Давно провозглашенная эра без бумаги упорно не наступает. Не получается: планшеты, смартфоны и ридеры не убили бумажные книги, а электронный документооборот не в состоянии пока что заменить классический. Это означает, что рынок принтеров и МФУ, хотя и терпит удары, но всё еще на ногах, и даже нокдауна ещё не пережил. В больших и маленьких компаниях продолжают печатать документы, причём иногда в огромных количествах. А проблемы, связанные с организацией этого процесса (печать документов в банке или компании, которая занимается оптовой торговлей – настоящий бизнес-процесс) остаются, и могут быть весьма болезненными.
В действительности, предприятие, которое в своей работе печатает заметный объем документов (это на самом деле не так уж и много – от 1000 листов в неделю), сталкивается с целым ворохом трудностей. Мы начинаем серию статей, в которой расскажем, как компаниям оптимизировать расходы на документооборот и избавиться от проблем и рисков.
Неразумные траты
Главная беда лежит совсем на поверхности – излишние расходы на печать. Они могут быть весьма солидными. Специалисты Gartner, к примеру, несколько лет назад провели исследование и пришли к выводу, что эти издержки составляют около 3% от бюджета компании, а на каждого сотрудника может тратиться 600-700 долларов в год. Представьте, какие это суммы в масштабах большого предприятия.
И это при этом отправка документов на принтеры генерирует 55% внутреннего сетевого трафика, а проблемы, связанные с печатью, становятся причиной до 60% звонков сотрудников в корпоративную техподдержку. Чем больше компания – тем больше потери, с которыми, конечно, нужно бороться. А чтобы оптимизировать расходы, нужно понимать основные причины их возникновения.
Оборудование
Один из источников лишних затрат – устаревший, неоптимальный парк печатающих устройств и даже неправильное их расположение в офисе. Производительность используемых принтеров должна соответствовать потребностям компании. Этой очевидной истиной не всегда руководствуются финансовые службы, выделяющие средства на обновление техники. Устаревшие, но еще работоспособные устройства разумно использовать там, где нагрузка на них будет щадящей. Вместо этого IT-службы часто вынуждены устанавливать их на наиболее «загруженные» участки. Результат – снижение качества печати, повышенный расход тонера, усиленная амортизация и постоянный выход оборудования из строя, что в итоге обходится компании дороже, чем приобретение современного МФУ.
Не отличается рациональностью и подход к расположению принтеров в офисе «по наитию». Дело в том, что каждый из нас будет стремиться использовать то устройство, к которому ему удобнее подойти, невзирая на сложность и объем задания печати, назначение или загруженность устройства и прочие факторы. Уговоры и даже строгие указания использовать определенное устройство помогают мало – любой сотрудник будет при малейшей возможности пользоваться именно ближайшим принтером. Поэтому, при разработке макета печатающей инфраструктуры этот фактор – удобство использования – должен учитываться в обязательном порядке. Происходит это далеко не всегда. Либо сотрудники «наматывают» километры по офисным помещениям, либо мощная система стоит недозагруженной, а единственный цветной принтер для «чистовых» заданий весь день печатает черновики.
«Мне только анкету на паспорт распечатать»
Компаниям приходится оплачивать и невинное, на первый взгляд, увлечение персонала – нецелевое использование устройств для печати личных материалов. Действительно, почему не разрешить сотрудникам изредка распечатывать для самих себя пару страниц? Сколь-либо заметного ущерба компании это не нанесет. Но излишний либерализм не доводит до добра.
К примеру, в одной из компаний обнаружилась странная проблема – ее административная служба постоянно была вынуждена заменять картридж в принтере, который был закреплен за одной из рабочих групп, где потребности в печати были невысоки. Аудит показал, что одна из сотрудниц стала использовать его для распечатки школьных заданий своего ребенка. Закончилось это ее увлечение тем, что она принялась распечатывать на служебном принтере литературные произведения из школьной программы. В результате объемы этой несанкционированной печати втрое (!) превысили те, что генерировала деятельность всей рабочей группы. А у вас есть такие примеры из жизни?
Неэффективность и лень
Сплошь и рядом встречаются примеры неэффективного использования принтеров, когда документы, для которых достаточно черно-белой бумажной копии, отправляются на цветной принтер или односторонняя печать вместо уместного в конкретном случае дуплекса. Использование этой функции при печати внутренних документов компании позволит вдвое сократить расходы на бумагу, что особенно актуально в том случае, когда речь идет о многостраничных документах. А отказ от цвета там, где он не требуется, даст 60-типроцентную экономию на расходных материалах.
Дорогие поставщики
Недёшево могут обходиться (и часто обходятся!) расходные материалы, если закупать их непланомерно. Даже простейший мониторинг покажет, как сформировать бюджет на расходные материалы и составить график их закупки, но многие компании этим пренебрегают. А если участь, что это даст возможность пользоваться услугами специализированных поставщиков, а не розничных магазинов – экономия может составить до 10% стоимости картриджей.
