В этой статье представлены инструменты, которые помогут вам повысить рабочую продуктивность. Они сгруппированы в четыре категории: управление временем, чек-листы, планировщики и управление проектами. Каждая группа позволяет решить определённый тип проблем.
Управление временем
Если вы не спланируете день, то проведёте его в беготне. Одним из способов обретения контроля является отслеживание каждой минуты ваших продуктивных действий. Звучит довольно жёстко, но если добавить немного дисциплины и правильные инструменты, то всё не так страшно. Вот вам в помощь несколько приложений.
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $4 за пользователя в месяц
• Бизнес-версия: $6 за пользователя в месяц
TMetric — простое, но мощное веб-приложение с миленьким интерфейсом, которое поможет распланировать ваши часы. Просто добавьте задачу, её предполагаемую длительность, и нажмите Start для отслеживания.
В приложении используется простая иерархия. Задачи формируют Проекты, объединяемые в Клиентов. Можно независимо отслеживать каждую категорию, так что можно точно узнать, сколько и на что было потрачено времени.
С помощью функции Workday Timeline можно быстро оценить, на что у вас уходит время в течение дня. Вы также можете объединиться со своими коллегами и отслеживать время каждого из вас с помощью фичи Team View. В приложении можно сгенерировать подробный отчёт о потраченном времени и заработанных на каждом проекте деньгах. Бизнес-владельцы могу настроить соотношения разных типов работы и без затруднений вычислять зарплаты сотрудников.
TMetric позволяет очень легко отслеживать отдельно оплачиваемое и неоплачиваемое время, так что вы сможете держать руку на пульсе своих расходов и доходов. А для группирования задач или проектов можно использовать удобную систему тегов.
Наконец, приложение легко интегрируется с популярными сервисами управления проектами, вроде Trello, Asana, Jira, Todoist и многими другими, так что вы можете использовать эту связку как одно полное решение.
ManicTime
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $67 за лицензию в год
В отличие от остальных веб-приложений ManicTime является скачиваемой программой, которая работает в фоне и отслеживает всё, что вы делаете. Она может сказать вам, какую программу вы открывали, с какими файлами работали и сколько времени на это потратили.
Программа позволяет присваивать временным промежуткам собственные теги, благодаря чему можно легко создавать табели учёта времени. Очень удобно, что не нужно логиниться на сервер: достаточно просто нажать «Старт», а по завершении работы — остановить учёт. Клёвое приложение, автоматически фиксирующее ваши действия!
• Индивидуальная версия: $14 за пользователя в месяц
• Корпоративная версия: $21 за пользователя в месяц
• Энтерпрайз-версия: $49 за пользователя в месяц
Timely — приложение, впечатляющее визуально. У него интерфейс в стиле Kanban, позволяющий перетаскивать мышью блоки с задачами в календарь, получая моментальное представление о временных затратах в течение дня.
Одно из главных преимуществ Timely — система отчётов. Вы можете посмотреть, на что потратили время в течение дня, недели или месяца. Можете сравнить временные затраты в течение конкретного проекта с предполагаемыми затратами — на мой взгляд, крайне полезно!
Проекты можно помечать как оплачиваемые и неоплачиваемые (бывают важные задачи, в которых не учитываются деньги). Можете назначать проектам почасовую оплату труда, или задавать фиксированную стоимость и отслеживать, сколько было сделано за час.
Наконец, никакой графический интерфейс не будет полным без цветовой кодировки, и в Timely вы можете присваивать своим задачам любое количество цветов.
Чек-листы
Если вы сыты по горло бумажками для заметок, облепившими ваш монитор, ежедневниками и блокнотами, то вам поможет одно из приложений-чек-листов. В него можно заносить все свои задачи, так что вы сможете сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас. На мой взгляд, представленные три приложения — лучшие из доступного сегодня.
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $4,99
• Бизнес-версия: $4,99 за пользователя
Wunderlist — популярное приложение, и настолько качественное, что Microsoft купила компанию за $200 миллионов. Программ простая и небольшая, позволяет быстро создавать список задач и отслеживать их выполнение. В Wunderlist есть ограниченная поддержка повторяющихся задач, и можно даже сотрудничать с другими пользователями.
