью.
На данном этапе нам очень нужны талантливые программисты. Если вы такой, приходите, будет интересно.
Автор: М.Видео-Эльдорадо
