Какие бывают информационные инструменты управления

Эффективное управлении бизнесом в современной глобальной, открытой экономике без активного информационного потребления невозможно. Информации стало так много, что невозможно обойтись без некоторых специальных устройств, программ, алгоритмов и методик по её сбору, обработке, анализу, хранению и распространению. Такие инструменты в задачу которых входит достижение полезного эффекта при «воздействии» на информацию необходимую для менеджмента объединяем в отдельную группу «информационных инструментов управления» (далее — инструменты).

После того, как мы разобрались, что они — инструменты — из себя представляют и зачем нужны, обратимся к вопросу их классификации. Она позволяет не только лучше понять какие бывают информационные инструменты управления, но и сравнить их по необходимости, исходя из отличительных особенностей.

Сколько задач решаем?

Инструмент достаточно просто можно оценить с точки зрения тех целевых функций, которые он реализует. Одни инструменты позволяют решать достаточно узкие специализированные задачи, а другие пригодны для решения широкого спектра задач из различных предметных областей на основе некоторого общего (типового) подхода.

По функционально-целевому охвату информационные инструменты управления можно разделить на:

1. специализированные — эффективны для решения конкретных сложных и трудозатратных, но алгоритмически хорошо сформулированных задач;
2. универсальные — эффективны для решения задач общего типа без специализированных алгоритмов и правил, но с набором некоторых общих приемов, приспособлений, подсказок, правил, которые применяются в комбинации выбираемой пользователем;
3. комплексные — эффективны для решения взаимосвязанных задач разного уровня сложности и детализации, но объединенных одной смысловой, ресурсной или процедурной базой.

Не случайно в определении каждой из групп используется слово «эффективен», а не, скажем, «предназначен» или «разработан». Пользователь вправе использовать любой инструмент для различных целей, но эффект, который он получит будет соответствующим. Сложно ожидать от применения универсального инструмента значительного эффекта там, где необходим комплексный. Так, совершенно непроизводительным будет использование редактора электронных таблиц для ведения бухгалтерского учета.
Чаще всего инструмент четко можно отнести к одной из указанных групп. Преимущественным критерием является количество реализуемых с его помощью задач.

Какие операции выполняем?

Информационные инструменты управления (особенно те, что реализованы с помощью программных продуктов), не зависимо от количества решаемых задач, всегда одновременно предлагают несколько возможностей осуществлять различные операции с информацией. Поскольку рассматриваются именно информационные инструменты, то это является важной классифицирующей характеристикой.
Составив расширенный список операций, в которых на входе и/или на выходе главную роль играет информация, становится понятным, что ряд инструментов позволяет выполнять только ограниченный их состав, а другие инструменты достаточно широко и полноценно дают возможность оперировать информационными потоками.

Последовательный перечень операций по работе с информацией, которые может реализовывать инструмент следующий:

• отбор источников информации – определение и критериальный выбор разовых и регулярных источников информации (данных, сведений);
• сбор информации – организация и получение информации из отобранных источников с одновременной входной её фильтрацией;
• обработка первичной информации – получение вторичной (расчетной, агрегированной, сжатой) информации;
• обработка вторичной информации – получение, удобной для использования, информации основанной на результатах обработки первичной и вторичной;
• структурирование и классификация информации – специальный способ обработки информации разного уровня для её упорядочивания, индексации и т.п.;
• проверка качества информации – контроль, отбор и преобразование информации с учетом оценки её качественного уровня;
• формирование аналитической информации – получение экспертного уровня информации на основе особых методик её обработки с формулированием выводов и гипотез;
• выбор представляемой информация – отбор информации в комплексе для её распространения среди целевой аудитории;
• визуализация (репрезентация) информация – придание информации особого вида, который удобен, понятен и эффективен для целевой аудитории;
• распространение информации – организация и осуществление передачи информации целевой аудитории, в том числе перенос информации на приемлемый носитель и доведение информации до потребителя.

