Программный комитет — это двигатель любой конференции. Именно благодаря его работе вы видите на сцене крутых ребят с интересными докладами. Верно и обратное — если выступления спикеров явно сырые, то вина за это тоже ложится на ПК.
Мы в AppsConf это понимали с самого начала, поэтому подошли к вопросу фундаментально и начали набирать членов ПК еще в апреле, за полгода до самой конференции. В основном метод подбора был простой — друзья и друзья друзей, в которых мы были уверены. Но есть четкое понимание, что такой метод поиска сильно ограничивает нас в появлении в команде новых людей с нестандартными идеями — поэтому мы решили в отдельной статье рассказать о том, что такое программный комитет, как он работает и как туда попасть.
Важное замечание: обо всем я рассказываю на примере ПК AppsConf, но это более-менее верно и для многих других конференций.
Про цели программного комитета:
- Набрать интересную целевой аудитории программу.
- Отшлифовать все доклады, как по контенту, так и по уровню выступления докладчика и дизайну слайдов.
- Промоутить конференцию, рассказывая о ней в сообществе.
- Улучшать конференцию со всех сторон — работать над другими форматами, спонсорскими стендами, продумывать сувенирку и прочее.
Цели расположены в порядке приоритета.
Про организацию работы ПК
Вся быстрая коммуникация ведется через Telegram-чат. Там обсуждаются какие-то организационные вопросы, общие для всех участников инициативы. Иногда быстро принимается решение по каким-то вопросам от спикеров. Мы стараемся поддерживать его в порядке, обходясь без флуда и долгих обсуждений каких-то отдельных спикеров. Это переносится в карточки в Trello.
Со спикерами мы работаем в Trello. Каждый потенциальный докладчик — это карточка, которая может находиться в одном из 9 статусов:
- Идеи для приглашения (первый этап воронки, мысли по тому, каких крутых ребят стоит пригласить поучаствовать).
- Приглашены (отправили приглашение на конференцию).
- Думает (ответил на приглашение и взял время подумать, либо пошел процесс обсуждений).
- Согласен (дал добро на участие, тема уже известна).
- Подал заявку (вместо абстрактного согласия подал конкретную заявку в админке конференции).
- Работа над докладом (прошел первый созвон с докладчиком, составили план работ, назначили следующий созвон).
- Отложен до конца CFP (поданный доклад, автор которого не готов вкладываться в подготовку до подтверждения принятия его в программу).
- Принят в программу (те, кого мы уже точно решили принять в программу).
- Отказался (тут все понятно).
У карточки всегда есть как минимум один исполнитель — это куратор. Иногда исполнителей больше — это те члены ПК, которые подписались на выполнение каких-то действий, например на просмотр записи созвона.
Куратор — это человек, который отвечает за докладчика с момента подачи им заявки. В его обязанности входит:
- выяснить в переписке недостающие детали по докладу, например, запросив его подробный план;
- провести ознакомительный созвон, рассказать про конференцию и процесс подготовки, узнать детали по докладу;
- провести такое количество прогонов, которое будет достаточным для полной шлифовки доклада (обычно больше двух).
Да и в целом, куратор для докладчика — это лицо всего программного комитета. В обратную сторону это работает аналогично — хоть прогоны просматривают и другие члены ПК, основным носителем информации остается куратор.
Есть одно важное правило, которого мы практически всегда придерживаемся: куратор не должен быть коллегой или другом курируемого. Это помогает быть более объективным, не принимать отмазки вроде: «все нормально будет, ты ж меня знаешь», и в случае необходимости отказать со спокойным сердцем.
Сам сталкивался с такой ситуацией, когда курировал хорошего приятеля. Каждый прогон повторялась примерно одна и та же история. Я давал ряд рекомендаций, а он стабильно их игнорировал и продолжал работать в направлении, которое считал нужным. А я, не желая портить отношения, не мог принять жесткого решения и поставить перед фактом — либо выполняешь рекомендации ПК, либо исключаем из программы. В итоге доклад зашел хуже, чем мог бы, и фидбэк от зрителей во многом повторил все предложения по доработкам от ПК.
