Отлаженная коммуникация внутри команды — половина успеха. И дело вовсе не в корпоративной культуре или социальной эмпатии. Основная задача коммуникации — формирование рабочей обстановки и доверительных деловых отношений. Однако выстроить правильные отношения внутри команды довольно сложно, особенно, если речь идёт о компаниях с внештатными работниками или большим количеством филиалов. Для этого нужны специальные инструменты, которые будут направлять взаимодействие в нужное русло, накапливать и сохранять информацию, стирать географические границы. Как правило, в компании для этого внедряется несколько инструментов — почта, разные мессенджеры, серверные диски и многое другое. «Битрикс24» предлагает покончить с неимоверным количеством ярлыков на рабочем столе и перейти на новый уровень корпоративной коммуникации. И кстати, сервис бесплатный.
«Битрикс24» для коммуникаций без границ
Теперь «Битрикс24» обеспечивает компанию бесплатными средствами коммуникациями, которые легко выдерживают конкуренцию с популярными аналогами, среди которых много условно-бесплатных, и платных для корпоративного использования. В новой версии как никогда удобно работать с удалёнными, внештатными сотрудниками, фрилансерами и коллегами из филиалов вне зависимости от их географического положения.
Все инструменты для коммуникации объединены в социальную сеть для работы. В ней легко обмениваться информацией, обсуждать текущие проекты, накапливать знания. Структура социальной рабочей сети «Битрикс24» обеспечивает быстрое и эффективное обсуждение, оперативную работу, помогает управлять временем и помнить обо всех текущих задачах.
Соцсеть для работы
В центре социальной сети находится интерактивная живая лента, на которой отображаются все важные события, напоминания и объявления, касающиеся каждого из сотрудников. Это мощный информационный дашборд, благодаря которому пропустить что-то важное и срочное практически невозможно.
В живой ленте сотрудники могут создавать посты, прикреплять к ним файлы и картинки по технологии drag'n'drop или из сторонних хранилищ (OneDrive, Google Drive, Dropbox), а также создавать и редактировать документы прямо в «Битрикс24». Сразу же можно настроить доступ к созданному документу для нужной группы сотрудников. Все документы сохраняются на Битрикс24.Диск. Таким образом обеспечивается простой доступ к информации, а в случае ухода или отсутствия менеджера вся рабочая документация доступна замещающим коллегам. Файлы и картинки можно обсуждать и редактировать прямо внутри «Битрикс24». Всем участникам обсуждения приходят оповещения о новых комментариях. Если вы сказали своё слово и чат более вам не нужен, можно отписаться от уведомлений.
Этим функциональность живой ленты не ограничивается — можно создавать события (встречи, совещания), опросы, объявления и т.д. Благодаря этому инструменту сотрудники, участвующие в отдельных проектах, или все работники компании получают доступ к оперативной и актуальной информации. Это полезно для команд с плотной занятостью каждого работника (например, разработчиков, дизайнеров, пиарщиков, маркетологов) — не нужно отвлекаться на письма, звонки, сторонние чаты, вся нужная информация доступна в одной удобной и наглядной панели.
В случае распределённой команды, пожалуй, самые большие трудности возникают в управлении персоналом — сотрудники должны оставаться лояльными и мотивированными, понимать зоны ответственности и общую структуру управления компанией. Это важно для специалиста любого уровня и профиля, поскольку все сотрудники являются частью одной команды. К тому же, зафиксированная структура компании, контакты, профили персонала помогают быстрее адаптироваться новым сотрудникам. Каждый сотрудник имеет собственный профиль, где указаны его личные данные — номера телефонов, события в календаре, график отсутствия. Найти нужного сотрудника очень легко — для этого есть визуальная структура компании, к том уже можно задать имя сотрудника в поиске мессенджера. Если не знаете имя — не беда, поиск возможен по отделам или занимаемой должности.
Чаты
Для персональной переписки доступны чаты — в мессенджере (как на мобильном, так и на десктопе) можно обмениваться сообщениями. В мессенджере «Битрикс24» предусмотрены мгновенные уведомления — команда не пропустит ни одного события. Бизнес-чат доступен прямо в браузере, для общения не нужно устанавливать дополнительные приложения.
В мессенджере «Битрикс24» можно общаться один на один, создавать групповые и тематические чаты (например, для обсуждения деталей проекта). В чате предусмотрены встроенные чат-боты: “Реквизиты Контрагента”, который показывает полные реквизиты по ИНН или ОГРН и помощница Марта, очень интеллектуальный и общительный бот, который помогает работать с инструментами «Битрикс24», шутит, утешает, троллит, напоминает о срочных задачах и событиях. Осторожно, можно зависнуть на общении!
Видеозвонки
Если перед вами и вашей командой стоит сложный вопрос и нужно что-то обсудить быстро, то лучше обсудить это голосом посредством телефонии и видеозвонков (до 4-х человек). С помощью видеозвонков сотрудники смогут общаться лично, демонстрировать свой экран коллегам в десктопном приложении, чтобы без долгих разъяснений и бесконечной пересылки скриншотов показать макеты, прототипы и даже рабочие экземпляры. Это особенно важно для команд, которые создают вещи реального мира, которые необходимо совместно рассматривать, но пересылать их почтой или курьером сложно, долго, дорого, а порой ввиду характеристик и вовсе невозможно. Режим видеоконференции позволяет приглашать к участию в мероприятиях экспертов или спикеров, готовых делиться опытом, но не располагающих временем для персонального визита — достаточно пригласить эксперта в «Битрикс24».
