Работа и жизнь гика с проблемами концентрации внимания

2013-01-03 в 5:31, admin, рубрики: gtd, lifehack, память, тайм-менеджмент, метки: gtd, lifehack, память, тайм-менеджмент

Каждый — гениален. Но если вы будете судить рыбу по ее способности лазать по деревьям,
она всю жизнь проживет с верой в свою глупость.

Альберт Эйнштейн

Лень — это привычка отдыхать до того, как ты устанешь.

Жюль Ренар

Проблемы с концентрацией внимания? Внешнее воздействие сбивает с толку? Кажется, что все кругом рушится? Не получается запоминать вещи? Выход есть. Чтобы все было нормально, надо только чуть-чуть помочь. Надо принять себя и научиться с этим жить.
Работа и жизнь гика с проблемами концентрации внимания
Решительно сократить количество проблем можно, придерживаясь следующих рекомендаций:

В голове держать не больше трех-пяти вещей за раз, объединив действия в большие смысловые блоки.
Раз и навсегда выбрать решение по ежедневному набору мелочей: вносить дела к календарь, проверять утюг и т.п.
Разложить все вещи по своим местам и поддерживать заведенный порядок.
Дублировать необходимые и часто используемые вещи; разложить их по всем углам.
Умело пользоваться календарем, мобильником и другими инструментами интернет-века.
И самое главное: НЕ ОТВЛЕКАТЬСЯ ПО МЕЛОЧАМ!

1) Объединение действий

Необходимо стремиться к тому, чтобы оперировать за раз только тремя-пятью предметами. Для этого необходимо объединить мелкие предметы и действия в смысловые блоки, а их в свою очередь — в более крупные и т.д. Дело в том, что человеческая память конечна. У большинства людей объем оперативной памяти составляет 3-5, реже 7 смысловых единиц. Если превысить данное "магическое" число, становится нехорошо. Можно даже пойти на маленькую хитрость и попытаться ужать количество предметов до двух-трех, оставляя как можно больше места внешним раздражителям. В таком случае риск отвлечься до такой степени, чтобы забыть что-то важное минимален.

Примеры смысловых блоков и их возможного укрупнения:

Рюкзак+папка, ключи+кошелек, документы, зонты+куртки+дождевики.
Бумажка/Билет/Документ/Блокнот -> Папка -> Рюкзак
Карточка/СНИЛС/ВУ/ПАСПОРТ -> Лопатник -> Рюкзак
Машина, Гараж, Ворота, Дом, Флешка -> Связка ключей в кармане

Тот же принцип необходимо использовать и в виртуальной сфере — не больше 3х цветов в календаре, не больше 3х смарт-папок в почте. Если их больше, значит плохо разбиты. Можно и нужно укрупнить.
Работа и жизнь гика с проблемами концентрации внимания
Чтобы не перегружать объединенные связки лишними предметами, их можно разбивать по месту применения или действию. Например: машина, пешая прогулка, командировка и т.д. Таким образом вполне логично иметь две связки, каждая из которых содержит частично пересекающийся набор предметов, но предназначенный для конкретной цели.

Главное — чтобы общее количество одновременно используемых блоков составляло от трех до пяти шт. Больше в голове уместить трудно, а ведь надо еще оставить место на внешний мир.

Данное правило работает отменно, т.к. эксплуатирует особенности функционирования кратковременной памяти человека.

2) Однократный выбор для часто повторяющихся, мелких и незначительных действий

Воспользуемся советом из книги Т. Лимончелли: для всех незначительных действий, на которые каждый день тратятся умственные усилия надо принять решение раз и навсегда. Если решить для себя, как поступать в выбранных ситуациях, во-первых высвободится время думать над чем-то более важным, а во-вторых сократится количество ошибок. Не составит труда всегда вносить дела в календарь, проверять перед выходом из дома утюг и т.п. Тратить силы на ежедневные раздумья о зонте или ежедневнике того не стоит.

Рассмотрим подробнее несколько жизненных ситуаций на примере того, как их решаю я.
Работа и жизнь гика с проблемами концентрации внимания

