Наличие коммерческой недвижимости – бизнес-центра, гостиницы или здания завода – подразумевает наличие регламента управления. Ну да, у кого нет регламента? Но сегодня мы не будем говорить о его совершенстве. Мы остановимся на вопросах исполнения этого регламента. Увы, на практике, обслуживание далеко не всегда производится даже на 50% от запланированного, что ведет к значительным потерям (или затратам) со стороны владельца недвижимости. Эту проблему нужно решить с помощью современных средств автоматизации. Но внедряя их, нельзя забывать, что мы работаем в России, и у любых процессов есть свой национальный колорит.
Системы управления недвижимостью носят общее название FM (Facility Management). И хотя аббревиатура английская, в России подобные решения воплощаются не совсем в классическом виде и с другими акцентами. Так какие же преимущества они дают собственникам или управляющим лицам? Помимо общих целей сокращения затрат и оптимизации работы, которые так или иначе ставит перед собой любая организация, существуют частные позитивные аспекты внедрения систем FM.
Они помогают контролировать сроки исполнения заявок, учитывая договорные обязательства, гарантировать исполнение технического обслуживания по регламентам, наличие реальных обходов по маршрутным картам и с заданной периодичностью, а также оптимизировать наличие нужного количества расходных материалов на складе, избегая излишних запасов. Для бизнеса все это – деньги, а для информационных систем – информация, которую нужно соответствующим образом собирать и анализировать.
Кто выполняет работы по эксплуатации объектов недвижимости? Обычно это подрядные организации. Не важно, идет ли речь о единой компании с комплексными компетенциями, которая будет привлекать узкоспециализированные субподрядные организации, либо о нескольких эксплуатирующих организациях, отвечающих за различные виды работ. Даже на одном достаточно крупном объекте недвижимости традиционно возникает масса неразберихи, связанной с исполнением регламентов.
А к чему приводит ведение планов капительных ремонтов в MS Project и отчетность в Excel? Кто сможет разобраться, куда делись лишние 5 км трубы, 10 кубов бетона и целое футбольное поле террасной доски? В условиях полного неведения, управленческие решения могут приниматься на основании несуществующих фактов, ведь у подрядчиков возникает соблазн «умолчать» об ошибочных действиях, заявить заказчику о выполнении несуществующих работ и заодно с офисом отремонтировать парочку коттеджей. Поэтому без инструмента автоматизированного контроля на местах оказывается сложно.
Пример. На одном машиностроительном заводе по регламенту обходы специализированных помещений должны были совершаться раз в неделю, о чем подрядчик отчитывался регулярно. Когда дело дошло до проверки, выяснилось, что в эти помещения не заходили БОЛЕЕ ГОДА, поставив под угрозу работу инженерных систем.
На самом деле на рынке представлено не так много систем, которые способны обеспечить поддержку всего функционала FM, который необходим сегодня российским компаниям без дополнительной разработки программного кода. В своей практике мы используем продукты IBM Maximo и IBM Tririga. Но это не значит, что их можно просто установить и воспользоваться «наработанными лучшими практиками», чтобы оптимизировать управление недвижимостью по западному образцу. Увы, в России такой подход не работает, впрочем, как и в других странах с отличными от запада традициями ведения деятельности. Плюсом в данном случае выступает гибкость используемой платформы и возможность ее настройки для реальных требований заказчика, а также удобный интерфейс для оператора и руководителя.
См. ниже скриншот интерфейса
Искусство управления недвижимостью в России
На протяжении 20 лет работы по направлению FM, мы убедились в том, что помимо использования проверенных рынком инструментов, успешность проектов определяется 6 факторами, которые необходимо учитывать изначально.
1. Адаптация к существующим регламентам
Если взять западную модель в чистом виде, то компании придется целиком принять логику ново информационной системы. Это может потребовать изменения организационной структуры, статей бюджета по эксплуатации, форматов корпоративной отчетности и так далее. К такому готовы далеко не все российские компании, если не сказать больше – не готов почти никто. Вместо попытки скопировать чужие правила нужно вложить в логику системы уже существующую модель управления, с частичной оптимизацией и внесениями изменений, которые помогут повысить эффективность операционной деятельности, но не нарушат сложившуюся схему работы.