Почта
Почта всегда была и остаётся значимым бизнес-инструментом. Теперь «Битрикс24» имеет полноценный набор возможностей для работы с почтой. Можно вести деловую переписку прямо из «Битрикс24», писать письма, отвечать на них, прикреплять файлы и прочее. Вся переписка сохраняется в удобном виде. По всей ветке общения осуществляется удобный (интеллектуальный) поиск — ни одно письмо не потеряется и вы в любой момент с лёгкостью сможете поднять необходимую переписку.
В профиле пользователя выделяется специальный адрес электронной почты для создания задачи. После отправки письма на указанный e-mail будет создана задача, в которой пользователь является и инициатором, и ответственным. В задачу переносится текст письма и прикрепляются вложенные файлы. После автоматического формирования задачи её можно отредактировать.
Компаниям доступна полностью бесплатная почта с почтовыми ящиками на вашем собственном домене или на домене bitrix24 и неограниченным объёмом места. Кроме того, почта Битрикс24.Почта предполагает антивирус и антиспам — то есть у сотрудников не будет уходить уйма времени на разбор почты. Поскольку наша почта основывается на технологиях Яндекса, мы уверены в своём сервисе. Но если у компании уже есть полюбившийся почтовый ящик, его можно просто подключить к «Битрикс24» и читать входящую почту в интерфейсе портала.
Телефония
Встроенная в “«Битрикс24»” IP-телефония дешевле традиционной и сотовой связи, позволяет компании получать запоминающиеся городские номера, на ней основана внутренняя телефонная сеть компании (внутренние номера). К тому же, иметь собственную виртуальную АТС выгодно: можно экономить на дорогостоящем оборудовании, стоимости вызова и при этом контролировать звонки сотрудников. Речь, конечно же не о тотальном контроле, а о мониторинге с целью контроля качества, отбора лучших практик для обучения персонала и разрешения возможных конфликтов с клиентами или внутри команды. Вся функциональность доступна в мобильной версии благодаря Битрикс24.Софтфон.
В «Битрикс24» вы можете работать и с внешними пользователями — вашими партнерами, клиентами, подрядчиками. Приглашенных сотрудников можно увидеть в отдельном в списке. Они могут участвовать в обсуждениях, проектах, задачах в соответствии с выданными правами. Это как раз тот случай, когда можно безболезненно присоединять к порталу внешних контрагентов: фрилансеров, партнёров, экспертов. Разделение прав доступа к разделам «Битрикс24» гарантирует безопасность присоединения сторонних лиц.
Почему комплексное решение?
Кроме тех причин, о которых мы говорили в начале поста, есть ещё несколько моментов, на которые нужно обратить внимание, выстраивая ИКТ-инфраструктуру компании.
- Компания растёт, развивается, появляются новые подразделения. Для обеспечения деятельности и решения задач требуется новое программное обеспечение: CRM, система управления проектами, аналитические дашборды. Использование комплексного решения гарантирует быструю и бесшовную интеграцию — фактически вы просто подключите новые модули в уже работающую систему.
- В случае расширения набора используемого ПО нет необходимости мигрировать базу данных — в едином инструменте все данные подгрузятся в новые модули автоматически.
- При расширении состава программного обеспечения не нужно обучать сотрудников — они продолжат работу в привычном интерфейсе.
Существует множество компаний, которые нуждаются именно во внутренних функциях, коммуникациях и корпоративной социальной сети:
- научные учреждения
- некоммерческие общества, ассоциации
- группы удалённо работающих разработчиков, инженеров, дизайнеров
- вузы, студенческие группы, аспиранты и соискатели
- фрилансеры и проч.
Любые компании и сообщества смогут организовать совместную работу и коммуникацию с помощью «Битрикс24». Например, возьмём абстрактное НКО, которое занимается помощью подросткам в трудной ситуации. У организации 7 филиалов по всей территории России, необходимо координировать работу, проводить мастер-классы, заседания координаторов и встречи с экспертами. Изначально для управления процессами требовалось несколько разрозненных программ и корпоративная почта, которая была бесплатной и подвергалась атакам спамеров. Используя «Битрикс24», можно проводить встречи и совещания, вести переписку, группировать документы по папкам на Битрикс24.Диске, приглашать экспертов в обсуждение. Также можно отслеживать цепочки переписки с каждым филиалом по каждому из мероприятий. Вся функциональность реализуется бесплатно, что крайне важно для НКО.
Разумеется, коммерческие компании также не остаются в стороне — корпоративный портал играет значительную роль в формировании навыков командной работы, ускоренной адаптации новых сотрудников, внутрифирменных коммуникациях.
Используя интегрированное решение, компании любого профиля получают очевидные выгоды:
- интеграцию внутренней и внешней информации и бизнес-процессов, менеджерам абсолютно очевидны связи внутри «Битрикс24» (сотрудники, проекты, документы проекта, обсуждение и чаты по конкретным делам);
- анализ данных в различных срезах и взаимосвязях — легко получить данные о KPI, ходе работ по проекту, этапах взаимоотношений с заказчиками;
- организацию совместной работы нескольких подразделений, внешних групп — становится значительно меньше вопросов к коллегам, уменьшается доля перекладываемой ответственности;
- автоматизацию рутинной работы и части бизнес-процессов.
В результате грамотного внедрения и использования элементов ИКТ-инфраструктуры повышается организованность, растёт производительность труда, улучшается сервис и коммуникация с заказчиками, отчасти снижается себестоимость производимых услуг (частое следствие любой автоматизации). В общем, попробовать стоит. Тем более, что на этот раз за эксперименты денег не берут.
Дело за малым:
Зарегистрировать бесплатный «Битрикс24» на неограниченное количество сотрудников.
Автор: 1С-Битрикс
