Владелец компании собирает своих сотрудников и говорит: «Вы очень упорно поработали в этом году, и в результате прибыль компании существенно выросла. В качестве вознаграждения я выписываю каждому из вас чек на 5 тыс. долларов». Взволнованные от радости сотрудники начали поздравлять друг друга. И тут начальник добавляет: «И если вы покажете такое же рвение в следующем году, я подпишу эти чеки!»
— Автор неизвестен
Больше всего над этой ситуацией будут смеятся те, кто не понаслышке знаком с этой проблемой, то есть владельцы малого бизнеса. МБ — двигатель развития общества и экономики в любой стране. Государства, сформировавшие наиболее благоприятные для создания и ведения простейших бизнес-предприятий регуляторные среды, как правило, находятся на верхних строчках рейтингов процветающих стран. По данным Администрации малых предприятий США, экосистема МБ в стране — очень крупная отрасль. К этой категории относятся 99,7% всех бизнесов страны. Более половины (54%) всех продаж в США происходит в магазинах 28 млн субъектов МБ. Кроме того, малые бизнесы дают стране 55% всех рабочих мест и уже создали 66% новых рабочих мест с 1970-х годов. Более 600 тыс. открытых по франшизе малых предприятий генерируют 40% всех розничных продаж и предоставляют рабочие места для 8 млн человек.
Открытие и ведение малого бизнеса может оказаться непростым делом, и потому банковское обслуживание субъектов МБ — одно из важнейших направлений отрасли финансовых услуг. Однако в случае с традиционным сектором есть одна оговорка: бизнес-банкинг не выходит за рамки простого расчетно-кассового обслуживания, ограничиваясь предоставлением банковского счета и линии бизнес-кредитования и никак не касаясь других жизненно важных аспектов предпринимательской деятельности.
Тем временем для владельцем малых бизнесов успешное ведение предприятия выходит за рамки создания банковского счета, поскольку кроме всего прочего оно включает в себя управление рисками, соответствие требованиям регуляторов, ведение бухгалтерии, счетов, налогов, фонда оплаты труда и многое другое. В этом смысле автоматизация управления денежными потоками — один из важнейших залогов устойчивой долгосрочной коммерческой деятельности. По данным отчета Concur, дочерней компании SAP, средняя цена обработки счетов на оплату составляет 12.9 долларов, а медианная цена, по данным Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), — 7.9 долларов. Интересно, что аналитики AIIM обнаружили некоторую корреляцию между средней ценой обработки счетов на оплату и размером организации.
Автоматизация обещает сократить стоимость обработки счетов на оплату в среднем на 29%. Подобное снижение расходов может в конечном счете превратится в экономию 300 тыс. долларов для организации, обрабатывающей до 10 тыс. счетов в месяц. Несмотря на то, что анализ движения ликвидности — одна из приоритетных задач для финансовых руководителей высшего звена, исследование AIIM выявило, что 22% всех бизнесов могут прогнозировать среднесрочные объемы денежных потоков с катастрофически низкой точностью — всего лишь в 5%.
Подобные расходы, однако, не дают целостного понимания проблемы. Согласно исследованию Concur, ручная бумажная работа и частичная автоматизация управления денежными потоками скрывает в себе и другие неочевидные издержки, снижающие показатели доходности. Эти издержки возникают в результате ручной обработки большого количество нестандартных ситуаций, давления регуляторов, риска мошеннических действий и фрагментированности систем.
Доступные и недорогие инновации в этих областях позволят высвободить ограниченные ресурсы команд малых бизнесов и направить их в работу над жизненно важными для их долгосрочного успеха направлениями, такими, например, как улучшение продуктов и услуг, развитие отношений между клиентом и вендором, исследования и другие. Один из способов, благодаря которому организации могут снизить затраты и улучшить управление финансами — автоматизация работы с дебиторской и кредиторской задолженностями.
Предлагаемая финтех-стартапами вроде YayPay, Corcentric и другими автоматизация управления ликвидностью несет в себе существенные для малого бизнеса преимущества, такие, как снижение затрат на весь цикл «от закупки до платежа», эффективный экспорт данных в системы биллинга и управления документооборотом, устранение ошибок ручного ввода, преимущество досрочного погашения задолженности, улучшение реакции на запросы вендоров по поводу статусов счетов на оплату, улучшенное управление кассовой наличностью, балансирование рабочих нагрузок и распознание узких мест, а также многое другое. Что более важно для владельцев бизнесов, 41% пользователей подобных систем сообщают, что их окупаемость составляет девять и менее месяцев. А среди тех, кто пользуется подобными решениями как минимум 18 месяцев, выход на окупаемость происходит уже в 82% случаев.
Представители Института финансов и менеджмента (IOFM) подчеркивают, что достижение высокого уровня автоматизации кредиторской задолженности позволяет бизнесам снизить среднюю цену обработки счетов к оплате до 7.03 долларов, тогда как для бизнесов полностью или практически не прибегающих к автоматизации этот показатель составляет уже 9.62 доллара.
Более того, автоматизация снижает стоимость обработки отчетов по командировочным расходам. По данным исследования IOFM, бизнесы с высоким уровнем автоматизации сообщают, что средняя стоимость обработки одного отчета составляет 6.86 долларов, тогда как для бизнесов с малой автоматизацией этот показатель достигает целых 12.19 долларов.
Сочетание автоматизации с передовыми практиками позволяет добиться еще большей экономии, отмечают профессионалы: наиболее продвинутые в этом отношении организации платят в среднем 3.34 доллара за обработку одного счета на оплату с момента его получения и до одобрения.
«Как бы комично это ни звучало, владельцы малых бизнесов остаются главными пользователями чеков и по-прежнему используют Excel для управления денежными потоками, что создает им немало неудобств и ведет к снижению эффективности, особенно когда дело доходит до необходимости предоставления обеспечения под заём. По этой причине на протяжении следующих нескольких лет автоматизация станет ключевым явлением и все будут стремиться к снижению препятствий на пути получения денег и повышению прозрачности соответствующих процессов», — говорит Джанет Заблок, бывшая Глава международного подразделения Visa по малому бизнесу, ныне член независимого совета в Nav, Inc.
Автор: Wirex
