Поговорим немного об управлении временем. Об этом много пишут, но это как раз говорит о том, что тема очень востребована и полезна. Статья объединяет в себе методики Стивена Кови и Марка Форстера. Эти две методики оказались безумно полезными и на удивление эффективными. Пригодятся всем, кто ощущает завал делами и не успевает жить.
Режим дня в целом
Раннее утро лучше всего подходит для умственной деятельности. Причём, не просто раннее, а очень раннее: в 4 утра. В восточной философии это время называется брахма-мухурта. Мудрые люди с востока говорят, что нет сов: есть только неправильные жаворонки.
Если нужно что-то изучить или что-то написать, не отвлекаясь ни на что внешнее, — это самое подходящее время. Ум в это время очень хорошо работает и позволяет заниматься текущей инициативой: изучением языков, собственным IT-проектом, написанием книги и т.д.
Что нужно, чтобы встать вовремя? Ранний подъём начинается вечером и он состоит из трёх пунктов:
- не обжираться на ночь (особенно зерновых);
- спланировать завтрашний день: чем вы будете заниматься утром и ЗАЧЕМ вам вставать;
- лечь вовремя; во сколько — это индивидуально, но 7 часов сна обычно достаточно.
Какие у нас есть дела?
Если вы читали книгу Стивена Кови про «7 навыков высокоэффективных людей», вы можете знать, что есть четыре вида дел, которые у нас появляются. Они разделяются по двум параметрам: важность и срочность.
Неважные дела
Жизнь может растрачиваться по мелочам. Например, вам звонит родственник и говорит, что ему нужно срочно сделать интернет-магазин алтайского мёда. Это неважное и, в реальности, несрочное дело. Такие дела мы не делаем. Смело отказывайтесь от таких предложений.
Вам приходит письмо с предложением пройти тестирование IQ со скидкой 20% в течение трёх часов. Предложение ограничено. Это относится к срочным и неважным делам и ими можно не заниматься. Туда же относится звонок жены с просьбой срочно отвезти её на работу, потому что там всё сломалось. Делегируйте это дело таксисту.
Когда я немножко работал в «Деловых линиях», там продукт-менеджер ежедневно выполняла SQL-запрос, сохраняла его в CSV-файле и отправляла по почте. Для этой девушки сия задача была не нужна и не важна, но являлась срочной. Глядя на рисунок, напрашивается решение: автоматизировать. И действительно, когда мне поручили это дело, я за несколько дней автоматизировал весь процесс и более он меня не отвлекал и делался через шедулер виндовса.
Важные дела
Тем, у кого есть автомобиль знакома ситуация, когда он ломается. В большинстве случаев, этому предшествуют какие-то признаки. Например, застучало в правом колесе. Мы можем не обращать на это внимание, либо тут же съездить и починить. На начальной стадии дело починки подвески относится к важным и несрочным: машина ездит и на скорость поломка не влияет. Однако, рано или поздно, эта поломка перетекает в более серьёзную и блокирует езду на машине. Дело превращается в важное и срочное.
Ещё пример: будучи старшим программистом вы можете делать всё самостоятельно. Качество кода на высшем уровне и всё отлично работает. Но при этом, вы не сможете заниматься по-настоящему интересными задачами. Важное и несрочное дело — подготовить пару молодых стажёров. Если вы этого не сделаете, — это приведёт к появлению важного и срочного дела: найти квалифицированного человека на поддержку проекта, потому что вам нужно заниматься другим, более ответственным делом.
Общее правило такое: неважные дела мы не делаем вообще или делегируем. Избавляемся от них максимально. Важные и срочные мы разгребаем и не допускаем их появления. Важные и несрочные мы делаем в первую очередь. Выделяйте на них по нескольку часов в день. К ним относится повышение профессионального уровня, участие в воспитании детей, семейный отдых, отпуск и участие в общественной жизни.
Замечательный ролик со Стивеном Кови на эту тему:
Как избавиться от мелких дел?
Есть книга Марка Форстера, под названием «To it tomorrow». И автор говорит в ней о том, что первое, что нужно сделать, — это остановиться и сгрести все накопившиеся дела в одну кучу. Часть из них можно вообще не делать, часть делегировать и часть сделать самостоятельно, если избавиться от них никак не получается. Но основная задача — максимально выкинуть. В то время, как вы избавляетесь от накопившихся дел не принимаете никаких новых: возьмите выходной, отпуск, отключите телефон и всё разгребите.
Буфер: сделать завтра
Когда в обычном режиме к нам прилетает какое-то дело, — мы склонны его выполнять немедленно. Ну или, если не выполнять, то, как минимум внимательно на него посмотреть. Коллега скинул ссылку в скайп и на пять минут мы залипли. Тётя Ася приехала, показала белый порошок и нам опять не до работы. Жена звонит и говорит, что вам очень нужно сходить на родительское собрание, т.к. нужно выровнять и выстроить учителей, чтобы они в конце концов поняли, что ваш ребёнок вегетарианец.