Исходя из заложенных в инструмент возможностей успешно поддерживать выполнение тех или иных операций, его можно отнести к одному из следующих видов.

По преимущественной реализации операций по работе с информацией, информационные инструменты управления делятся на группы:

• частные инструменты — позволяют выполнять отдельные (или раздельно) операции по работе с информации;
• процедурные инструменты — позволяют выполнять и поддерживать последовательный (или фрагментарный) набор отдельных операций в рамках решения одной задачи;
• полноценные инструменты — позволяют организовать, реализовать и сопровождать полный цикл операций в рамках решения определенной задачи.

Данная классификация коррелирует с функционально-целевым делением на группы из предыдущего раздела. Но если в том случае основной является характеристика «количество решаемых конкретных задач», то в последнем случае – основной является характеристика «количество и качество операций по работе с информацией, которые доступных при решение каждой отдельной задачи».
Например, редактор электронных таблиц является универсальным решением – по функционально-целевой классификации и частным инструментом – по операционной классификации.

С какой информацией работаем?

Если универсальные инструменты, чаще всего, позволяют работать с любой информацией, то специализированные и комплексные обычно разрабатываются для работы с информацией из конкретной предметной области. Очевидно, что чем более универсальным является инструмент, тем больше предметных областей и задач он охватывает и тем более углубленно он позволяет работать с ними. Но иногда только универсальные инструменты позволяют сочетать задачи, из, казалось бы, ранее не сочетаемых предметных областей.
Поскольку рассматриваются инструменты управления, то целевыми предметными областями чаще всего являются: учет и отчетность, экономическая и рыночная аналитика, логистика, маркетинг и поведение потребителей, товарооборот, управление проектами, управление кадрами и корпоративным взаимодействием, финансовые потоки, ресурсы и подобные им.

По охвату предметных областей, которые позволяет решать инструмент, его можно относить к одной из следующих групп:

• целевые инструменты — предназначены для решения конкретной задачи из определенной предметной области;
• типовые инструменты — предназначены для решения нескольких конкретных связанных задач из определенной предметной области или одной относительно типовой задачи из нескольких предметных областей;
• системные инструменты — предназначены для решения разного типа задач из одной или нескольких предметных областей.

Что в комплекте?

Не будем забывать, что взгляд на информационный инструмент управления несколько шире, чем на простую программу или систему автоматизации управления. Упрощенно инструмент можно представить, как некоторою методику, воплощенную в программе, адаптированную для практического использования.
Автоматизированная система (приложение) — это непосредственная реализация методики, но не сама методика. И если менеджмент забывает об этом и смещает акцент в выборе инструментов только в сторону «кода», то проблемы не заставят себя долго ждать.

В информационном инструменте управления укрупненно выделим три составляющие:

• методика — теоретическая основа воздействия на информацию (её изменения или измерения), заложенная в инструменте и исходящая из ряда базовых предпосылок (гипотез) о достижении требуемого полезного эффекта для целей управления организационной структурой;
• программа — алгоритм воздействия на информацию, реализованный в формате удобного использования пользователем (через UI — интерфейс пользователя) или в автоматизированных процессах (через API — интерфейс программирования приложений) по результатам регламентного выполнения которого достигается требуемый полезный эффект;
• практика — практическая часть применения инструмента для воздействия на информацию, которая формирует оптимальный способ его использования отдельно или совместно с другими информационными или иными инструментами для достижения требуемого полезного эффекта.

Методика – это знания необходимые для грамотного применения инструмента. Программа – это умение эффективно получить последовательно и подконтрольно требуемый результат. А практика – это наилучший опыт применения инструмента и встраивания его в бизнес-процессы (включая некоторые вопросы обучения).
Говорить о полноценном качественном инструменте, при отсутствии одного из указанных его компонентов можно достаточно условно. Но если инструмент действующий (т.е. применяется с результатом на практике), то в той или иной мере все компоненты в нем есть – остается вопрос в какой степени они формализованы и понимаемы бизнесом (исполнителями, менеджерами).

