Мы привыкли принимать печать как что-то само собой разумеющееся. Дома, часто в виду низких объемов, — время от времени менять картриджи и докупать бумагу. На работе, если нет строгой политики от отдела IT или руководства, — печатать что угодно и в каких угодно количествах.
Однако, самим руководителям важно понимать, что печать в организации — это монстр. И если его не приручить, то он может довольно сильно «изувечить» бюджет организации.
Всё серьёзно?
Да. Управление инфраструктурой и процессами печати в организации — задача, требующая больших затрат ресурсов, времени, и что самое важное — контроля.
Согласно статистическим данным, создание печатных документов относится к крупнейшим статьям расходов и может «отъедать» до 3 % общей прибыли организации. В среднем по рынку, около 700 000 рублей тратятся организациями на одного сотрудника в год, не считая затрат на услуги внешних типографий.
Важно, что многие руководители и специалисты не понимают, какого «монстра» они кормят, то есть не знают, во сколько им обходится печать. Это объясняется тем, что видимые затраты, в среднем, составляют лишь 20 % от общих, а большая часть расходов относится к скрытым затратам, как их называют отраслевые эксперты.
Тем не менее, некоторые компании до сих пор не занимаются аудитом принт-менеджмента или закрывают глаза на эту проблему. Не хватает времени, сотрудников или опыта для эффективного отслеживания процессов в среде печати или управления ею. Причины могут быть разными.
В какой бы сложной ситуации с точки зрения печати ваша компания не находилась, решения услуги управляемой печати MPS и решение Discovery Assesment от Canon готовы прийти на помощь.
Этап 1: Ознакомительный аудит и оценка
Прежде чем объявлять скрытым затратам войну, стоит узнать, с чем вы, собственно, сражаетесь. Чтобы понять, каких улучшений можно достичь и как можно сэкономить средства, необходимо четкое понимание имеющейся печатной инфраструктуры и всех процессов, влияющих на стоимость печати.
В этом вам сможет помочь бесплатная услуга Discovery Assesment. Она обеспечивает беспристрастный̆, всеобъемлющий анализ имеющейся инфраструктуры печати, и её использования, а также предлагает варианты улучшения.
Примечательно, но большинство услуг анализа инфраструктуры учитывает лишь основные количественные данные парка устройств. В свою очередь Discovery Assessment от Canon, благодаря (уникальной для рынка подобных услуг) комбинации результатов сканирования сети и веб- анкетирования конечных пользователей̆, учитывает качественную информацию о потребностях и привычках пользователей̆ при печати. Это позволят составить намного более полную картину о печати в вашей организации.
Интегрировав в вашу внутреннюю сеть специализированное ПО, анализирующее по SNMP-протоколу все печатающие устройства, уже через месяц наши специалисты будут готовы предоставить вам детальный отчёт. Важно отметить, что в отличии от множества других аналогов, данное ПО анализирует даже те принтеры, которые подключены напрямую к компьютеру по USB.
Отчет включает рекомендации по усовершенствованию процессов и сокращению расходов для каждой̆ конкретной̆ ситуации. Вы получаете четко структурированную основу для принятия решения по оптимизации, что дает возможность взять контроль над положением и задействовать заинтересованные стороны.
Учитывая, что масштаб и ситуация с процессами печати в компаниях может быть разной, мы также предлагаем услугу более детализированного обзора и анализ текущей ситуации — Advanced Discovery Assessment. Она предусматривает возможность построения схематического плана для отображения расположения устройств и полной̆ стоимости владения. Услуга предоставляет индивидуальные рекомендации для экономии средств и повышения производительности.
Этап 2: Проектирование
После того, как вы взглянули на ситуацию в вашей компании трезвым взглядом и приняли решение об оптимизации парка печатающих устройств, вы можете воспользоваться индивидуальным предложением от Canon — услугами управляемой печати MPS.
На основе данных аудита наши специалисты по решениям, бизнесу и проектированию услуг совместно с представителями вашей компании создадут архитектуру услуг для оптимизации печатной среды в соответствии со всеми вашими задачами и целями.
Мы займёмся подбором максимально подходящего аппаратного обеспечения, программных продуктов и сервисов, необходимых для достижения измеримых преимуществ в долгосрочной перспективе.
Стоит отметить, что сама услуга MPS имеет общий гибкий характер. В зависимости от требований вашей организации мы можем:
- Обеспечить удобство использования благодаря единому интерфейсу всех устройств и универсальному драйверу, что сведёт к минимуму необходимость в обучении ваших сотрудников и поддержке (внешней и внутренней).