Марк Форстер говорит, что нужно сделать буфер, в который будут поступать все задачи. Буфер называется «завтра». Что бы вам не прилетело в течение сегодняшнего дня, вы отправляете это дело в расписание завтрашнего дня (или вообще не принимаете, если оно не важное).
Подходит коллега и говорит, что нужно отправить отчёт. — Хорошо, завтра.
Звонит жена, нужно купить билеты. — Да, завтра куплю.
Клиент хочет изменить контакты в шапке сайта. — Завтра всё поменяем.
Таким образом у вас копятся задачи на завтра, а сегодня вы занимаетесь теми задачами, которые были спланированы вчера. Иногда бывает, что за завтра вы не успеете выполнить всё и задачи перенесутся на послезавтра и т.д. Это значит, что вы занимаетесь не своей работой. Об этом чуть позже.
Следует строго-настрого запомнить, что список дел на сегодня — это закрытый список. Если ваш сегодняшний день уже спланирован, — не нужно туда ничего дописывать: пишите на завтра. Бывают, конечно, случаи, когда действительно что-то случилось и что-то нужно сделать очень срочно. Авария, трагедия, ураган… Тут, конечно вся приоретизация ломается и нужно сделать то что нужно. Но в целом, список на завтра должен оставаться закрытым.
Можно ли отправлять задачи на послезавтра? Да, конечно можно. Просто минимальный буфер — это завтра. У вас могут быть задачи, которые нужно сделать в определённый день, это вполне нормально.
Можно ли планировать на неделю? Стивен Кови говорит, что можно и нужно. А как это сопоставить с системой «Do it tomorrow»? —Планируйте неделю не впритык. По одному-два важных дела на каждый день недели достаточно. Остальные прилетят сами. Если между вашими недельными делами будут достаточные промежутки, вы сможете без напряга вставить в график на завтра ещё пару дел.
Текущая инициатива
Форстер вводит понятие «текущей инициативы». Это то что вы делаете ежедневно. Например, пилите какой-то полезный проект или занимаетесь испанским языком. Скорее всего, ставить конкретные задачи на такие проекты у вас не получится и нужно просто вписывать в план пункт «испанский язык». Он будет повторяться изо дня в день и вам будет приятно отмечать его как сделанный, а это, между прочим, очень приятный стимул, поддерживающий систему.
Своя и чужая работа
Если у вас случаются завалы даже по системе Кови-Форстера, — значит вы занимаетесь не своей работой. Вот, как отличить свою работу от чужой:
| Своя работа | Чужая работа |
|---|---|
| Двигает вперёд ваш бизнес или карьеру | Отвлекает от задач, двигающих ваш бизнес или карьеру вперёд |
| Та, за которую вам платят | Та, за которую вам не платят |
| Приносит заметную пользу | Не приносит заметной пользы |
| Использует ваши навыки на полную катушку | Использует ваши навыки в полсилы |
| Выводит из зоны комфорта | Оставляет в зоне комфорта |
| Бросает вызов | Проста |
| Та, которую можете сделать только вы | Та, которую может сделать кто угодно |
Табличка отсюда: http://artgorbunov.ru/bb/soviet/20140320/
Если я, будучи руководителем студии начну рисовать иконки или наполнять клиентский сайт контентом, — это будет вредно для бизнеса. Конечно, я справлюсь, однако, это те задачи, которые можно и нужно делегировать. Это не моя работа. Сосредоточьтесь на задачах, которые реально можете сделать только вы.
Инструменты
Технически проще всего писать в блокноте. Это вполне нормально, но для меня тяжеловато. Блокнот нужно носить с собой, не забывать в него записывать и не забывать в него смотреть. Так что лично мне гораздо удобнее пользоваться телефоном и компом. Мой арсенал такой:
- Google-календарь для дел с конкретным временем. Туда идут встречи, мероприятия, походы в кино, дни рождения и т.д.
- Trello. Создал доску, подключил к ней календарь и в календаре планирую дела на завтра. Дополнительно, дела сгруппированы по разделам: личные, работа, общество, друзья. Всё как завещал Стивен Кови.
Если у кого-то есть другие хорошие инструменты, — поделитесь, пожалуйста, в комментариях. Это всегда очень интересно. Могу сказать, что я ещё перепробовал WeekPlan и Zendone, но остановился на trello.
Думаю, этого достаточно для того, чтобы жить спокойно и без авралов. Методика не претендует на истинность в последней инстанции, однако, она точно работает. Главное следовать, а не просто знать о ней.
Лирика: у Игоря Талькова-младшего есть хорошая песня об управлении временем: www.youtube.com/watch?v=0tVOgVoYr9A
Всем счастья и божественной любви =)
Автор: navff