Еще один инструмент ПК — это сетка расписания. Она начинает формироваться еще на ранних стадиях подготовки конференции и позволяет в любой момент времени оценить — а хватает ли уже поданных докладов на то, чтобы полностью заполнить все слоты. Чем больше докладов подается, тем выше поднимается планка качества для попадания доклада в расписание.
Составление итоговой сетки — это отдельная большая аналитическая работа, которая включает в себя следующие факторы: рейтинг доклада, известность спикера, схожесть тем в соседних слотах, день конференции, близость обеда и много чего еще. В идеале сетка должна быть составлена так, чтобы для представителей всех сегментов целевой аудитории в любой момент времени было интересное мероприятие.
И последний наш инструмент — это созвоны, которые сейчас проводятся раз в две недели, а ближе к дате конференции перейдут на еженедельный режим. На этих созвонах мы совместно проходимся по Trello и обсуждаем докладчиков во всех статусах, Due date которых уже подошел к текущей дате. Там же обсуждаются различные маркетинговые идеи, предложения по партнерству и другие вопросы, связанные с целями программного комитета.
Проведение прогонов
Это самая главная часть работы участника программного комитета. Сами прогоны проводятся в Zoom или Hangouts, записываются на видео и прикрепляются к карточке докладчика. Спустя какое-то время куратор собирает обратную связь по прогону и передает ее спикеру, после чего они назначают дату следующей репетиции. Эта обратная связь касается всех аспектов доклада — его содержимого, дизайна слайдов, качества самого выступления. В работе помимо опыта и чуйки мы руководствуемся несколькими важными ресурсами:
- Вики для докладчиков всех конференций Олега Бунина.
- Рекомендациями от членов ПК, собранными в этой статье.
- Туториалом Зака Холмана speaking.io.
Обычно каждый доклад проходит как минимум через два прогона, после которых может измениться практически полностью. Помимо куратора прогоны просматривают еще несколько членов ПК. В среднем, для того, чтобы принять доклад в программу, нужны оценки от трех человек.
А зачем это мне?
А здесь у каждого своя мотивация. Вот, что говорят члены ПК AppsConf.
- Чтобы отстаивать интересы сообщества. Непроизвольно получаешь ранний доступ к докладам, лично знакомишься со спикерами, невольно начинаешь разбираться в малоинтересных до этого темах. Да и посещение конференции с VIP билетом — приятное чувство.
Евгений Суворов, руководитель разработки юнита Mobile Architecture, Avito - Для меня участие в программном комитете — это новый опыт, в Яндексе публичные мероприятия устраиваются чуточку по-другому. А также это возможность познакомиться лично с интересными людьми: организаторами и докладчиками.
Роман Бусыгин, iOS разработчик, Яндекс Музыка - Мне нравится помогать экспертам в области полностью раскрывать тему для слушателей.
Стас Цыганов, Head of Mobile, Туту.ру - Егор Head of App platform Авито, а я работаю в Авито. Но на самом деле, работа в ПК дает возможность познакомиться и поработать со спикерами, прекрасными открытыми людьми.
Дмитрий Грязин, Android разработчик, Avito - Это позволяет увидеть больше докладов чем на самой конференции, и даёт возможность вытянуть больше интересных подробностей из докладчика и сделать его доклад, а значит и мир вокруг, лучше :)
Кирилл Попов, Android разработчик, Одноклассники
Как попасть в ПК
Здесь все просто. На сайте любой конференции есть контакты организаторов. Напишите им про себя, свой опыт в качестве спикера или организатора, или про отсутствие такового. Расскажите, что вы считаете хорошей конференцией, на что обычно смотрите в докладах. Приведите примеры тех выступлений, которые вам нравятся.
В большинстве случаев энтузиасты, которые хотели бы помочь с подбором и тренировкой докладчиков, в дефиците, поэтому вас оторвут с руками. Что касается AppsConf, в этом году программный комитет уже давно сформирован и работает. Но можете написать мне в Telegram (@etolstoy), и я с удовольствием сохраню ваши контакты для следующего сезона конференции.
Автор: Егор