- Оптимизировать документооборот, в том числе за счёт интеллектуальных функций (например, сканирование непосредственно в приложения электронной почты или автоматическая конвертация в PDF).
- Усилить безопасность и конфиденциальность печати за счёт технологии Allow My Print Anywhere, которая позволяет пользователям получать распечатанные документы на любом устройстве и в любое время, не беспокоясь о том, что их по ошибке заберёт кто-то другой
- Предложить широкий модельный ряд устройств печати и обработки изображений, а также универсальный набор программных продуктов для оптимизации систем печати.
- Чётко определить принципы и политики в отношении типов используемых устройств, а также обеспечить разграничение прав доступа к функциям печати и соблюдение необходимого уровня затрат (ваши сотрудники не смогут сами контролировать, сколько стоит их печать и выбирать для этого наиболее подходящие устройства).
При этом мы готовы не только обсуждать и совместно с вами разрабатывать сервисные соглашения до начала внедрения новых систем для достижения новых целевых показателей, но и погрузиться во все этапы управления проектом.
Этап 3. Внедрение
Перемены в организации — это всегда стресс как для ответственных лиц, так и для рядовых сотрудников. Чтобы минимизировать негативный эффект, мы будем не только управлять всеми этапами внедрения, но и обучать и взаимодействовать с персоналом вашей организации.
И это не просто слова. Наши специалисты по внедрению MPS будут помогать сотрудникам вашей организации адаптироваться к изменениям – лично, по сети интранет и электронной почте. Это, а также детальная программа обучения (в том числе и персонального), поможет им быстро привыкнуть к изменяющимся условиям и приобрести новые «здоровые» привычки печати.
Параллельно с этим будет производиться внедрение программного обеспечения, а также замена / установка нового оборудования. Все действия будут проектироваться и планироваться так, чтобы свести к минимуму вмешательство в работу организации.
Этап 4. Поддержка и управление
Решение MPS подразумевает, что во время всего цикла использования наших услуг мы будем осуществлять поддержку и управление парком ваших устройств (в том числе устройств сторонних производителей), учитывающие текущие и будущие потребности вашей организации. Все протоколы, процедуры, обмен информацией и разрешения на оказание услуг по перемещению, добавлению или изменению программного и аппаратного обеспечения на объекте по мере необходимости будут согласованы и полностью задокументированы в приложениях к вашим сервисным контрактам и в руководстве по работе с MPS с контролем версий.
Помощь и консультации наших специалистов также будут доступны вам на протяжении всего цикла. Более того, к вашей организации будет прикреплено единое контактное лицо, к которому вы и ваши сотрудники смогут всегда обратиться по всем вопросам, связанным с печатью, расходными материалами и техническим обслуживанием.
Мы всегда будем готовы обучить ваших сотрудников кризис-менеджменту и самостоятельно контролировать возникновение новых проблем, связанных с печатью. И, что особенно ценно для крупных компаний с обширным парком печатающих устройств, мы готовы предоставить собственных специалистов для постоянного обслуживания устройств на объекте.
Что касается затрат на печать и обслуживание парка устройств, мы поможем вам сократить затраты на эксплуатацию благодаря автоматизации считывания показаний счётчиков и заказа расходных материалов. Также мы сможем постоянно или по отдельному запросу формировать отчётность по загрузке парка оборудования (печать и сканирование) для того, чтобы вы смогли определить свои «проблемные места» и ещё эффективнее оптимизировать процессы печати.
Этап 5. Оценка
В отличие от некоторых конкурирующих решений в области управляемой печати, решение Canon включает в себя оценку. Он необходим для корректировки и оптимизации решения, предлагаемого нами, на этапе перехода и внедрения, ввиду динамично изменяющейся внешней и внутренней среды.
Оценка предполагает постоянное взаимодействие с вашим персональным менеджером, в том числе и проведение обзорных совещаний, а также предоставление отчетов об управлении. Они, помимо данных об использовании устройств, также включают в себя сведения по оказанию услуг, управлению активами (включая MAC), непрерывному совершенствованию обслуживания (CSI) и тенденциям.
Кстати, услуга CSI поможет привести наши существующие и перспективные сервисы в соответствие с текущими и будущими стратегическими потребностями вашей организации и вашими IT-процессами.
Автор: Canon для бизнеса