Это кросс-платформенное приложение, в него можно входить с любого устройства. Это крайне важно, ведь вы не знаете, когда вам вдруг понадобится просмотреть свой список задач. Как и в большинстве подобных программ, в Wunderlist есть функция напоминания. Отслеживать задачи очень просто, и сразу видно, какие из них просрочены.
• Базовая версия: бесплатно
• Премиум-версия: $29 в год
• Бизнес-версия: $29 за пользователя в год
Команда разработчиков Todoist решила создать приложение-чек-лист, чей интерфейс повторяет классические почтовые клиенты. Благодаря этому программа выглядит знакомой с первого же момента. Интерфейс минималистичен и позволяет быстро и за минимум действий добавлять задачи и вносить изменения.
Вы можете не только добавлять задачи, но и отправлять электронные письма посредством браузерных плагинов для Gmail, Thunderbird или Outlook. Как и Wunderlist, Todoist — кроссплатформенный продукт и может работать на любом устройстве.
У Todoist есть замечательное свойство, позволяющее добавлять задачи, просто набирая характерные фразы вроде «Среда в 11 часов» или «каждую пятницу в 16 часов».
Это единственное известное мне приложение подобного назначения, которое геймифицирует личную продуктивность. При завершении задачи вас будут награждать баллами «кармы», и вы сможете «померяться кармой» со своими коллегами.
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $39.99/year
Не позволяйте этому мягкому названию обмануть вас: это одно из наиболее продуманных приложений-чек-листов! RTM вообще было одним из первых продуктов такого рода на рынке, и он многое умеет.
Прежде всего, RTM с самого начала использует для создания задач естественный язык. Достаточно сказать что-нибудь вроде «отправить письмо Ивану в 9 утра в среду», и задача будет добавлена в список.
Разработчики приложения знают, что реальной проблемой является не добавление задач в список, а необходимость вспоминать о них когда приходит время. Поэтому они добавили все возможные способы напоминания: пуши на мобильных и настольных устройствах, SMS, сообщения в Skype, AIM, Google Hangout, Twitter и так далее.
Профессиональная версия содержит полный набор инструментов для взаимодействия с другими пользователями, включая подзадачи, умные списки задач и теги.
Планировщики
Приложения для отслеживания потраченного времени и чек-листы прекрасны для микроменеджмента ваших задач. Но вам нужно ещё кое-что, чтобы целиком окинуть картину взглядом. Если вы когда-нибудь замечали за собой, что никак не можете сообразить, есть ли у вас какие-то дела на 9 утра, когда потенциальный клиент предлагает встречу, то рекомендую воспользоваться приложением-планировщиком.
• Базовая версия: бесплатно
• Премиум-версия: $8 за пользователя в месяц
• Профессиональная версия: $12 за пользователя в месяц
Позиционируемое как простое и элегантное решение для планирования, Calendly — идеальный инструмент, который поможет вам организовать свои дела. Многие люди подписываются на всевозможные инструменты, многие из которых имеют собственные средства планирования. В результате это может приводить к накладкам. Calendly может быть интегрирован с большинством популярных приложений, включая Google, Office365 и Outlook, чтобы проверять на наличие таких накладок в расписании и исправлять их посредством добавления всех задач в один календарь.
Calendly совместимо со всеми устройствами. Приложение позволяет назначать перерывы между встречами. Можно добавлять несколько приглашений на каждое мероприятие, что полезно для вебинаров, конференций и мастер-классов. И хотя Calendly довольно мощное приложение, его интерфейс прост и понятен.
• Базовая версия: 499 руб/год
Parallels Toolbox — набор утилит для повседневного использования. ПО работает как для Windows, так и для macOS. В качестве планировщика предлагается использовать блок «Время» с вкладками «Будильник», «Секундомер», «Таймер», «Обратный отсчет до даты».
• Использование: бесплатно
Конечно, если вы предпочитаете придерживаться проверенных решений, то всегда есть Google. Если вы пользуетесь Gmail, то уже имеете доступ к бесплатному приложению Calendar, которое способно обработать большинство ваших задач.
Как и прочие продукты Google, Calendar отличается простым и понятным интерфейсом, позволяющим очень легко назначать события и задачи. Если вы пользуетесь G Suite for Businesses, то имейте в виду, что Messages может автоматически создавать в календаре события на основе текста ваших писем.
