Иногда не только сама документация, но и процесс работы над ней может быть критичным. Например, в случае проектов львиная часть работы связана именно с подготовкой документации, и неправильный процесс может привести к ошибкам и даже к потере информации, а, следовательно, и к потере времени и выгоды. Но даже если эта тема и не является центральной в вашей работе и находится на периферии, то все равно правильный процесс может улучшить качество документа и сэкономить вам время.
Изложенный здесь подход, с примером конкретной реализации, имеет низкий порог вхождения. Технически, уже завтра вы можете начать работать по-новому.
Постановка задачи
Вам нужно создать некий документ или набор документов. Возможно, это проектная документация или протоколирование вашей сети, или что-то более простое, например, вы должны описать процессы в компании или в вашем отделе. В общем, речь идет о любом документе или наборе документов с текстом, картинками, табличками… Усложним задачу тем, что
- данная работа предполагает совместный труд, усилия группы или нескольких групп сотрудников
- на выходе вы хотите иметь документ в определенном формате, с атрибутами корпоративного стиля, созданный по определенному шаблону. Для определенности мы будем считать, что это MS Word (.docx)
10 лет назад подход был бы однозначным: мы бы создали MS Word документ или документы и каким-либо образом организовали бы работу по изменению.
И такой подход по-прежнему в силе. Им пользуются в том числе и крупные интеграторы при создании проектной документации. Но интуитивно понятно, что, если вы действительно интенсивно, со многими правками и обсуждениями, в течении продолжительного времени работаете над документом данный подход не очень удобен.
Пример
Я довольно остро ощутил эту проблему, работая в одном крупном интеграторе. Процесс изменения проектной документации был следующий:
- инженер скачивает последнюю версию MS Word (.docx) документа
- меняет название
- вносит правки в track моде
- отсылает документ с правками архитектору
- так же отсылает перечень всех исправлений с комментариями
- архитектор анализирует изменения
- если все хорошо, то копирует данные изменения в файл с последней версией, меняет версию, выкладывает на общий ресурс
- если есть замечания, то инициируется обсуждение (email или митинги)
- достигается консенсус
- далее пункты 3 — 9
Пока работа не была интенсивной, то это кое-как, но все же работало. Но в определенный момент этот процесс стал узким местом целого проекта и привел к проблемам. Дело в том, что все становится плохо, как только изменения производятся часто и одновременно несколькими командами.
Так, когда мы перешли на стадию предварительного тестирования, то начали проявляться разные проблемки и, хотя и по мелочам, но нужно было часто менять документацию — четыре разные команды, ежедневно, практически одновременно, с обсуждениями. Все эти изменения проходили через одного инженера — архитектора. Файл с дизайном проекта был огромный, и как следствие, архитектор был завален рутинной работой, связанной с большим количеством копирования, редактирования, делал много ошибок, приходилось все перепроверять, перепосылать, и в общем это было близко к хаосу.
В данном случае этот подход, подход работы над документом MS Word, работал с большим скрипом и создавал проблемы.
Git, Markdown
Столкнувшись с проблемой, описанной в примере выше, я стал исследовать этот вопрос.
Я увидел, что все более становится популярным использование Markdown совместно с Git при создании документов.
Git — это инструмент для разработки. Но почему бы его не использовать для процесса документирования? В этом случае вопрос многопользовательской работы становится решенным. Но для того, чтобы в полной мере использовать возможности Git нам нужен текстовый формат документа, нам нужно найти другой инструмент, не MS Word, и для этих целей отлично подходит Markdown.
Markdown — простой язык текстовой разметки. Он предназначен для создания красиво оформленных текстов в обычных файлах формата TXT. Если мы будем создавать наши документы в Markdown, то связка Markdown — Git выглядит естественной.
И все бы хорошо, и в этом месте можно было бы поставить точку, если бы не наше второе условие: «на выходе нам нужен документ в определенном формате, с атрибутами корпоративного стиля, созданный по определенному шаблону» (и мы договорились вначале, что для определенности это будет MS Word). То есть, если мы решили использовать Markdown, то нам нужно как-то преобразовать этот файл в .docx требуемого вида.
Существуют программы конвертации между различными форматами, например, Pandoc.
Вы можете конвертировать Markdown файл в .docx формат с этой программой.
Но все же, надо понимать, что, во-первых, не все, что есть в Markdown будет конвертировано в MS Word и, во-вторых, MS Word — это целая страна по сравнению со стройным, но все же городком, Markdown. Есть огромное количество всего, что есть в Word и ни в каком виде нет в Markdown. Нельзя просто так вот взять и с определенными ключами Pandoc конвертировать ваш Markdown формат в желанный вид MS Word. Так что обычно, после конвертации, приходится «дорабатывать» полученный .docx документ вручную, что опять-таки может быть затратным с точки зрения времени и приводить к ошибкам.
Если бы мы могли написать скрипт, который автоматически «доделывал» бы то, с чем не справился Pandoc — это было бы идеальное решение.
В силу не тождественности функционала MS Word и Markdown в общем виде решить эту задачу, думаю, невозможно, но можно ли это сделать применительно к конкретным ситуациям, конкретным требованиям? Мой опыт показал, что да, можно и скорее всего это возможно для многих, или может быть даже большинства ситуаций.