2. Удобство в приоритете
Бизнес-пользователи систем управления на западе и в России по-разному подходят к вопросам удобства интерфейса. Если западные менеджеры стремятся к оптимизации производительности системы, и во многих корпорациях это стандарт де-факто, то в российских компаниях более успешными оказываются проекты, которые помогают работать удобнее. Даже в тендерных заявках часто указывается пожелание выполнять задачи «в меньше кликов». Таким образом снимается сопротивление внедрению новых систем, а предпочтительным оказываются инструменты с интуитивным гроафическим интерфейсом.
3. Контроль на уровне работ
Еще одно очень важное отличие между сложившимися схемами работ по управлению недвижимостью в разных странах – это разный предмет контроля. Например, в США многие сервисные контракты отслеживаются на уровне предмета договора – постгарантийное обслуживание рефрижераторов, регулярный ремонт коммуникаций и так далее. В нашей стране из-за большой вероятности низкого качества исполнения рутинных процедур контроль необходимо реализовывать на уровне самих работ. То есть – осмотр станка А, замена прокладок в установке Б и так далее.
4. Использование мобильных технологий
Мобильные технологии создают возможность для нового уровня контроля исполнения работ. Например, мы создавали системы, в которых сотрудник подрядчика не может отчитаться об обходе объекта без считывания RFID-меток, нанесенных на самих установках, а также без загруженных на сервер фотографий выполненных работ. Можно также использовать и QR-метки, но помните – их можно сфотографировать, распечатать и сканировать, сидя дома на диване.
5. Интеграция с системами бюджетирования и бухучета
Закупки материалов и их учет – больная тема для многих компаний. Поэтому интеграция с системами бюджетирования и учета позволяет не допустить растрат корпоративных средств, а также доказать окупаемость системы руководству. При наличии четкого понимания о соотношении потраченных средств, закупленных и использованных материалов, подрядчик не сможет построить себе дачу вместо ремонта подвальных помещений, завысить стоимость закупаемых материалов и так далее.
6. Отказ от старых стандартов принятия решений
Наконец, нередко проекты внедрения новых информационных систем класса FM заходят в тупик просто из-за того, что не меняется логика управления процессами. Опыт показывает, что при переходе на работу в новой автоматизированной системе, необходимо убедить руководителей всех уровней отказаться от привычных совещаний и коллективных обсуждений – только перенося все процессы в режим онлайн можно добиться повышения эффективности работы сервисных организаций.
Только через год…
Сколько придется переходить на «новые рельсы?» В среднем внедрение системы FM занимает 8-12 месяцев, потому что проект требует тщательной подготовки. Нужно определить направления планирования, включая определения состава контролируемых показателей и допустимы диапазон их значений. Кроме этого нужно формализовать организационную структуру подразделения по эксплуатации, ответственность отдельных лиц, порядок взаимодействия системы с подрядчиками и центральным офисом. Чтобы система могла работать требуется определить состав отчетных форм, правила и порядок их формирования, процедуры рассмотрения и систему аудита объектов. Наконец, все это теряет смысл без выделенных объектов учета с заданной степенью детализации затрат, порядка анализа исторических данных и создания графических представлений для принятия управленческих решений.
Но после завершения процесса компания получает инструмент, предлагающий способ выставления обоснованных претензий подрядчикам, формирования мотивации штатного персонала, в том числе за счет премий и построения сводных отчетов для руководства с возможностью детализации.
В следующих постах мы расскажем о том, как подобные задачи были решены на площадках некоторых российских заказчиков. Поэтому просим в комментариях отметить, какие именно аспекты внедрения систем FM вам было бы интереснее всего обсудить?
Автор: RedSys