Для разных типов задач можно создавать разные календари. Например, можно сделать календарь для работы, для домашних дел, для выходных, для хобби и так далее. Все задачи будут отображаться в главном интерфейсе, но кликнув на вкладку My Calendars можно переключиться на отдельные календари. Ваши коллеги могут делиться с вами своими календарями. Чтобы добавить их в свой список, введите имя/почту человека в “Other Calendars”.
Наконец, у Google Calendar прекрасная система напоминаний, которая найдёт вас на настольном компьютере, ноутбуке или мобильном устройстве. При этом сами напоминания могут быть однократными и повторяющимися.
• Базовая версия: бесплатно
• Личная версия: $39 за пользователя в год
• Бизнес-версия: $69 за пользователя в год
Два предыдущих приложения идеальны для любых задач, а вот Doodle спроектирован исключительно для работы со встречами и событиями. В его основе лежит философия, согласно которой свойства, которые не нужны в данный момент, только мешают. И это работает. Приложение позволяет очень легко планировать и размещать встречи и задачи.
Doodle работает немного не так, как другие календари. Здесь вы создаёте списки людей, которые будут участвовать в конкретной встрече или задаче. Затем список отправляется всем участникам, и в календаре выделяется время, которое выберет большинство из них. Приложение также может интегрироваться в ваш календарь.
Пользователи личной и бизнес-версии могут создавать свои поддомены на зашифрованном с помощью SSL сайте Doodle.com. Также можно настраивать списки участников и рассылать автоматические уведомления.
Управление проектами
Пользователям, управляющим огромными проектами, которые требуют сотрудничества многих команд, простые приложения могут не подойти. Если это про вас, то обратите внимание на специальные инструменты управления проектами.
• Базовая версия: бесплатно
• Бизнес-версия: $9,99 за пользователя в месяц
• Энтерпрайз-версия: $20,83 за пользователя в месяц
Trello использует Kanban-доски, чтобы наглядно отображать прогресс вашей работы и помочь вам делать её быстрее. Интерфейс, похожий на офисный бюллетень, наверняка покажется вам знакомым. Перемещать задачи можно простым перетаскиванием, как карточки на доске.
В Trello используется простая иерархия. Карточки — базовые неделимые элементы. В карточке содержится подробная информация о задаче. Списки — это наборы карточек, объединённых какой-то темой или рабочим процессом. А доска — рабочая зона вашего проекта, которая содержит различные списки.
В бесплатной версии Trello нельзя приглашать столько людей, сколько хочется. Можно перетаскивать членов команды на карточки, и при каждом изменении они будут получать уведомления. Trello легко интегрируется с различными сторонними приложениями вроде Dropbox, Evernote, Google Drive и так далее.
• Базовая версия: бесплатно
• Премиум-версия: $9,99 в месяц
• Энтерпрайз-версия: по запросу
Один из самых популярных инструментов для управления проектами. Asana была разработана бывшими разработчиками из Facebook. Она создана исключительно для управления большими проектами, и поэтому имеет функции, обеспечивающие плавное взаимодействие и интуитивную организацию.
Asana поделена на три уровня. Задачи — нижний уровень. Их можно назначать конкретным людям, добавлять комментарии, примечания, создавать подзадачи. Проекты — это списки задач. Их можно организовывать и менять им приоритеты в рамках проектов. Рабочие зоны (Workspaces) — это как доски в Trello, здесь вы можете тасовать свои проекты.
Приложение позволяет легко вовлечь в работу над проектом всю команду и наблюдать за прогрессом. Также можно переназначать любые задачи и подзадачи другим участникам.
Заключительные мысли
Хотя все эти приложения — отличные инструменты, сами по себе они не решат ваших проблем с продуктивностью. Добавление задачи в чек-лист не гарантирует её выполнения.
Чтобы извлечь из этих приложений максимальную пользу, лучше всего превратить их в часть стратегии, использующей ваши сильные стороны. С их помощью можно преодолеть свои слабости, чтобы они не стояли у вас на пути.
Вам известны другие инструменты, помогающие быть более продуктивным? Пишите в комментариях!
Автор: SmirkinDA