Излишки и проблемы бюджетирования
Наконец, каждый наверняка сталкивался с излишками печати – целыми пачками распечатанных листов, которые могут круглыми сутками пылиться в приемном лотке принтера и так никому и не понадобиться. Такое часто бывает, если сначала отправил документ на печать, потом заметил в нём ошибку и отправил ещё раз. Первый обычно не отменяют, а из лотка забирают только второй. В копеечку вылетают и неправильный выбор устройств для печати разного вида документов, и излишний сетевой трафик, и расходы на электроэнергию, и даже складирование принтеров и картриджей в офисах компаний (кто не видел пирамиды коробок в коридорах?).
Во многом эти проблемы вызваны другими, системными – неправильным бюджетированием расходов на печать. Сплошь и рядом они определяются «на глазок», когда по мере необходимости бухгалтерия оплачивает очередной счет на расходные материалы. Бывает, что расходы на печать учтены в бюджете компании, но «растворяются» в общих расходах IT-отдела или хозяйственной службы. Все эти явления требуют устранения – иначе порядок навести просто невозможно.
Воровство
Еще одна проблема, с которой сталкиваются компании, крайне неприятна – воровство. Конечно, главная его причина – человеческая нечистоплотность, но бороться с этим явлением необходимо. И хорошо бы было, если проблема ограничивалась кражами «по простоте душевной», когда нерадивый сотрудник заменяет картридж с высоким уровнем тонера на новый, несмотря на то что и старым еще можно было пользоваться долгое время (да, по сути, это тоже воровство). Но увы, бывают грехи куда серьезнее. К примеру, бывают случаи, когда под видом дорогого оригинального картриджа используется дешевый совместимый, или вместо замены картриджа проводится его перезаправка. Деньги при этом списываются как за новые оригинальные картриджи.
В качестве примера можно привести опыт одной компании, занимавшейся оптовой торговлей. Объём печати сопроводительных документов в ней достигает 60 000 листов в месяц, при этом используются четыре производительных МФУ. Затраты компании на картриджи достигают 55 000 рублей ежемесячно. Системный администратор, который занимался обслуживанием принтеров, вместо установки новых картриджей использовал перезаправленные, а новые просто продавал с рук. В результате компания несла не только прямые потери – те самые 55 тысяч рублей за вычетом стоимости перезаправки старых картриджей, но и косвенные, связанные с повышенной амортизацией и выходом техники из строя.
Угрозы информационной безопасности
И еще одна категория проблем. Она может оказаться куда серьезнее, чем повышенные затраты на печать. Речь идет об информационной безопасности предприятия. Отслеживать почтовый трафик, использование мессенджеров, социальных сетей, работу с внешними носителями информации специалисты по ИБ научились хорошо. Но, как и в старые времена одним из основных каналов утечек информации остается печать конфиденциальных документов. Ведь печать документов, в отличие от тех же мессенджеров, невозможно запретить. И любой сотрудник легко может распечатать документ и аккуратно унести его с собой в портфеле, например, к конкурентам.
Это может быть и намеренная распечатка, и случайное использование общедоступного принтера для вывода на печать секретного файла, но суть остается той же – коммерческие тайны становятся доступными благодаря печатающему устройству. Еще одним каналом для утечки информации может стать использование распространенной функции современных МФУ – сканирования с одновременной отправкой цифровой копии документа на e-mail или в облачное хранилище. Победить эту напасть помогут превентивные меры, связанные с контролем печати. Понимание того, что «все ходы записаны» и преступление обязательно будет раскрыто в подавляющем большинстве случаев остановит потенциального «крота» от хищения данных. Но даже если он рискнёт, то распространение информации можно будет быстро пресечь.
Что же делать?
А теперь общий ответ на вполне закономерные вопросы: можно ли бороться с этими проблемами и как это сделать? Очевидно, что принимать меры просто необходимо, в некоторых случаях при помощи элементарного наведения порядка и, в подавляющем большинстве случаев, при помощи специальных решений, предназначенных для управления инфраструктурой печати и ее использованием сотрудниками предприятия.
Крупные компании могут воспользоваться услугами аутсорсеров, которые смогут провести и аудит печати, и разработать проект по её оптимизации, внедрить систему мониторинга печати, контроля доступа и взять в дальнейшем на себя обслуживание техники. Небольшим предприятиям есть смысл использовать готовые программные решения, такие как PrintStat или НР Access Control, функциональность которых отличается от специально спроектированных систем, но для базовых задач хватает.
Кстати, такая мера, как организация доступа к принтеру при помощи смарт-карты, которая обеспечивает работу принтера только в присутствии сотрудника, пославшего задание, позволяет снизить объемы печати и затраты на 10-15%. Квоты печати, выделенные для каждого сотрудника, дают еще 10% экономии. Учитывая, что в среднестатистической компании расходы на печать достигают 3% бюджета, то экономия почти 40% затрат может дать весьма ощутимый эффект. Неудивительно, что программные решения для управления печатью окупаются уже за полтора года использования. В следующий раз мы расскажем, какие популярные решения есть на рынке, что умеют и чем отличаются друг от друга.
Автор: Бизнес-Фабрика