Исходя из того, насколько четко присутствует в инструменте тот или иной его компонент, составим следующую классификацию:

• теория инструмента — это инструмент в котором присутствует только методика, но она не реализована в программе и на практике (своеобразная теория о возможностях воздействия на информацию);
• практика применения — это инструмент в котором присутствует только понимание определенного практического воздействия на информацию для которого нет теоретической оценки и тем более нет реализации в виде соответствующей программы (удачная практика применения – это хорошая отправная точка для разработки инструмента);
• простая программа — это инструмент в котором в формате программы реализована некоторая плохо сформулированная методика, неподтвержденная должным образом на практике;
• неподготовленный инструмент — это инструмент в котором формализованная методика реализована в виде программы, но без понимания сути и способа эффективного его применения на практике;
• внепрограммный инструмент — это инструмент в котором формализованная методика подтверждена и понятна в практическом применении, но для которого не разработана программа, позволяющая его применять много и эффективно;
• инструмент простого действия — это инструмент в котором реализована программа с определенным практическим применением, но для которого не понятна и не очевидна методика (теоретическая основа);
• качественный инструмент — это инструмент в котором присутствует проработанная методика, разработана удобная программа и определена практика его применения.

И какой вывод?

Рассмотренные выше в настоящей публикации классификации информационных инструментов управления можно дополнить ещё несколькими — второстепенными:
— классификация инструментов по информационным носителям (информационные потоки, аналоговые носители, документы и т.п.),
— классификация по видам обрабатываемой информации (цифровые данные, аудио, тексты, видеопотоки и т.п.),
— классификация по применяемым техническим и информационно-технологическим средствам (распределённая сеть, облачные технологии, применение шифрования, цифровое структурирование информации, типы индексирования данных и т.п.),
— классификация по объему обрабатываемой информации (файловые массивы данных, средние потоки данных, большие данные и т.п.),
— классификация по сложности реализованных программных алгоритмов (простые проверяемые пересчетом алгоритмы, разветвленные алгоритмы, сложные многопараметрические алгоритмы, адаптивные алгоритмы и т.п.).

Список можно продолжать, расширяя зону внимания и углубляясь в детали. Однако основные классификации (которые рассмотрены подробно) позволяют понять на что следует в первую очередь обратить внимание при сравнении одних инструментов с другими.

Комплексную сравнительную оценку информационных инструментов управления можно проводить с помощью такой специальной матрицы:

На рабочем поле матрицы можно указать положение конкретных инструментов (двух и более), что позволит понять к какому классу инструментов каждый из низ относится и как они соотносятся друг с другом.

При этом удобно указывать позицию инструментов с использованием условных обозначений

Вот такой пример сравнительной оценки нескольких инструментов на подобной матрице:

Наглядно видно, что инструмент «Г» позволяет решать задачи в большем количестве предметных областей, чем инструмент «Б». А инструмент «А» обладая лучшими «операционными» качествами немного уступает инструменту «Г», но одновременно имеет слабую практику применения.
Рядом с обозначением инструмента можно проставить стоимость его приобретения и владения. Это в определенном смысле поможет в принятии адекватного по цене решения по выбору инструмента.
Окончательный выбор за бизнесом — какой инструмент принять «на вооружение» и сколько за это заплатить.
Но понимая суть легче осознанно выбирать правильный инструмент, который подходит для конкретного бизнеса и позволяет решать действительно важные проблемы организационного управления на основе использования актуальной информации.

Информационные инструмент управления различны и позволяют решать различные задачи. Правильный выбор инструмента для конкретной задачи – это одна из важных компетенций любого профессионала, которая в системе управления может сформировать не менее важное конкурентное преимущество для бизнеса в целом. А правильный выбор инструмента для решения актуальной задачи зависит от умения оценить его ключевые характеристики, преимущества и недостатки, особенности и ограничения в применении.

Автор: bizobj

Источник