Чтобы не мучиться без зонта под проливным дождем, я решил вопрос, одновременно разместив зонты дома, в машине и на работе. Единственной и обязательной задачей в таком случае является непременное возвращение предмета в исходное место после использования. Заметьте, мук выбора больше нет, ошибок тоже. Больше не надо гадать на прогнозе погоды.
Брать или не брать iPad? Брать! Лишним не будет даже если не пригодится.
Заносить или не заносить в календарь всякую мелочь понадеявшись на память? Заносить обязательно! Не стоит себя переоценивать, лишние 3 минуты тыканья в смартфон потом возместятся строицей. И, опять же, голова совершенно свободна.
Класть ли документ/файл в Dropbox или оставить локально? Обязательно класть! Очень "весело" умчавшись за 900 километров, вдруг обнаружить, что флешка с диссертацией мирно лежит дома на столике у зеркала. Dropbox — сила.
Заводить ли таймер, если надо что-то сделать в ближайшее время? Однозначно да! И молоко не убежит, и шефу не забудешь перезвонить.
Не отвечать на телефонные звонки за рулем. Совсем-совсем. Единственное исключение — настолько скучная и невообразимо длинная пробка, в которой можно не только успеть решить все вопросы, но и пару-тройку серий доктора Хауса посмотреть.

Объединение, описанное в пт.1, тоже весьма способствует однократному выбору. Например можно не думать, что взять с собой, если на связке с ключами, к примеру, есть и дом, и машина с гаражом, и флеш-накопитель.

3) Всему свое место

Работать за столом, кушать на кухне, спать в кровати. То же касается и местоположения вещей — определив места для предметов необходимо выработать в себе привычку постоянно их поддерживать. Со временем организм привыкает к определенному окружению и сам включается на привычные раздражители. Не стоит надеяться на свою память и потом лихорадочно переворачивать все вокруг когда вдруг понадобится. Увидел что-то не на своем месте? Сразу встал и положил куда следует.

В книгах по борьбе со стрессом и бессонницей настоятельно советуют не пользоваться кроватью в качестве места для еды и работы. Это нужно для того, чтобы организм мог расслабиться в привычном, проверенном гнездышке.

Кстати! Если в голову пришла неподходящая по местоположению мысль (напр. рабочий вопрос дома и наоборот) неплохо это дело конспектировать в Evernote, который открываешь и там и там. Практика показала, что мне, к примеру, мысль приходит в одном и том же месте, посему возможны казусы — на работе задумываешь что-то сделать дома, дома планируешь, чем заняться на работе, а в итоге и там и там делаешь совсем другое, вспоминая о планах только в конце дня. Списки дел с легкостью рвут этот порочный круг.

4) Дублирование

Для того, чтобы удобно оперировать блоками, можно продублировать между ними некоторые предметы. Это нужно для оптимизации количества крупных блоков, используемых для решения повседневных задач. Если есть шанс забыть предмет, лучше всего постараться сделать так, чтобы он всегда был под рукой. Этого легко добиться, разложив одинаковые предметы по разным уголкам.

Как это делаю я:

Три зонта: дома, в машине и на работе. Оказаться застигнутым врасплох в такой ситуации довольно непросто.
Ключи от дома — и в бумажнике и на автомобильной связке: выходя на прогулку берешь бумажник, в автомобиль — свои ключи и никогда не окажешься перед запертой дверью.
Очки дома, в рюкзаке и в пара в машине (темные/светлые). "Очкарику"довольно неприятно оказаться за рулем или в незнакомой обстановке в состоянии "перманентного бокэ".
Таймер в компьютере, в наручных часах и, заодно, отдельный механический на кухне. Как народ вообще без них обходится, не понимаю!
Dropbox + Evernote дома, на работе, планшете и смартфоне — не надо задумываться о ручной синхронизации файлов и заметок между площадками и в поездках.

Ничего не забудется, ничего не потеряется.

5) Технические помощники

Все дела и напоминания сроком больше, чем через час, должны быть отражены в календаре. Видно свободные дни, можно решить когда и что делать. Никогда не надо держать в голове массу вещей, когда для этого есть отличный помощник. А если в календарь заносить не только планы, но и постфактум сделанную работу, потом при необходимости можно легко составлять необходимые отчеты о проделанной работе с точностью до часа.

Надо позвонить человеку в пятницу в 11.15 утра через 2 года? Нет проблем! Как сказал Петр Диденко — те, кто понимает фишку с календарями, всегда глумятся над теми, кто еще нет.

Evernote — гениальное изобретение и незаменимый помощник во всех видах структурирования и сохранения информации. Ну да про него отдельно много-много чего написано.

Wiki удобно использовать для описания рабочих процессов. Во-первых позволяет в случае чего отвлечься от дела и вернуться к нему через некоторое время вновь. Хоть отвлекаться есть лютое зло, но на айтишной работе это происходит, к сожалению, постоянно. Во-вторых в случае, если над задачей работает несколько человек, Wiki автоматически становится инструментом коллективной работы: видно кто чем занимается, у кого какие трудности, на страницах обсуждения можно вести дискуссии по задачам, прикладывать файлы и все-все-все. Заодно в качестве бонуса сама собой собирается документация.