Решение частной задачи
Так, в моем случае, после конвертации файла с помощью Pandoc, мне приходилось вручную делать дополнительную обработку файлов, а именно
- добавлять в Word поля с автоматической нумерацией заголовков (caption) таблиц и картинок
- менять стиль для таблиц
Я не нашел, как это сделать стандартными (Pandoc) или известными средствами. Поэтому я применил python скрипт с pywin32 пакетом. В результате я получил полную автоматизацию. Теперь я могу конвертировать мой Markdown файл в нужную форму MS Word документа одной командой.
Смотрите детали здесь.
Замечание
В этом примере я, конечно же, преобразую некий абстрактный Markdown файл, но в точности тот же подход был применен к «боевому» документу, и на выходе я получил практически точно тот же MS Word документ, который до этого мы получали ручным форматированием.
В общем, c pywin32 мы получаем практически полный контроль над MS Word документом, что позволяет менять его, и приводить к виду, который требует ваш корпоративный стандарт. Конечно, этих же целей можно было добиться и с использование других инструментов, например, VBA макросов, но мне было удобней использовать python.
Краткая формула данного подхода:
Markdown + Git -- (нечто) --> MS WordНе так важно, чем является «нечто». В моем случае это был Pandoc и python с pywin32. Возможно, у вас другие предпочтения, но важно то, что это возможно. И это и есть главный посыл этой статьи.
Резюмируя, идея в том, что при таком подходе вы работаете только с Markdown файлом и пользуетесь Git для организации совместной работы и для контроля версий, и только при необходимости (например, чтобы предоставить документацию клиенту) автоматически создаете файл нужного формата (например, MS Word).
Процесс
Думаю, для многих формула, приведенная выше достаточна, чтобы понять, как теперь может быть организован процесс работы с документацией. Но все же я обычно ориентируюсь на сетевых инженеров, поэтому в общих чертах покажу, как теперь может выглядеть процесс работы, и чем это отличается от подхода с редактированием MS Word файлов.
Для определенности, в качестве платформы для работы с Git выберем GitHub. Тогда вы должны создать репозиторий и в master ветке поместить Markdown файл или файлы, с которыми планируете работать.
Мы рассмотрим простой процесс, основанный на «github flow». Его описание можно найти, как в интернете, так и на хабре.
Предположим, что над документацией работают четыре человека и вы — один из них. Тогда создаются четыре дополнительные ветки (branch), например, с именами этих людей. Каждый работает локально, в своей ветке и делает изменения со всеми необходимыми git командами.
Выполнив какой-то законченный кусок работы, вы формируете pull request, инициируя таким образом обсуждение ваших изменений. Возможно, в процессе обсуждения, выяснится, что вы должны добавить или изменить что-то еще. В этом случае, вы делаете необходимые изменения и создаете дополнительный pull request. В конце концов, ваши изменения принимаются и сливаются (merge) с master веткой (или отвергаются).
Конечно, это довольно общее описание. Предлагаю для создания детализированного процесса обратиться к вашим разработчикам или найти знающих людей. Но хочу заметить, что порог вхождения в Git довольно низкий. Это не говорит о том, что протокол простой, но вы можете начать с простого. Если вы совсем ничего не знаете, думаю, потратив несколько часов или может быть дней на изучение и установку, вы можете начать им пользоваться.
Какая же польза в данном подходе по сравнению, например, с процессом, описанном в примере выше?
На самом деле процессы довольно схожи, просто вы заменили
копирование файла -> создание ветки (branch)
копирование текста в конечный файл-> слияние (merge)
копирование последних изменений к себе -> git pull/fetch
обсуждение в переписке -> pull requests
track mode -> git diff
последняя утвержденная версия -> master ветка
бэкап (копирование на удаленный сервер) -> git push
…
Таким образом вы автоматизировали все то, что вам и так приходилось делать, но вручную.
На более высоком уровне это позволяет вам
- создать ясный, простой и контролируемый процесс изменений документации
- т.к. конечный документ (в нашем примере MS Word) вы создаете автоматически, то это уменьшает вероятность ошибок, связанных с форматированием
Замечание
В силу сказанного выше, думаю очевидно, что, даже если вы работаете над документацией один, то использование Git может существенно облегчить вашу работу
Все это повышает качество документации и уменьшает время на ее создание. И еще небольшой бонус — вы изучите Git, что поможет вам при автоматизации вашей сети :)
Как перейти на новый процесс?
В начале статьи я написал, что уже завтра вы можете начать работать по-новому. Как перевести вашу работу в новое русло?
Вот последовательность шагов, которую вам скорее всего придется выполнить:
- если ваш документ очень большой, разбейте его на части
- конвертируйте каждую часть в Markdown (с помощью Pandoc, например)
- установите один из редакторов Markdown (я пользуюсь Typora)
- скорее всего вам придется подправить форматирование созданных Markdown документов
- начинайте применять процесс, описанный в предыдущей главе
- параллельно начинайте видоизменять скрипт конвертации под свою задачу (или создайте что-то свое)
Вам не обязательно ждать, когда вы создадите и отладите в совершенстве механизм конвертации Markdwon -> требуемый на выходе вид документа. Дело в том, что, даже если вам не удастся быстро полностью автоматизировать процедуру преобразования ваших Markdown файлов, вы все равно сможете это сделать в каком-либо виде с помощью Pandoc и далее довести до конечного вида вручную. Обычно вам не нужно это делать часто, а только в конце определенных этапов, и эта ручная работа, хоть и неудобна, но все же, на мой взгляд, вполне допустима на этапе отладки и не должна сильно «тормозить» процесс.
Все остальное (Markdown, Git, Pandoc, Typora) уже готово и не требует особых усилий или времени для того, чтобы начать работать с ними.
Автор: nihole