Мобильный телефон для человека XXI века фактически то же самое, что церковный собор для средневекового горожанина. Он — окно в мир, центральное место в системе ценностей и просто масса возможностей. При должной настройке, телефон способен неплохо облегчить жизнь своему владельцу.

Технические "фишки" логично использовать на все 100%. Во всех контактах необходимо при первой возможности заполнять имена, фамилии, должности и фото. Иначе зачем покупался-то? Стоит воздержаться от кличек, аватарок и контактов трудной судьбы наподобие "123 перезвонить". Ночью будет неплохо, если телефон сам отключит звук и будет пропускать только важные звонки. Удобно заранее подготовить набор СМС-шаблонов на типовые ситуации, чтобы не тратить время на повторяющиеся сообщения.

Если среди коллег есть особо талантливые и надоедливые личности, на них вместо мелодии звонка можно установить звук тишины — остальным не помешает, а на этих друзей внимание будет переключаться когда реально есть возможность, а не по сотне раз на дню. Необходимо автоматически синхронизировать календарь с ПК или Облаком. Владельцам современных смартфонов этот совет покажется банальным, но еще в 2007 году для обычных телефонов это было не так-то просто организовать.

6) НЕ ОТВЛЕКАТЬСЯ!

Надо научиться не поддаваться внешним воздействиям и работать не отклоняясь от намеченной цели. Необходимо избавиться ото всех лишних раздражителей, которыми незаметно, но довольно плотно окутано наше внимание.
Работа и жизнь гика с проблемами концентрации внимания
В первую очередь надо постараться отказаться от ICQ, Jabber'a, Skype, выплывающих нотификаторов Growl. Взять за правило проверять электронную почту по удобному расписанию, а не по уведомлению нотификатора. Уведомления не особо ускоряют скорость решения вопроса, чаще всего — сбивают с толку, прийдя не вовремя. Если надо пообщаться в реальном времени, всегда можно договориться по почте и выделить конкретное время в календаре.

Затем необходимо отключить второй телефон и(или) вторую линию. Проку мало, а проблем — вагон и маленькая тележка. Какой толк, решая важный вопрос, узнать, что звонят еще? Будут потрачены нервы и лишние деньги, разговор затянется, абонент с той стороны тоже будет нервничать. Игнорирование сигнала от второй линии выглядит нехорошо со стороны звонящего. Оставленный без ответа звонок психологически тяжелее неудачи при дозвоне. Вторая линия — с глаз долой, из сердца вон!

К минусам подхода можно со всей смелостью отнести напрочь отсутствующую у некоторых людей культуру элементарного планирования. Мобильные технологии не исправляют, а наоборот усугубляют данный феномен. Все крепко-накрепко становится завязано на сиюсекундную доступность удаленного абонента. Если до него ВНЕЗАПНО невозможно дозвониться или услышать ответ онлайн, множество народа банально впадает в ступор.

Я, к примеру, всегда если не могу дозвониться до человека по срочному делу, сразу же дублирую вопрос по СМС и, по возможности, по электронной почте. Отменный результат достигается в 99,9% случаев. Или перезванивают или решают вопрос и перезванивают.
Работа и жизнь гика с проблемами концентрации внимания
Телевизор, RSS-рассылки — смело в мусор! Необходимо оставить только нужное. Следует читать всякие сайты только тогда, когда есть время. Неудобно без ридера пролистывать 100500 сайтов? Дружищще, не многовато ли ты времени ты проводишь, читая шлак?

Для тех, кто никак не представляет себе жизни без агрегаторов в книге Т. Лимончелли есть отличный совет: каждый месяц надо обязательно отписываться от одной rss-рассылки, usenet-группы или email-рассылки. Выбрать из общего списка самую ненужную и избавиться. Это позволит держать только актуальные вещи.

Заключение

Подытожим написанное выше. Если держать в голове не больше трех-пяти вещей за раз, то риск отвлечься и забыть что-то невелик. Не стоит отлынивать по мелочам и раздумывать о том, вносить ли дела к календарь, использовать ли dropbox и т.п. Необходимо раз и навсегда принять решение и не задумываясь следовать ему как ритуалу. Неплохо бы разложить все вещи по своим местам и поддерживать заведенный порядок. Особенно хорошо будет, если часто используемые и нужные предметы будут размножены и разложены во все возможные места и дома, и на работе. Пользоваться календарем! Хорошо бы содержать мобильный телефон в порядке: не держать мусорные контакты, заполнять фото, должности и адреса, синхронизировать с облаком. Не стоит отвлекаться на мелочи — не надо становиться рабом нотификаторов и информеров.

Информация

Обсуждаемое

Рекомендуем